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档案管理
第1章总论
1.1文书与档案
1.1.1文书
1)文书的概念
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
2)文书的作用
(1)领导指导作用。
例1
(2)行为规范作用。
(3)公务联系和知照的作用。
(4)凭据记载作用。
1.1.2档案
1)档案的概念
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
概括地说,档案是原始的历史记录。
2)档案的特性
(1)来源的广泛性。
(2)形成的条件性。
其一,处理完毕的文件才能作为档案。
其二,对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存。
(3)记录方式和载体形式的多样性。
(4)原始的记录性。
3)档案的类别
(1)文书档案,如各种公务文书形成的档案。
(2)科技档案,如工程设计技术、基建等档案。
(3)专门档案,如干部、地名、教学等档案。
4)档案的作用
(1)现实工作及各项社会活动的查考依据作用。
(2)历史凭据作用。
(3)科学研究的基础和条件作用。
1.1.3文书与档案的联系与区别
1)文书与档案的联系
(1)两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
(2)两者在内容和格式上完全一致。
(3)两者互为因果。
2)文书与档案的区别
(1)两者的性质和形式不同。
(2)两者的目的和作用不同。
(3)两者存在和发挥效用的时间不同。
1.2文书工作与档案管理
1.2.1文书工作
1)文书工作的含义
文书工作通常也叫文书处理工作,主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。
2)文书工作的任务和内容
文书工作的基本任务是:
根据工作的需要和客观实际,高质量地形成机关的公文,科学地组织和准确地处理机关的公文,有秩序而安全地进行公文运转,完整而妥善地保管公文,正确地发挥公文的作用,有效地推进机关工作,为领导工作服务,为社会主义现代化建设服务。
文书工作的内容主要包括三大环节:
公文的形成(前提)、公文的处理(中心)和公文的管理(归结)。
3)文书工作的基本原则和要求
根据上述精神,文书工作的基本原则应该是:
坚持实事求是、反映客观实际;精简公文,反对官僚主义、形式主义和文牍主义;注重实用,高效率地做好文书工作。
文书工作的具体要求是:
准确,及时,安全,保密例2。
要做到严肃认真,一丝不苟,及时迅速,注重时效,不搞公文旅行,严格执行保密制度,防止失密、泄密。
1.2.2档案管理工作
1)档案管理工作的含义与特点
档案管理工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家的各项工作服务。
就其本质来说,具有以下四个特点:
(1)管理性。
(2)服务性。
(3)政治性。
(4)机要性。
2)档案管理工作的任务和内容
(1)档案管理工作的基本任务是:
坚持集中统一管理档案的原则,建立国家档案工作制度;科学地管理档案,大力开发档案信息资源;逐步实现档案管理的现代化,使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务,为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
(2)档案管理工作的基本内容包括:
档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作,这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。
档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面,即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。
3)档案管理工作的基本原则和要求
(1)档案管理工作的基本原则:
《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)的表述是:
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用。
”
(2)档案管理工作的具体要求:
完整,安全,有效。
完整,即档案的收集要做到齐全完整,没有疏漏。
安全,主要是保证档案的物质安全和政治安全,防止自然和人为的损坏,不丢失,不泄密。
有效,即能够有效地提供利用,充分发挥档案的作用。
1.3文书工作与档案管理的组织机构
1.3.1文书工作的组织机构
1)文书工作的机构
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人;最高管理机构是中央办公厅、国务院办公厅,分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作,各级党政机关办公厅(室)设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
文书工作担负的不是机关的某一项专业职能,而是综合职能,因此,文书部门是机关综合机构即秘书部门的一个组成部分。
2)文书工作的组织形式
文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式,主要有两种形式。
(1)集中形式
(2)分散形式
