Excel从入门到精通.ppt
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Excel从入门到精通.ppt
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Excel2010-1,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-1,2023/7/29,Excel2010是Office2010的主要应用程序之一,是微软公司新推出的一个功能强大的电子表格应用软件,具有强大的数据计算与分析处理功能,把数据用表格及各种图表的形式表现出来,使制作出来的表格图文并茂,信息表达更清晰。
Excel不但可以用于个人、办公等有关的日常事务处理,而且被广泛应用于金融、经济、财会、审计和统计等领域。
简介,Excel2010-2,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-2,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,本章导读:
1.Excel2010入门2.建立Excel工作簿3.公式与函数4.建立图表5.数据分析与管理6.打印工作表与图表,Excel2010-3,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-3,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,启动Excel与认识工作环境工作簿与工作簿视窗结束Excel,1Excel2010入门,Excel2010-4,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-4,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,1.启动Excel方法一:
执行“开始/所有程序/Microsoftoffice/MicrosoftExcel2010”命令启动Excel。
方法二:
双击已有Excel文件图示来启动Excel。
1-1启动Excel与认识工作环境,MicrosoftExcel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软体,提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能,能有助于有效率地建立与管理资料。
Excel2010-5,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-5,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,除了执行命令来启动Excel外,在Windows桌面或文件资料夹视窗中双击Excel工作表的名称或图示,同样也可以启动Excel。
启动Excel2010,Excel2010-6,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-6,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,快速存取工具列,功能选项卡,功能区,工作表选项卡标签,工作表,显示比例工具,2.Excel界面介绍,Excel2010-7,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-7,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,工作簿(Book)就是Excel文件,工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。
用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上,其扩展名为.xls,文件名就是工作簿名。
工作簿是由工作表组成的,每个工作簿都可以包含多个工作表。
每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。
工作表是不能单独存盘的,只有工作簿才能以文件的形式存盘。
工作簿,工作表,3.工作簿与工作簿视窗,Excel2010-8,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-8,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,单元格与单元格位址工作表内的方格称为“单元格”,我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。
在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、,左边则有各列的行标题1、2、3、,将列标题和行标题组合起来,就是单元格的“位址”。
例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行,其位址便是A1,同理,E栏的第3行单元格,其位址是E3。
A1单元格,E3单元格,这是1行,这是1列,列标题,行标题,Excel2010-9,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-9,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,选取单元格的方法,选取多个单元格在单元格内按一个鼠标左键,可选取该单元格;若要一次选取多个相邻的单元格,将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格,然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格,最后再放开左键。
选取不连续的多个范围如果要选取多个不连续的单元格范围,如B2:
D2、A3:
A5,先选取B2:
D2范围,然后按住Ctrl键,再选取第2个范围A3:
A5,选好后再放开Ctrl键,就可以同时选取多个单元格范围了。
选取整行或整列要选取整行或整列,在行编号或列编号上按一下.选取整张工作表若要选取整张工作表,按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。
Excel2010-10,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-10,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,卷轴一张工作表有多大吗?
一张工作表共有16,384列(AXFD)*1,048,576(11,048,576),相当于17,179,869,184单元格。
这么大的一张工作表,不论是17、21、24寸的荧幕都容纳不下。
不过没关系,我们可以利用工作簿视窗的卷轴,将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。
卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”,中间则是一个滑动杆,底下我们一垂直卷轴来说明其用法。
