管理文秘第一章.ppt
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第一章秘书概述,LOGO,节次,第一节,秘书的含义,秘书的分类,秘书的层次,秘书的职业特征,一、秘书的含义,辞海:
1、职务名称之一。
2、官名。
秘书令3、使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。
4、宫禁里的藏书。
5、谶纬图箓等书。
辞源:
1、宫禁中的藏书。
2、掌典籍或起草文书之官。
(一)、中国古代:
宫中秘藏之书,1、东汉之前:
宫中秘藏之书,皇宫中的图书资料;,2、东汉之后:
桓帝设管理藏书的官府“秘书监”;,“秘书监”:
秘书令(长官)秘书丞(副职)秘书郎(分管者),3、唐朝:
具有了现代意义上的秘书的含义(“藏书”、“机构”和“人”);,
(二)、国外:
辅臣Secretary,1、Secretary(大写S):
“辅臣”,大秘书。
(2)现代:
主管政府政务的部长或常务副部长,如,欧美国家的国务秘书卿“(TheSecretaryofState)”;印巴的外交秘书是外交部的副部长;,
(1)原来:
是在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、宫廷内务的文职大臣;,2、secretary(小写s):
“辅助人员”,小秘书。
帮助上司处理文书和事务的人员;,(三)、行政职位:
我国从1923年中国共产党“三大”决定设立中央秘书(毛泽东);1949年后,各级政府均设立秘书,属于文职官员,秘书长属于政务类,一般秘书属于事务类;,(四)、社会职业:
政府、事业;企业、私人(属于第三产业服务行业),(五)一般定义,秘书是为政府机关、企事业单位、团体和个人在工作上提供辅助管理、综合服务的人员;,判别,下面这些人是秘书吗?
1、办公室主任2、魏忠贤3、校长助理4、史官5、潘基文6、司机7、军机大臣8、师爷9、管家10、菲佣11、杨修12、司马懿13、国务院秘书长14、图书馆长15、商鞅,二、秘书的类别,
(一)、从服务对象和经济来源划分:
公务秘书(officialsecretary)、私人秘书(privatesecretary),1.公务秘书:
为各级机关、企事业单位、社会团体服务,由组织和人事部门选调,从国家和集体领取薪金,在编制上属于该机关、单位的国家工作人员;,2.私人秘书:
为私营企业、外资企业等服务,由其聘请并支付薪金,不属于国家机关编制的个人;,少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书,也属于公务秘书;,
(二)、从具体的工作划分:
1.文字秘书:
公务秘书:
起草公文、综合情况、参与政策研究;私人秘书:
提供个人资料的起草等;,2.机要秘书:
管理领导的文电材料、密码、印章,负责领导文件的保密工作,承办领导交办的机密事项;,3.通讯秘书:
管理通讯事务以及各种通讯设施,如电话、传真、信笺、E-mail等;,4.信访秘书:
沟通领导同群众的联系,加速政策的落实等;,5.事务秘书:
负责总务、后勤等工作;,6.外文秘书:
负责口头以及书面的翻译等工作;,生活秘书:
负责领导的日常生活,一般为级别较高的领导配备;,三、秘书的层次,
(一)、我国秘书层次的划分:
1、从全国来看,秘书所在机关级别的高低:
中央:
高级秘书,正部级;省市:
中级秘书,厅局级;基层;初级秘书,处、科级但只是相对划分。
2、从所在的部门看,秘书所在机关内部的不同级别:
如省级,高级秘书:
秘书长、办公厅(室)主任;中级秘书:
文字秘书;基层秘书:
通讯秘书;,
(二)、英国秘书层次的划分(四个),1、行政级(administrativelevel):
政府首脑和部长的主要顾问和助手;专业出身,名牌大学毕业,政治中立,不参与政党活动;,2、执行级(executivelevel):
直接领导一定范围内的日常事务,一般毕业于行政学院,3、文书级(paperworklevel):
记录撰写、制定文件、统计资料;大专毕业;,4、助理文书级(assistantpaperworklevel):
打字、速记、缮印、接待等工作,高中毕业或经过短期训练者即可;,四、秘书的职业特征,1、服务的直接性:
(1)秘书工作内容和领导工作内容保持直接和一致;,
(2)秘书的工作内容由领导直接指派和安排,秘书直接向领导做请示和汇报;,(3)秘书工作直接对领导负责,成败得失与领导直接相关;,2、服务的稳定性:
Stability同时具备“业缘关系”与“人情关系”,3、知识化:
BasedonKnowledge“白领”WhiteCollar、“参谋”Brainman、“外脑”ExternalBrain、“智囊”Brainpower信息处理、现代办公设施、扎实的知识背景。
