内控销售收款管理.doc
- 文档编号:1779979
- 上传时间:2023-05-01
- 格式:DOC
- 页数:31
- 大小:189KB
内控销售收款管理.doc
《内控销售收款管理.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《内控销售收款管理.doc(31页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
《內控制度》《銷售及收款循環》
訂單銷售及收款循環(總說明)
編號
版本
日期
CS100
1.0
2016/06/17
內部控制制度
《銷售及收款循環》
文件管制等級:
□管制文件 □非管制文件
文件履歷紀要頁
文 件 發 行 單 位
文 件 管 制 等 級
管理代表
□管制文件
□非管制文件
文 件 履 歷 紀 錄
版次
修 訂 內 容
核准
權責
編撰
日期
0
第1版(新發行)
1.總則
1.1.制定目的
為促使本公司「內部控制」(InternalControl)之「銷售及收款循環」(Sales)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關單位遵循。
1.2.適用範圍
凡本公司有關「內部控制」之「銷售及收款循環」作業程序與控制重點,悉依照本文件之規範辦理。
1.3.權責單位
業務、財會部門為本文件之權責單位,權責單位主管經承認部門授權,負責本文件管制,並確保依本文件規範作業。
2.銷售及收款循環
2.1.循環圖
【見】(資料1)「銷售及收款循環圖」。
2.2.循環作業
本循環之各項作業:
1)銷售預測作業(CS101),另訂之。
2)銷售計劃作業(CS102),另訂之。
3)訂單處理作業(CS103),另訂之。
4)徵信作業(CS104),另訂之。
5)營業員管理作業(CS105),另訂之。
6)交貨作業(CS106),另訂之。
7)發票開立與作廢作業(CS107),另訂之。
8)應收帳款作業(CS108),另訂之。
9)客訴處理作業(CS109),另訂之。
10)售後服務作業(CS110),另訂之。
11)簽證押匯作業(CS111),另訂之。
12)收款作業(CS112),另訂之。
13)銷貨折讓作業(CS113),另訂之。
14)差異分析作業(CS114),另訂之。
3.附則
3.1.制修廢與頒布實施
本文件屬管理文件,經「經營會議」審議後,呈總經理核准承認,並交權責單位頒布公告實施;修訂或廢止時亦同。
3.2.編號、版本、日期、頁次/頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次/頁數等項,見本文件之頁首與頁尾。
3.3.附件
3.3.1.相關資料
(資料1) 「銷售及收款循環圖」
(晟汛有限公司 發行)
頁次
4/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
訂單銷售及收款循環(總說明)
編號
版本
日期
CS100
1.0
2016/06/17
(資料1) 「銷售及收款循環圖」
客戶開發
CS101
←-┐
銷售預測
|
|
|
|
↓
供應商開發
|
CS102
CS103
←-┴---
銷售計劃
┌---
訂單處理
┌---
|
|
|
|
|
|
↓
|
↓
|
CS105
|
CS104
財務審核
┌---
---┴---
營業管理
←-┘
徵信
------→
|
|
┌---
--------
---┬---
--------
---┘
|
↓
↓
|
CS107
CS106
|
發票開立
與作廢
交貨
|
|
┌---
--------
---┼---
--------
---┐
|
↓
↓
↓
|
CS110
CS109
CS108
|
售後服務
客訴處理
應收帳款
|
|
┌---
---┴---
--------
---┘
|
|
|
┌---
--------
---┬---
--------
---┤
|
|
↓
↓
↓
|
|
CS113
CS112
CS111
|
|
銷貨折讓
收款
簽證押匯
|
|
|
|
|
|
|
↓
|
├---
--------
---┴---
--------
---┘
CS114
|
|
差異分析
←-┘
|
←------
---┘
(晟汛有限公司 發行)
頁次
5/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
訂單銷售預測作業
編號
版本
日期
CS101
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1)預測未來三~五年變化,對產品銷售之影響。