按下可卷动以列,可上下卷动工作表,水平卷轴可左右卷动工作表,可卷动一个荧幕画片,Excel2010-11,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-11,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,工作表选项卡标签每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表,每一张工作表则会有一次选项卡标签(如工作表1、工作表2),我们就是利用选项卡标签来区分不同的工作表。
工作表的选项卡标签,按下此钮可建立新的工作表,一个工作簿中可以有数张工作表,目前显示在荧幕上的那种工作表称为作用工作表,也就是您现在的编辑对象。
若想要编辑其它的工作表,只要按下该工作表的选项卡标签即可将它切换成作用工作表。
Excel2010-12,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-12,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,结束Excel若想离开Excel,只要按下主视窗右上角的“关闭”钮,或是按下“文件”选项卡,在按下“退出”钮,就可以结束Excel了。
按此“关闭”钮,按此“退出”钮,按此钮关闭工作表,如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作,关闭时会出现提示存档信息,按需求选择即可。
Excel2010-13,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-13,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,建立新文件及工作簿视窗的操作工作簿及工作表的管理输入和编辑数据插入和删除行、列和单元格行高和列宽的调整单元格格式设置条件格式单元格样式自动套用格式数据有效性设置,2建立Excel工作簿,Excel2010-14,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-14,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,2-1建立新文件及工作簿视窗的操作,1.建立新工作簿建立工作簿的动作,通常可借由启动Excel一并完成,因为启动Excel时,就会顺带打开一份空白的工作簿。
启动Excel就会建立的新工作簿,Excel2010-15,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-15,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,再建立一个新工作簿,现在就有2个工作表视窗。
切换至“视图”选项卡,再按下“窗口”区的“切换窗口”,即可从中选取工作簿。
档名前显示打钩符号,表示是目前所在的工作簿,显示Excel中所有已打开的工作簿,按一下即可切换至此工作簿,2.切换工作簿视图,Excel2010-16,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,3.打开工作簿,
(1)双击需要打开的工作簿,即可将其打开。
(2)使用“文件”菜单中的“打开”命令。
(3)在“文件”菜单中单击“最近所用文件”(通过“文件选项”命令修改这个数目。
(4)如果Windows“开始”菜单中“文档”选项的级联菜单中有需要打开的工作簿,那么,只要单击它即可打开。
下次忘记文件名、储存位置时,可以到这里看看,或许需要的文件就列在其中,Excel2010-17,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-17,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,4.保存文件,第一次存档,要保存文件,请按下快速存取工具栏的保存文件钮,如果是第一次存盘,会打开另存为对话框,让你配置文件案储存的相关信息。
切换至保存文件的文件夹,输入文件名,按下保存钮,Excel2010-18,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-18,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,保存原来的工作簿当你修改了工作簿的内容,而再次按下保存文件钮时,就会将修改后的工作簿直接储存。
若想要保留原来的文件,又要储存新的修改内容,请切换至文件选项卡,按下另存新档钮,以另一个档名来保存。
在储存时预设会将存档类型设定为Excel工作簿,扩展名是*.xlsx的格式,不过此格式的文件无法在Excel2000/XP/2003等版本打开,若是需要在这些Exccl版本中操作工作簿,那么建议你将存档类型设定为Excel97-2003工作簿。
将文件存成Excel97-2003工作簿的*.xls格式后,若文件中使用了2007/2010的新功能,在储存时会显示如右的对话框,告知您将如何储存这些部份:
此对话框的内容,会随您使用的新功能而显示不同的处理方式。
此例说明了储存后图形将无法编辑,若按下继续钮储存,日后可能发生图表无法编辑,或内容不完整的等问题,所以建议您一定要为文件先储存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式,再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。
Excel2010-19,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,2-2工作簿及工作表的管理,一个工作簿包含多个工作表,根据需要可以对工作表进行添加、删除、复制、切换和重命名等操作。
选择工作表和设定选项卡标签颜色插入新工作表从工作簿中删除工作表重命名工作表移动或复制工作表隐藏工作表和取消隐藏隐藏工作簿和取消隐藏拆分工作表冻结工作表,Excel2010-20,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,选择工作表和设定选项卡标签颜色单击某个工作表标签,可以选择该工作表为当前工作表按住Ctrl键分别单击工作表标签,可同时选择多个工作表,2-2工作簿及工作表的管理,在选项卡卷标上按下鼠标右钮,选择此命令,选择选项卡卷标的颜色,设定好之后,“销售数量”工作表的选项卡卷标会显示红色底线,那是因为“销售数量”是目前的作用工作表,若选取其他的工作表,就会看到”销售数量”工作表的选项卡卷标正是刚才设定的红色了。
选择此项,可回复页次标签的默认色彩,Excel2010-21,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,插入新工作表单击插入位置右边的工作表标签,然后选择“插入”菜单中的“工作表”命令,新插入的工作表将出现在当前工作表之前。
右击插入位置右边的工作表标签,再选择快捷菜单中的“插入”命令,将出现“插入”对话框,选定工作表后单击“确定”按钮。
