项目二秘书工作任务与方法.pptx
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项目二秘书工作任务与方法.pptx
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秘书工作任务与方法,武汉商贸职业学院外国语学院:
童峰,课程内容,秘书工作的内容,秘书工作的特点,秘书工作的基本要求,秘书工作的基本方法,秘书人际关系的处理,一、秘书工作的内容,政务性工作业务性工作事务性工作,上司在时的工作上司不在时的工作,政务性工作,参谋辅助。
协调工作。
调查研究。
信息工作。
督查工作。
业务性工作,文稿撰写。
文书处理。
档案管理。
会务工作。
信访工作。
公关工作。
事务性工作,接待工作。
日常事务。
通信联络。
随从工作。
一、秘书工作的内容,政务性工作业务性工作事务性工作,上司在时的工作上司不在时的工作,上司在时的日常工作,办公室维护。
接转电话。
招待客人。
日程管理。
出差准备。
起草文件。
会务工作。
信息管理。
其他工作。
上司不在时的工作,如上司是在外地出差,每天应在事先约定好的时间与上司联络。
如果遇到紧急事件,马上与上司取得联系,请求指示。
未经上司许可,不能在文件上盖章签字。
上司回来时,要将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹”的最上面。
二、秘书工作的特点,
(一)需要马上拿主意的事情多。
(二)工作内容变化快。
二、秘书工作的特点,(三)一心几用的时候多。
(四)忙闲哭乐不均。
三、秘书工作的基本要求,
(一)作好从事秘书工作的准备1、学会使用职场语言。
改变学生腔。
避免使用流行语。
养成说“早上好”的习惯。
2、注意工作时间及时请假。
不逃避加班。
3、管理情绪,心情舒畅,释放压力,调控情绪,三、秘书工作的基本要求,
(二)秘书的形象素质保持大众化便于工作端庄大方举止优雅,三、秘书工作的基本要求,(三)秘书的能力素质判断与执行能力。
洞察能力与理解能力。
信息收集能力与写作能力。
记忆力。
交流沟通能力。
OA操作能力。
四、秘书工作的基本方法,1、当上司叫你时,应马上响亮地回答,因为上司往往是从回答的声音中来判断你的工作态度。
2、接受指示时,一定要带上记事本,并且注意力集中,将上司的指示记录下来。
3、一旦接受指示,马上按要求执行。
(一)接受指示的方法,“请示首长,有一只兔子要不要打?
”“让我考虑考虑”,
(二)请示的方法,1、请示的对象要选准。
2、请示的内容要单一。
3、请示的形式要灵活。
4、请示的时机要适当。
5、请示的态度要谦恭。
(三)建议的方法,1、说话尽量婉转。
2、切忌命令式。
3、确认事实。
4、考虑结果。
5、选择时机。
(四)报告的方法,
(1)报告的内容要真实,有一定的顺序。
(2)报告的方式要灵活。
(3)选择合适的时机。
(4)语言要简明扼要。
(5)比较重要的工作应把重点内容写下来交给上司。
五、秘书人际关系的处理,秘书与上司的关系,秘书与同事的关系,准则,尊重,礼貌和礼仪,乐于助人,赞美他人,宽容与体谅,诚实公正,
(一)秘书人际关系的基本准则,
(二)秘书与上司的关系处理原则,主动配合、适应。
服从,但不盲从。
委婉提醒,适时规劝。
维护上司间的团结。
案例分析一:
上司作出冲动的决定,一天,老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。
他自己起草了一封简短的回信,让秘书马上把信寄走。
信的内容是这样的:
我没有想到会收到你这样的来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的一切交易,并且我要让所有的同行知道你的行为!
面对这种情况,秘书应该如何处理?
(三)秘书处理与同事关系的处理原则,真诚地关心别人,同等友好等距交往,维护团结,案例分析二:
同事请自己帮忙A.老板回来后,他可能让我忙别的事。
B.请你的老板跟我的老板说一下让我帮忙的事。
C.因为我的老板现在出去了,这事得让他知道,所以,这事得1个小时后等他回来再说。
D.这事得让我的老板同意,他现在不在家,你看能不能请别的人给你帮忙?
E.在我的老板回来之前可以给你帮忙,但帮忙这件事你可得帮我保密。
帮忙,帮忙,帮忙,按性质分按时间分,事情多变化快忙闲不均一心几用,职场准备形象素质能力素质,接受指示请示的方法报告的方法建议的方法,与上司关系与同事关系,内容,特点,要求,方法,关系,秘书工作,小结:
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