2)由供應商、客戶、產業本身、替代品與產業潛在進入者等方面著手預測及瞭解。
3)對未來狀況作一瞭解後,應就自身優勢與劣勢以及外界機會與威脅等方面擬定未來方向。
4)未來方向確定後,考慮自身資源人力、財力,擬出銷售策略以達成目標。
第2節控制重點
1)預測時應考慮政治、文化、經濟層面。
2)預測應分長、中、短期,並根據情況變遷隨時修正。
3)以整體觀念為起點,不僅衡量公司內在情況,也評估公司外界整體經濟因素之影響。
4)應重新考慮各種變數,而非全部沿用歷史資料為判斷依據,以求更符合實際現況。
5)各層面的銷售預測應有根據資料,不可憑空想像。
6)銷售預測是否定期檢討及修正。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
6/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
訂單銷售計劃作業
編號
版本
日期
CS102
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1)銷售計劃之作業應包括下列內容:
A)市場展望設定。
B)新市場開發計劃。
C)新產品開發計劃。
D)舊產品淘汰計劃。
E)新客戶開發與舊客戶淘汰。
F)廣告及其他銷售推廣策略。
G)售價策略。
H)授信及帳款回收政策。
I)營業人員之考評、增減及異動。
J)產品銷售費用之限制。
K)本年度營業方面可能遭遇的困難及其克服對策。
2)銷售計劃最後之定案與各種業績指標製定以及各單位預算,應具有相輔相成關係。
第2節控制重點
1)銷售計劃應儘可能數量化,以利評估測量。
2)編估銷售目標應考慮企業內外環境之可能影響,並切合實際,在現有客觀情況下有達成之可能,同時具有挑戰性及主動性。
3)銷售預測之編製應由各有關單位共同參與,並加乘企業經營者之企圖心。
4)每季結束後,應將實際業績與預算目標確實比較,檢討得失,採取對應行動。
5)執行預算時應經常比較現時環境與原始情況,如有顯著差異者,應即時修正。
6)各層面的銷售計劃應有實際數據資料,不可憑空想像。
7)銷售計劃應定期檢討及修正。
第3節相關資料
「銷售預測」等。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
8/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
訂單處理作業
編號
版本
日期
CS103
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1.存貨生產(採購)接單
1)業務單位接獲客戶「訂貨單」後,首先檢查「訂貨單」之各項條件齊全與否,訂購內容是否清楚,若有塗改應蓋章確認。
2)查看是否仍有庫存,若無庫存由業務人員告知客戶,與其洽商延期交貨或再討論交易內容。
3)若仍有庫存,且其願享現貨庫存付現金,或經信用評估後須付現,則交貨時收現處理。
2.訂貨生產(採購)接單
1)業務單位接獲客戶樣品訂單(或樣品要求)及「詢價單」。
2)將樣品交由製造(採購)單位取樣及樣品分析。
3)製造單位將製作(採購)好的樣品、「成本分析報告」,及可能需要之製造(採購交貨)時程,一同交給業務單位
4)業務單位將製作好的樣品交與客戶確認,並商議交期。
5)客戶同意交期,並同意接受所交付的樣品,公司業務單位報價並同時取得訂單。
6)若不同意樣品,則由業務單位再交由製造(採購)單位另行修改。
7)若不同意交期,則再與製造(採購)單位及客戶洽商。
8)同意樣品及交期後,業務單位依據製造(採購)單位之「樣品成本分析報告」,再加計運費、保險費、各項費用及預期利潤,訂出售價,商管並填製「報價單」交由主管核准。
9)業務單位主管同意售價,簽准「報價單」後,則由主辦業務人員向客戶報價。
10)若客戶接受報價,業務單位接獲客戶訂單後,首先檢查「訂貨單」各項條件齊全與否,訂購內容是否清楚,若有塗改應蓋章確認。
11)對於客戶所下「訂貨單」之訂購種類、數量、規格等各項要求,由業務單位視狀況決定是否要預收部份或全額貨款。
12)若有預收貨款,則依預收款項作業規定。
13)若無預收貨款,則作信用調查及授信審核。
第2節控制重點
1.訂貨單處理
1)接受「訂貨單」核章手續必須齊全。
2)「訂貨單」塗改是否有蓋章或註記。
3)業務人員「報價單」應依規定辦理,售價應由生產、採購、商管等考慮估計成本之正確性,並加計合理利潤。
4)核准售價不能超過規定權限。
5)業務人員與客戶談妥交易是否經客戶確認,交期進度應列入控制。
