0导论 常用办公软件操作技巧 4课时.docx
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0导论常用办公软件操作技巧4课时
商贸管理系
《办公软件实训anliguanue__________________________________________________________________________________________________________________》
授课教案
商贸管理系物流管理教研室
目录
导论常用办公软件操作技巧(4课时)
第1篇学生篇(8课时)
案例1学生毕业论文的排版(6课时)
案例2制作个人简历(2课时)
第2篇行政篇(8课时)
案例3日历的制作(1课时)
案例4制作年度工作计划(1课时)
案例5制作发文单、人事通告(2课时)
案例6制作公司简报(2课时)
案例7制作客户信函(1课时)
案例8批量印刷邀请函及利用MicrosoftOutlook管理邮件(1课时)
第3篇人力资源篇(10课时)
案例9制作公司组织结构图(2课时)
案例10员工录入流程图(1课时)
案例11制作劳动用工合同(1课时)
案例12制作员工培训讲义(2课时)
案例13员工工资管理——工资表的制作(2课时)
案例14员工离职情况分析(2课时)
第4篇市场篇(10课时)
案例15制作投标书(2课时)
案例16制作产品目录及价格表(2课时)
案例17制作销售统计分析(2课时)
案例18制作产品行业推广方案(2课时)
案例19进销存管理典型案例(2课时)
第5篇物流篇(6课时)
案例20公司库存表的规范设计(2课时)
案例21公司产品生产成本预算表设计(2课时)
案例22公司仓库出入库数据的分析透视(2课时)
第6篇财务篇(8课时)
案例23统计管理日常的费用情况(2课时)
案例24资产负债表——财务报表的制作(2课时)
案例25模拟运算表——公司贷款及预算(2课时)
案例26财务管理典型案例(2课时)
泉州信息职业技术学院
教案首页
章节名称
导论常用办公软件操作技巧
课次
1、2
课时
4课时
课型
复习课、实训课
授课时间
授课教师
苏元涛
授课班级
08物流1、2、3;08国物1、2
授课方式
讲授、上机、实验
教研室主任审批:
教研室主任签名:
年月日
教学目标
知识目标:
复习常用办公软件的安装使用;对办公软件操作界面的熟悉;常用操作流程的掌握。
技能目标:
对日常生活中常见问题的解决;增强现代办公信息化处理的能力。
素质目标:
提升职业场所办公的效率意识,文书规范、美化意识和严谨务实的工作态度。
重点难点
重点:
常用Word、Excel、PPT使用技巧的掌握
难点:
对各种办公软件操作技巧的实际演练
教学方法教学手段教学媒介
方法:
分项目案例教学法
手段:
操作流程演示、上机操作指导
媒介:
PPT课件、视频等
教学内容及
时间安排
一、办公软件概述10分钟
二、复习word操作技巧35分钟
三、复习Excel操作技巧45分钟
四、复习PPT操作技巧30分钟
五、上机操作并作指导50分钟
六、复习新课,并小结10分钟
作业
上机完成所演示案例,教师当场判分记录。
收集办公软件使用技巧的相关资料并在课后讨论
课后小结
课型:
新授课、讨论课、练习课、复习课、实验课、实训课、一体化课等;
课次:
本学期第×次课;课时:
以2课时为单位;授课方式:
讲授、上机、实验、讨论、参观等;
说明:
1.课后一定要做好“课后小结”,对本次课进行成功、失败、不足及今后改进的设想等小结。
2.本首页各栏目要填写齐全,不得缺项,否则,教案不合格,影响教学考核。
教案纸
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教学过程设计
标注
一、办公软件概述10分钟
MicroOffice软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案,但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。
Word是我们每天都要使用的工具,主要是以文字处理为主。
Excel是以数据处理为主,包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。
Access是桌面型数据库,在处理大量数据的时候有明显的优势。
可以用于管理大量的数据,还可以建立您自己的企业数据库和应用软件系统。
Powerpoint主要应用于商务演示。
建立一个引人注目、不同凡响的演示
VISIO主要是流程图的制作
常用办公软件操作技巧
OFFICE是我们办公必不可少的工具,提高办公软件的技巧应用,也是提高办公效率的最佳途径。
二、复习word操作技巧35分钟
Word使用技巧
Word是一重要文字编辑应用软件,使用它我们可以编排出精美的文档,方便地编辑和发送电子邮件,编辑和处理网页等等,可以说它是计算机使用者必须要掌握的软件之一。
■输入“页眉和页脚”的方法
