12进口原油代理业务流程.docx
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12进口原油代理业务流程.docx
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12进口原油代理业务流程
1.2进口原油代理业务流程
一、业务目标
1经营目标
1.1按照分(子)公司委托,按时、按质、按量完成采购,并安全、及时地交付。
1.2优化采购方案,保证合理的进口原油采购价格、运费及保费。
1.3争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款履行资金支付责任。
1.4保证结算资金的安全和及时回笼。
2财务目标
2.1保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、完整。
3合规目标
3.1进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定。
3.2贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。
3.3进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。
二、业务风险
1经营风险
1.1XX、委托或超越授权、委托范围及规定的交易条件进行原油采购、租船、投保,发生交易损失。
1.2未严格按照分(子)公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输,导致分(子)公司正常生产经营活动受到影响或发生损失。
1.3未能在分(子)公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格和运费条件,导致分(子)公司进口原油成本增加。
1.4未能严格按照分(子)公司委托进行套期保值操作,导致分(子)公司控制进口原油成本不能达到预期效果。
1.5未对原油采购合同及时、准确地投保,发生漏保、迟保、错保,以及在货物出险后未及时办理索赔手续,导致风险增加或发生损失。
1.6未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制,导致多付或应该追偿的未及时追偿,造成损失。
1.7货款结算不当,导致财务费用或资金风险增加。
1.8未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。
1.9未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2财务风险
2.1未能真实、准确、及时、完整地进行代理原油进口业务的会计核算,造成财务信息失真。
3合规风险
3.1进口原油业务违反国家规定,受到处罚。
3.2外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定,受到处罚。
3.3进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求,造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1对贸易人员及签约人员授权
1.1外贸代理公司经理对其原油贸易部门及境外分(子)公司原油贸易人员进行交易及签约授权,并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。
2对交易对手的资信评估
2.1外贸代理公司风险管理部门对交易对手的资信进行评估,根据信用评级确定交易限制条件。
3签订原油采购合同
3.1外贸代理公司经授权的原油贸易人员收到分(子)公司原油采购委托后,审核是否符合股份公司原油进口采购计划。
3.2根据分(子)公司委托,外贸代理公司原油贸易部门会同境外分(子)公司对目标油种市场进行分析,商定入市时机与询价范围,按规定权限审批后,向外贸代理公司境外分(子)公司经授权贸易人员下达询价指令。
3.3外贸代理公司境外分(子)公司原油贸易人员按照外贸代理公司原油贸易部门的指令询价后,按照进口原油采购效益最大化的原则,与经过批准的原油供应商达成交易意向,并立即将交易意向反馈给外贸代理公司原油贸易部门审核。
3.4外贸代理公司原油贸易部门对贸易人员谈判意向及合同主要条款进行审核;财务部门及法律顾问对非经常性合同、新类型合同进行审核。
3.5外贸代理公司原油贸易人员将交易意向通知分(子)公司,经分(子)公司原油采购部门确认油种、数量、价格后,对外成交。
3.6由外贸代理公司境外分(子)公司经授权的签约人与对方签订(境外)原油采购合同,并将成交结果以《交易结果通知单》的形式当日上报外贸代理公司原油贸易部门、财务部门和风险控制部门。
3.7外贸代理公司原油贸易人员将交易结果以《进口原油采购确认单》的形式通知分(子)公司原油采购部门,并取得对方书面确认。
如果分(子)公司针对该笔交易进行了保值,应将相关保值结果一并通知分(子)公司原油采购部门。
保值操作参见《10.1境外原油期(纸)货保值代理业务流程》。
4租船与投保
4.1外贸代理公司原油执行部门根据签收的《原油采购交接单》,按照规定填写《进口原油保险内部联系单》,向保险公司办理保险。