6)財務、採購部門負責單位售價、總價等計算是否正確。
7)業務與客戶之優惠條件與應符合公司規定。
8)供貨品質,交易條件必須符合公司配合能力。
2.訂單變更
1)「訂貨單」變更時,應立即反應處理。
2)受訂後在未製造(採購)前,理由正確才准予受理作廢。
3)訂貨後經製造而必須取消時,不論是銷售或客戶因素,均應查明該「訂單」內容是否有取消條款,並查明損失處理情形。
4)修改「訂單」或「訂單」作廢相關會辦單位應合力妥善處理。
5)「訂單」修改內容是否合理。
6)「訂單」修改日期是否在送貨日期之後。
7)若修改單價或數量比原來多時,要查其是否補開發票。
第3節相關資料
「訂單」、「詢價單」、「成本分析報告」、「樣品成本分析報告」、「報價單」等。
(晨汛有限公司 發行)
頁次
11/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
訂單徵信作業
編號
版本
日期
CS104
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1)若客戶並非付現,而採信用交易(月結付款)者,則先調閱往來「客戶資料」,有無過去往來紀錄。
2)若為新客戶,則由業務單位填妥「客戶資料」,送授信單位審核。
3)授信單位接獲業務單位之資料後,再深入調查「客戶資料」及交易紀錄狀況。
4)授信單位將資料整理評估後,決定授信額度上限。
5)若授信單位經評估後,認為此客戶信用不佳,可與業務單位聯繫,討論是否要接受「訂單」。
6)若雖信用評估不佳,但仍接受此「訂單」,則由授信單位決定是否要求擔保抵押或保證,或是要求現金付款。
7)若接受擔保或保證條件時,由業務單位追蹤及初審客戶設定擔保或保證作業。
8)抵押保證事宜初步辦理妥當後,將資料再由授信單位審核。
9)若通過則由授信單位評估後,給予信用額度。
10)若未通過,則授信單位決定是否再增加擔保品或保證,還是要求貨到付現。
11)客戶「訂貨單」金額未超過信用額度,則接受此「訂貨單」並出貨。
12)若「訂貨單」超過信用額度,則再交由授信單位審核信用,是否增加額度。
13)額度若有更動,仍須經由上述授信過程。
14)收款人員應將客戶之信用及付款資料,交由授信單位歸檔及整理,以更新客戶信用額度。
第2節控制重點
1)必須建立「客戶資料」檔案,登記有關交易情形、財務及信用狀況。
2)客戶授信總額之擬定,是否考慮對方之資本額、營業情形、損益情形、創業期間、信用、保證及抵押額度等內容。
3)必須辦妥保證者,是否至少每年重新辦理對保工作,並由第三者每半年對保一次。
4)對於未辦妥手續或超過授信總額者,其出貨應經特案核准。
5)對新增客戶或轉向他公司購貨者,必須分析其變更原因,並檢討改進。
6)對於市場資料之蒐集是否充分,範圍包括供需量之變遷、產品技術之革新、競爭者之策略等。
第3節相關資料
「客戶資料」、「訂單」等。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
13/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
業務管理作業
編號
版本
日期
CS105
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1)訂定個別業務員之業績目標(年、月、周)。
2)訂定「業務員工作標準話術準則」。
3)訂定業務員績效獎勵制度以激勵業務員之工作意願。
4)設計完整訓練計劃,使其有自信及能力面對客戶。
5)重視職業道德教育,強調操守重要。
6)強調自動自發自我管理。
7)每日由業務員填製「營業日報表」。
8)每週、月結算業務員業績,並將與目標的差距告之,促使其自我激勵。
9)定期結算業績並發放績效獎金。
10)定期分析單位別及各業務員別之實績、損益,並製年度銷售比較表。
11)就個別業務員別,作「業務員活動分析表」、「業務員績效分析表」。
12)業務員每月底填製下月份之「客戶預定拜訪表」,藉以安排日程及出差日期。
第2節控制重點
1)業務員個別目標之製定是否合理。
2)營業員區域或線路劃分是否恰當。
3)「客戶預定拜訪表」是否有填製,是否確實執行預定進度。
4)有無浮報差旅費、交際費之情形。
5)業務員本身能力及訓練是否足夠。
6)業務員是否夠積極、主動。
7)業務員之各種激勵制度,是否具有足夠誘因。
8)業務員與客戶往來是否誠實,對公司是否忠誠。
第3節相關資料
「業務員工作標準話術準則」、「營業日報表」、「業務員活動分析表」、「業務員績效率分析表」、「客戶預定拜訪表」。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