1)选Word“视图”菜单中的“页眉和页脚”。
2)分别点击页眉、页脚区,输入相关文字、图标、日期、时间即可。
把现实中常见的办公软件加以介绍,不一定面面俱到,但各软件的重点要提到,特别是新发展状况。
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第
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教学过程设计
标注
3)若取销以上设置,激活“页眉”或“页脚”区,删除输入的内容即可。
激活方法:
双击页眉、页脚区即可。
■插入“页码”“日期时间”“特殊符号”的方法
在Word“插入”菜单中选“页码”“日期时间”“特殊符号”等相关项即可,要注意光标位置就是插入点的位置。
■“自动图文集”文字块的使用方法
此法可以提高常用文字块的输入效率。
选择“工具”---“自动更正”---“自动图文集”,编辑要添加的文字后选“添加”---“确定”。
如添加词条“济南一机床集团有限公司”后,只要你在新编辑的文档中录入“济南”两字后,就会立即显示整个词条,单击回车键这个“词条”便被添加到文档中。
注意:
每行仅可添加一次同样文档,换行可再次添加。
■插入“域”代码的妙用
代码很多,在此仅举一例:
快速统计某文档的字数
1)在文档首字前选Word菜单的“插入”--“域”。
2)选“类别”---“文档信息”,选“域名”“NumWors”确定。
3)此时光标前显示该文档的总字数。
■插入“批注”的方法
1)打开一文档,选Word菜单的“插入”---“批注”。
2)在文档下方出现的方框输入批注内容,确定。
3)此时鼠标移至插入处,即可显示该批注,右键可删除。
■在Word中插入剪贴画、图形、艺术字等元素
1)从Word菜单的“插入”---“图片”中的相关项进行选择。
2)文档中插入的“图片”注意避免插入文档的图片(照片)过大。
图片可以用Photoshop来调整图片大小,另存为新文件后使用。
切记:
改小的文件,相素减小,且不可恢复。
图片一般用jpg格式为好。
■文档中插入文本框的巧用
1)先插入文本框再在框内插入图片,更便于排版定位。
办公软件复习的内容要根据学生掌握的情况,适当增删一些内容。
但基本操作的内容都要讲到。
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教学过程设计
标注
2)可通过在文本框内填充颜色对文档进行美化。
3)可快速复制制作组织网络图。
4)在文本框上创建超级联接比在文字上更便于链接操作。
■Office的不同类别的文件可相互粘贴
如在一Word文档中插入已编辑好的Excel表格数据:
1)打开Excel文档,选中要处理的表格区域,点右键选复制。
2)打开Word文件,在要插入上述表格的位置,点右键选粘贴。
■在Word中插入可编辑的Excel表格等文本文件
从Word菜单的“插入”---“对象”---“新建”选Excel工作表,“确定”即可,双击插入的工作表可进入编辑状态。
当然Photoshop图文、AutoCAD图形、Excel图表等类型的文件均可插入文稿。
插入AutoCAD图形,适用于编制带结构图的《使用说明书》。
■“超级链接”的创建
1)选定要建立超级链接的文字或各类图形,在选取区内右键,选“超级链接”。
在插入超级链接栏内选定链接的文件,双击该文件,确定。
2)已经创建好超级链接的位置,当鼠标移进该区域时会变为“手形”,点击可实现文档之间的快速跳转。
■在Word中插入“书签”的方法
“书签”可快速找到文档的特定位置。
1)在Word菜单的“插入”---“书签”中,可事前添加书签名。
2)选定放置书签的位置,选“插入”*“书签”*“书签名”*
“定位”,关闭。
(在此放置书签)
(注意:
有时需在文档中点击一下,方可找到书签位置)
■“字体”的非标准设置与动态效果
1)非标准设置:
从“格式”*“字体”*“字符间距”来调整字体的宽窄。
2)动态效果:
从“格式”*“字体”*“文字效果”*动态效果*“确定”来实现。
(若要取消动态效果,选“动态效果”*“无”)
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教学过程设计
标注
■“段落”调整行距、实现页数规并
从Word菜单的“格式”*“段落”*“行距”中选择。
(一般选:
固定值25)
■添加彩色背景
为文档添加彩色背景,以使眼睛舒适。
1)单击“格式”*“背景”*“颜色效果”项。
2)如果在上一步单击“填充效果”项,就会打开“填充效果”对话框,可以从其中选择过渡、纹理或带图案的背景。
3)选好各项后,单击“确定”按钮即可。
■为文档设置密码
防止文件被XX人的修改和翻阅。
方法一:
1)选“工具”*“选项”*“保存”。
2)打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。
3)往“打开权限密码”或“修改权限密码”文本框中输入密码。
(密码区分大小写,并且最多15个字符,可以是字母、数字或符号)
