19企业采购管理制度.docx
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19企业采购管理制度
采购管理
制度
编制:
王建民
审核:
批准:
受控状态:
受控
持有者:
分发号:
2013-11-5发布2014-01-01实施
一、目的:
为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度的审批;
2、财务总监负责采购管理制度的审核;
3、综合管理部负责采购管理制度的制定。
4、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由企管部负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由综合管理部负责。
四、采购原则
1、询价比价原则
物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、一致性原则:
采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。
在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。
如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5%。
3、低价搜索原则:
采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。
4、廉洁原则:
(1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。
(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
(3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
(4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
5、招标采购原则:
凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。
对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。
6、审计监督原则:
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。
对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
五、采购价格管理
1.1.制定目的
为确保材料高品质低价格
从而达成降低成本之宗旨
规范采购价格审核管理
特制定本规章
1.2.适用范围
各项原物料采购时价格之审核、确认除另有规定外
悉依本规章处理
1.3.权责单位
1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作
2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准
2.价格审核规定
2.1.报价依据
1)总工办提供新材料之样品和技术图纸等资料
作为采购部成本分析之基础
也作为供应商报价之依据
2.2.价格审核
1)供应商接到规格书或者产品图纸等相关要求后
于规定期限内提出报价单
2)采购部一般应挑选三家以上供应商询价
以作比价、议价依据
3)采购人员以《单价审核单》一式三份呈部门主管(经理)审核
4)采购部主管审核
认为需再进一步议价时
退回采购人员重新议价
或由主管亲自与供应商议价
5)采购部主管审核之价格
并呈总经理确认批准
6)总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价
7)《单价审核单》经核准后
一联转财务
一联由采购部存档
一联转供应商
8)针对涨幅频繁的产品,财务部应按采购合同作为结算单价.(注意采购合同必须有供应、需方公章并且有采购负责人签字),另外财务根据成本分析对此类产品应做最高采购限制。
2.3.价格调整
1)已核定之材料
采购部必须经常分析或收集资料
作为降低成本之依据
2)本公司各有关单位
均有义务协助提供价格信息
以利采购部比价参考
3)已核定之物料采购单价如需上涨或降低
应以《单价审核单》形式重新报批
且附上书面之原因说明
4)单价涨跌之审核流程
应同新价格审核流程
5)在同等价格、品质条件下
涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作
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6)为配合公司成本降低策略
原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合
7)采购数量或频率有明显增加时
应要求供应商适当降低单价
。
六、采购品质管理
1、制定目的
规范采购过程的品质管理规定,使采购品质管理有章可循。
2.适用范围
本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理,除另有规定外,悉依本规章执行。
3.采购品质管理规定
文件资料要求
物料订购前,技术部应提供下列文件资料,或在订购单、采购合约内予以明确规定:
(1)订购物料之规格、图纸、技术要求等。
(2)产品技术精度、等级要求。
(3)各种检验规范、标准或适用规格。
合格供应商之选择
物料采购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。
品质保证之协定
原材料之采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:
(1)供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
(2)供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。
(3)供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
(4)接受本公司必要之供应商调查、评鉴。
进货验收之规定
供应商提供之物料,必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:
(1)采购员需确认订购单、供应商、到货日期、物料的名称与规格。
(2)仓库管理员需确认数量。
(3)品质部需确认品质检验并填写检测报告。
(4)检验合格后由仓库办理入库手续。
退还不合格品
对检验合格物料,入库后应予以明确标识,以确保后续品质之可追溯性(如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、检验人员等级料之标注,以便追溯、区分、使用之方便)。
品质纠纷处理
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。
具体规定如下:
处置依据
以双方事先约定之品质标准作为处置依据,并于订购单上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的,原则上以本公司之要求为依据。
采购物料退货与索赔
(1)不合格的采购物料应由质检员开具不合格检验报告后由仓管员清点整理后,并把《不合格检验报告》、《到货单》传递至采购部由采购员跟供应商沟通,且采购员必须在一个工作日内给仓库明确的退货时间、退货方式。
