在全县政府系统办公室主任会议上的发言.docx
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在全县政府系统办公室主任会议上的发言
在全县政府系统办公室主任会议上的发言
同志们:
根据会议议程安排,我就如何做好办公室文字综合工作作个发言。
我从事办公室工作已有9个年头了,其中在乡镇办公室近一年时间。
近8年时间在县政府办公室工作。
想起当年刚到政府办的时候,领导的教诲,前辈的嘱托,字字句句仍在耳边回荡。
当时我的一个感觉就是,那么高的标准,那么严的要求,要当一个合格的秘书,真是不容易。
而今,我亲身体会到其中的酸甜苦辣,特别是搞文字综合工作,其中滋味更是言语难以表达。
通过这么多年的办公室工作,对文字综合工作有了一定的领悟,虽然只是一鳞半爪,但也是由情而生,由感而发。
现在就谈谈这几年的点滴体会,与大家共同学习。
文字综合工作是一项直接参与和进入领导决策的工作,是办公室发挥参谋助手的重要手段。
文字综合工作涉及面非常广,小到一个电话记录、一个会议通知、一个情况反映,大到年度工作总结、领导讲话、汇报材料、调研文章等等,是一项十分复杂艰辛的创造性劳动,这项工作能不能完成,完成得好不好,不仅代表着办公室工作的质量和服务水平,也在一定程度上代表和体现着一级政府和领导的工作水平和形象。
一个称职的办公室人员,必须具有运筹能力、办事能力、组织协调能力、文字表达能力和操作现代办公设备的能力。
但是,我认为最重要、最基本的是要具备文字表达能力,这也是实现其他能力的基础。
可以这么说,文字综合能力是办公室工作人员的基本功,是“看家”本领,记得XX部长曾说过,办公室的人不会写材料,还搞什么办公室工作。
当然,办公室其他工作也很重要,办文办会、信息传递、督查落实等等。
哪一个环节都不能疏忽,哪一件事情都得做清楚。
但最基本的就是文字综合工作。
一个单位材料质量的好坏,代表着一个单位的形象和水平,也是一个单位办公室综合能力的集中体现。
所以说,对于办公室工作人员来讲,加强文字综合工作的锻炼,努力提高文字综合水平,是十分重要的。
那么,要怎样才能提高文字综合能力呢?
我想,应该注意在以下几个方面下功夫。
一、要善于学习
学习这个问题可以说是老生常谈了,不管哪个行业、不管哪个岗位,或者对于每个人来说,学习的重要性不言而喻。
古人说,“学海无涯”、“学无止境”,确实如此。
对于多年从事办公室工作的我,体会更深。
不学习,知识就无法得到更新;不学习,就难以适应领导的要求。
尤其是现在的领导,理论水平和业务水平都很高,对办公室工作的要求也很高。
这就要求文字综合人员必须具备较强的理论功底和较高的文化素质。
只有知识面广了,综合素质提高了,看问题才有广度,才有辩证,写出的文稿才有深度,才能发挥好参谋助手的作用。
在草拟今年政府第一次全体会议黄县长的讲话稿时,我就深有感触。
起草前,县长对全体会议讲话的主题和内容大致讲了个框架,主要是讲“迎通车”活动和创新问题。
根据县长提的要求,我收集了一些材料,草拟了初稿。
县长看了初稿后,找我谈了两次。
第一次,他手里拿着一本名叫《第六项修炼》的书,问我有没有看过这本书,主要是讲创新型组织的,还有一本《第五项修炼》,主要是讲学习型组织的。
我说,我听都没听过,更不要说看过。
第二次在修改材料的时候,他又给我讲了许多创新方面的知识,举了煮青蛙、爵士乐,猴子扔草帽等几个例子。
对我启发很大,也使我深感惭愧,觉得自己要补充的知识太多了。
后来,办公室两位副主任出差到上海、福州,把这两本书买了回来。
有一次开会的时候,我坐在后面,就把《第五项修炼》拿出来,准备好好学一学,没翻两页就想睡觉了。
这本书对我来讲,确实比较深奥,很难看懂,也提不起什么兴趣。
但即便如此,还是要看,而且要认真看,认真学,否则就跟不上领导的要求,就会落伍。
作为办公室文字工作人员,要抓好以下几个方面的学习。
一是要学习业务。
文字综合工作不是生来就会的,是不断学习积累的过程。
特别是刚到办公室工作的人员,更要注重业务学习。
关键是要多看多问,看别人的材料怎么写,看文件格式是怎样的,看看会议纪要是怎么写的,看看别人的讲话稿是怎么写的。