各机关文书工作结构的设置大致有以下两种情况:
A在一些比较大的机关里,设立文书工作的专门机构,归机关中心机构,即办公室负责领导。
在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要部分,是由机关的办公厅(室)负责,其下面可设秘书处(室)、信访处(室)、机要室、打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
注意;⊙机关里专门或主要担负文书处理工作的机构,通称文书处理部门;
⊙县级机关办公室下属文书机构,一般称科、股;
⊙在这些设立专门文书工作的机关,除了上述主要担负文书处理任务的机构外,机关的领导机构和其他业务职能部门也需要承担一部分文书处理工作,比如:
拟稿、核发、签发、阅办、立卷等。
B在一些比较小的机关或者基层单位,不需要专门设立文书工作部门。
县以下机关,如乡镇、街道、学校,一般都只在办公室中设有专职或兼职人员负责文书工作。
小型企业只设一二个专职或兼职的文书人员就行了。
(此类人即“文书”)
1.3.2档案管理的组织机构
1)档案管理的工作机构类型
(1)档案室
(2)档案馆(3)档案事业管理机构,如档案局、处等
2)档案管理工作的组织领导P17
第2章文书的种类、体式与稿本
2.1文书的种类及选用
2.1.1文书种类的划分
1)按公文种类名称是否法定划分
(1)法定公文。
法定公文是党、政、军机关各自关于公文处理等法规性文件规定的公文种类名称的通称。
(2)事务文书。
事务公文是法定公文之外的日常处理公共事务的一般性公文种类名称的统称,如计划、总结、简报、调查报告等。
2)按公文的来源去向划分
(1)发文。
由本机关制发的公文统称发文,按发文方向分为对外发文和对内发文。
对外发文是发给外机关的公文,对内发文是发给本机关的内部机构的公文。
(2)收文。
收文是指本机关收到的外机关发送来的公文。
按来源划分,收文又可分为上级机关来文、下级机关来文、同级机关来文和非隶属机关来文。
3)按公文的行文方向划分
(1)上行文。
上行文是本机关向上级机关发送的公文,它的行文方向是自下而上的。
通常上行文主要是请示和报告。
(2)下行文。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行文方向是自上而下的。
通常下行文有命令、指示、决定等。
(3)平行文。
平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。
最常用的平行文是函,少数通知、会议纪要也属于平行文。
4)按公文阅读范围和机密程度划分
(1)公布的公文。
这是向人民群众或国内外公开发布的公文,如公告、通告、公报等。
这类公文需要广泛宣传,人人周知,可以利用广播、电视、报刊公开发表,也可张贴和口头传达等。
(2)内部公文。
内部公文是指只在机关或组织系统内部使用的公文。
内部公文按是否保密分为普通公文和保密公文。
保密公文按机密程度分为绝密、机密、秘密三个等级。
5)按公文的使用范围划分
(1)通用公文。
这是党、政、军各级机关,各社会团体,企事业单位在工作活动中普遍使用的公文。
(2)专用公文。
相对通用文件而言的,专用公文是指具有专门职能的机关,在其专门的业务范围的工作活动中,根据特殊需要而专门形成和使用的公文。
(声明、条约等)
(3)技术公文。
技术公文是指在科研、设计和生产建设部门进行自然科学研究、生产技术研究和基本建设活动中形成和使用的公文。
2.1.2文书种类的选用
1)在发文机关权限内选用恰当的文种
2)在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种
3)在明确发文具体目的、要求后选用文种
2.2通用文书
2.2.1通用法定公文
1)命令(令)
根据《办法》(p287)规定,“命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员”。
令有三类:
(1)发布令,是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布重要行政法规和规章的文件。
(2)行政令,用于宣布施行重大强制性行政措施,实施行政领导与指挥职能的文件,如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。
(3)嘉奖令,是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位或人员而发布的,如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
2)决定
根据《办法》规定,决定“适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。
决定分为三类:
(1)法规性决定,适用于发布权力机关制定、修改或试行的法律文件或政府部门制定的行政法规。
(2)指挥性决定,适用于对重大问题、事项、行动作出决定,布置有关工作,其突出特点是方针政策性强,要求下级单位坚决贯彻执行.
(3)知照性决定,适用于表彰先进,处理事件与人员,机构设置与人事的重要变动,重要会议的召开或其他有关事项的决定,重在宣告、知照,只要求下级机关、单位及人员知道此事就行了。
3)公告
根据《办法》规定,公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。
公告有两类:
(1)周知类公告,只宣告事项的有关信息,不提出需要遵守的规定和要求,通常以国家机关的名义发布,起到向国内外公布法律文件的作用.
