采购手册.docx
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采购手册
编制说明
【编制目的】
物流系统管理已经成为影响零售连锁企业市场竞争力的关键因素之一。
不管是敏捷零售还是SPA经营模式,其本质是一种精益物流的理念。
越来越多的服装零售连锁企业以“多品种”、“小批量”、“高质量”和“低库存”为经营目标,所以物流系统管理的良莠直接影响企业整体的品质、效率和成本。
《***连锁采购手册》旨在通过商品采购系统及供应商管理相关的业务流程、简单易用的操作步骤、简洁明了的操作规范与标准,以及相应的工具表单,形成对采购系统的操作指南,达到改善与升级企业锁的采购管理水平与盈利能力。
【使用范围】
本手册仅供***连锁(中国)有限公司商品中心相关人员作为工作手册参考、使用。
【手册制度】
1.《***连锁采购手册》由***连锁(中国)有限公司统一制定和修改,其版权、解释权和维护权归公司总部所有;各相关人员仅有使用权及修改建议权。
为避免资料外泄,各使用者不得带出公司,不得翻印、不得外借他人,不得向外泄密透露。
2.《***连锁采购手册》由***连锁(中国)有限公司总部实行编码管理,相关部门一部一册,并统一记录在案,故请各部门妥善保管,不得遗失。
3.《***连锁采购手册》的第一保管责任人为部门负责人;各岗位人员对手册的培训学习,应由经理或经理指定人统一安排、集中学习。
【使用说明】
本手册共分采购、商品价格管理、供应商管理、采购廉政管理四个部分,分别从业务流程、操作规范与工作标准、工具表单三个方面阐述。
《***连锁采购手册》中涉及很多细微的工作程序及规范标准,正是这些工作程序和规范标准的长期坚持和积累才能铸就了企业连锁强大的市场竞争力,希望各位同仁能够在实际工作中贯彻执行和坚持不懈,并为《***连锁采购手册》的再次升级而积累更多的经验与智慧,期待您的宝贵建议!
目录
编制说明1
1采购管理5
1.1商品规划5
1.1.1商品规划流程5
1.1.2商品规划流程关键步骤说明6
1.1.3工具表单9
1.2新品采购17
1.2.1新商品采购流程17
1.2.2新商品采购流程关键步骤说明18
1.2.3工具表单20
1.3辅料采购与补货21
1.3.1辅料采购/补货流程21
1.3.2辅料采购/补货流程关键步骤说明22
1.3.3工具表单25
1.4商品补货26
1.4.1商品补货流程26
1.4.2商品补货流程关键步骤说明27
1.4.3工具表单29
2商品价格管理规定30
2.1目的30
2.2常用服装服饰商品的定价方法30
2.3价格变动管理31
2.3.1商品调价流程31
2.3.2调价流程流程关键步骤说明32
2.3.3工具表单34
3数据管理35
3.1有关订货前的数据分析35
3.1.1原始销售数据的统计及分析35
3.1.2当地同类品牌的产品系列分析36
3.2有关销售中的数据分析36
3.3工具表单39
3.3.1每天需要分析的报表39
3.3.2每周需要分析的报表39
3.3.3每月需要分析的报表40
3.3.4每季需要分析的报表40
4商品管理40
4.1订货管理40
4.1.1门店配货标准40
4.1.2订货公式40
4.1.3订货的类别41
4.1.4订货理念41
4.2上货管理42
4.3补货管理42
4.4工具表单43
5供应商管理43
5.1目的43
5.2供应商准入44
5.2.1供应商准入流程44
5.2.2供应商准入流程关键步骤说明45
5.2.3供应商准入规定46
5.2.4供应商谈判的原则与技巧46
5.2.5确定供应商原则及方法47
5.2.6供应商准入工具与表单48
5.3供应商动态评估51
5.3.1供应商审核的层次与周期51
5.3.2评估标准(需要讨论)52
5.3.3评估规定52
5.3.4奖惩措施52
5.3.5供应商动态管理工具53
注:
本卡由商品开发部填写并备案管理53
