计算机电算化第十一章采购应付账款与存货.ppt
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第十一章采购、应付账款与存货子系统,第一节采购、应付账款与存货子系统概述第二节采购、应付账款与存货子系统的处理流程第三节数据代码和主要文件设计第四节采购与存货子系统功能模块设计第五节案例,第一节采购、应付账款与存货子系统概述,一、特点与设计目标,一、采购、应付账款与存货系统的特点
(一)数据存储量大
(二)数据变化频繁(三)核算内容广泛(四)核算方法复杂(五)与其他子系统有较多的数据传递关系(六)管理要求高,一、采购、应付账款与存货系统的设计目标
(一)数据存储量大
(二)数据变化频繁(三)核算内容广泛(四)核算方法复杂(五)与其他子系统有较多的数据传递关系(六)管理要求高,采购、应付账款、存货与其他子系统的关系,采购、应付账款、存货与其他子系统的关系,采购应付账款与存货子系统与其他子系统的关系说明,1.采购子系统从采购计划、生产管理、销售等系统和本系统取得采购计划单,获得购货需求信息,与供应商和供货机构签订订单,采购货物。
2.采购货物到货,向存货子系统传递采购入库单凭证,采购发票等,同时追踪存货的出、入库情况,减少盲目采购。
3.存货子系统根据销售子系统输入的销售订单、发货通知单、退货通知单生成销售出库单。
4.采购系统录入的采购发票传入应付账款子系统进行应付账款的核算。
5.销售子系统录入的销售发票传入应付账款子系统进行应付账款的核算。
6.应收账款子系统录入的销售发票、其他应收单与应付账款子系统进行转账处理,完成应付冲收的核算。
7.存货子系统将材料出库核算结果传递给成本子系统,成本子系统将计算出的半成品、产品成品入库成本传递到存货子系统,进行半成品、产成品出库核算。
8.应付账款子系统按采购发票生成的往来凭证传递到总账子系统,并查询生成的凭证。
9.存货子系统生成的凭证传递到总账子系统。
第二节采购、应付账款与存货子系统的处理流程,一、手工采购、应付账款与存货子系统数据处理流程,
(一)采购当企业需要采购存货时,请购者编制购买存货的请购单,并送到采购部门;采购部门收到请购单,由专职人员负责这项采购,选择供应商,编制采购单,并将采购单提供到财会部门、验收部门以及供货商等。
(二)验收当存货送到验收部门(仓库)时,承办人首先在采购单档案中找出采购单,进行核对,编制验收报告后,办理入库手续,开具入库单,根据入库单登记库存账,并将验收报告送到财会部门。
(三)处理采购发票当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时,将其与存货验收入库报告、采购单进行核对,计算存货成本(此过程又称之为采购结算);编制记账凭证。
借:
材料或材料采购等应交税金应交增值税(进项税额)贷:
应付账款或银行存款登记账簿,更新应付账款、材料等账户。
(四)付款在付款到期时,财会部门签发支票付款,并编制记账凭证:
借:
应付账款贷:
银行存款某些供应商对于快速还款提供折扣。
例如,一般的折扣政策为210,n30,意思是购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2的折扣,如果不享受折扣须在30天之内支付全部款项。
当企业决定要享受这种折扣,则以特殊的账户记录折扣的金额,并编制记账凭证:
借:
应付账款贷:
银行存款购货折扣登记账簿,更新应付账款等账户,(五)存货核算存货核算包括对原材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、产成品的核算。
企业存货可以按实际成本计价,也可按计划成本计价。
按实际成本计价时,存货成本可以按照加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出和个别计价等方法进行计算。
1按计划成本计价的核算方法。
计划成本计价核算方法一般设立“材料采购”、“材料成本差异”、“原材料”三个科目,分别反映材料采购的实际成本与在途情况、材料成本差异以及材料收发结存情况。
(1)入库核算。
材料验收入库后,按材料计划成本,从“材料采购”科目的贷方转出,记入“原材料”科目的借方。
月末根据“材料采购”和“原材料”科目计算材料采购的节约额或超支额,转入“材料成本差异”科目借方(表示材料实际成本大于计划成本的超支成本差异)或贷方(表示材料实际成本小于计划成本的节约成本差异)。
月末还要计算出材料成本差异率以便计算发出材料应负担的差异额。
结转后材料采购科目如有借方余额,表示在途材料占用的资金。
(2)出库核算。
当发生材料领用时,根据出库单、发料汇总表等按计划成本贷记“原材料”等科目,月末根据材料成本差异明细账的内容,计算发出材料应负担的材料成本差异额,将本月发出材料由计划成本调整为实际成本,并根据各部门、各产品的材料领用情况,编制材料费用分配表。