只有多看了,心里才有底。
我刚到县政府办的时候。
连会议纪要都写不来。
为了写一个会议纪要,把全年的会议纪要都翻出来看了一遍。
还有一次县里在龙栖山举办一期乡镇主要领导学习班,为了起草县委程书记的一个讲话,我苦思冥想,无从下笔,忽然想到党校经常办学习班,也许会有许多领导的讲话,于是跑到党校找了一大堆材料来看,从中吸收了一些,才完成了任务。
特别是政府和部门出台的一些文件,有一定的公文规范要求,不学习一点公文写作知识是很难达到要求的。
现在乡镇和部门的很多文件,就是因为不符合规范要求,被我们退了回去。
所以,建议搞办公室的同志,好好学学《XX省人民政府公报》和县政府办200X年10月编印的《国家行政机关公文处理文件汇编》,相信会收获不少。
二是要学习理论。
不懂大家有没有读过《毛泽东选集》,里面的许多文章都是毛主席亲自起草和修改的,希望大家有空的话好好看一看。
还有就是《邓小平文选》和江泽民“三个代表”重要思想,都是办公室工作人员必读的。
三是要学习政策、法规、市场经济、行政管理等知识。
四是要学习文史以及古典、现代文学知识。
五是要学习电脑知识,使自己更加熟练地运用互联网检索资料,更加熟练地运用微机处理文稿。
也许大家会说,要学这么多东西,哪里学得完呀。
没错,需要我们学习的东西太多了。
所以说,学习是个漫长的积累过程,要靠平时的点滴积累,力求先学一点、多学一点、学深一点,使自己真正成为学习型的干部。
二、要善于收集
俗话说:
“巧妇难为无米之炊”,这个“米”就是平时收集的大量原始材料。
我到办公室这么多年,能够完成领导交办的各项文字综合工作任务,很重要的一个方面就是注意材料的收集。
我刚到政府办的时候,挂农业线,我写的许多材料都是靠平时收集的一本杂志《中国农村工作通讯》。
后来跟县长后,主要是靠两本刊物,一本是《调研内参》,另一本是《发展研究》。
这两本杂志跟随了我多年,从96年到现在,我都留着,舍不得扔。
收集材料的渠道我认为主要有四个方面:
一是从报刊杂志上收集。
整本书有用的,整本书留下来;一两篇有用的,就复印下来;一段话、一个标题有用的,就把它摘录下来。
二是收集上级的文件材料。
最重要的是各级领导的各类讲话稿。
三是收集本县的有关材料,包括县委、县政府、乡镇、部门的材料。
四是收集网站上的一些好文章。
这几年网络发展很快,乡镇也可以上宽带了,因特网里的文章浩如烟海,取之不竭,用之不尽,大家要利用好这个优势,多搜索、多下载一些资料存起来。
材料收集,如韩信点兵,多多益善。
只要认为对自己可能用得到的,都要处处留心,采取不同的形式存贮起来,形成自己的资料库。
手中有粮,才能做到心中不慌。
材料收集多了,不管写什么讲话稿或是草拟文件,你都能从资料库里找到范文,或是找到一些有用的素材,那么你写起来,就轻松多了,就会收到事半功倍的效果。
三、要善于思考
思考过程本身就是学习过程的继续和深化,也是提高文字综合能力的重要途径。
作为文字综合工作者,要把所学的、所看的、所听的东西消化,把他人的东西变成自己的东西,就要勤于思考、善于思考,才能使学的知识升华。
一是要善于谋篇布局。
写作前要精心构思,拟定写作提纲。
构思是写作过程的重要环节,也是决定文章优劣的前提。
要善于对不同形式、不同风格的材料进行比较,熟练掌握各种文体的写作特点。
文章的结构布局直接关系到文稿的好坏,要多在这方面花些心思。
结构和标题要新颖,敢于标新立异,不要老是循规蹈矩,墨守陈规,否则,写出来的稿子就会犯“党八股”的毛病。
“天下文章一大抄,看你会抄不会抄”,这也说明了写作要动脑,善于思考。
提纲拟定了,再根据提纲去收集材料,材料收集全了,再动笔。
这样写起来,就容易些。
二是要学会换位思考。
我们草拟的讲话稿、文件,代表着一级政府,一级领导,不是代表我们起草人员本身。
所以要站在领导的角度、全局的高度分析问题。
这就是量体裁衣问题。
同是一项工作、一件事情,书记讲的和副书记讲得不一样,县长讲的和副县长讲的也不可能一样,县领导讲的和部门领导讲的又不一样。
我发现有的部门在代拟县领导讲话稿时,常常存在这方面的问题,通篇材料都是部门口气,把本该由部门领导讲的话让县领导讲,站在部门的角度,怎么痛快怎么写,明显场合不妥、语言不妥、对象不妥,与领导的地位也不相称。
