归档工作会议文件整理办法.docx
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归档工作会议文件整理办法.docx
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归档工作会议文件整理办法
2010年归档工作会议
文件整理办法
一、文书档案:
(一)总则:
1、归档文件:
指企业在职能活动中形成的、办理完毕的,应作为文书档案保存的各种纸质材料。
2、归档文件的整理单位:
归档文件以“件”为整理单位,一般每份文件为一件。
文件正本包括签发单与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件为一件,报表、名册、图册等一册为一件。
3、整理原则:
遵循文件形成的自然规律,保持文件之间的有机联系,便于文件的保管和利用。
4、分类办法:
采用年度----组织机构分类法,即首先按年度进行分类,在同一年度内再按不同机构进行分类。
(二)整理方法和程序:
1、收集:
由各部室内勤按照科室工作内容和计划、任务及归档范围,负责从本部室主任和各岗位人员手中收集平时形成应当归档的文件。
2、修整:
对不符合要求的归档文件进行必要的修整。
包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大文件进行折叠等。
3、装订:
归档文件材料修整完毕后,将同一份文件的不同稿本进行排序,一般是:
正文在前,附件在后;正本在前,发文稿纸(文件处理单)在中间,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转文在后;案件的结论及判决性公文在前,依据性材料在后。
排列好后以左上为齐,使用专用装订材料(可到公司办公室领取)进行重新装订,从实体上最终确定“件”的形态,以起到固定文件页次、防止文件张页丢失、便于保管利用的作用。
[注意:
在拆装整理中尽量保持档案的整齐,减少损害。
]
4、编页号:
文件中有图文信息的页面为一页。
归档文件上有页码时,无需重编;归档文件上无页码或页码不符时,需要编页码,一般使用阿拉伯数字。
每件从“1”开始流水编制,正面编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。
发文稿纸、文件签发单可放在最后。
5、分类:
按照不同的工作内容将文件分类,如党群工作类、行政管理类等等。
分年度,不同年度的文件和不同机构的文件不能放在一起。
6、排列:
同一部门或同一类别的文件,按形成的时间顺序结合问题以及重要程度进行排列。
同一问题形成的文件应排列在一起,会议记录、会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件应集中排列。
7、盖档号章:
一般盖在文件首页右上角的空白处,如果有文字要盖在空白处。
8、编号及填写有关内容:
归档文件的排列次序确定后应对归档文件逐件编号。
●全宗号:
统一填“45”。
●文件目录号:
在“室”编文件目录号一栏内填写年度。
馆编文件目录号在文件移交进馆时编制。
●件号:
文件的排列顺序号,填在“室”编一栏内,文件从“1”流水编号。
●期限:
文件按保管期限表确定的保存期限,即:
永久、长期、短期。
●页数:
文件以“件”为单位编制的总页数。
9、编目:
指编制归档文件目录。
文件目录设置的项目主要有:
序号、全宗号、归档年度、部门、件号、责任者、文号、文件题名、文件形成时间、档案实体状态、密级、保密期限、保管期限、页数、存放地点等。
●序号:
输入的先后顺序。
●全宗号:
统一填写“45”。
●归档年度:
统一填写“2009”。
●部门:
填写部室名称。
●件号:
文件排列的顺序号。
●责任者:
填写、制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,一般应使用全称或通用简称。
(一般要看文件的公章)。
以公司名义对外使用的文件,责任者使用“朝阳副食品总公司”。
●文号:
填写文件的发文字号,一般应照抄实录。
●文件题名:
即文件标题。
没有标题或标题不规范的,归档者应重新拟写,并加方括弧。
文件标题要求由三部分组成:
发文机关名称(作者)、公文主题(事由)、文种(公文名称)。
●文件形成时间:
按照文件实际形成时间,用8位数阿拉伯数字标注公元纪年,如:
2009年5月8日形成的文件填写为“20090508”,中间不加分割符号。
●档案实体状态可不填写。
●密级、保密期限可根据涉密文件的密级、实际情况填写。
●保管期限:
按确定的保管期限填写,即:
永久、定期[定期分为30年(长期)、10年(短期)]。
[注意:
与保管期限表保持一至]
●页数:
填写每一件归档文件的总页数。
●备注:
填写文件需说明的情况和问题。
10、装盒:
文件整理编目后,需要装盒,档案盒由档案室统一提供。
11、填写备考表:
档案装盒后每盒填写一张备考表,项目有整理时间、整理情况说明、整理人。
“整理情况说明”要填写盒内文件的数量、起止件号、整理质量及缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
12、向档案室移交:
档案室在检查质量的基础上,经核对无误,打印目录一式两份,办理移交手续,兼职档案员和专职档案员双方签字,移交文据各存一份。
(三)质量要求:
(1)归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
(2)反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
(3)归档文件的材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(4)归档文件中带字号的红头文件,必须使用公司文件版头纸印制并盖有公章。
归档材料应是最后的定稿,有日期、公章、领导人签发。
会议记录应有会议记录纸首页,并填写会议的主要议题。
文字资料、表格资料所有的文字、数字必须齐全,不丢项、不缺页,归档的协议必须填制完整,甲乙双方名称、要约内容、签订日期、公章、法定代表人签字等项目不可有缺失。