2-2工作簿及工作表的管理,按下此钮插入工作表,插入的新工作表,Excel2010-22,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,删除工作表选择要删除的工作表,使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。
右击要删除的工作表,选择快捷菜单的“删除”命令。
重命名工作表双击相应的工作表标签,输入新名称覆盖原有名称即可。
右击将改名的工作表标签,然后选择快捷菜单中的“重命名”命令,最后输入新的工作表名称。
2-2工作簿及工作表的管理,Excel2010-23,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,移动或复制工作表用户既可以在一个工作簿中移动或复制工作表,也可以在不同工作簿之间移动或复制工作表。
1)在一个工作簿中移动或复制工作表方法一:
拖动法移动:
拖动选定的工作表标签到目标位置;复制:
在拖动工作表的同时按住Ctrl键方法二:
菜单法“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令,2-2工作簿及工作表的管理,Excel2010-24,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,隐藏工作表和取消隐藏1)隐藏工作表选定需要隐藏的工作表;在“格式”菜单上,指向“工作表”;选择“隐藏”命令即可隐藏该工作表。
2)取消隐藏的步骤“格式”菜单“工作表”“取消隐藏”命令,隐藏工作簿和取消隐藏“窗口”菜单“隐藏”命令即可隐藏;如果想再显示该工作簿,可在“窗口”菜单上,单击“取消隐藏”命令,2-2工作簿及工作表的管理,Excel2010-25,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,拆分工作表和取消拆分“视图”菜单“拆分”按钮即可拆分指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框;当指针变为拆分指针或时,将拆分框向下或向左拖至所需的位置。
要取消拆分,请双击分割窗格的拆分条的任何部分。
如果想取消窗口的拆分,再单击“拆分”按钮即可拆分,2-2工作簿及工作表的管理,垂直滚动条拆分框,水平滚动条拆分框,Excel2010-26,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,冻结工作表和取消冻结要锁定行,请选择其下方要出现拆分的行。
要锁定列,请选择其右侧要出现拆分的列。
要同时锁定行和列,请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。
点击菜单栏“视图”-“冻结拆分窗口”当冻结窗格时,“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”,可以取消对行或列的锁定。
2-2工作簿及工作表的管理,Excel2010-27,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,创建一个工作表,首先要向单元格中输入数据。
Excel2010能够接受的数据类型可以分为文本(或称字符、文字)、数字(值)、日期和时间、公式与函数等。
在数据的输入过程中,系统自行判断所输入的数据是哪一种类型并进行适当的处理。
在输入数据时,必须按照Excel2010的规则进行。
2-3输入和编辑数据,Excel2010-28,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,1)向单元格输入或编辑的方式,
(1)单击选择需要输入数据的单元格,然后直接输入数据。
输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。
(2)单击单元格,然后单击编辑栏,可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。
(3)双击单元格,单元格内出现插入光标,移动光标到所需位置,即可进行数据的输入或编辑修改。
如果要同时在多个单元格中输入相同的数据,可先选定相应的单元格,然后输入数据,按Ctrl+Enter键,即可向这些单元格同时输入相同的数据。
如果想要在单元格内实现换行输入,按ALT+Enter,Excel2010-29,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-29,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,输入“货号”2个字,在输入资料时,环境会发生一些变化,输入资料时,资料编辑列会出现取消钮或输入钮,输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中,状态由就绪变成输入,输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。
Excel2010-30,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,2)文本(字符或文字)型数据及输入,在Excel2010中,文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符,也可以是它们的组合。
在默认状态下,所有文字型数据在单元格中均左对齐。
输入文字时,文字出现在活动单元格和编辑栏中。
输入时注意以下几点:
(1)在当前单元格中,一般文字如字母、汉字等直接输入即可。
(2)如果把数字作为文本输入(如身份证号码、电话号码、=3+5、2/3等),应先输入一个半角字符的单引号“”再输入相应的字符。
例如,输入“01085526366”、“=3+5”、“2/3”。
Excel2010-31,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,3)数字(值)型数据及输入,在Excel2010中,数字型数据除了数字09外,还包括+(正号)、-(负号)、(、)、,(千分位号)、.(小数点)、/、%、E、e等特殊字符。
数字型数据默认右对齐,数字与非数字的组合均作为文本型数据处理。
输入数字型数据时,应注意以下几点:
(1)输入分数时,应在分数前输入0(零)及一个空格,如分数2/3应输入02/3。
如果直接输入2/3或02/3,则系统将把它视作日期,认为是2月3日。
(2)输入负数时,应在负数前输入负号,或将其置于括号中。
如-8应输入-8或(8)。
(3)在数字间可以用千分位号“,”隔开,如输入“12,002”。
Excel2010-32,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,3)数字(值)型数据及输入,(4)“常规”格式是键入数字时Excel应用的默认数字格式。
大多数情况下,“常规”格式的数字以键入时的方式显示。
但是,如果单元格的宽度不足以显示完整数字,“常规”格式会对带小数点的数字进行四舍五入。
“常规”数字格式还对较大的数字(具有12位或更多位数)使用科学记数(指数)表示法。
(5)无论显示的数字的位数如何,Excel都只保留15位的数字精度。
如果数字长度超出了15位,则Excel2010会将多余的数字位转换为0(零)。