发出材料应负担的材料成本差异额发出材料计划成本材料成本差异率2按实际成本计价的核算方法。
按实际成本进行材料核算时,设“原材料”科目、“在途材料”科目。
如有在途材料,则通过“在途材料”科目进行反映。
(1)入库核算。
当材料入库时从“在途材料”科目的贷方转入“原材料”等科目的借方。
(2)出库核算。
对各类库存材料的领用按材料的实际成本借记“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“产品销售费用”等科目,贷记“原材料”等科目。
注意:
由于不同批别购入的材料,其价格有一定波动,这给领用材料实际成本的确定带来一定困难,一般可采用“先进先出法”、“后进先出法”、“加权平均法”、“移动加权平均法”、“个别计价法”等计价方法确定领用材料的实际成本。
二、计算机采购、应付账款与存货子系统处理流程,
(一)采购子系统数据处理流程当企业需要采购存货时,通过采购模块实现从获取请购单到编制采购合同的全过程。
其数据流图如下,1获取请购单。
方法有录入存货子系统自动传入生成控制子系统自动传入2审核请购单:
即将请购单与存货文件中的最高储量和最低储量进行比较,审核请购单是否合理。
若请购合理,则批准这项采购。
3选择供应商与编制采购合同:
根据请购单的请求,从供应商文件和存货价格文件中选择合适的供应商,编制采购合同,并存入采购合同文件。
4查询和管理采购合同:
通过查询模、块,获取采购合同和各种合同管理信息,并通过打印机输出。
5采购信息传递:
采购信息传递模块通过网络、EDI系统将采购信息传递给供应商以及其他部门。
二、计算机采购、应付账款与存货子系统处理流程
(2),
(二)应付账款子系统数据处理流程,3付款处理。
当付款期限已满,财会人员便进行付款处理。
付款处理有两种方式:
(1)第一种方式:
企业财会人员通过应付账款子系统提供付款准备通知书签发支票付款,并通过账务处理子系统输入付款凭证:
借:
应付账款供应商贷:
银行存款
(2)第二种方式:
系统根据付款准备通知书自动开支票,通过自动转账模块生成付款凭证传入账务处理子系统。
账务处理子系统记账后,自动将付款数据登记到账务处理数据库文件中,同时更新供应商发票文件。
1输入供应商发票。
当财会部门收到供应商的发票时,通过输入模块将发票送入计算机,并保存在发票文件中。
如果企业使用了EDI网络系统,那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在发票文件中。
2采购结算:
当采购发票录入后,系统根据采购合同编号自动从采购子系统和存货子系统中的采购合同文件和入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对,审核供应商发票上的数据是否符合采购合同的数据(订货数量和订货单价)及入库数据(收货数量)。
4自动转账。
计算机根据采购结算表和付款准备通知书自动生成两类凭证并自动传入账务处理子系统。
5输出应付账款分析表。
通过输出分析表模块从屏幕上或打印机中快速得到各种应付账款分析报告,如应付账款明细表、账龄分析表现金需求表等,使管理人员及时了解和掌握应付账款的状况,决定哪些应支付给供应商的款项可以延迟,合理安排资金,为管理决策提供信息。
二、计算机采购、应付账款与存货子系统处理流程(3),(三)存货子系统数据处理流程,1出入库单处理。
通过输入模块将各种入库单、出库单送入计算机,并保存在临时入库单、临时出库单文件中。
2审核。
通过审核模块对临时入库单、临时出库单文件中的单据进行审核,审核无误后签字。
3记账和结账。
通过记账模块用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文件、入库单文件、出库单文件。
月末进行结账,生成下月结存文件,并将本月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件中。
4输出账表。
通过输出账表模块从存货档案文件、存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件提取数据,进行加工生成并输出各种账表,如存货明细账、存货结存明细表、超储短缺一览表等。
5自动转账。
通过自动转账模块系统从存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件中提取数据,进行汇总自动生成入库、出库机制凭证传入账务处理系统,生成费用分配表传入成本子系统。
第三节数据代码和主要文件设计,一、数据代码设计,
