电算4第三章2.ppt
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会计电算化,第3章账务处理子系统,3.2帐务处理子系统的初始化,3.2.1账务处理子系统的控制功能设置,控制功能包含账务处理系统进行业务处理的一些控制和设置。
进入控制功能的操作步骤:
启动“总帐”“设置”“选项”出现“选项”窗口,1.凭证设置,2.帐簿设置,3.2.2会计科目设置,会计科目:
对会计对象进行科学分类,是正确填制会计凭证的基础和依据会计科目编码:
用代码表示会计科目,以方便计算机处理,会计科目编码设计,
(1)编码长度一般711位依据:
企业业务量,
(2)编码方法,XXXXXXXXXX(XX)3222
(2)一级科目二级三级四级五级一级科目:
总帐科目,由财政部分行业统一制定其中一级科目中的第一位表示:
1资产类(1011现金,1012银行存款,1013应收帐款,1023原材料,1061固定资产)2负债类(2001短期借款,203应付帐款,221应交税金,223应付利润,241长期借款)3所有者权益类(301实收资本,311资本共积,321本年利润,322利润分配)4成本类(401生产成本,405制造费用)5损益类(501产品销售收入,502产品销售成本,503产品销售费用,521管理费用,522财务费用,541营业外收入,542营业外支出),二级科目:
即子目,对一级科目内容作详细分类三级科目:
即细目,对二级科目内容作详细分类四级科目:
即细目,对三级科目内容作详细分类二级五级科目称为明细科目二级以下科目由本企业依据会计准则,结合其会计对象的特点自行制定,增加会计科目,进入增加会计科目操作:
“设置”“会计科目”显示“会计科目”窗口:
3.2.4录入期初余额,首次使用账务处理系统时,应将经过整理的期初余额输入帐套。
录入方法:
年初启用账务处理系统、可直接录入各账户的年初余额年中启用账务处理系统时应将各账户此时的余额和年初到此时的借方、贷方累计发生额计算清楚并录入到帐套中,如有辅助核算,还应输入相关期初数据,1.总账期初余额输入,”设置“期初余额”“期初余额录入”出现相应窗口,将光标移到需要输入数据的“期初余额”栏,直接输入数据,调整余额方向,一般情况下,软件默认资产类科目的科目性质为借方,负债及所有者权益类科目的科目性质为贷方。
但是有一部分调整科目,如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目性质相反,那么就需要进行调整余额方向。
调整余额方向操作:
把光标放在需调整方向的科目行上,单击“方向”。
屏幕弹出对话框,要求确定需调整的方向,如:
坏账准备借贷检查确定后,则单击“是”。
试算平衡,期初余额及累计发生额输入后,为保证初始数据的正确性,必须进行各科目间余额的试算平衡,依据“有借必有贷,借贷必相等”的原则。
检验工作,由计算机自动完成,如果借贷方余额不平衡计算机屏幕则自动显示出来,需要重新返回,依次逐项进行检查、更正后,再次进行试算平衡,直至平衡为止。
操作:
单击“试算”按钮,查看期初余额试算平衡表,检查余额是否平衡。
3.2.5凭证类别设置,“设置”“凭证类别”出现“凭证类别预置”窗口(第一次设置时),选择一种分类方式后点击“确定”,出现凭证类别窗口:
如果凭证类别已经设置并已使用,则出现“凭证类别”窗口,并标志:
已使用,3.2.6其他设置,1.定义结算方式,“设置”“结算方式”出现“结算方式”窗口,第一次定义结算方式时,第一次进入定义结算方式时,已定义结算方式时,2.自定义项的设置,“设置”“自定义项”出现“自定义项设置”窗口,3.常用凭证及常用摘要定义,企业在日常填制凭证时会有许多完全相同或部分相同的凭证,常用凭证功能可以将这些经常使用的凭证格式及内容储存起来,以后在填制凭证时根据需要加以调用。
操作:
“凭证”“常用凭证”或“凭证”“填制凭证”选择一张凭证“生成常用凭证”,常用摘要定义,每张凭证都必须填写与业务有关的摘要信息,可以将经常会出现的常用摘要储存起来,以后在填制凭证时加以调用。