5.4供应商退出机制54
5.4.1供应商主动申请退出54
5.4.2要求供应商退出54
6采购廉政管理54
6.1采购人员日常行为规范54
6.2供应商版本采购《廉政协议》55
6.3员工用版本采购《廉政协议》55
1采购管理
1.1商品规划
1.1.1商品规划流程
1.1.2商品规划流程关键步骤说明
步骤
步骤描述/操作规范
责任部门/岗位
工具表单
信息搜集
1)建立信息来源渠道,渠道来源包括供应商、网络、各大名牌的流行发布会、报刊、杂志等
2)商品开发与设计人员阅读同业及服装出版品,参加服装展会,收集流行预测性的信息,包括色彩、面料、款型及配饰涉及的资讯信息
3)商品开发,设计与采购人员搜集各供应商、商品信息以及流行趋势并时刻关注行业动态、商品流行趋势及市场行情等
4)商品开发,设计与采购人员搜集消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等信息
5)企划部品牌企划专员提供品牌形象,品牌定位信息
6)区域经理(主管)及各门店要主动将顾客的消费偏好\消费需求等信息与商品开发人员沟通,反馈门店的商品需求,市场行情及竞争信息
7)监控部品类组长提供季度销售数据及库存分析数据
8)客服部会员信息分析专员根据《会员动态分析表》并形成会员分析报告
9)商品中心及时将各信息资料分类、汇总、整理、分析,并存储,定期进行更新、整理
10)信息收集工作要时刻进行,不能只在商品规划前进行
◆工作重点
建立有效的信息收集渠道
◆标准
收集信息的时效性、准确性
商品中心商品开发/设计人员
运营中心直营经理、区域经理(主管)、店长、客服专员、
品牌中心企划专员
1)《供应商信息登记表》
2)各类销售数据及库存数据、报表等
3)《会员动态分析表》
4)《门店商品需求及市场情况反馈表》
5)《竞争对手分析表》
信息研究和分析
1)对季度销售与库存数据进行研究和分析:
要用前一或两季的商品销售数据来分析畅、滞销产品好卖与不好卖的原因
2)对目标消费者进行深度研究和分析:
对消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等进行分析
3)对跟随品牌和竞争品牌进行研究和分析:
分析不能只停留在表层,要深入到其色彩、面料、系列、风格、细节的研究分析,要明确学习某几个品牌,是要明确可具体学习的长处
4)在上述分析的基础上,提交分析报告,对服装的色彩、面/辅料、服装外型及配饰进行预测
◆工作重点
报告提交后商品中心负责人需召集品牌中心,商品中心与运营中心相关人员进行分析讨论,提出问题,理清问题。
◆标准
准确
商品开发/设计人员
1)《供应商信息登记表》
2)《供应商基本资料卡》
3)各类销售数据及库存数据、报表等
4)《会员动态分析表》
5)《门店商品需求及市
场情况反馈表》
6)《竞争对手分析表》
提出商品企划概念
根据上述分析报告及结论,商品开发与商品设计人员讨论决定每一风格所采用的布料与款式,提出商品企划概念,预估季节的每一系列风格和色彩的单位数量,提出商品结构计划及定价策略,规划商品结构及面/辅料的价格带
◆工作重点
商品开发部要检视品牌形象、品牌定位是否能通过企划概念的展示得到传达
◆标准
前瞻性、针对性,指导性
商品开发部
商品开发
1)样衣采购是每季产品研发中经常采用的方法
2)出差旅行参观各种重要布料展或成衣展,各大主力商场等,寻找商品开发灵感与做法;
3)自主设计
Ø统计面/辅料种类,搜集样布,将商品企划概念中所提及的重要设计元素充分运用;
Ø商品设计与制版师的沟通非常重要,进行季节风格与线条的讨论;
Ø如有必要,商品设计可与布料设计开发公司合作开发未来将使用的布料;
Ø产品设计期间要注意保密,不可将设计方案、草稿等随意摆放
Ø产品设计期间,与设计无关人员禁止进入产品设计区域
4)非自主设计
Ø征集服装加工厂的款式,从中选出适合企业定位的款式
Ø向服装设计工作室购买款式适合企业定位的款式