(2)事项类公告,多用于有关行政机关依据国家有关法律、法令和行政法规而使用的法定专门事项的公告,如专利公告、商标公告、破产公告、企业法人登记公告、房屋拆迁公告、招考公告等,也用于按照《中华人民共和国民事诉讼法》规定发布的一系列法院公告,如开庭公告、宣告失踪、死亡公告,财产认领公告等。
4)通告
根据《办法》规定,通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。
通告有两类:
(1)执行性通告,公布一定范围内的机关单位或有关人员应当遵守的事项,如《沈阳市公安局关于启用公安专用车辆号牌的通告》.p32例
(2)告知性通告,如因维修线路停水、停电的通告,施工单位修桥、修路要求有关人员或车辆改道通行的通告等。
5)通知根据《办法》规定,通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。
通知有六类:
(1)批转类通知。
体现的是领导与被领导关系,即上级机关批转下级机关的公文。
(2)转发类通知。
即转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。
(3)发布规章类通知。
用于告知受文单位,某一规章制度业经批准,现予以发布,这类规章性文件,其作者一般为发文机关自身或发文机关的上级机关。
(4)贯彻类通知。
用于对上级领导机关发来的文件需要结合本地区、本部门实际情况提出具体执行意见时使用。
(5)事项类通知。
用于需要下级机关、有关范围或有关人员执行和了解某些事项时使用的文件。
(6)任免类通知。
主要用于上级机关向下级机关告知对有关人员任免决定和需要下级机关知道上级机关的人事任免情况。
6)通报
根据《办法》规定,通报“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”。
通报有三种:
(1)表彰通报,表彰群体或个人的先进模范事迹,或企事业单位的典型经验,起到充分调动积极性、开创新局面的作用。
(2)批评通报,通报重大的事故或批评严重错误,用反面典型和重大事故警诫教育有关部门和人员,以此防患于未然。
(3)情况通报,传达重要精神或情况,能使有关单位或人员及时了解精神、掌握情况,便于把握工作方向,调整工作部署,改进工作措施。
7)议案
根据《办法》规定,议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议事项”
议案有四类:
(1)法规性议案(2)条约性议案。
(3)事务性议案。
(4)任免性议案。
8)报告
根据《办法》规定,报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。
报告有三类:
(1)工作报告,是下级机关完成了一个阶段的工作或者某一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。
(2)呈送报告,是向上级机关报送文件或物件时随文或随物呈送的报告。
(3)建议报告,是下级机关对某项工作、某一问题提出意见或者建议的报告。
9)请示
根据《办法》规定,请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。
请示的种类有三类:
(1)求示性请示,如因工作中遇到不易解决的难题、无章可循的新问题,或由于意见分歧无法统一行动时,向上级部门递送的要求给予解决办法的请示。
(2)求助性请示,如要求增补经费、增加设备、划拨款项、划拨指标的请示。
(3)求准性请示。
请求批准。
10)批复
根据《办法》规定,批复“适用于答复下级机关的请示事项”。
批复的种类有两类:
(1)专指性批复,这种批复仅仅下发到作出请示的机关。
因为它所批复的内容不带有普遍性,这种批复的使用频率较高。
(2)普发性批复,这种批复不仅下发到作出请示的机关,而且下发到其他下级机关,因为这种批复的内容带有普遍性,这种批复的后面要附上“请示”的原文。
11)意见
根据《办法》规定,意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。
按意见内容,可分为两类:
(1)政策性意见,一般是为贯彻某一重大方针、政策而制发的,重点在于阐述有关政策和工作原则。
这类意见多是党和国家的高级领导机关制发的,如《中共中央关于加强和改进思想政治工作的若干意见》。
(2)工作性意见,即布置重大任务、重要行动或重大工作所提出的意见,如《中共中央关于在县级以上党政领导班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正气”为主要内容的党性党风教育的意见》。
这类意见的布置更具体,安排更明确,便于下级机关遵照执行。
12)函
