档案借阅制度.docx
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档案借阅制度
档案借阅制度是什么?
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一、借阅档案须按档案使用的权限借阅,并严格遵守保密制度。
二、借阅档案时必须遵守档案借阅制度,严格履行借阅登记手续,由借阅者和档案人员认真填写借阅单。
三、档案人员应尽量提高检索档案的查全率、查准率及检索、调阅档案的工作效率。
四、档案人员应主动热情接待借阅者,认真检索档案信息或为借阅者提供查找档案的线索,对每一位借阅者和每一卷调阅的档案负责。
查阅档案过程中不得擅自离开,并为借阅者提供电话查询和复印服务。
五、对借阅出库的档案,档案人员应严格履行交接和签字手续,借阅者和经办者当面仔细核对档案的卷号、数量和卷内文件,如有问题应在借阅单上注明。
六、借出档案的期限一般不超过七天,如不能按期归还,应办理续借手续,档案人员应及时催还过期档案。
七、档案归还时档案人员应与借阅者当面认真核对所还档案的卷号、数量和卷内文件,查看文件中有无破损、丢页等情况,并注意收集、积累利用效果实例。
八、借阅者在调离工作岗位时,须将所借档案、资料全部归还,由档案部门确认无误后,在人事调出会签单上签字或签章。
九、外单位利用项目的档案资料时,只能在档案保管室内查阅,不得外借。
如必须借出,需经主管领导人批准方可外借。
十、档案管理人员借阅档案,也必须严格履行档案借阅制度,认
真办理有关手续。
十一、档案人员应忠于职守,加强保护档案的防范意识,防止人
为丢失、破坏档案的情况发生。
十二、未能及时查阅的档案、当天未阅完的档案必须入柜、入库
保管。
十三、借阅的档案必须保持案卷的完整与安全,不得损毁、丢失、拆卷、抽换及任意涂改、批注、勾划及转借、携带至公共场所。
附:
(一)文书档案的借阅
1.文书档案借阅应严格执行档案借阅制度,借阅本部门形成的档
案无须批准;
2.借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准;
3.外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报
批;
4.党委会以及项目领导层的会议记录只限形成部门借阅;
5.无特殊需要文书档案不借出原件。
(二)科技档案(基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案等)的借阅
1.借阅科技档案时,应严格执行科技档案借阅制度。
各部门原则上只能借阅本部门形成的科技档案,借阅其他部门形成的科技档案,须经该部门领导批准;
2.外单位借阅本单位科技档案时,应持有单位介绍信和个人证件,经综合管理部部长和单位领导批准后方可借阅;
3.借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案,须经获得专利单位和专利权人批准;
4.借阅房地产档案的原始房产证时,须经房产部门同意和单位领导批准;
5.归档的图纸,不准借出档案室。
(三)会计档案的借阅
1.建立健全会计档案借阅、复制登记制度。
会计档案除项目财务部门有权查阅外,其他部门查阅须经财务部门领导同意;
2.外单位查阅须持介绍信,并经财务部门负责人或财务工作主管领导批准后,方可在财务人员的带领下查阅;
3.会计档案原则上不得借出,如有特殊需要借出,须经财务工作主管领导批准,并限期归还;
4.查阅或复制会计档案的人员,不得在会计档案上做任何记录、符号和标记,更不准涂画、拆封、抽换或涂改。
(四)声像档案(照片、录音带、录像带、缩微胶片、电影胶片、微机软盘、航测底片、唱片、幻灯片、光盘等)的借阅应严格履行声像档案的借阅制度,重要的声像档案,特别是原版、原件一般不外借。
如有特殊需要,须经有关部门和分管领导批准。
对利用频繁的录音、录像带等声像制品,应提供复制件,尽量延长原件使用寿命。
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