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ERP进销存需求文档
2011年06月08日
ERP(进销存)需求规格说明书
文档信息
文档名称
Erp进销存需求规格说明书
文件编号
10A1DDC6E9CDED3D
编制人
保密级别
内部使用
修改过程
版本号
日期
负责人
概述
1.0
2011年06月08
张云飞
评审过程
版本号
日期
评审者
概述
1.0
2011年06月08
一.背景及其意义
随着社会的发展,人类社会逐步的迈入信息化时代。
同时这种理念也已根入到企业中去了。
企业信息化:
即挖掘先进的管理理念,应用先进的计算机网络技术去整合企业现有的生产、经营、设计、制造、管理,及时地为企业的“三层决策”系统(战术层、战略层、决策层)提供准确而有效的数据信息,以便对需求做出迅速的反应,其本质是加强企业的“核心竞争力”。
近年来,随着公司规模的不断扩大,传统的人工管理模式已不能适应现在的情况。
希望借助相关IT信息管理平台来辅助管理,提高企业的信息化程度,使企业在激烈的市场经济竞争环境中立于不败之地。
二.目标
1.减少不同部门的员工电话沟通或面对面沟通的次数,
2.提供相关单据的提交,修改,查询。
3. 提高各部门的协同工作能力和单据审批效率以便提高全公司的工作效率。
4.提供详细全面的财务分析统计报表,员工业绩报表,产品报表,以便给决策人员提供决策支持
三.用户组织结构,面向的用户群
用户的组织结构由总公司和分布在各地的分公司组成,用户群为公司的各类员工,诸如业务员,财务员,开单员,物流员,采购员,仓库员,系统管理员等
四.产品的使用范围以及产品中的角色
公司内部使用,但不在同一物理区域。
产品中的角色:
业务员,财务员,开单员,物流员,采购员,仓库员,系统管理员。
五.业务流程图
5.1
数据流图
数据流图
5.2不缺货情况下业务流程图
业务流程图A
图中说明:
处理欲售货订单:
查询仓库现有货物,确定收款方式,收款日期,客户信息,取货地点,订单日期,取货日期,物资明细,取货凭证,生成发票等
重售:
根据未通过财务员审核的原因,再次跟客户确认,然后再次生成欲售货订单。
财务员审核:
对已经按订单付款且价格合理的欲售货订单签字通过,转成售货订单,同时按照欲售货订单是否需要生成法票,构造发票单。
对未付款或单价不合理的欲售货订单签字未通过,并指明原因,转成未通过售货订单。
售货订单:
屏蔽单价,只表明需要客户付款多少即可。
开单员处理售货订单:
屏蔽一些敏感信息生成提货单。
创库员处理提货单:
通知业务人员可以让客户来取货。
核对客户司机提供的取货凭证与提货单上的取货凭证,若一致,让客户司机取走货同时生成出库单,若不一致,直接拒绝取货。
5.3缺货情况下业务流程图
业务流程图B
六.产品的功能性需求
6.1业务员功能
业务员具有查询库存功能,提交欲售货订单,提交需求单,查询售货订单及未通过售货订单,打印相关表单的功能,如下图用例图
6.1.1提交单据功能
当业务员接到客户一笔业务后,根据客户的需求去查询库存。
⏹如果库存中有货,则和客户谈妥价格后,则向财务人员提交欲售货订单。
⏹如果库存中缺货,则查询产品报价表,根据采购人员确定的产品报价表来和客户谈好价格。
此时向财务人员提交欲售货订单,向采购人员提交需求单
6.1.2查询数据功能
业务员可以根据相关条件去查询相关信息:
产品报价信息,库存信息,自己的欲售货订单(如审批通过的售货订单,审批未通过的售货订单)
6.1.3打印及导出数据功能
业务员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图2 业务员用例图
6.2财务员功能
财务员具有审核欲采购单,欲售货订单,查询基本价格等相关数据,提交付款单据及收款单据,打印导出数据等功能。
如下图用例图
6.2.1审核单据
财务员根据不同的人员提供的表单进行审核
⏹如果是业务员提交的欲售货订单,财务员核对单价是否合理,并核对客户应付款是否到账,如果到账,则审核通过生成售货订单(开单员来处理),如果未到账或单价不合理,则审核未通过并标明未通过审核的原因。
⏹如果是采购员提交的欲采购单,财务员根据业务员提交的欲售货订单核对是否真要采购欲采购单中的货物。
如果需要,则汇款到采购员提供的客户账户上并同时生成付款收据,如果不需要,则拒绝,并注明原因
6.2.2查询数据功能
财务员可以根据相关条件去查询相关信息:
审核通过的单据,审核未通过的单据信息,以及相关的财务统计信息
6.2.3打印及导出数据功能
财务员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图3 财务员用例图