这样的材料,局长讲可以,县领导讲就不大好。
三是要符合领导的语言习惯。
领导身份不同、地位不同,语言习惯与讲话的风格也不同。
有的喜欢就事说事,单刀直入;有的注重引经据典,循循善诱;有的理论功底深,要求理论有高度,以理服人;有的实践经验比较丰富,侧重以事明理;有的喜欢讲宏观,有的喜欢讲具体;有的喜欢明白平淡,有的喜欢排比对仗。
作为文字秘书,如何适应领导的不同要求,要做到这一点,就要知己知彼。
要在同领导交谈、接触中细心揣摩,他们平时重视哪些工作,喜欢怎样说明问题,都要做到说者无意,听者有心。
同时,在日常工作中要做有心人,利用各种机会同领导交流看法,沟通思想,随时收集领导各种场合、各种言行表现出来的思想观点,以便更好地把握领导的思路和意图,最后在文稿中体现出来。
这样,写出的文稿才会符合领导的口味。
四、要善于修改
古人说“文章不厌百回改”、“善作不如善改”。
说明了文字修改工作的重要性。
文字工作人员,要养成勤于修改的好习惯。
对每篇文稿都要反复推敲、精耕细作,在修改的过程中不断提高写作能力。
一是对不符合主题的内容进行修改。
全文要紧扣主题,段落要紧扣标题,不符合主题、不符合标题的内容要尽量删去,避免文不对题、词不达意。
二是要注意数据的准确。
这是文稿中最容易犯的错误,一篇文稿,特别是一些重要文件,数字错了,后果不堪设想。
我搞文字综合工作,有时出错,也就是错在数字上,挨了领导的批评。
所以对引用的数字,一定要细致入微,对于有疑问的要多方面核实,确保准确无误,千万不能想当然,跟着感觉走。
三是要注意修改错别字。
校稿不够认真,个别文字出错也是常见的问题。
在文字核稿时要特别细心,当然文字工作量大线长,有时候错个别字也是难免的事。
但要吸取教训,避免一错再错。
这里,我顺便讲几个容易出错的字。
一个是“拨款”的“拨”字,部门、乡镇有不少要钱的请示,就把拨款打成了“拔”款,有一个单位连续几次请示这个字都用错,这是打字人员和校稿人员粗心的问题。
还有就是“家具”的“具”,许多材料里也用错,加了个单人旁,这个字用错的地方非常多,大家逛街的时候不妨留心看一下街上的广告牌,“家具”的“具”写错的还不少。
再比如,“部分”的“分”,也是没有单人旁的。
容易出错的字很多,这里就不一一例举。
四是要树立精品意识。
也就是要追求文稿的档次和质量。
无论是起草或初审文稿,都要讲究质量,精益求精。
尤其是领导的重要文稿,更要多方锤炼,反复推敲,精雕细琢,在反复的修改中不断完善。
文字综合工作本来就是在不断的修改中完成的,自己要一遍一遍地修改,拿给领导审阅后,还要经过领导的修改,有时甚至被领导改得面目全非。
所以说,要领导满意,首先要自己觉得满意。
文字综合工作任务很重,篇篇出精品不现实,但要尽力而为。
五、要善于解脱
办公室工作“繁、忙、杂、乱、多”,承担着大量的政务和事务,办文要撰写材料、打字复印,审核校稿;办会要迎来送往,布置会场,端茶送水。
同时还要接听电话,通知会议。
工作千头万绪,常常忙得焦头烂额。
哪一个环节稍有疏忽,出力不讨好,还得受批评。
平时还得比别人早上班晚下班。
尤其是文字综合工作人员,加班加点,通宵达旦更是常有的事。
有人说,办公室人员“政治上是红人,工作上是忙人,生活上是穷人,身体上是病人”,尽管讲得不一定准确,但也有一定道理,相信大家都有同感。
因此,文字工作人员,要时时保持一颗平常心,吃得辛苦,乐得艰苦,耐得清苦,甘当幕后英雄。
特别是在压力面前,要学会解脱自己、放松自己,洒脱一些,不以物喜,不以己悲。
总之,搞文字工作,综合一句话,就是要抓住“一个根本、两个关键”。
一个根本就是要符合领导的口味;两个关键,一是出手要快,二是要有新意。
不符合领导的思路和口味,领导不满意,写得再好,还是要推倒重来。
以上谈的一些粗浅体会,希望能对大家有所启发。
同时,有讲得不妥的地方,请蔡副县长、李主任以及办公室各位同仁批评指正。
谢谢。
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