Excel2010-33,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,4)日期和时间型数据及输入,Excel将日期和时间视为数字处理。
在默认状态下,日期和时间型数据在单元格中右对齐。
如果Excel不能识别输入的日期或时间格式,输入的内容将被视作文本,并在单元格中左对齐。
(1)一般情况下,日期分隔符使用“/”或“-”。
(2)如果只输入月和日,Excel取计算机内部时钟的年份作为默认值。
(3)时间分隔符一般使用冒号“:
”。
(4)如果要输入当天的日期,则按Ctrl+“;”(分号)。
要输入当前的时间,则按Ctrl+Shift+“;”(冒号)。
(5)如果在单元格中既输入日期又输入时间,则中间必须用空格隔开。
Excel2010-34,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-34,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,5)快速输入,1.利用“自动完成”输入相同的资料在输入同一列的资料时,若内容有重复,就可以透过“自动完成”功能快速输入。
例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容,然后再B5单元格中输入“成”字,此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字,并以反白额方式显示。
若自动填入的资料正好是想输入的文字,按下Enter键就可以将资料存入单元格中;若不是想要的内容,可以不予理会,继续完成输入文字的工作,“自动完成”功能,只适用于文字资料。
Excel2010-35,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-35,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,2.快速填满相同的内容要将相同的内容连续填入数个单元格,除了可复制贴上单元格内容外,更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成。
可建立具规律变化的资料,详细请参考下一节,可为连续的储存格填入相同的数据,5)快速输入,Excel2010-36,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-36,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,3.数列的使用,Excel可建立的数列类型有4种:
等差级数:
数列中相邻两数字的差相等,例如:
1、3、5、7等比级数:
数列中相邻两数字的比值相等,例如:
2、4、8、16日期:
例如:
2014/10/15、2014/10/16、2014/10/17自动填入数列:
属于不可计算的文字数据。
Excel已将这类型文字数据建立成数据库,使用自动填入数列时,就像使用一般数列一样。
建立等差数列在A2、A3单元格分别输入1、2,并选取A2:
A3范围做为来源单元格,也就是要有两个初始值(如1、2),这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。
来源储存格,5)快速输入,Excel2010-37,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-37,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,将指针移到填满控点上,按住鼠标左钮不放,向下拉曳至A6单元格:
指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值,参考指针旁的数字,当建立到你要的数字后请放开滑鼠,等差数列就建立好了:
建立数列后,自动填满选项钮又再度出现了,而且下拉选单中的第1个项目略有不同:
以复制数据的方式来填满。
就上例而言,A2:
A6范围会变成1、2、1、2、1,Excel2010-38,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-38,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,建立等比数列,在B3单元格中输入5,按下圈图键,接着选取B3:
Bl0的范围:
切换到开始选项卡,按下编辑区的填满钮,由下拉选单中选择“数列”。
选择此项,因为根据步骤1选取的范围,数列会产生在列,选择要建立的数列类型,此栏可设定数列最后结束的数字,若未设定将延伸到选取范围为止,此例为Bl0单元格,输入等比的数值,Excel2010-39,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-39,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,建立日期数列,1、输入起始日期,2、拉曳填满控点至El儲存格即可建立,由于我们建立的是日期数列,所以当按下自动填满选项钮时,会看到多出几个与日期有关的选项,若改选此项,建立的日期数列会跳过星期六、日,此为预设选项,选此项,A1:
El会填入,2012/1/1、2012/2/12012/5/1,Excel2010-40,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,Excel2010-40,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,建立文字数列,Excel内建许多常用的自动填入数列,例如:
“甲、乙、丙、丁”、“一月、二月、三月”等,方便我们使用填满控点快速完成输入。
如右图操作,我们来练习在A3:
Al0建立”甲、乙辛”:
拉曳至A10,在A3输入“甲”,Excel2010-41,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,创建自定义序列
(1)利用表中现有数据创建自定义序列点击“文件”“选项”,在“Excel选项”对话框左侧列表中选择“高级”选项,在右侧“常规”选项区域中单击“编辑自定义列表”按钮,,(5)创建自定义序列,Excel2010-42,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,自定义序列,在“自定义序列”对话框“输入序列”列表框中输入要定义的序列,单击“添加”按钮,将其添加到左侧的“自定义序列”列表框中,Excel2010-43,2023/7/29,山东工商学院计算机基础教学部,6)编辑数据-数据修改,单元格中的数据输入后可以修改和删除、复制和移动。
1)数据修改在编辑栏修改,只需先选中要修改的单元格,然后在编辑栏中进行相应的修改,按“”按钮确认修改,按“”按钮或Esc键放弃修改,该方法适合内容较多或公式的修改。
直接在单元格中修改,此时需双击单元格,然后进入单元格修改,此种方法适合内容较少时的修改。
如果以新数据替代原来的数据,只需单击单元格,然后输入新的数据。
Excel2010-44,2023/
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