O9购销链系统Word文档格式.doc
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2.2.1采购业务流程图21
2.2.2功能模块流程图21
2.2.3采购订单22
2.2.4收货通知单、退货通知单24
2.2.5采购入库单24
2.2.6采购退货单25
2.2.7采购发票25
2.3销售管理26
2.3.1销售业务流程图26
2.3.2功能模块流程图27
2.3.3销售订单28
2.3.4发货通知单、退回通知单29
2.3.5销售出库单29
2.3.6销售退回单30
2.3.7销售发票31
2.4库存管理31
2.4.1功能模块流程图32
2.4.2移仓单33
2.4.3盘点单33
2.4.5自定义出入库单34
2.5应付管理35
2.5.1应付业务流程图35
2.5.2功能模块流程图35
2.5.3初始化采购发票36
2.5.4付款单及付款核销单36
2.5.5预付款单及预付款核销单37
2.5.6其他应付款单及其他应付款核销单37
2.5.7应收冲应付37
2.5.8应付、预付款转销38
2.6应收管理38
2.6.1应收业务流程图38
2.6.2功能模块流程图38
2.6.3应收管理日常处理40
2.7存货管理40
2.7.1功能模块流程图40
2.8审批流40
2.8.1审批业务流程图40
2.8.2功能模块流程图41
2.8.3审批字典设置功能41
2.8.4审批流程设置功能41
2.8.5审批功能42
2.9月末结转42
3.0操作习题42
1.系统简介:
O9购销链系统是OPEN9000电子商务套件中一个子系统,其即可独立的对企业的购销链业务进行信息化管理,又与O9电子商务套件中的财务管理等系统实现无缝连接。
O9购销链系统由“采购管理”、“存货管理”、“库存管理”、“销售管理”、“应收管理”、“应付管理”、“审批流”、“系统管理”这八个模块组成。
在这八个模块中,“采购管理”、“销售管理”、“库存管理”、“应收管理”、“应付管理”又均可独立成为一个系统,单独处理有关“采购”、“销售”、“库存”、“应收”、“应付”发面的业务情况。
在O9购销链系统中这八个模块的功能分别简介如下:
1.1系统管理
系统管理模块是整个O9购销链系统一个基础模块,使用该系统的一些基础性工作,如科目、部门、币种、物料、往来户等信息的设置全是在系统管理模块里操作的。
初始化前的准备工作以及日常处理中有关字典类信息的维护工作也都是通过系统管理模块来完成的。
1.2采购管理
采购管理模块通过采购的相关单据贯穿采购的整个过程,实现对采购业务的全程处理和跟踪,它包括采购系统设置、采购日常处理、采购报表查询这三个模块。
通过请购单、采购订单、收货通知单、采购入库单、采购发票(蓝字)、采购退货单、退货通知单、采购发票(红字)等单据的新增、修改、删除、审核、打印,实现对常规商品购进、农副产品收购、分期付款购入、委托代销、直销商品购入等多种业务情况的处理。
此外,还可以处理购入商品溢余或短缺、进货退出、进货退补价、购货折扣和折让等异常情况。
1.3销售管理
销售管理模块通过销售的相关单据贯穿销售的整个过程,实现对销售业务的全程处理和跟踪,它包括销售系统设置、销售日常处理、销售报表查询、金税接口这四个模块,通过预测订单、销售订单、发货通知单、销售出库单、销售发票(蓝字)、销售退回单、退回通知单、销售发票(红字)等单据的新增、修改、删除、审核、打印,实现对常规销售、分期收款销售、直运商品销售、委托代销等多种业务情况的处理,还可以处理销货退回、销售退价和补价、销售折扣与折让等几种商品销售的异常情况。
此外,该模块还提供了信用管理、存量管理、批次管理等功能。
1.4库存管理
库存管理模块是整个O9购销链系统的中心,采购、销售模块中通过各种单据处理的业务数据最终都会在库存模块中体现出来。
它包括库存系统设置、库存日常处理、库存报表查询这三个模块。
该模块通过库存调整单、盘点单、移仓单、自定义出库单、自定义入库单等单据的新增、修改、删除、审核、打印,实现对商品或物料在库存数量、金额方面的增减管理。
1.5应付管理
应付管理模块主要用于核算和管理客户往来款项。
它主要对初始化采购发票、初始化采购发票明细、采购发票(蓝字)、采购发票(红字)、付款单、付款核销单、预付款单、预付款核销单等单据进行日常业务处理,并形成报表;
通过查询报表,可以动态掌握应付款的统计、明细情况;
还可以对应付帐款帐龄进行分析。
1.6应收管理
应收管理模块主要用于核算和管理客户往来款项。
它主要对初始化销售发票、初始化销售发票明细、销售发票(蓝字)、销售发票(红字)、收款单、收款核销单、预收款单、预收款核销单等单据进行日常业务处理,并形成报表;
通过查询报表,可以动态掌握应收款的统计、明细情况;
还可以对业务员进行绩效考核,对应收帐款帐龄进行分析。
1.7存货管理