操作:
“凭证”“常用摘要”出现“常用摘要”窗口,分别输入摘要编码和摘要内容,4.部门档案设置,设置部门编码及有关信息操作:
“设置”“编码档案”“部门档案”出现“部门档案”窗口:
点击“增加”、“修改”或“删除”“保存”“退出”,5.个人档案设置,设置职工档案信息操作:
“设置”“编码档案”“职员档案”出现“职员档案”窗口:
输入编号、姓名及部门“增加”“退出”,6.指定现金、银行科目,指定现金、银行存款科目作用:
设定出纳管理所涉及的科目,以便进行出纳签字、查询现金、银行存款日记账等操作。
操作:
“设置”“会计科目”“编辑”“指定科目”,点击“”、“”选择现金、银行存款的总账科目“确认”,3.3帐务处理子系统日常业务处理,初始化设置完成后,可以开始进行日常账务处理日常账务处理主要任务:
输入和处理记帐凭证记帐查询和打印日记帐、明细帐和总分类帐对部门、项目、个人往来和单位辅助帐进行管理,3.3.1凭证管理概述,记账凭证是登记账簿的依据,在实行计算机处理账务后,电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证,因而在实际工作中,必须确保记账凭证输入的准确完整。
凭证处理包括填制、查询、修改、审核和汇总等内容。
1.凭证类型,手工编制凭证机制凭证自定义转账凭证,2.操作流程,填制凭证,出纳凭证,出纳签字,审核凭证,凭证汇总,记帐,否,是,3.3.2填制凭证,“凭证”“填制凭证”显示一张凭证(已输入的最后一张凭证):
填制记账凭证是日常账务处理工作的起点,是最基础和频繁的工作。
因此,应该根据所发生的经济业务,按照记账规则进行凭证。
填制记账凭证时,应区别不同情况处理,例如:
凭证头部分和凭证分录部分;凭证分录部分又分输入主体核算内容和辅助核算内容;输入辅助核算内容再区分银行账辅助信息、支票管理信息、部门核算内容、个人往来信息、单位往来信息、外币科目辅助信息和数量金额核算信息等情况。
1.凭证类别,“增加”出现一张空凭证点击凭证类别参照按钮选择凭证类别,2.凭证编号,一般按凭证类别、按月自动编制。
即每类凭证每月都从0001号开始。
也可以在凭证选项中设置为手工编号。
3.制单日期,由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序,所以日期应随凭证号递增而递增,日期不能超过日历日期。
系统默认的制单日期为进入总账系统注册时输入的日期,也可修改或参照输入,4.凭证自定义项,如果要输入凭证格式中没有的项目,如补充说明信息等,可以在凭证自定义项里输入。
方法:
点击凭证右上角的输入框。
5.凭证内容,即输入本张凭证的每一笔业务的数据,即凭证分录。
分录的组成:
摘要:
本笔分录的业务说明,如“提取现金”,科目:
与本分录有关的科目编码,要求必须是末级科目。
可输入科目名称或编码,也可以参照输入,辅助信息:
如输入的科目具有其他辅助信息,如数量核算、辅助核算,则需输入相关的辅助信息,如数量、单价、个人、项目、客户、供应商等。
一般辅助信息输入窗口会在输入时自动弹出。
金额:
即本笔分录有关的金额数量,分借方和贷方两个方向。
两个方向不能同时有金额数或全为零。
可以输入负数,此时显示红字。
改变方向:
点击金额数后按空格键。
例:
1999年12月6日,某单位出纳员李红用现金支票(票号为1201)从开户银行提取现金2000元。
填写这笔业务的记帐凭证。
会计分录为:
借:
现金2000贷:
银行存款2000操作:
“凭证”“填制凭证”“增加”选择凭证类别:
付款凭证输入制单日期输入附单据数:
1输入摘要:
提取现金输入科目编码:
10101输入辅助信息输入借方金额:
2000按回车键继续输入下一条分录(重复前面的过程)“保存”,说明:
输入选择结算方式时会出现:
点击“是”时出现:
输入相关内容,
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