根据《办法》规定,函“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。
函有四类:
(1)商洽函,是不相隶属机关之间商量工作时所用的函。
(2)询问函,是不相隶属机关之间,或上级机关对下级机关,对有关事宜不清楚、有疑问时发出询问的函。
(3)请准函,是不相隶属机关向有关主管部门请求批准某一事项时所用的函。
请准函与请示的选用要根据本单位与受文单位的行文关系来确定。
向有直接隶属关系的上级机关请求指示、批准用请示,向没有隶属关系的有关主管部门请求批准则用函。
(4)答复函,是机关收到商洽函、询问函、请准函时给予对方答复时使用的函。
13)会议纪要
根据《办法》规定,会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。
会议纪要的种类:
按会议的性质和内容分,有决议性会议纪要和情况信息性会议纪要;按会议的形式分,有办公例会纪要和座谈会纪要;按会议的任务分,有综合会议纪要和专门会议纪要。
2.2.2通用事务公文
通用事务公文是法定公文之外的通用于各类各级机关、团体、企事业单位处理日常公共事务的一般性公务文书。
1)计划
计划用于对今后一定时期将要开展的活动事先制定目的、任务、步骤、措施、要求等的方案。
计划有不同种类,具体为:
(1)按性质分,有综合型计划,如《××公司2005年工作计划》;有专题性计划,如《××公司2005年经营体制改革计划》。
(2)按时期分,有短期计划、中期计划、长期计划。
(3)按形式分,有文字计划、图表计划、文字图表计划。
(4)按范围分,有单位计划、部门计划、中央计划、系统计划、地区计划等。
2)总结
总结用于事后对一定时期内的工作任务完成情况作出回顾、检查、分析、评价,找出经验和教训,肯定成绩和认识不足,作为今后工作的借鉴。
工作总结一般分为两类:
(1)综合性总结,如《××省文化厅2005年上半年工作总结》;
(2)专题性总结,如《在直属企业开展统计法规执行情况大检查的工作总结》。
3)调查报告
调查报告用于反映对某一事物、问题和事件经过调查研究所得到的情况和结论。
调查报告按内容性质可分为四类:
典型经验的调查报告、反映情况的调查报告、揭露问题的调查报告、科学研究的调查报告。
4)简报
简报用于简要、迅速地报道内部事务、重要会议的情况。
简报还有其他名称,如简讯、内部参考、情况反映、情况交流等。
简报按内容和性质分为三类:
工作简报、会议简报、动态简报。
5)协议
协议,又称协议书,是双方或数方为了协作并保障共同的和各自的合法权益,经过协商达成一致意见后签订的文书。
协议应用范围广泛。
6)规章制度类
这类文书具有规范、约束行为的作用,须经过一定的审议程序后公布施行,主要有11种:
规则、通则、准则、细则、守则、规程、规范、须知、章程、办法、制度。
7)记录类
(1)会议记录:
用于记录会议的组织情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决定等内容。
(2)电话记录:
用于记录通过电话传递来的会议、工作等事项。
重要的电话记录要迅速送给有关领导人和部门阅批、办理。
(3)来访记录:
用于记录人民群众来访面谈的关于举报、控告、申诉、批评、建议等内容、事项。
对来访者所提出的问题,应按照有关制度交有关部门处理。
(4)大事记:
用于按照时间顺序记载本单位等一定范围内发生的重大事件和重要活动。
(5)日志:
用于记载每天的工作和活动情况。
常见的日志有工作日志、会议日志、生产日志、教学日志、科研日志等。
8)讲话稿类
讲话稿是讲话者为了在各种会议、场合及仪式上讲话而事先写成的各种文稿的总称。
讲话稿主要有以下两种:
(1)报告,也称讲话、发言、演讲,是用于领导人等讲话者在会议上或郑重场合作报告或发言的讲话稿,事后可书面发表。
报告有指导性报告、号召性报告、总结性报告、工作报告、动员报告、形势报告、纪念报告、述职报告等。
(2)致辞,用于隆重会议或某种场合的仪式的讲话稿。
致辞主要有开幕词、闭幕词、欢迎词、祝词、欢送词、誓词、悼词、解说词。
9)书信类
用于处理公务的书信类文书,主要有聘请书、倡议书、喜报、捷报、介绍信、证明信、公开信、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、致敬信、唁函、邀请书。
10)启事、海报类
2.3专用公文
专用公文的主要特点有:
一是使用于一定的专业领域或组织系统;二是大多具有特定的格式;三是制发程序和语言运用方面有独特之处。
2.3.1中国共产党专用法定公文
1)公报公报用于公开发布重要决定或者重大事件。
公报分为会议公报和新闻公报两类。
2)决议
决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