6.3开单员功能
开单员根据财务员审核通过的售货订单开出提货单,并能打印导出数据等功能。
如下图用例图
6.3.1开单据
根据财务员审核通过的售货订单开出提货单。
6.3.2打印及导出数据功能
开单员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图4 开单员用例图
6.4仓库员功能
仓库员维护着整个仓库的入库出库状况,负责开出库单,审核入库单,打印导出数据等功能。
如下图用例图
6.4.1核对维护库存
维护物质明细表,即仓库库存。
6.4.2开出库单据
当验证完客户方取货人,并顺利提走货物后,开具出库单(业务人员能看到)。
6.4.3打印及导出数据功能
仓库员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图5 仓库员用例图
6.5采购员功能
采购员负责整个公司的原材料的采购,根据财务员在采购单中设置的是否要需要发票,设置取货单(由物流员从卖家手中取发票),并能打印导出数据等功能。
根据运输费用,及加工费用,维护产品报价信息,为业务人员提供报价支持。
6.5.1维护报价表
根据物流员录入的运费信息和加工信息,维据公司产品的报价表,打印及导出数据功能采购人员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图6 采购员用例图
6.6物流员功能
物流员负责采购的原材料运输,生产,加工的各个环节,并维护这个过程的相关数据信息
6.6.1提交单据
原材料加工成成品后,开出欲入库单提交到仓库员处
6.6.2维护加工数据与运输数据
根据每次采购回来的货物加工过程,将相应的数据如运输,加工明细写入数据库中以便报表统计,主要提交运输单与加工单。
6.6.3打印及导出数据功能
物流员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图7 物流员用例图
6.7系统管理员功能
系统管理员具有最高权限,他可以查看到系统中所有的交易信息,基本价格表及基础数据,并维护系统中的基础数据,如角色的增删改查,查看相关报表如财务报表,交易明细,库存明细等
6.7.1基础数据维护及系统设置
维护诸如员工表,产品种类表,客户表等基础信息,以及相关功能,权限的系统设置
6.7.2查看相关交易及统计信息
管理员可以查看到系统中所有的相关统计信息,以便于给其提供决策支持
6.7.3打印及导出数据功能
系统管理员可以把自己所能查看到的信息打印出来或者导出成Excel表保存在本地
图8 系统管理员用例图
七.数据字典
7.1交易表
交易编号DealNochar(14)
交易开始日期BeginDealDatedatetime
交易结束日期EndDealDatedatetime
缺货NeedFetchGoodsbool
加工NeedJGbool
完成Completebool
售货订单编号XHOrderNochar(14)
提货单编号THOrderNochar(14)
需求单编号XQOrderNochar(14)
采购单编号CGOrderNochar(14)
取货单编号QHOrderNochar(14)
加工单编号JGOrderNochar(14)
入库单编号RKOrderNochar(14)
出库单编号OSOrderNochar(14)
7.2客户信息表
客户编号CustomerNochar(5)
客户司机编号CustomerDriverNochar(10)
公司名称CompanyNamechar(80)
公司地址CompanyAddresschar(256)
信用度CompanyCreditNum
(1)
联系方式Phonechar(11)
7.3无货物质价格表/库存物质价格表
货物编号ItemsNochar(8)
货物名称ItemsNamechar(26)
货物单位ItemsUnitchar(8)
货物税率ItemsTaxNum(2,6)
货物成本单价ItemsCostNum(2,12)
货物加工运输单价ItemsAddTranCostNum(2,12)
货物库存量ItemsStoreCountsNum(2,12)
说明:
无货物质价格表:
货物库存量为零,货物成本单价,货物加工运输单价,货物税率由采购员根据市面价格做的估价。
7.4物质明细表
货物编号ItemsNochar(8)
货物名称ItemsNamechar(26)
货物产地ItemsNamechar(256)
货物规格ItemsScalechar(20)
货物可供数量ItemsCountsNum(1,12)
货物采购合同号ItemsOrderNochar(14)
