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已阅档案专业高级职称考试
2007档案专业高级职称考试
《档案馆室工作基础》考试大纲
(2007年4月)
第一篇
第一章文件
第一节文件的种类和作用
1、文件的基本概念
2、文件的种类
3、文件的主要作用。
主要内容:
1、本教材所述的文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
2、本教材将文件的种类划分为公务文件和私人文件两大类。
公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
根据公务文件用途的不同,公务文件可划分为通用公务文件和专用公务文件两种。
私人文件是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。
3、文件的主要作用有依据作用、法规作用、联系作用、传递与保存作用等。
第二节我国现行主要的通用公务文件
1、文种的基本概念
2、现行主要通用公务文件的文种
主要内容:
1、文件的种(类)及名称又叫“文种”。
2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。
重点掌握报告、请示;批复;通知、函等。
第三节文件处理
1、文件处理部门及其工作内容
2、行文制度(含行文关系、行文方式和行文规则)
3、文件处理的一般程序。
主要内容:
1、文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
2、行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。
机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系,包括上行关系、下行关系、平行关系三种。
行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类,包括上行文、下行文和平行文三种。
行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
发文处理程序包括拟稿、核稿(审稿)、签发(会签)、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档(销毁)等。
收文处理程序包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归档(销毁)等。
第二章归档文件整理及归档
第一节基本概念及原则
1、归档文件
2、归档文件整理
3、工作方针和整理原则
主要内容:
1、归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理是与传统的“立卷”相对应的一个概念:
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
3、虽然与传统的整理方法有所不同,但遵循的原则是基本一致的:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
在整理过程中贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针。
第二节文件材料归档范围和保管期限表
1、文件材料归档范围的制定
2、保管期限表的变化
3、文件材料归档范围和保管期限表的审批制度
主要内容:
1、文件材料归档范围是指机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的历史纪录。
编制对象仅限于机关文书档案,突出了立档单位的主体地位。
2、为减少重复进馆,同时提高机关档案保管的效能,对保管期限进行修改。
3、文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度,使各级档案行政管理部门和各级机关明确各自的职责和义务,加大了管理力度。
第三节归档文件整理
1、归档文件整理的总体质量要求
2、整理工作的各步骤及要求
主要内容:
1、归档文件应齐全完整,保管期限划分准确是归档文件整理的要求。
2、整理工作步骤包括:
装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
装订的方法有几种,根据各地情况由当地档案行政管理部门规定;分类的要素有三个:
年度、机构(问题)、保管期限,这三个要素的不同组合形成不同的分类法,档案的排架方式应与此相对应;排列是在分类的基础上,在分类的最低一级类目内文件的排列顺序,在简化整理的指导思想指导下,文件的排列顺序要求不是很严格;编号是固定分类和排列的结果;编目有选择性项和必选项,必选项不可以改变,选择项可以在当地档案行政管理部门的指导下有所取舍;装盒虽然简单,也要在分类法的框架内进行,便于档案的日常管理。
第四节归档工作
1、归档文件整理环节的选择与平时归档
2、归档手续
主要内容:
1、归档文件整理分为几种整理和分散整理两种形式,与机关不同形式的文书处理办法相适应,不管哪种方式,要与平时归档相结合,顺应文档一体化的趋势和要求。
2、归档手续要完备,履行相关的检查和签字交接手续。
第二篇
第三章机关档案管理工作
第一节机关档案工作
1、机关档案工作的含义和特点
2、机关档案工作的双重地位和作用
3、机关档案工作的职能和任务
主要内容:
1、机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
机关档案具有双重性:
机关档案既是机关单位的财产,也是国家的宝贵财富。
2、机关档案工作具有双重地位:
机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分,又是国家档案事业的重要组成部分。