Ø从市场上购买样衣,稍加修改,形成适合企业定位的款式
◆工作重点
样衣设计与打版
◆标准
符合企业品牌和价格定位
商品开发/设计人员
试样评审
1)购买或者制作样衣,邀请品牌中心与运营中心的相关人员,召开试样评审会,审核版型并进行修正
2)对选中的款式进行成本估算,看是否符合公司的价格定位
3)审版时按系列搭配来审,确保货品出来后,成系列、搭配性强,方便终端连带销售
◆工作重点
审版方法
◆标准
能系列搭配
商品开发/设计人员、陈列师
《样衣审核表》
内部订货会
1)所有样品要在订货会前5天到位;
2)召集有经验的,区域经理(主管)和终端店长进行内部订货,在选定前来总部订货的人选时,要考虑到能覆盖到各个区域;条件允许的情况下,可以邀请15-20名顾客来参与;
3)订货会前商品中心与运营中心、品牌中心应事先召开会议,商讨并且确认订货会的流程及双方各自的分工及配合;
4)在订货会正式开始时,品牌中心人员首先阐明公司的品牌定位,然后商品开发人员应该客观讲述下接下来的关于面料,色彩,服装风格的流行趋势,但是不能将太过主观的观点表达出来,以免对参与订货的人员产生误导;
5)在准备订货时尽量将挂杆陈列、搭配方式等体现在订货现场;
6)各门店店长看样选样并填写《门店订货单》,然后统一上交到各区域经理(主管);
7)各区域经理(主管)汇总《门店订货单》,形成《区域订货单》,统一汇总给商品中心;
8)商品中心组织商品开发所有人员,对订货的数据进行最终统计分析,及反映问题点进行修正;
9)商品中心组织品牌中心,运营中心相关人员,组成终审委员会,对本次内部订货会做总结,并本着订货与公司的战略目标和品牌定位相契合的原则,得出选款结论,形成选款报告,为商品采购计划及预算的制订做准备;
10)选款报告要包括选择该款的理由,该款的优点、缺点,该款的好品
◆工作重点
订货会的准备及进行
◆标准
有序,有效
品牌中心相关人、商品开发/设计人员、
监控部品类组长、
区域经理(主管)、
店长
《门店订货单》
《区域订货单》
《订货汇总表》
出商品采购计划及预算表
商品开发人员根据订货会统计与分析,以及公司的整体战略,填制商品采购计划及预算表并报相关人员审批
◆工作重点
品类、价格带、数量、采购时间规划
◆标准
最佳库存、成本控制及采购时间
商品开发/设计人员、采购、商品开发部经理、
商品中心负责人
《门店订货单》
《区域订货单》
《订货汇总单》
《商品采购计划及预算表》
1.1.3工具表单
1.1.3.1《供应商信息登记表》
同3.2.6.2《供应商信息登记表》
1.1.3.2《竞争对比分析表》
制表人
制表日期
要项
品类
企业
竞争对手1
竞争对手2
竞争对手3
备注
产品价格带对比
棉衣
羽绒服
休闲裤
牛仔裤
便西
西装
T恤
衬衣
夹克
鞋子
皮带饰品
羊毛衫
产品款色对比
棉衣
羽绒服
休闲裤
牛仔裤
便西
西装
T恤
衬衣
夹克
鞋子
皮带饰品
羊毛衫
产品总体风格对比
结论
1.1.3.3《会员动态分析表》
制表人
制表日期
序号
卡号
姓名
年龄
性别
职业
学历
收入
联系方式
会员积分
激活日期
总消费次数
总购物数量
总消费金额
消费商品编号
消费服装款式
原价
折扣价
消费地点
联系地址
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
备注:
消费地点:
门店编号
1.1.3.4《门店商品需求及市场情况反馈表》
制表人
制表日期
门店编号
门店名称
需求品类
货品名称
货品风格描述
价位区间
备注
1.1.3.5《样衣审核表》
制表人
制表日期
供应商编号
供应商货号
颜色
尺寸
面料
比例
板型
成本价
挂牌价
结论
备注
合计款色
审核:
日期:
审批:
日期:
1.1.3.6《门店订货单》
XX门店XX年XX季订货单
门店负责人:
日期:
门店名称:
电话:
发货地址:
货名
品类
企业货号
颜色
尺码
数量
单价