这里的会议是指党章规定的具有权威性的会议,如党的各级代表大会和各级委员会全体会议。
决议按内容可分为两类:
一是方针政策性决议,如《中国共产党中央委员会关于新中国成立以来党的若干历史问题的决议》;二是专门问题的决议,如《中共中央关于增强党的团结的决议》。
3)条例条例用于党的中央组织制定、规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度,如《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)。
4)规定
规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范,如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于在国内公务活动中严禁用公款宴请和有关工作餐的规定》。
2.3.2行政机关专用法定公文
1)公告(参见通用法定公文(3))
2)议案(参见通用法定公文(7))
2.3.3军事专用法定公文
1)通令
根据《中国人民解放军纪律条令》的规定,通令用于向部属宣布奖惩事宜(不包括授予荣誉称号)。
2)布告
《中国人民解放军机关公文处理条例》指出,布告用于向军民公布应当普遍遵守或周知的重要事项。
2.3.4法律公文
法律公文是法律行为主体按照法律规定为实现其权利或履行其义务而制作的具有法律意义的文书总称。
法律公文包括司法机关制作的法律公文和司法机关以外的国家机关、法人、自然人制作的法律公文,主要有四类:
侦查预审类、检察类、审判仲裁类、诉讼辩护类。
2.3.5经济公文
经济文书的种类很多,主要有市场预测报告、经济活动分析报告、企业管理类、统计分析类、生产报表类、招标投标类、税务类、工商管理类、商业类、对外经济贸易类、财政会计类、审计类、基建类、企业联合类、经济合同纠纷类、金融类。
2.3.6科技公文
科技公文的主要种类有:
技术文件类、科研报告类、科技协调类。
2.3.7外交公文
外交公文是用于国际间的访问、谈判、交涉、缔约、参加国际会议和国际组织等外交、外事活动的文书,主要种类有:
缔结类、交往类、证书类。
2.3.8教育公文
教育公文主要有:
招生计划、招生简章、校历、教学计划、试卷分析报告、准考证、考场规则、教学评估报告、学历证明等。
2.3.9文化公文
文化公文的种类主要有:
文化名胜类、图书馆类。
2.3.10医疗公文
医疗公文的主要种类有:
临床类、医学交流类、医政管理类。
2.4文书的格式
现行国家行政机关公文格式,就是指公文的书面格式,即公文全部文面组成要素的排列顺序和标志规则。
通常,我们将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(又称间隔横线)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
公文格式图示:
0001机密★6个月
特急
Xxxxx文件
XXX【2011】1号签发人:
关于XXXXXXX的通知(标题)
主送机关:
正文(内容)
附件:
1.XXXXXXXX
2.XXXXXXXX
成文日期
(附注)如:
送XXX,发XXX
主题词:
XXXXXXXXX
抄送:
XXX,XXX,XXX。
印发机关印发日期
Ppt第二章36
2.4.1眉首
眉首的特点是位置相对固定。
掌握了公文格式对眉首所含各要素位置的规定,就可以设计文件的“红头”部分。
眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、会签人等部分组成。
1)公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
编制公文份数序号用阿拉伯数码。
一般来说,应根据公文的份数来决定所编份数的位数,但至少应不少于两位,即“1”应编为“01”。
2)秘密等级和保密期限
秘密等级是标志公文保密程度的一种标志。
根据《办法》的规定,涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。
“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
在国家行政机关的公文中,应按照上述要求在公文中标志公文的秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。
如果公文制发单位知道保密期限,可按照国家保密局的要求在秘密等级后标注保密期限,在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。
例如,“绝密★1年”,意味
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