4.2外贸代理公司原油执行人员向运输部门经办人员提交经部门分管负责人复核的《租船内部联系单》。
4.3外贸代理公司运输部门经办人员办理预租船,并根据船舶预租的主要条件填写《租船运输确认单》,由运输部门负责人签字后报原油部门负责人批准,交原油执行部门。
4.4外贸代理公司原油执行人员通过《进口原油租船确认单》报分(子)公司原油采购部门确认预租运费,并将船舶的技术规范提交装卸港,申请该船是否适合靠泊。
4.5外贸代理公司原油执行人员得到装卸港对预租船的确认后通知运输人员,由经授权的运输签约人与船东签订正式租约。
5签订进口原油代理协议
5.1根据分(子)公司确认的代理采购原油品种、数量、价格、时间及运输安排,外贸代理公司原油部经授权的签约人员按照经法律事务部审定的进口原油代理协议的标准文本与分(子)公司签订正式的进口原油代理协议。
6报关、接货的准备手续
6.1原油到港前,外贸代理公司原油部门核对有关资料,按照国家有关规定申领《重要工业品自动进口登记证明》。
6.2外贸代理公司原油执行人员同时准备报关合同、发票、装船单据等其他报关单据,通知卸货港和分(子)公司安排接货,由分(子)公司做好国内运输的准备(参见《1.3原油配置、运输业务流程》),并安排货代代理分(子)公司报关报验,或通知分(子)公司自行报关报验。
7跟踪监控装船、航行和卸货过程
7.1外贸代理公司原油执行人员密切跟踪原油装船及其计量、货损等情况。
发现短量,立即查明原因,并于当日通知分(子)公司、保险公司,以备事后追溯。
分(子)公司在通过外贸代理公司得知上述情况的基础上,密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况。
发现短量,立即查明原因,并于当日通知外贸代理公司原油部门。
外贸代理公司原油部门依据有关采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提出索赔,并将索赔结果书面通知有关分(子)公司。
7.2外贸代理公司运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态,监控滞期发生情况及责任原因,准确地计算滞期费,并将有关情况通知分(子)公司确认,以便办理索赔或理赔工作,有关处理结果应书面通知分(子)公司。
8货款、运费、保费等的结算
8.1境外分(子)公司根据批准签约成交的原油采购合同的支付条款和付款进度要求,向外贸代理公司财务部门提出开具付款承诺函的要求。
外贸代理公司财务部门对付款承诺函条款进行审核并提交原油部门复核,上报外贸代理公司分管副经理审批后,按合同约定的时间向原油供应商或境外分(子)公司申请开证银行出具付款承诺函。
8.2外贸代理公司财务部门对原油执行人员提供并经原油部负责人批准的进口原油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函、《合同履行与结算申请表》等审核,按照合同规定付款时间,在国家外汇管理局办理进口付汇备案后向境外分(子)公司支付CIF货款;付汇后,原油执行人员负责向财务部门提供报关单,由财务部门按照规定办理付汇核销手续。
8.3境外分(子)公司财务部门按照原油采购合同规定,对供货商提供的发票进行审核,报经理审批后对外支付货款。
8.4外贸代理公司的财务部门对运输部门提供并经其负责人批准的进口原油运费支付联系单及租约、船东发票、提单复印件等进行审核后,报分管副经理审批,在规定的付款日前两个工作日通知其境外分(子)公司对外支付运费、战争附加险等。
8.5外贸代理公司的财务部门对运输部门提供并经其负责人批准的进口原油滞期费支付联系单及滞期时间表、滞期费发票等审核后,报分管副经理审批,通知其境外分(子)公司对外支付。
8.6外贸代理公司的财务部门对原油执行人员提供并经其负责人批准的进口原油保费支付联系单及保险费明细表、保险发票、保单副本等审核后,报分管副经理审批,在规定的付款日前两个工作日通知其境外分(子)公司对外支付。
8.7外贸代理公司的财务部门按照进口原油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算,并负责与分(子)公司每季对账。
对由于计价期原因形成的结算价款与实际价款的差异,由外贸代理公司原油部门会同财务部门、境外分(子)公司,至少每季与分(子)公司进行核对,及时结清。
9账务处理与档案管理
9.1外贸代理公司财务部门及其境外分(子)公司财务部门根据股份公司内部会计制度和注册地适用会计准则,对代理进口原油业务及资金结算进行账务处理,并经财务部门负责人审核。
外贸代理公司原油部与财务部门分别对业务卷宗和财务资料进行整理归档,并按照规定时间保存。
四、业务流程图表
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点分值
监督检查方法
流程图
1.对贸易人员及签约人员授权
1.1外贸代理公司经理对其原油贸易部门及境外分(子)公司原油贸易人员进行交易及签约授权,并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。
联合石化
3
1.1检查被授权贸易人员和签约人员名单手续是否合规、完备。