门店类别
合计
备注
1.1.3.7《区域订货单》
XX区域XX年XX季订货单
区域负责人:
日期:
区域名称:
电话:
货名
品类
企业货号
颜色
尺码
数量
单价
门店类别
门店
合计
备注
1.1.3.8《订货汇总表》
XX年XX季订货汇总表
制表人:
日期:
区域名称:
电话:
货名
品类
企业货号
供应商货号
颜色
尺码
数量
单价
金额
合计
备注
1.1.3.9《采购计划及预算表》
见附件
1.2新品采购
1.2.1新商品采购流程
1.2.2新商品采购流程关键步骤说明
步骤
操作规范/标准
责任部门/岗位
工具表单
供应商谈判
1)根据商品规划流程中所制订的采购计划,以及供应商准入选择流程选择至少3家合适的供应商,与之进行谈判
2)采购人员在谈判过程中的内容包括:
询价、议价、定价、质量、交货时间、供货能力、付款方式等
◆工作重点
与供应商的谈判技巧
◆工作标准
商品最佳的性价比
商品中心/采购
《供应商信息登记表》
《供应商准入评估表》
编制《采购申请单》
1)采购人员根据需要制定《采购申请单》,需包括:
物品名称、采购数量、码数,颜色、单价、金额等细节内容
2)采购申请单至少要提前2个季度进行编制。
◆工作重点
在充分询价,议价的基础上编制《采购申请单》
◆标准
最佳库存、成本控制及采购时间
商品中心/采购
《采购申请单》
《采购申请单》审核审批
1)《采购申请单》首先交给商品中心负责人审核,之后交总经办进行审批
2)审批不合格,采购必须重新进行编制《采购申请单》,必要时,需要重新找供应商进行谈判,然后编制《采购申请单》,重新进行审核审批。
◆工作重点
及时审批,通常情况下2天内完成审批流程
◆标准
最佳库存、成本控制及采购时间
商品中心商品开发经理
《采购申请单》
签订《采购合同》
1)根据《采购申请单》,制订《采购合同》,《采购合同》要采用统一格式
2)《采购合同》首先要经过商品中心负责人审核,之后交总经办进行审批和盖章。
3)《采购合同》要首先供应商盖章,然后快递或传真给企业总部进行审核,审批和盖章,禁止先企业在空白合同上盖章,然后才与供应商签订、盖章。
4)《采购合同》及订单要一式2份,供应商和企业各保留一份,其中合同正本上交给总经办保存,商品中心和财务中心保存复印件。
◆工作重点
物品名称、数量、规格,单价、金额等细节内容是否与审批成功的《采购申请单》一致
◆标准
合理、有效、具法律保护性
商品中心负责人
《采购合同及订单》
《采购《廉政协议》
新商品订价
填制《订价申请单》,报商品中心负责人及总经办相关负责人审核审批。
◆工作重点
商品定价
◆标准
合理
商品中心负责人、总经办
《订价申请单》
在系统录入商品信息
1)提前将商品的条码,货号,尺码、价格,颜色、款式,数量等基础信息录入系统,以便后期扫描入库和开转仓单。
2)将吊牌,包装袋等辅料送达工厂。
◆工作重点
信息录入
◆标准
准确
储运相关人员
跟单、验货
1)跟单人员要及时跟踪采购订单,了解生产、物流配送的进度,并且及时通知质检人员进行质检。
2)在新款商品到总仓之前,把商品信息及定价信息及时知会监控部和储运部信息人员,提前将商品信息数据输入系统,以提高作业效率。
3)预到仓时间要及时通知仓库相关人员,做好收货入仓准备
4)跟单、质检注意事项:
Ir>_2sTr_m
✓物料是否正确。
A{t_"M__-<
✓尺寸是否“准确”_x__3_6NL^
✓款式是否错误[Q_=4P*G}X
✓做工是否细致K_DX$.$
✓成品颜色是否“正确”)L|C'dJ ✓有无漏定物料{DS_yV: _ ✓物料是否能按预定时间到加工厂s_8_7_a% ✓时间上是否有问题)_X;9%__L7 ◆工作重点 及时了解、跟进采购订单的生产、质检、交货进度与具体时间 ◆标准 在货到总仓之前,要及时通知总
- 配套讲稿:
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