4)“确定”*进入“确认密码”对话框,再输入一遍密码,以确保无误。
5)单击“确定”。
方法二:
从“文件”*“另存为”*“另存为”窗口的“工具”*“常规选项”进入后,进行上述设置。
(重复上述操作,不填写密码,可取消密码设置)。
■插入一般表格的两种方法
1)从Word菜单的“表格”*“插入”*“表格”中输入表格的行数、列数按确定即可。
2)直接在“插入表格”图标上填充设定。
■文字与表格的相互转换
1)选定用空格或豆号间隔的文字资料。
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教学过程设计
标注
如:
序号姓名性别年龄
2)从Word菜单的“表格”*“转换”*“文字转换成表格”中输入表格的列数、行数,按确定即可。
(“表格转换成文字”,相反选择即可)
■快速获取帮助
对于工具拦或屏幕区,您只需按组合键Shift+F1,然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就会弹出一个帮助窗口,上面会告诉该元素的详细帮助信息。
■文档窗口的新建和拆分
此操作主要用于同文档前后内容的对照、修改。
实现同内容不同段落的复制粘贴,且改一动二,互相同步。
■用Word编制“产品样本”小样
仅提供样本的“布局”和“文字资料”,可输出打印成黑白小样供彩印公司制版。
另外要提供高清晰小样中的全部“图片资料”。
■用Word编制“展版”小样
仅提供展版的“布局”和“文字资料”,可输出打印成黑白小样供彩印公司制版。
另外要提供高清晰小样中的全部“图片资料”。
■常用OfficeWord办公软件快捷键
Ctrl+Shift+>增大字号
Ctrl+Shift+<减小字号
Ctrl+]逐磅增大字号
Ctrl+[逐磅减小字号
Shift+F3切换字母大小写
Ctrl+Shift+A将所选字母设为大写
Ctrl+B应用加粗格式
Ctrl+U应用下划线格式
Ctrl+Shift+W只给字、词加下划线,不给空格加下划线
Ctrl+1单倍行距
Ctrl+2双倍行距
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教学过程设计
标注
Ctrl+51.5倍行距
三、复习Excel操作技巧45分钟
Excel使用技巧
Excel是一个全能的电子表格,它功能强大、操作方便,除了可以快速地生成、格式化各种表格外,还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。
每个工作簿可以设置多个工作表,每个工作表大小为65,536行乘以256列。
■新建工作薄的两种常用法:
1)从Excel菜单“文件”*“新建”来建立新工作簿。
2)在已打开的文件夹或桌面空白处,“右键快捷菜单”中选“新建”,来新建工作表。
■快速查找其它工作薄:
从“开始”*“查找”*输入文件的全名或部分名*“开始查找”,也可以用文件最后一次编辑保存的时间区间查找。
■工作薄中类同工作表的快速复制
1)打开工作簿中作好的工作表1,点击编辑区左上角区域,全部选中工作表1,在选中区内右键菜单中选复制。
2)打开工作表2,点击编辑区左上角区域,全部选中工作表,在选中区内右键菜单中选粘贴。
■快速移动单元格
先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,当鼠标形状变为空心箭头时,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。
■彻底清除单元格的内容
选定该单元格,按Delete键。
但是您仅是删除了内容,它的格式和批注还保留着。
要彻底清除单元格,可用以下方法:
选定单元格*选择“编辑”菜单中的“清除”命令(选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个)
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教学过程设计
标注
对于不要的单元格,可选择“编辑”菜单中的“删除”命令删除它。
■“批注”的使用
1)“视图”菜单下的“批注”:
可同时显示全部已有的批注,也可进行添加。
如表中原已有批注,则点击“浮动菜单”“审阅”中的“新批注”来添加。
2)“插入”菜单下的“批注”:
一般用于单一批注的添加和删除。
■Excel表中可插入的多种元素
1)插入:
单元格、行、列、工作表和图表。
2)插入:
特殊符号(多种形式)图片(剪贴画、来自文件的图片、自选图形、艺术字等)
3)插入:
“对象”和“超级链接”(在Excel中不常使用)
■快速插入Word表格
您可用以下方法在Excel中快速插入Word表格:
1)打开Word表格所在的文件;
2)打开Excel文件,调整好两窗口,能看见要插入表格的区域;
3)选中Word中的表格;
4)按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中适当位置即可。