3、机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。
第二节 机关档案室
1、机关档案室的含义及其工作内容
2、我国机关档案室的设置和类型
主要内容:
1、机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。
2、机关档案室工作具体内容主要有:
(1)起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度;
(2)负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导;(3)对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导;(4)组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动;(5)本机关档案的管理。
包括机关档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。
第三节机关档案综合管理
1、机关档案综合管理的概念和意义
2、机关档案综合管理的内容
3、机关档案室档案综合管理的模式
主要内容:
1、机关档案综合管理有以下含义:
(1)在档案工作“统一领导,分级管理”的原则下,机关档案工作实行集中统一管理;
(2)机关档案实行集中统一管理;(3)机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务;(4)机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。
2、机关档案室档案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。
一个机关只能选择一种模式,应尽量采用集中式的模式,但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。
不论采取某种具体的档案综合管理模式,机关档案工作必须做到统一领导,统一机构,统一制度,统一监督指导,即“四个统一”,实行网络化管理,机关档案室档案实行综合管理。
第四章机关档案室业务工作
第一节机关档案收集和整理工作
1、机关档案收集工作的要求
2、机关档案收集的范围和方法
3、机关档案整理工作的内容
4、机关档案的分类和分类方案
主要内容:
1、凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围,此外,还应收集与本机关档案有关的资料和实物。
2、机关档案整理工作的内容包括机关档案分类方案的拟订、案卷的归类排列、编目和编号等。
3、机关档案分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料,又称为机关档案分类大纲。
第二节机关档案的保管和移交进馆工作
1、机关档案管理用房和辅助设施
2、机关档案移交进馆及其范围和内容
3、机关档案移交进馆的时限
主要内容:
1、机关档案管理用房应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要。
机关档案库房、阅档室和整理室“三分开”。
库房要求坚固、实用,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫等“八防”设施。
2、机关档案部门移交档案的范围和内容:
(1)重要的文书档案、科技档案和各种专门档案;
(2)在机关立卷以及档案管理中形成的立卷说明、全宗指南、案卷目录、文件目录、机读目录数据库和管理软件、移交清册、交接凭证、分类方案、全宗单、组织机构沿革、大事记等有关文件材料;(3)有关的资料和实物。
第三节机关档案的鉴定和统计工作
1、机关档案鉴定工作的内容
2、机关档案鉴定后的保存与销毁
3、机关档案统计工作的内容
主要内容:
1、机关档案的鉴定工作的内容主要包括制定机关档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定和鉴定后档案的处理等。
2、机关档案保管期限表的内容包括条款号、条款名称、保管期限、备注等。
3、鉴定后的档案处理有两种情况:
一是上升保管期限;二是销毁。
4、机关档案统计工作的内容主要包括建立机关档案统计工作制度、机关档案的登记、建立机关档案数量状况统计台帐和机关档案工作基本情况统计年报。
第四节机关档案的利用工作
1、机关档案提供利用的主要方法
2、机关档案开发利用的常用形式
3、机关档案室常用检索工具及其编制
主要内容:
1、机关档案利用的方式分为提供利用和开发利用两大类。
机关档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。
机关档案的开发利用较为常用的形式:
(1)档案资料的编研;
(2)档案资料专题信息服务;(3)参与性研究利用。
2、全宗指南是介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书,又称为全宗介绍。
全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。
第三篇
第五章档案馆工作
第一节档案馆
1、档案馆的性质和地位
2、我国档案馆的类型和馆网建设
主要内容:
1、档案馆是专门收集、保管和利用档案史料的科学文化机构。
档案馆的性质主要表现在以下两个方面:
(1)科学文化机构的性质;
(2)档案管理专业性质。
2、我国档案馆共分为三类,即国家档案馆(包括国家综合档案馆和国家专门档案馆)、部门档案馆(包括部门综合档案馆和部门专业档案馆)和企业、事业及其它社会组织单位档案馆。
第二节档案馆工作
1、档案馆工作的一般知识
2、档案馆工作的主要内容
主要内容:
1、档案馆工作有广义的和狭义的两种解释。
档案馆工作是指档案馆各项工作的总称。