2.对交易对手资信评估
2.1外贸代理公司风险管理部门对交易对手的资信进行评估,根据信用评级确定交易限制条件。
联合石化
经办
审核
6
2.1检查风险管理部门对交易对手审核和评估的纪录。
3.签订原油采购合同
3.1外贸代理公司经授权的原油贸易人员收到分(子)公司原油采购委托后,审核是否符合股份公司原油进口采购计划。
联合石化
1
3.1检查采购委托是否符合股份公司原油进口采购计划。
3.2根据分(子)公司委托,外贸代理公司原油贸易部门会同境外分(子)公司对目标油种市场进行分析,商定入市时机与询价范围,按规定权限审批后,向外贸代理公司境外分(子)公司经授权贸易人员下达询价指令。
联合石化
经办
审批
3
3.2检查询价指令是否经批准。
3.3外贸代理公司境外分(子)公司原油贸易人员按照外贸代理公司原油贸易部门的指令询价后,按照进口原油采购效益最大化的原则,与经过批准的原油供应商达成交易意向,并立即将交易意向反馈给外贸代理公司原油贸易部门审核。
联合石化
经办
审核
3
3.3检查交易意向是否反馈给外贸代理公司原油贸易部门进行审核。
3.4外贸代理公司原油贸易部门对贸易人员谈判意向及合同主要条款进行审核;财务部门及法律顾问对非经常性合同、新类型合同进行审核。
联合石化
经办
审核
5
3.4检查外贸代理公司原油贸易部门对合同主要条款的审核记录,检查非经常性合同、新类型合同是否经过财务部门及法律顾问审核。
3.5外贸代理公司原油贸易人员将交易意向通知分(子)公司,经分(子)公司原油采购部门确认油种、数量、价格后,对外成交。
联合石化
分(子)公司
5
3.5检查采购原油成交前是否经过分(子)公司原油采购部门的确认。
3.6由外贸代理公司境外分(子)公司经授权的签约人与对方签订(境外)原油采购合同,并将成交结果以《交易结果通知单》的形式当日上报外贸代理公司原油贸易部门、财务部门和风险控制部门。
联合石化
经办
审核
5
3.6检查原油采购合同签约人的授权权限,检查《交易结果通知单》是否当日上报外贸代理公司原油贸易部门、财务部门和风险控制部门。
3.7外贸代理公司原油贸易人员将交易结果以《进口原油采购确认单》的形式通知分(子)公司原油采购部门,并取得对方书面确认。
如果分(子)公司针对该笔交易进行了保值,应将相关保值结果一并通知分(子)公司原油采购部门。
保值操作参见《10.1境外原油期(纸)货保值代理业务流程》。
联合石化
分(子)公司
3
3.7检查《进口原油采购确认单》及分(子)公司的书面确认。
4.租船与投保
4.1外贸代理公司原油执行部门根据签收的《原油采购交接单》,按照规定填写《进口原油保险内部联系单》,向保险公司办理保险。
联合石化
4
4.1检查是否按规定填写《进口原油保险内部联系单》,并办理投保。
4.2外贸代理公司原油执行人员向运输部门经办人员提交经部门分管负责人复核的《租船内部联系单》。
联合石化
经办
审核
3
4.2检查《租船内部联系单》是否经部门分管负责人审核。
4.3外贸代理公司运输部门经办人员办理预租船,并根据船舶预租的主要条件填写《租船运输确认单》,由运输部门负责人签字后报原油部门负责人批准,交原油执行部门。
联合石化
经办
审批
3
4.3检查《租船运输确认单》是否经运输部门负责人、原油部门负责人审批。
4.4外贸代理公司原油执行人员通过《进口原油租船确认单》报分(子)公司原油采购部门确认预租运费,并将船舶的技术规范提交装卸港,申请该船是否适合靠泊。
联合石化
分(子)公司
3
4.4检查预租运费是否经分(子)公司确认,检查申请靠泊船舶的技术规范是否提交装卸港。
4.5外贸代理公司原油执行人员得到装卸港对预租船的确认后通知运输人员,由经授权的运输签约人与船东签订正式租约。
联合石化
7
4.5检查租约签订人是否有授权。
5.签订进口原油代理协议
5.1根据分(子)公司确认的代理采购原油品种、数量、价格、时间及运输安排,外贸代理公司原油部经授权的签约人员按照经法律事务部审定的进口原油代理协议的标准文本与分(子)公司签订正式的进口原油代理协议。
联合石化
分(子)公司
7
5.1检查进口原油代理协议是否由授权签约人签订。
6.报关、接货的准备手续
6.1原油到港前,外贸代理公司原油部门核对有关资料,按照国家有关规定申领《重要工业品自动进口登记证明》。
联合石化
3
6.1检查是否按规定申领《重要工业品自动进口登记证明》。
6.2外贸代理公司原油执行人员同时准备报关合同、发票、装船单据等其他报关单据,通知卸货港和分(子)公司安排接货,由分(子)公司做好国内运输的准备(参见《1.3原油配置、运输业务流程》),并安排货代代理分(子)公司报关报验,或通知分(子)公司自行报关报验。
联合石化
分(子)公司
3
6.2检查报关单据是否齐全,是否通知卸货港和分(子)公司;分(子)公司国内运输准备参见《1.3原油配置、运输业务流程》。
7.跟踪监控装船、航行和卸货过程
7.1外贸代理公司原油执行人员密切跟踪原油装船及其计量、货损等情况。
发现短量,立即查明原因,并于当日通知分(子)公司、保险公司,以备事后追溯。
分(子)公司在通过外贸代理公司得知上述情况的基础上,密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况。
发现短量,立即查明原因,并于当日通知外贸代理公司原油部门。