货物加工合同号ItemsAddNochar(14)
货物运输合同号ItemsTtranNochar(14)
货物入库合同号ItemsInStoreNochar(14)
7.5基本价格表
无货物质价格表
库存物质价格表
7.6欲售货订单/售货订单/未通过的售货订单
售货订单编号XHOrderNochar(14)
售货订单日期XHOrderDatedatetime
取货日期GDDatedatetime
取货地点GDAddresschar(256)
收款方式编号RevCurrencyModeNochar
(1)
收款最迟日期RevCurrencyLastDatedatetime
货币种类编号CurrencyNochar
(1)
预付金额PrePayCurrencyNum(3,9)
货物总额GoodsSumCurrencyNum(3,9)
税率总额TaxSumCurrencyNum(3,9)
赊欠金额CreditCurrencyNum(2,12)
运调费用AddtionalCurrencyNum(1,12)
业务员编号TraderNochar(3)
财务员编号TreasurerNochar(3)
审核isCheckbool
审核结果CheckReschar(256)
收款收据RecCurrencyRceptbool
客户信息
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
总净高额SumProfitCurrencyNum(2,12)
订货数量ItemsQtyNum(2,10)
订货单价ItemsPriceNum(2,12)
物质明细表
物质价格表
物质净高价(订货单价-物质价格)ItemsProfitPriceNum(2,12)
说明:
欲售货订单(输入):
业务员编号字段与审核结果都置空,审核字段初始false。
售货订单(输出):
业务员编号填写,审核结果置pass,审核字段置true,确定是否需要生成收据。
未通过的售货订单(输出):
业务员编号填写,审核结果置未通过的原因,审核字段置true。
7.7提货单
提货单编号THOrderNochar(14)
提货单日期THOrderDatedatetime
提货日期FetchDatedatetime
开单员编号THOrderCheckerNochar(3)
售货订单编号XHOrderNochar(14)
提货数量FetchCountsNum(2,12)
赊欠金额CreditCurrencyNum(2,12)
运调费用AddtionalCurrencyNum(1,12)
客户信息
物质明细
7.8出库单
出库单编号OSOrderNochar(14)
出库单日期OSOrderDatedatetime
出库日期OSDatedatetime
提货编号THOrderNochar(14)
仓库员编号StorerNochar(3)
发货数量DealCountsNum(2,12)
收款RecCurrencyNum(2,12)
物质明细
客户信息
7.9需求单
需求单编号XQOrderNochar(14)
需求单日期XQOrderDatedatetime
业务员编号TraderNochar(3)
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
货物数量GoodsCountsNum(2,12)
物质明细表
7.10欲采购单/采购单/未通过的采购单
采购单编号CGOrderNochar(14)
采购单日期CGOrderDatedatetime
需求单编号XQOrderNochar(14)
付款方式编号PayCurrencyModeNochar
(1)
付款最迟日期PayLastDatedatetime
采购需付金额CGCurrencyNum(2,12)
取货凭证CGCertificatechar(25)
财务员编号TreasurerNochar(3)
采购员编号BuyerNochar(3)
审核isCheckbool
审核结果CheckReschar(256)
付款收据PayCurrencyRceptbool
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
货物采购价CGGoodsPriceNum(2,12)
货物采购数量CGGoodsCountsNum(2,12)
物质明细表
说明:
同欲售货订单
7.11取货单
取货单编号QHOrderNochar(14)
取货单日期QHOrderDatedatetime
采购单编号CGOrderNochar(14)
采购员编号BuyerNochar(3)