2、档案馆的工作内容概括起来有三个方面:
(1)接收和收集档案;
(2)科学地管理档案;(3)开发档案信息资源,为社会提供服务。
第三节全宗和立档单位
1、全宗的概念、含义和意义
2、全宗的种类
3、立档单位的概念及其构成要素
4、立档单位的变化和全宗的设立与调整
主要内容:
1、全宗是档案馆内的一个档案保管单位,是指一个立档单位形成的,内部有机构成的全部档案。
2、一般按全宗构成者的特点,将全宗分为两种类型,即组织全宗和人物全宗两种。
此外,还有一种介乎于组织全宗和人物全宗之间的全宗类型,称为群体全宗。
组织全宗可分为基本形式(包括独立全宗、联合全宗)和补充形式(包括全宗汇集、档案汇集)两种。
3、立档单位是指符合全宗构成条件,所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人,又称为“全宗构成者”。
立档单位应具备以下三个基本要素(条件):
(1)相对独立的行文权;
(2)相对独立的财务处置权;(3)相对独立的人事任免权。
4、政治因素发生变化时,立档单位的性质发生变化,因而馆藏全宗就必须重新设立或作相应的调整:
(1)按不同的历史时期分别设立或调整全宗;
(2)同一历史时期应按不同的政权性质分别设立或调整全宗。
;(3)同一历史时期同一政权的组织,如内在性质发生变化,应分别设立或调整全宗;(4)有些组织(主要是一般的企业、事业单位、团体等社会性组织)内在性质不发生变化、连续性强,虽经历不同的历史时期和不同性质的政权,其全宗可以延续保持,前后相连,不必分设全宗,但全宗内应分为不同的部分进行分类整理编目。
5、档案馆应根据立档单位基本职能的变化情况进行全宗设立或调整,常见的主要有以下几种情况:
(1)新成立的并具有一定独立性机关,接受和代替了原机关的职能,或是由若干撤销机关合并而成的新机关,该立档单位应独立构成新的全宗;
(2)原来是一个独立的单位,撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位,撤销单位为一个全宗,新成立的单位为新的立档单位,各自构成新的全宗;(3)某一独立单位中的一个部门,从该单位中独立出来建立了一个新的独立单位,从其成立之日起成为立档单位,构成新的全宗;(4)原为一个独立单位,撤销后并入另一个单位成为其内部机构,该单位撤销前为一个全宗,撤销后便不再是一个立档单位,其档案成为所并入机关的全宗的组成部分。
6、立档单位基本职能的变化情况和全宗设立与调整应注意的几个问题:
(1)临时机构一般不单独建立全宗;
(2)派出性机构不能构成全宗;(3)立档单位基本职能变化后,确定全宗起止日期的界限和全宗文件的实际划分应以有关文件的日期为准,不能按年度进行分割;(4)立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小,内部组织机构的调整,工作地点的变更,名称的更改,领导隶属关系的改变,或者在一段时间内停止过工作等,都不属于基本职能的变化,不必重新划分全宗。
第六章档案馆档案的收集和整理
第一节档案馆档案的收集
1、档案馆档案收集工作含义
2、丰富馆藏、完善馆藏结构的意义
3、档案馆档案的接收
4、档案馆档案的征集
主要内容:
1、丰富馆藏与完善馆藏结构的意义:
(1)馆藏丰富是衡量档案馆的规模、地位和作用一个重要指标;
(2)优化和完善馆藏结构是档案馆改善馆藏的重要措施;(3)合理的馆藏结构是档案馆收集工作追求的一个重要目标。
2、档案馆档案征集方法包括无偿征集、有偿征集、购买、征收(没收)、征购、交换等。
第二节档案馆档案的整理
1、全宗群及其划分
2、档号的构成及其编制
主要内容:
1、全宗群就是按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。
2、档号是档案馆(室)在档案整理过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。
它是档案实体的代号,是存取档案的标记。
档号的结构一般包括全宗号、案卷目录号(简称目录号)、案卷顺序号(简称案卷号或卷号)、卷内文件的页号(或件号)。
第七章档案馆档案的保管工作和保护技术
第一节档案保管工作和档案保护技术
主要内容:
档案的制成材料及其耐久性。
第二节档案馆档案保管的条件(略)
第三节档案馆档案的保管
1、档案保管单位
2、档案的排架和存放
3、全宗卷、全宗单、档案存放示意图
主要内容:
1、档案保管单位是指档案信息和实体保管单元。
2、档案排架和存放的原则:
一个全宗内的档案原则上相对集中排列;不同的保管期限分开存放;按一定的时期和数量分开存放;档案馆的档案具体排列和存放时还应按照档案装具的排列原则有序上架,即“从里到外、从左到右、从上到下”。
档案存放的方法有竖放、平放和卷放三种。
3、全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的,记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况文件材料所组成的专门案卷。
4、全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况、全宗内档案成份与数量的统计文件。
第四节档案馆档案的保护技术
1、库房温、湿度的管理
2、档案馆的“十防”措施
主要内容:
1、档案库房温湿度标准:
温度一般应控制在14-24℃,相对湿度应控制在45-60%,在此规定范围内,温湿度每昼夜波动幅度温度为±2℃,相对湿度为±5%。
30℃以上为档案保管的“高温区域”,相对湿度70%以上是档案安全保管的“高湿区域”。
2、库房温湿度调节与控制有密闭、通风、增温、增湿和降温、降湿等方法。
3、档案馆“十防”就是根据档案保护技术的“以防为主、防治结合”的原则,各级各类档案馆必须采取的防止档案的损毁、杜绝不利档案长期安全保管各种因素预防性措施的总称。