(2)外协送货时己确认为不合格品,检验需开《检验报告单》交由仓库,并且仓库需通知仓库。
订制品之退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
(3)针对生产过程中遇到的大批量采购不合格品,需车间主任上报检验员,由检验员开具不合单,由检验员跟采购沟通处理并以《联络单》形式告知处理结果。
(4)确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,另觅供应商。
采购其他索赔根据合同规定进行索赔
六、采购流程
1、采购申请:
物品需求部门根据生产或经营的实际需要,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。
按采购申请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购。
各审核环节对采购申请提出议异者,应于1个工作日内将意见反馈给申请部门。
2、询价比价议价:
(1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。
(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。
(3)属下列情况者,无须进行比价、议价:
独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。
3、样品提供和确认:
(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
(2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。
4、供应商选择:
新供应商必须填写《供方调查表》,由采购员进行核实。
《供方调查表》应包括以下主要内容
(1)公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。
(2)公司概况,如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。
(3)设备状况。
(4)人力资源状况。
(5)主要产品及原材料。
(6)主要客户。
(7)其他必要事项
采购人员须建立供应商信息台帐。
5、合同签定:
(1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。
(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。
6、进度跟催
(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应。
(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前最少一个工作日通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。
7、验收入库:
1外购外协件入库
1.1.供应商交货时凭《送货单》向采购员申请办理入库手续,必要时需提供《采购合同》或者填写相对应的采购订单号。
1.2采购员将供应商提供的《送货单》与本公司《采购合同》(或采购明细表)进行核对,确认供应商所送物料的规格型号、名称、数量等是否与《产采购合同》相符,是否有超交现象,并开出采购《到货单》,到货单应以打印出来的方式交由外协签字后传递到仓库,再由仓库主管以电话通知的方式传递检验由其进行检验。
2验收检查:
检验员接到通知后,依据《检验管理办法》、检验员按检验文件规定进行检验或验证,对检验结果作好记录,并出具填写检验记录《进货检验记录表》,验证资料应附于检验记录表后,判定合格时,由进料检验人员在《送货单》上盖“合格”印章并签名,并反馈仓管人员办理入库手续,经检验不合格的产品,放置在不合格品区或挂不合格牌,按《不合格品管理办法》规定进行处置。
3采购退货
(1)己入库的不合格的采购物料应由质检员开具不合格检验报告后由仓管员清点整理后,并把《不合格检验报告》、《到货单》传递至采购部由采购员跟供应商沟通,且采购员必须在一个工作日内给仓库明确的退货时间、退货方式。
(2)外协送货时己确认为不合格品,检验需开《检验报告单》、《不合格评审单》连同《到货单》传递至生产部,由生产部和采购沟通后要求外协退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
(3)针对生产过程中遇到的大批量采购不合格品,需车间主任上报检验员,经检验员开具《不合格评审单》后,车间主任按规格分类且连同《产品退货单》交由仓库主管清单数量,然后再由检验员跟采购沟通处理并以《采购退货单》形式告知处理结果。
(4)确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,另觅供应商。
(5)针对外加工产品的不合格时,检验员需开《不合格评审单》,并把《不合格评审单》传递至生产负责人。
8、对帐付款:
采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。
9、采购流程图:
(附后)
六、考核:
凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。
七、本制度解释权归综合管理部,自公布之日起执行。
八、本制度附件:
1、《请购单》
2、《询价记录表》
采购流程图
流程
作业要求
记录表单
责任单位/人
1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单
请购单
需求部门
1、接收已核准的请购单
请购单
采购员
1、采购人员依需求缓急,参考采购历史记录或供应商所提供的资料,至少精选两家以上供应商进行比价和议价
询价记录表
采购员
1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则
申请单
采购员
1、依优质低价原则进行选择
询价记录表
需求部门/企管部/采购员
1、依据供需双方确定的条件签订合同
采购合同
采购员
1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认,发生异常及时处理
采购合同
采购员
1、按采购需求进行验收,办理入库手续
到货单
库管员
/需求部门
检验员接收到采购到货单后开始检验,并开具检验单
检验报告单
检验员
仓库根据检验员开具的检验报告单做入库或者退货处理
采购入库单
记账员
《采购入库单》必须在一个工作日内和《检验报告单》送至采购部开具系统发票
采购发票
采购员
2、采购员根据库管员提供的相关资料上交财务,由财务进行核实对账
应付账款
财务会计
请购单
申请单位:
申请日期:
年月日编号:
序号
物品名称
图号
缓急程度
规格型号
单位
需求数量
用途
需用日期
库存
请购数量
备注
经办人:
部门负责人:
申请部门分管领导:
总经理:
库管:
询价记录表
编号:
序号
物料名称
规格/质量标准
付款及开票方式
单位
数量
单价
合计
报价单位
报价人
联系方式
拟定
供应商
采购员:
采购部门负责人:
分管领导:
财务总监:
总经理:
采购物品验收单
编号:
序号
品名
规格型号
单位
数量
验收意见
请购单号
验收部门负责人:
验收经办
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