■行高和列宽的快速调整
1)行高:
从“行号”上选定要调整的区域,然后调整第一个行高到理想高度释放,此时其它选定区的行高同样被调整。
2)列宽:
从“列标”上选定要调整的区域,然后调整第一个列宽到理想高度释放,此时其它选定区的列宽同样被调整。
■行、列、工作表的临时隐藏保护
从“格式”菜单的“行、列、或工件表”中,选“隐藏”即可。
■单元格格式的设置
有两种方法可进入“单元格格式”设置菜单。
1)点“格式”*“单元格”进入。
2)在工作表区域点击右键,选设置单元格格式进入。
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教学过程设计
标注
■数据筛选功能的应用
1)“数据”*“筛选”中“自动筛选”的应用。
2)“数据”*“记录单”的应用。
3)“数据”*“分类汇总”的应用。
■录入时“中英文输入法”的自动切换
此为“数据”“有效性”的应用之一
1)打开所用的中文输入法,再选中将要输入中文的单元格区域。
2)选菜单中的:
“数据”*“有效性”项中的“输入法模式”的“模式”为打开,单击确定。
3)选中将要输入英文的单元格区域,重复2)的操作,只是改选“输入法模式”的模式为“关闭(英文模式)”,单击确定。
这样在刚才选定的区域内输入中英文时,中英文将会自动切换。
■行和列的冻结
1)“行冻结”:
选中要冻结行下方相邻的行首,点击“窗口”*“冻结窗格”,此时上移表格首行静止。
撤消冻结也从窗口操作即可。
2)“列冻结”类似行冻结。
3)“行列同时冻结”选其右下方的单元格。
■拆分的应用
主要便于表格不同区域内容的查找和核对。
■快速获取帮助
对于工具拦或屏幕区,您只需按组合键Shift+F1,然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就会弹出一个帮助窗口,上面会告诉该元素的详细帮助信息。
■注意使用快捷菜单
快捷菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它可以大为提高效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右键即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令即可。
不同的位置,常会有不同的快捷菜单。
■带口令保存工作薄
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教学过程设计
标注
防止非法打开或修改,你可以在保存时为其设置一个口令。
1)若是首次保存,从“文件”菜单中选择“保存”命令,否则从“文件”菜单中选择“另存为”命令;
2)在“保存位置”框中,选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹;
3)在“文件名”框中键入工作簿名称,若已保存过不需要重新输入;
4)单击“常规选项”按钮,在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入口令,单击“确定”按钮;
5)在“确认密码”对话框中重新输入口令并按回车键;
6)单击“保存”按钮。
1、不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格
因工作需要,在Excel多个单元格中输入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要选定已选定单元格右侧的单元格,可以按下方向键进行移动,可为了节省时间,让操作的速度更高,可以按下Tab键,这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了,因为打字的时候两只手都在主键区上工作,如果要按方向键,则必须把右手腾出来,这样无疑会降低效率;
那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢?
可以同时按下“Shift+Tab”组合键,这样所选定的单元格就会左移了。
上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法,那向下选定单元格是按下“Enter”键,相同的道理,如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“Shift+Enter”了,怎么样,这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了。
2、选中包含超链接的单元格
在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址,默认状态下此单元格就会自动转化为超链接,用鼠标点击它就会打开超链接,这样一来,如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢?