(5)归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
热敏传真纸不能直接归档,要复印后保存。
(6)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
(7)具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。
(8)档案部门接收档案时应全面检查归档文件材料的质量。
(9)交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。
二、照片档案:
(一)基本要求:
1、照片档案包括照片、底片和文字说明三部分。
2、照片冲洗加工后,由摄影者或承办部门整理并编写说明,向档案室移交归档。
3、每项活动一般选择反映主要内容的3-5张照片归档(反映重大活动的可根据实际情况选择若干张归档),底片(或数据底片)、照片、文字说明齐全,底片与照片的影像相符。
重要的照片,有照片无底片应复制底片,有底片无照片应复制照片。
4、每一活动照片应有总说明和分说明:
总说明包括事由、时间、地点、人物(姓名、身份及在照片中的位置)、背景、摄影者六要素。
总说明要准确揭示照片内容,文字简洁,语言通顺。
总说明填写在每组照片第一张的上方空白处,一般不超过200字。
分说明包括照片题名、照片号、底片号、参见号(与本组照片或本张照片有联系的其他门类档案的档号)和文字说明。
(二)整理方法:
1、原则:
照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为原则。
照片档案的底片与照片一同整理和存放。
2、照片的整理方法:
照片按年度----问题分类,即先将照片按年度分开,年度内再按问题区分排列。
照片排列以保持照片有机联系为原则,同一次活动产生的照片放在一起存放。
照片如有底片,底片需放入底片袋内与照片放在一起保管,底片袋的右上方应标明照片件号。
数据盘装盒存放。
三、会计档案:
(一)会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。
(二)分类:
会计档案分为四类:
1、会计凭证类:
包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2、会计账簿类:
包括总账、明细账(如现金日记账、银行存款账、经费支出明细账)、固定资产卡片、辅助账簿等。
3、财务报告类:
包括月报、季报、年报等。
会计报表,附表及相关的编制说明,文字补充材料,都应视为财务报告的组成部分,一并归档不要遗漏。
4、其他类:
包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案管理中的三种清册(或称目录)即:
会计档案移交清册,保管清册、销毁清册也属于归档范围。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为25年、15年、10年、5年、3年。
(三)整理要求:
1、凭证:
●按记账凭证的凭证编号顺序排列、防止漏号、颠倒。
●记账凭证所附的各种原始凭证(收据、发票等)要折叠粘贴整齐、规范。
●拆除金属物,装订采用线绳,凭证的厚度一般在1----2厘米。
●装订后要进行封装处理,并加盖经手人员章或财务专用章。
●填写凭证封面要项目齐全、规范清楚、并留出档号填写的位置。
2、账簿:
●区分会计年度。
●要填写账簿的扉页:
单位名称、账簿名称、编号、启用日期、起止页数、经管人员、日期、交接记录、会计主管人员、单位负责人的签章。
●订本账:
整理立卷应保留原有面目,不要拆除空白页;账内要有连续页码;账簿封面要加贴标签,填写要规范。
●活页式账:
会计年度结束后,将空白页撤除;编制页码;进行密封装订并在密封处加盖经手人员章或财务专用章;账簿封面填写规范,封底加备考表。
3、财务报告:
●要区分会计年度。
●财务报告有会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成,组卷时不要分开。
不同保管期限要分别组卷。
●案卷要编制页码。
●案卷开首要填写卷内文件目录,永久保管的财务报告案卷在封底前加填备考表。
●封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章,设置总会计师的单位,还须由总会计师签名并盖章,案卷装订的密封处要加盖财务专用章。
封面填写要规范。
●银行余额调节表和银行对账单的组卷方法:
要分别组卷,按产生的年度一年一卷或数卷。
卷内按时间顺序排列,编制页码,进行装订。
案卷封面要填写清楚、规范。
(四)归档办法:
会计档案采用类别----年度分类法,把全部会计档案按四类分开。
每类之下的档案再按会计年度排列,每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。
四个类别的档案分别编制四个流水案卷号,形成四本案卷目录。
(五)编制案卷目录:
每一卷(册)档案分别填写一条目录。
著录项目与文书档案相同的,输入方法同文书档案,不同的按实际内容填写:
●顺序号:
流水顺序号。
●类别:
填写该卷的类别名称。
如凭证、账簿。
●案卷号:
填写该卷档案的案卷流水号。
在一本案卷目录中,案卷号不重、不漏、不空。
●题名:
填写该卷的案卷题名。
题名要符合三要素的要求,即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。
如:
北京市朝阳副食品总公司2006年1月记账凭证
(1)
●保管期限:
即永久、25年、15年等。
●起止年月:
填写该卷档案所涉及的有效起止时间。
●页数:
填写该卷档案有效的页数。
如订本账共有100页,但实际使用了35页,应填写“35页”。
本文未涵盖的档案种类,归档方法参见《档案管理办法》或与办公室联系。
北京市朝阳副食品总公司
二O一O年三月十五日
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