15/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
交貨作業
編號
版本
日期
CS106
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1.交期管理
1)以業務單位與客戶協調之交貨(或裝船)日,為交期管理之管制基準。
2)將各「訂貨單」之預定交期依日期排列,並註明內外銷別。
3)通知倉儲單位各批貨品交期、交貨地點、貨品種類等。
4)若為外銷,則在交運前七日,準備報關文件及出貨手續;若為內銷,則在交運前二日,準備出貨手續。
2.出庫排程
1)倉儲單位將各業務單位通知之各批貨品交期彙總,安排出貨日期。
2)依出貨日期、貨品種類、交運種類等,安排出庫日程及出庫事宜。
3)在預定出貨日期,將準備交運貨品打包好,預備裝車工具,並聯繫運送工具及物流貨運單位。
3.出庫紀錄
1)依「客戶出貨單」出庫。
2)成品出庫時依品名、規格不同,登錄庫存明細帳。
3)出庫時,警衛依「客戶出貨單」或「配貨單」放行貨車,並將車號登入進出倉紀錄簿。
4)內銷貨品,貨到客戶簽收後,回條由物流貨運單位取回,交與營業單位。
5)財會單位依據「客戶出貨單」入帳,列記應收帳款及銷貨收入。
4.外銷裝船
1)營業單位將備妥之報關文件及裝船(裝機)文件,交由報關行或自行報關。
2)外銷貨品運至碼頭或機場後,由船公司或空運公司開出裝船(裝機)證明後,貨運單位將各項裝船(裝機)文件攜回,交給營業單位。
第2節控制重點
1)受訂交貨應列進度表控制,必須準時交貨,如有逾期,應檢討未交貨原因,並提出改善對策。
2)製造(採購)單位對於客戶要求之交貨日期,如無法於預定日期完成,或無法依排程製造(採購)時,必須即時反映業務單位處理。
3)交貨之種類、數量應與客戶「訂貨單」、「出貨單」上之內容一致。
4)交貨之商品種類、數量應用電子條碼掃描工具(條碼掃瞄機)覆核查驗,以免人工誤判內容差異。
5)預備交運貨品應與其他庫存品分開置放;貨品打包時,包裝應符合訂單要求,各項資料應填寫清楚。
6)客戶退貨應於交運開立發票日起算六十天內辦妥,並送財會單位辦理抵繳營業稅;退貨原因及改善對策必須辦理客訴處理報告。
第3節相關資料
「訂貨單」、「出貨單」、「配貨單」等。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
17/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
發票開立與作廢作業
編號
版本
日期
CS107
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1.開立發票
1)出貨時即開出「發票」,開立時須符合營業稅法規定。
2)「發票」內容與送貨內容須相符。
3)將「發票」號碼填於「出貨單」。
2.發票作廢申請
1)收回原「發票」填寫「發票作廢申請書」,並由客戶簽章。
2)「發票」作廢申請理由包括有:
A)「發票」內容開錯者。
B)「發票」所載數量與客戶簽收數量不符者。
C)因故遭受退貨者。
3)原「發票」取回,若為當月份「發票」,則直接訂於存根聯上加蓋作廢章,始可另開新「發票」。
4)於原「出貨單」與作廢「發票」上註明新開立「發票」號碼。
5)「發票作廢申請書」須歸檔處理。
6)若為已申報營業稅之「發票」,應附客戶簽章之證明書及原「發票」向稅捐機關申請專案辦理營業稅扣抵或退回。
第2節控制重點
1)「發票」之開立,應依營業稅法「營業人開立銷售憑證時限」規定辦理,內容應與「出貨單」相符。
2)財會單位應俟原「發票」之收執聯及扣抵聯收到後,才將「發票」作廢,重新開立正確「發票」;同時有關單據另卷保存,以便檢討核對「發票」作廢原因。
3)注意有無跳開「發票」情形,空白及作廢「發票」應適當保存,以便連號控制、勾稽。
第3節相關資料
「發票」、「出貨單」、「發票作廢申請書」等。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
19/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
應收帳款作業
編號
版本
日期
CS108
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1)會計人員根據「出貨單」會計聯以及「發票」,製作傳票登入客戶別「應收帳款明細帳」。
2)「出貨單」客戶聯經客戶簽收後,交由業務人員按時收款。
3)月結客戶結帳,由會計人員提供業務員(客戶別)「應收帳款明細表」,由營業主管核對尚未收款之客戶簽收聯與「應收帳款明細表」二者是否相符,不符應即追查原因。