5、女性化:
BasedonFeminization,我国的男性秘书居多;世界范围,女性居多;善于并乐于做程序性、重复性工作,西方初级女秘书达到90%,职业化程度较高;,4、年轻化:
BasedonJuvenscence发达国家一般为20至35岁之间;,
(1)、主观上:
秘书工作可以看作是从操作层向管理层过渡的阶梯;,
(2)、客观上:
工作繁重,对体力、脑力要求较高,记忆力、灵敏性、反应性;,一、作用1、秘书人员的助手作用,第二节、秘书人员的作用和角色认知,2、秘书人员的参谋作用提供依据出谋划策3、秘书人员的耳目作用,4、秘书人员的桥梁作用,上情下达内情外达,下情上达外情内达,下情上达外情内达,上情下达内情外达,5、不管部作用6、窗口作用有什么样的领导就有什么样的秘书,接电话转达留言收邮件资料管理备茶起草文书接待来客,转达留言日程管理会议准备清扫办公室,上司不在擅自预约日程安排擅自改动日程安排就单位发展提出意见对上司工作提问擅自代理上司接待来宾询问会议内容询问出差理由、目的,二、秘书的角色1、角色认知秘书人员常扮演的六种角色,
(1)、秘书角色的重要意识心理意识A、主动工作意识B、参谋助手意识C、乐于奉献意识行为意识A、服从意识B、服务意识C、保密意识,
(2)、秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则思想一致原则知识互补原则相互信任原则相互适应原则人格平等原则维护团结原则,(3)、容易出现的误区主观态度上的问题服从和服务意识淡薄没有敬业精神,工作态度不佳保密意识差,导致泄密事件向上错位,擅作主张客观能力上的问题专业技能水平差各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差,秘书于雪的上司是财务部总经理周明。
这天上午十点左右,周经理对于雪说:
“我现在要去趟银行办点私事,估计个把小时回来。
”他刚走,公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理,说有几个财务数据要请他确认一下。
面对这种情况,于雪应该如何处理?
现在于雪有这么几种选择:
a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了,并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。
b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认,是否可以把这几个财务指标告诉自己,等周经理回来后马上向他。
c、告诉刘总说周经理外出了,估计一个小时之内能回来,并对刘总说:
“周经理一回来我马上转告他,让他与您联系。
”d、于雪回答:
“刘总,实在对不起,我不知道周经理做什么去了。
”e、于雪马上热情地说:
“刘总,周经理外出办事了,我请我们部的老王跟你说说可以吗”,案例分析:
第三节、秘书的基本素养,能力,情感,职业道德,性格,意志力,品质修养,1、秘书人员素养能力构成,一、秘书能力与性格,2、秘书人员的职业素养具有强烈的事业心,表现在:
具有坚定的信念要有较高的思想水平,3、秘书人员的职业性格,4、优秀秘书人员的性格塑造,1、情感修养注意三个方面内向与外向的结合,二、秘书情感和意志力,外向型的优点:
A、开朗活泼B、敏锐大胆C、善于交际,内向型的优点:
A、沉着B、冷静C、谨慎D、细心E、稳健F、持重,热情与沉稳的结合宽广与容忍,2、秘书人员的意志力修养,3、秘书人员的作风修养思想作风和工作作风正:
贤:
实:
真:
严:
细:
敏:
勤:
人际交往作风文明礼貌谦虚谨慎不卑不亢生活作风先公后私勤俭戒奢人格高尚,1、秘书人员的重要品质传统道德的延伸中华民族的道德修养观修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质有社会责任感对领导和团队忠心耿耿有敬业精神有认真的工作态度有任劳任怨的胸怀,三、个人职业道德品质修养,2、秘书人员的重要品质秘书人员的职业道德,B.恪守信用,克己奉公:
约定会晤、安排会议、收发文件等都应准时,如接受任务不能按期完成,应及时汇报,不能拖延或者擅自改变;不能滥用职权,谋取私利;,C.严守机密,提高警觉:
有意泄密与过失泄密,前者属于政治品质问题,后者属于工作态度问题;不该听的不听,不该说的不说,不该看的不看,不该写的不写;,A.忠于职守,甘于平凡:
忠于本职工作,忠于国家和本单位的利益;不越权,不以“二首长”自居;,D、善于合作:
与各方面都要搞好关系,E.文明礼貌,谦虚待人:
待人接物应注意身份,否则将影响单位或领导声誉,F、实事求是,
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