取货凭证QHCertificatechar(25)
取货地点QHAddresschar(256)
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
客户信息
取货数量QHGoodsCountsNum(2,12)
物质信息
7.12欲入库单/入库单/未通过的入库单
入库单编号RKOrderNochar(14)
入库单日期RKOrderDatedatetime
取货单编号QHOrderNochar(14)
物流员编号DeliverymanNochar(3)
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
仓库员编号StorerNochar(3)
审核isCheckbool
审核结果CheckReschar(256)
入库数量RKGoodsCountsNum(2,12)
物质明细表
说明:
同欲售货订单
7.13报价单
报价单编号BJOrderNochar(14)
报价单日期BJOrderDatedatetime
无货物质价格表
采购员编号BuyerNochar(3)
7.14加工单
加工单编号JGOrderNochar(14)
报价单日期JGOrderDatedatetime
物流员编号DeliverymanNochar(3)
取货单编号QHOrderNochar(14)
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
货物原材料数GoodsOriginCountsNum(2,12)
货物原材料单位GoodsOriginUnitchar(4)
货物成品数GoodsProductCountsNum(2,12)
货物成品单位GoodsProductUnitchar(4)
货物成品规格GoodsProductScalechar(25)
货物加工费总额JGGoodsCostNum(2,12)
货物加工费单价JGGoodsPriceNum(2,12)
7.15运输单
运输单编号YSOrderNochar(14)
运输单日期YSOrderDatedatetime
物流员编号DeliverymanNochar(3)
取货单编号QHOrderNochar(14)
货物种类数GoodsClassCountsNum
(1)
货物原材料数GoodsOriginCountsNum(2,12)
货物原材料单位GoodsOriginUnitchar(4)
货物运输费总额YSGoodsCostNum(2,12)
货物加工费单价YSGoodsPriceNum(2,12)
7.16收款单据
收款单据编号RCOrderNochar(14)
收款单据流水号RecCurrencySerialNochar(36)
付款方银行号PayBankCarkIDchar(20)
金额CurrencySumNum(2,12)
售货订单编号XHOrderNochar(14)
我方收款银行号RevBankCarkIDchar(20)
财务员编号TreasurerNochar(3)
收款时间RCCurrencyDatedatetime
收款单据日期RCOrderDatedatetime
客户信息
7.17付款单据
付款单据编号SCOrderNochar(14)
付款单据流水号PayCurrencySerialNochar(36)
收款方银行号RevBankCarkIDchar(20)
金额CurrencySumNum(2,12)
采购单编号CGOrderNochar(14)
我方付款银行号PayBankCarkIDchar(20)
财务员编号TreasurerNochar(3)
付款时间SCCurrencyDatedatetime
付款单据日期SCOrderDatedatetime
客户信息
7.18员工表
7.19员工业绩表
八.产品的非功能需求
8.1用户界面需求
用户界面友好,要求美观大方,吸引人眼球。
8.2软硬件环境需求
本着提高开发效率的原则,软件硬件环境由开发者自行决定。
但系统一定要运行在Windows环境下
8.3产品质量需求
主要质量属性
详细要求
正确性
在调取各种信息时尽量不要出错
健壮性
在访问人数很多时,要保证服务
可靠性
系统保存的信息不会轻易丢失
性能,效率
一般操作的响应时间应在1~2秒内
易用性
要使非计算机专业人士很快学会
清晰性
界面显示清晰
安全性
保存的数据要有一定的保密性
可扩展性
有一定的可扩展性
兼容性
有一定的兼容性
可移植性
有一定可移植性
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