外贸代理公司原油部门依据有关采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提出索赔,并将索赔结果书面通知有关分(子)公司。
联合石化
分(子)公司
4
7.1检查跟踪记录。
检查索赔结果,索赔结果是否书面通知分(子)公司。
7.2外贸代理公司运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态,监控滞期发生情况及责任原因,准确地计算滞期费,并将有关情况通知分(子)公司确认,以便办理索赔或理赔工作,有关处理结果应书面通知分(子)公司。
联合石化
4
7.2检查是否监控滞期发生情况,准确计算并及时索赔。
8.货款、运费、保费等的结算
8.1境外分(子)公司根据批准签约成交的原油采购合同的支付条款和付款进度要求,向外贸代理公司财务部门提出开具付款承诺函的要求。
外贸代理公司财务部门对付款承诺函条款进行审核并提交原油部门复核,上报外贸代理公司分管副经理审批后,按合同约定的时间向原油供应商或境外分(子)公司申请开证银行出具付款承诺函。
联合石化
原油部门
财务部门
审批
4
8.1检查付款承诺函是否经过财务部门、原油部门审核,是否经分管副经理审批。
8.2外贸代理公司财务部门对原油执行人员提供并经原油部门负责人批准的进口原油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函、《合同履行与结算申请表》等审核,按照合同规定付款时间,在国家外汇管理局办理进口付汇备案后向境外分(子)公司支付CIF货款;付汇后,原油执行人员负责向财务部门提供报关单,由财务部门按照规定办理付汇核销手续。
联合石化
原油部门
财务部门
4
8.2检查付汇资料是否真实、齐备;是否按规定办理付汇核销手续。
8.3境外分(子)公司财务部门按照原油采购合同规定,对供货商提供的发票进行审核,报经理审批后对外支付货款。
联合石化
经办
审批
5
8.3检查是否按合同条款支付货款。
检查结算路径是否与合同一致,是否经境外分(子)公司经理的审批。
8.4外贸代理公司的财务部门对运输部门提供并经其负责人批准的进口原油运费支付联系单及租约、船东发票、提单复印件等进行审核后,报分管副经理审批,在规定的付款日前两个工作日通知其境外分(子)公司对外支付运费、战争附加险等。
联合石化
运输部门
财务部门
审批
2
8.4检查支付运费等的有关资料是否齐全、真实,是否经运输部门负责人签字,财务部门审核;付款是否经分管副经理审批。
8.5外贸代理公司的财务部门对运输部门提供并经其负责人批准的进口原油滞期费支付联系单及滞期时间表、滞期费发票等审核后,报分管副经理审批,通知其境外分(子)公司对外支付。
联合石化
运输部门
财务部门
审批
2
8.5检查支付进口原油滞期费的资料是否齐全、真实,是否有运输部门负责人签字,财务部门审核;付款是否经分管副经理审批。
8.6外贸代理公司的财务部门对原油执行人员提供并经其负责人批准的进口原油保费支付联系单及保险费明细表、保险发票、保单副本等审核后,报分管副经理审批,在规定的付款日前两个工作日通知其境外分(子)公司对外支付。
联合石化
原油部门
财务部门
审批
2
8.6检查支付进口原油保费的资料是否齐全、真实,是否有原油部门负责人签字,财务部门审核;付款是否经分管副经理审批。
8.7外贸代理公司的财务部门按照进口原油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算,并负责与分(子)公司每季对账。
对由于计价期原因形成的结算价款与实际价款的差异,由外贸代理公司原油部门会同财务部门、境外分(子)公司,至少每季与分(子)公司进行核对,及时结清。
联合石化
分(子)公司
原油部门
财务部门
3
8.7检查与分(子)公司结算是否按规定办理,检查与分(子)公司的对账记录。
9.账务处理与档案管理
9.1外贸代理公司财务部门及其境外分(子)公司财务部门根据股份公司内部会计制度和注册地适用会计准则,对代理进口原油业务及资金结算进行账务处理,并经财务部门负责人审核。
外贸代理公司原油部与财务部门分别对业务卷宗和财务资料进行整理归档,并按照规定时间保存。
联合石化
经办
审核
3
9.1检查账务处理是否经财务部门负责人审核。
五、相关制度目录(制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号)
1《中华人民共和国货物进出口管理条例》
2《重要工业品自动进口许可管理实施细则》
3关于印发《原油管理办法》(试行)的通知(石化股份生[2002]125号)----1.5.3
4关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则(试行)》的通知(石化股份法[2003]419号)----1.3.1
六、主要控制点相关资料
1贸易人员及授权签约人员名单
2交易结果通知单
3(境外)原油采购合同标准文本
4成交确认单
5进口原油保险内部联系单
6租船运输确认单
7进口原油代理协议标准文本
8合同履行与结算申请表
- 配套讲稿:
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