某某股份有限公司印章管理办法.docx
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某某股份有限公司印章管理办法.docx
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某某科技股份有限公司印章管理办法
文件编号:
拟文日期:
20//
文件类别:
制度规范
拟文人:
审核/日期:
批准/日期:
收文人:
全体员工收文部门:
公司各部门抄送:
■传阅□阅后存档□保密/期限页数:
4页
附件:
《公司印章保管人情况表》
某某股份有限公司
印章管理办法
一、总则
1.目的
为了规范公司印章的管理和使用,根据公司实际情况特制定本管理办法。
2.印章的定义
本管理办法所指的印章是指,在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文本上,因工作需要以公司名义证明其法律效力、权威作用或为了标识、提示而使用的印章,一般包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章、海关报关章等。
3.责任部门
3.1法务部是公司印章的管理部门,负责印章的刻制、销毁、封存、保管(商务部、财务部负责保管的印章除外)、用章审批及统筹管理工作。
3.2商务部是公司公章、法人签名章、合同专用章的保管及使用管理部门。
3.3财务部是公司财务专用章、法人人名章、发票专用章的保管及使用管理部门。
二、印章的刻制
刻制印章由需求部门发起《公司印章刻制/销毁/封存审批单》OA流程,经印章需求部门负责人、法务部负责人及两个部门的分管副总裁审核批准后,由法务部负责印章的刻制及政府主管部门的备案工作。
三、印章的保管
1.印章刻制完毕当日交相应责任部门进行保管,交章人与印章保管人办理交接手续。
2.责任部门应指定印章保管人,印章应严密上锁,严禁私自交他人代为保管印章。
3.印章丢失或被盗应立即上报部门负责人,并同时知会法务部。
4.法务部负责留存公司历史及现存印章的彩色图样,并对公司印章所属公司、印章准确名称、数量、刻制日期、保管人进行详细记录,做好公司内部备案工作。
四、印章的外借及使用
1.除公司另有规定的,外借或使用印章的,应由需求人发起《公司签章使用审批单》OA流程,写明使用事由、签章所属公司、签章类型、签章文件名称、份数、使用形式,并上传签章文件作为OA流程的附件。
2.使用印章的,《公司签章使用审批单》OA流程由需求人直接上级以及法务部审批;外借印章的,《公司签章使用审批单》OA流程由需求人直接上级、隔级上级以及法务部审批。
分管副总裁对负责部门审批权限有特别要求的,按其要求执行。
3.《公司签章使用审批单》OA流程审批人员应在流程到达本人节点后半日内完成审批,审批通过后,印章保管人应在半日内与需求人联系,并根据沟通情况安排盖章或印章使用及外借。
4.外借印章的,需求人应在OA流程上写明印章外借的期限,并应当日返还。
如特殊情况无法当日返还的,应在申请时说明原因。
5.印章保管人应严格控制印章的外借期限,如在审批的外借期限内未及时归还的,印章保管人需与需求人隔级上级进行确认,并在OA流程上进行备注说明。
6.印章保管人应在《公司签章使用审批单》OA流程审批通过后,方能外借公章或安排印章的使用。
7.印章保管人应根据《公司签章使用审批单》OA流程发起的时间及事项紧急性、重要性妥善协调安排印章的外借及使用。
8.用印质量
用印位置适宜、端正清晰,不得模糊不清;文件是两页以上的,除有特殊情况外,需加盖骑缝章;若文件内容有修改,则需在修改处加盖印章。
9.印章保管人应对印章使用、外借需求人、使用事由、签章所属公司、签章类型、签章文件名称、份数、使用形式、外借日期及返还日期等情况进行详细记录,并妥善保管记录。
印章保管人不得私自外借、盖章,不得违反本管理办法规定外借、盖章,除经需求人隔级上级、印章保管人的隔级上级及法务部共同书面同意的,严禁在空白纸张及未批准文件、资料、证明上使用各类印章。
五、特殊情况下的印章使用及外借
1.日常工作中的印章使用及外借
下述日常工作中使用印章的,在得到部门负责人的长期授权后,不需发起《公司签章使用审批单》OA流程即可到印章保管人处盖章,外借印章的,仍需发起《公司签章使用审批单》OA流程,审批通过后方可外借印章。
1.1财务部:
a.提交给商务局、版权局、国税、地税、财政局、统计局的各种报表;
b.办理退税;
c.办理工资卡;
1.2人力资源部:
a.员工的入/离职通知;
b.人事证明,包括:
工资、在职情况、婚姻情况等;
c.新生毕业的接收函等;
d.员工职称评定;
e.申购经济适用房/两限房等的相关文件;
f.员工因私使用印章的,包括:
办理银行卡、购房贷款等。
2.合同及投标文件的印章使用及外借
2.1合同及投标文件用章
签署合同(包括销售合同和非销售合同)或投标文件需要使用印章的,不需发起《公司签章使用审批单》OA流程,待合同审批流程/非销售合同审批流程或标书审批流程审批完成后,需求人即可到印章保管人处盖章。
2.2合同及投标文件外借印章
签署合同或投标需要外借印章的,需求人需发起《公司签章使用审批单》OA流程,并关联已审批通过的合同审批流程/非销售合同审批流程或标书审批流程,OA流程审批通过后方可外借印章。
3.公司明确规定可以不发起《公司签章使用审批单》OA流程就可以使用印章的其他情形。
六、印章的销毁/封存
根据公司机构的撤销、变更或因使用时间过长受到磨损需要销毁或封存的印章,需由印章保管人发起《公司印章刻制/销毁/封存审批单》OA流程,由印章责任部门负责人、法务部负责人及两个部门的分管副总裁审批后,印章保管人将需销毁或封存的印章移交给法务部,由法务部负责到政府主管部门办理注销手续,或将回收的印章证明或废止的印章进行封存。
七、附则
1.本管理办法适用于某某股份有限公司及其分公司、子公司。
2.本管理办法由法务部制订、监督执行并负责解释。
3.本管理办法自颁布之日起生效。
某某股份有限公司
2012年月日
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