方法很简单,用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放,就可以选中它了。
3、持续显示单元格内的公式
在Excel中的单元格内任意输入一个公式,如=1+1,按下回车键,这时此单元格就会不再显示公式,而显示出计算结果2,可有的时候我们并不想马上看到结果,而是希望此单元格能继续显示出公式,如何解
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教学过程设计
标注
决这个问题呢?
方法很简单,在单元格内输入公式之后,依次点击菜单栏中的“工具”——“公式审核”——“公式审核模式”,这样就可以使公式继续保持原样;而如果想显示出公式计算结果时,可以再次点击“公式审核模式”即可。
4、快速计算出矩形对角线长度
已知矩形的长和宽,现要求计算它的对角线长度,用Excel就可以快速计算出答案。
如何操作呢?
设矩形长为X,宽为Y,对角线长度为Z,那么,从这个公式可以看出,要求出Z,有两个步骤。
一,算出X的平方值和Y的平方值,并把它们相加;二,把第一步求出的值开方,所得出的数字就是Z。
很明显,我们要使用到Excel中的两个函数,一个是计算某个数值的平方,即对数字进行幂运算;二是计算数字的平方根。
下面介绍这两个数学函数的使用方法。
■返回给定数字的乘幂:
POWER
POWER函数可以对数字进行乘幂运算,它的语法是:
POWER(number,power)
其中Number是底数,可以为任意实数。
Power是指数,底数按该指数次幂乘方。
比如我们要求5的二次方,也就是平方,就可以在单元格内输入:
“=POWER(5,2)”,即可得出答案25。
■返回给定数字的正平方根:
SQRT
它的语法是:
SQRT(number)
其中Number是要计算平方根的数。
比如我们要求出16的平方根,就可以在单元格中输入:
“=SQRT(16)”,即可得出答案4。
知道了这两个函数的用法,我们就可以轻松的得出Z的值了。
先分别求出X和Y的平方,然后把它们相加,再相加得出的值开方,就可以得出答案。
如果你还是觉得这样的速度慢,还有更好的方法。
下面介绍一个函数:
SUMSQ
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标注
■返回参数的平方和:
SUMSQ
它的语法是:
SUMSQ(number1,number2,...)。
number1,number2等30个以内的数,用此函数可以求出它们的平方和,这样一来,只需输入X和Y的值,就可以求出它们的平方和了,再用SQRT函数一计算,最后Z值就可以求出。
最好的方法是只在一个单元格内输入函数,就可以求出最终的Z值。
上面介绍过了返回参数的平方和的函数:
SUMSQ,假设X,Y的值分别是3和4,在一个单元格内输入SUMSQ(3,4),然后按Enter键,单元格内就会显示出数字25,这就是X和Y值的平方和,我们要算出25这个数的正平方根,就需要另外一个函数:
SQRT,这样一来,函数SUMSQ成了函数SQRT的参数,这在Excel里面叫做嵌套函数,即某个函数成为另一个函数的参数,要想在一个单元格内输入X和Y的值,并求出Z值,是完全可行的,因为这里使用了嵌套函数。
假设X和Y值分别为3和4,在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3,4)),并按下回车键,就可以马上得到Z值——5。
输入此嵌套函数后,SUMSQ函数的参数3和4外边的小括号会变成绿色,而SQRT函数的参数外边的括号的颜色则不发生变化,这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。
在Excel的任意一个单元格中,输入“=SQRT(SUMSQ(X,Y))”,注意这里可以把X,Y换成任意两个正数,然后按一下回车键,就会得出Z值了
另外说一下,Excel可以支持多级嵌套函数。
5、让数值完全或部分替换公式
在一个单元格任意输入一个公式,如=1+1,再按回车键,此单元格的值就是自动计算出是2,能不能把这个公式删除掉,而永久转换成数值呢?
就以1+1这个公式为例,我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法:
先选中包含公式的单元格,然后点击“复制”,然后再点击“粘贴”,这时再点击右侧的箭头,再点击“只有值”,这样一来,单元格中的公式就永久性转化为数值了。
如果已经执行了上面的步骤,又想把数值变回公式,该怎么办呢?
方法很简单,点击“常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。
有时候我们并不想把整个公式都转换为数值,而只是想把公式的一部分转换为数值,如何做呢?
教
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