(二)存货类别代码设计为了满足按存货的类别进行统计、汇总等管理需要,可以设置存货类别,并设计相应的代码。
存货类别可以设置得“粗”一些,即只按大类设置,那么存货类别代码则采用一级科目代码,如123原材料、128包装物等,这样系统只能对所有存货按大类进行统计和汇总;存货类别也可以设置得“细”一些,即按大类和小类设置,如12301原材料黑色金属、12302原材料有色金属,这样系统就可以按照大类小类等多种方式对所有存货进行统计和汇总,满足不同管理需要。
二、数据文件设计,
(一)存货档案文件存货档案文件中企业每一种存货占一条记录,每条记录包括存货代码、存货名称、计量单位、规格型号、计划单价等数据项。
通过阅读该文件便可以掌握企业有什么存货,有多少种存货,每一种存货的规格型号等信息。
一般情况下,系统为用户提供一个存货档案数据库文件,在系统初始化时,用户可将本单位的存货名称、存货代码以及其他一些相关信息录入并保存在存货档案文件中供系统使用。
(二)仓库文件包括仓库代码、仓库名称、仓库定额、地址、电话、联系人等数据项。
(三)供应商文件该文件用于存储所有供应商的固定信息,文件中每个记录对应一个供应商,根据此文件可以查阅供应商的各种信息。
(四)采购合同文件采购合同文件中一张采购合同只能和一个供应商签订采购业务,一张采购合同又可以同时包含数笔不同内容的采购业务。
因此,既可将采购合同文件设计为一个文件,也可将采购合同文件分成两个相互联系的文件,即采购合同固定信息文件和采购合同变动信息文件。
(五)发票文件包括日期、发票编号、合同编号、供应商代码、结算方式、付款到期日、存货代码、数量、单价、税率、发票金额、已付金额、审核标志等数据项。
(六)存货结存文件存货结存文件存放所有存货的收、发、结存数据,即存储每个月各种存货的期初、收入、发出和结存数据。
此文件可以采用两种方式设计,即一种设计为月度文件,即文件中不含有年月字段,每月一个文件,一年十二个文件;另一种设计为,文件中含有年月字段,各年的数据可以放在一文件中。
下设计的存文件采用第一种方案。
(七)入库单文件1临时入库单文件。
临时入库单文件用于存放采购子系统传入的采购入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单。
该文件中的入库单经过检测后,正确无误的入库单转储到入库单文件,错误的入库单仍然存储在临时入库单文件中,等待修改。
2入库单文件。
通过记账模块将临时入库单文件中正确无误的入库单转储于入库单文件。
(八)出库单文件1临时出库单文件。
出库单输入系统后先存于临时出库单文件中,经过检测后,正确无误的出库单转储于出库单文件,错误的出库单仍然存储于本文件等待修改。
2出库单文件。
通过记账模块将临时出库单文件中正确无误的出库单转储于出库单文件。
(九)费用统计标准文件不同的部门和同一部门的不同用途领用的材料要计入不同的成本费用项目,即生产直接耗用的材料,其费用要记入“生产成本”科目;生产车间一般耗用的材料,其费用要记入“制造费用”科目;企业管理部门领用的材料,其费用要记入“管理费用”科目;销售部门领用的材料,其费用要记入“产品销售费用”科目等。
因此,要建立费用统计标准文件,给出材料领用部门、领用用途和费用科目之间的对应关系,为自动生成上述机制凭证提供依据。
第四节采购与存货子系统功能模块设计,本书从中科通软设计的基本原理出发,将系统划分为五个功能模块:
基础信息设置模块、流程设计模块、作业流程模块、我的业务模块、帐表输出模块。
一、基础信息设置基础信息设置主要是指企业在发生物流、信息流和资金流的过程中,牵涉到的最基本的基础资料。
它括有商品信息、客商信息、计量单位设置、存货点设置、商品属性设置等等。
二、作业流程在作业流程模块中,分为定单和自制单据。
用户在打开作业流程后可以看到定单模块和自制单据子模块。
将各类单据进一步展开,可看到详细的单据列表。
三、流程设计流程设计主要实现企业在进销存业务流程中,对业务流程、单据格式的设计,以及每种业务相应流程事件在不同流程中进行分配的方式等等。
四、我的业务在我的业务模块中,包含全部单据选项,集中反映了当前系统所拥有的全部单据类型和数据;用户在对单据进行除新增之外的其他操作时,需要进入“我的业务”模块,在此模块中,提供了单据的查询、修改和新增等所有处理功能。
五、帐表输出在企业经营过程中,往往需要对经营期间内产生的数据进行查询,从而为管理和决策提供数据依据。
资料输出包括采购输出资报表、库存输出报表、综合分析报表、往来输出报表等。
第五节案例,案例,目的掌握网络软件中有关采购、应付账款、存货管理的相关内容。
掌握基础信息设置、流程设计、作业流程、我的业务、帐表查询等操作。
具体操作介绍参阅课本,
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