主要有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等,又简称“十防”。
第八章档案馆档案的鉴定和统计
第一节档案馆档案鉴定工作
1、档案鉴定工作的概念和内容
2、档案价值鉴定工作的要求和原则
3、档案保管期限
4、档案保管期限表
5、档案馆档案鉴定的种类和方法
6、档案馆档案鉴定组织、步骤和程序
主要内容:
1、档案鉴定工作是指档案馆(室)及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法,判定档案的价值,审定档案的保管期限,处理剔除而不再保存的档案的一项具体业务工作。
是档案管理工作的一个重要环节。
2、档案鉴定工作的原则是必须从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。
3、目前,我国各种档案的保管期限概括起来有两种,即永久和定期。
4、目前我国使用的档案保管期限表,归纳起来有以下几种类型:
标准档案保管期限表;专门档案保管期限表;同系统机关档案保管期限表;同类型机关档案保管期限表;机关档案保管期限表。
档案保管期限表的结构和内容通常由条款号、条款、保管期限、备注以及说明等部分组成。
其中条款和保管期限是最基本的项目。
5、直接鉴定法就是逐件逐份地对档案的保存价值进行分析和判定。
第二节档案馆档案统计工作
1、档案统计工作的概念和原则
2、档案统计工作的基本内容和作用
3、我国档案统计工作的体系
主要内容:
1、档案统计工作就是运用统计学原理,以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。
2、档案统计工作的作用就是为国家档案事业的发展与决策积累数据,为档案馆科学管理提供依据,为档案管理科学研究提供参考。
3、档案馆档案统计工作是档案馆档案业务工作的一个重要的组成部分,包括档案馆登记工作、统计台帐、统计数据分析、年报等工作内容。
第九章档案馆档案的利用工作
第一节档案利用工作
1、档案利用工作的意义和具体要求
2、档案馆普通提供利用和主动开发利用
主要内容:
1、档案利用工作的意义:
档案利用工作是档案工作的根本前提和最终目的;是档案工作的重要环节和组成部分;是档案部门与社会联系的主要接点;档案利用工作是档案工作地位和活力的体现。
2、普通提供利用的方式主要有:
调阅;借阅;提供档案复制件;提供档案摘录证明;函调和电话查询;档案网络查询服务等。
3、主动开发利用常见的几种方式:
档案资料的编研;档案史料陈列和展览;档案资料专题信息服务;参与研究等。
第二节档案馆的档案检索工具
1、档案检索工具的含义、基本功能和作用
2、档案检索体系
3、档案检索工具及其编制
主要内容:
1、档案检索工具的基本功能表现在存贮和检索两个方面。
2、档案馆的档案检索工具按其检索范围和检索层次分为馆级、全宗级、案卷级和文件级四级基本检索工具,又称为馆藏基本检索系统。
3、档案馆指南、全宗名册等。
第三节档案馆档案的利用(略)
第四节档案馆档案的划控和开放工作
1、档案馆档案的划控和开放工作的含义和意义
2、划控工作
3、档案馆开放档案的范围及时限、步骤和方式
4、利用开放档案的方法。
主要内容:
1、档案馆档案的划控主要有两种类型:
对原有密级的档案的解密和划控;对其它没有密级的档案进行划控。
2、经过划控鉴定,并按国家有关规定无需继续保密或控制使用的,均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放(必要的也可以报本级政府审批)。
档案馆开放档案的范围及时限:
(1)中华人民共和国成立前的档案,包括清代及其以前的档案、民国时期的档案和革命历史档案,应当在《档案法》实施之日起向社会开放;
(2)中华人民共和国成立以来形成的档案,一般应当自形成之日起满30年向社会开放;(3)经济、科学、技术、文化等方面的档案,可以提前开放;(4)涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,可自形成之日起满50年开放,(5)上述档案如按国家有关规定还需要继续保密或控制使用的,档案馆有权继续延期开放。
3、利用开放档案的方法:
(1)利用者可以到国家档案馆通过阅览、复制、摘录或以信函、电话等方式,利用各级国家档案馆已开放的档案;
(2)持有身份证或工作证、介绍信等有效证件的大陆公民,可直接到各级国家档案馆利用开放档案;(3)台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明,可持本人回乡证或身份证等有效证件,直接到有关档案馆查阅;利用其它档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请,说明自己的身份和利用档案的目的与范围,以及其它有关情况;(4)外国组织和个人,根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定而利用我国国家档案馆的档案者,可通过签订协定的我国有关部门介绍,向有关档案馆提出申请;以其它途径,利用省级以上国家档案馆档案者,可向国家档案局或有关档案馆提出申请;利用地市和县级国家档案馆档案的,可向国家档案局或有关省(自治区、直辖市)档案行政管理部门提出申请,说明自己身份和利用档案的目的、范围及其它情况。
除为查阅本人及其亲属历史证明而利用档案外,申请皆应当提前30天送达。
《档案馆室工作基础》
补充复习资料之一
国家档案局令 第8号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行。
局长 杨冬权 二○○六年十二月十八日
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
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