4)業務人員收到客戶款項,填寫「繳款報告單」,經出納人員簽收無誤後交由會計人員沖帳。
5)財務部每月編製「應收帳款帳齡分析表」,並將超過一般週轉期或規定期限尚未收現者,列表註明債務人、金額及原因加以查明。
6)財務部核對應收帳款明細客戶與繳款明細表、總分類帳暨有關憑證是否相符。
7)定期向債務人函證應收帳款餘額。
8)確定備抵呆帳之提列是否適當足夠,已確定之壞帳是否轉列損失。
9)呆帳沖銷應收帳款,須經主管核准。
10)因銷貨退回及折讓所發生之應收帳款減少,須經主管核准。
第2節控制重點
1)「應收帳款明細帳」與未收款之「出貨單」上客戶簽收必須相符。
2)「銷貨明細表」應與「收款報告單」相符。
3)逾齡之帳款是否查明原因。
4)退貨必須扣抵應收帳款。
5)每期均應提列備抵壞帳,金額力求最小,呆帳沖銷應經核准。
6)異常帳款發生後,應依公司規定迅速處理,並確保公司債權。
7)異常帳款發生原因必須詳細分析檢討,並採取各種防範改進措施。
第3節相關資料
「出貨單」、「發票」、「應收帳款明細帳」、「應收帳款明細表」、「繳款報告單」、「應收帳款帳齡分析表」、「銷貨明細表」等。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
21/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
客訴處理作業
編號
版本
日期
CS109
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1.客訴發生
1)有客訴問題發生時,先由業務單位了解事情發生狀況。
2)若狀況並不是很嚴重,或事故發生原因很常見,由業務單位便可判斷責任歸屬時,即由業務單位主管判定是否為公司責任。
2.責任判定
1)當發生事故原因並不常見,須進一步研究或者事故損壞情形非常嚴重需詳加探究者,則由後勤管理單位詳加研究調查後,判定責任歸屬。
2)若最後判定原因非為公司的責任時,通知客戶,告知其原因以及公司不理賠之理由。
3.處理意見
1)若判定為公司責任時,則由業務單位填妥「銷售事故報告單」,附上後勤管理單位檢驗結果,會同財務單位、法務單位,商計處理方法。
2)將決定之處理辦法,附於「銷售事故報告單」,交由業務單位主管審核。
3)若審核意見不同意,應說明原因理由交回業務、管理、與法務等單位再行協議。
4)若同意上述處理意見,則通知客戶。
5)若客戶不同意處理方式,由業務單位反映客戶意見後,由上述等單位再協議。
6)若客戶同意上述處理方式,達成共識,則視規定為換貨或理賠之處理。
4.退貨
1)退貨時,由業務單位至客戶處將退回商品取回。
2)依退回商品狀況、退貨相關規定或處理意見決定退貨價格、數量。
3)填寫「退換貨報告單」。
4)將商品退回倉儲單位。
5.理賠
1)若需理賠,由財務單位辦理理賠手續。
2)依客訴處理規定,計算索賠或折讓。
6.做成紀錄
1)將上述銷售事故自發生到退貨理賠,依事件別,登載於「客訴紀錄簿」。
2)將各項客訴紀錄整理分析,作為產品設計或製造(採購)等參考。
第2節控制重點
1)對於客訴案件,應作迅速妥當之處理;對顧客質疑事項,應作適當說明;對客戶所提意見,應分類統計並分析檢討。
2)客訴問題發生,責任應明確歸屬,理賠金額力求合理,手續必須完備。
3)退貨發生應按規定扣減績效獎金,退貨應按規定折價登帳,查明有無特定客戶之退貨次數較多。
4)退貨之原發票必須即時收回,每筆退貨均交由財會單位及倉儲單位登帳,對退換之貨品應依規定調整內容。
5)對於理賠案件,必須詳加檢討,並採取適當之改進措施;對於銷售事故須獎懲者,亦應確實執行。
第3節相關資料
「銷售事故報告單」、「退換貨報告單」、「客訴紀錄簿」等。
(晟汛有限公司 發行)
頁次
23/31頁
《內控制度》《銷售及收款循環》
售後服務作業
編號
版本
日期
CS110
1.0
2016/06/17
第1節作業程序
1)交貨時,依「保證卡」編號建立「服務卡」,登錄維修紀錄。
2)須定期維修部份,依所在定點及維修日期安排時間表,照表維修並記錄維修情形及產品狀況。
3)服務裝備妥善保管使用,並定期保養維修。
4)定期檢討服務績效及顧客滿意度。
第2節控制重點
1)服務材料、工具、設備與各項實物是否與帳面相符。
應按期檢修者,是否徹底執行。
2)
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 内控 销售 收款 管理
![提示](https://static.bingdoc.com/images/bang_tan.gif)