存货管理是对采购管理、销售管理、库存管理模块中已复核的各种单据生成财务记帐凭证的模块,是业务购销链系统是与财务处理总帐系统的联系纽带。
1.8审批流
审批流模块是对采购管理、销售管理、库存管理模块中的各种单据进行审批,并且只有通过审批的单据才可以进行复核,在此模块中可以灵活的设置审批的流程和审批的人员等信息。
以便加强用户的管理。
8个模块中,采购、销售、库存、审批属于业务方面的,与财务这一块没有对大关系,应付、应收、存货管理这三个模块是与财务相关的,特别是存货模块是业务购销链系统与财务总帐系统的联系纽带。
1.9系统结构流程图
购销链系统的整体结构图
系统管理
基础数据数据权限
采购发票采购入库单销售出库单销售发票
应付采购库存销售应收
付款信息采购退货大单销售退回单 收款信息
采购入库单盘点单领料单销售出库单
采购发票移仓单退料单销售发票
采购退货单库存调整单产成品入库单销售退回单
凭证凭证
存货管理
凭证
财务管理
2.功能讲解
2.1系统初始化
初始化流程
初始化前的准备字典类设置启用系统
结束初始化录入初始数据系统参数配置
2.1.1字典类数据的准备:
单独使用O9购销链系统
顺序
资料名称
1
往来户类别
部门
价格类型
物料类别
税率
币种
业务类别
仓库
结算方法
2
人员
业务
银行帐号
3
物料(商品)
4
往来户(客户和供应商)
O9财务系统和O9购销链系统集成
地区
行业
专项类别
科目
专项
2.1.2业务期初数据准备
1.业务期初数据包括库存余量和余额、应付帐款余额、应收帐款余额三个部分。
2.库存余量和余额使用采购入库单录入系统;
如果是单独使用库存管理模块,库存期初数据就需要通过“自定义出入库单”系统来录入。
3.应付帐款余额即可以使用采购发票录入模块,也可以使用初始化采购发票录入模块。
4.应收帐款余额即可以使用销售发票录入模块,也可以使用初始化销售发票录入模块。
5.使用采购入库单模块或者自定义出入库单模块录入库存期初数据;
使用采购发票和销售发票模块录入应付和应收帐的余额数据需在系统启用后才可以录入。
录入的数据为“启用会计期”期末的数据。
6.使用初始化采购发票或初始化销售发票模块录入期初余额需在系统启用前录入。
录入的数据为“启用会计期”期初的数据。
用户准备的三项数据的余额应是截止同一时间点的数据。
对于期初所要准备的数据为系统启用月份的月末数据,下个月正式开始录入单据。
财务系统和购销链的会计期没有必然的联系,但如果用户是财务系统和购销链系统集成的使用的话,就必须保证财务系统和购销链系统的会计期相一致。
如此,购销链系统的“启用会计期”就要小于财务系统“建帐会计期”一个月。
比如某公司想2003年4月开始使用O9财务和购销链系统,那其财务系统的建帐会计期就应该为2003年4月,购销链系统的启用会计期就应该为2003年3月。
详细介绍
一.往来帐余额:
1、往来帐包括应收帐款和应付帐款两部分
2、数据准备有三种情况:
A、每个往来户的余额情况
B、每个往来户余额的明细情况
C、每个往来户余额的明细和未销帐情况
3、单据:
应付帐款—“采购发票”
应收帐款—“销售发票”
当余额由多张发票组成,并且需要详细区分组成内容时,应分别录入发票金额。
4、举例:
以应收帐款为例,客户甲的应收帐款余额为1000元,由两张销售发票组成,其中一张发票金额600元,已收回200元,另一张发票金额700元,已收回100元。
如果只需要知道甲客户共欠多少应收帐款,可直接录入销售发票1000元。
如果想明确1000元的应收帐款由哪几张发票组成,必须将两张发票的金额分别录入,即分别录入400元和600元;
如果想明确1000元的应收帐款由哪几张发票组趁个,且需知道未销帐的情况,则就分别录入600元和700元,再录入收款单300元,然后在应收管理模块中将300元对帐销帐掉,此时的应收帐款余额仍为1000元。
5、应付帐款的处理方法同上
二、库存物料余额:
1、数据准备有四种情况:
A、每个物料按照平均成本单价
B、每个物料按照每次实际的成本单价
C、每个物料的不同供应商
D、已出库的数据
2、单据:
“采购入库单”,
如果用户单独使用“库存管理”模块,那库存物料的余额就通过“库存管理”模块的“自定义入库单”录入期初数据。
3、注意:
首先设置一个虚拟的往来户,然后将库存余额录入入库单。
当一个物料的库存余额有多种入库成本时,如果需要明确区分每次的入库成本(批次核算时),应该按每种成本分别录入。
如果一个物料的库存余额分别从多个供应商处采购,而且需要详细区分,应该按照实际的供应商填写入库单。
商品A的期初余额为100个,金额1160元,平均单价11.6元。
其中从甲供应商处采购50个,单价10元,金额500元;
从乙供应商处采购30个,单价12元,金额360;
从丙供应商处采购20个,单价15元,金额300元。
当只需要知道库存的总余额时,先设置一个虚拟的供应商“丁”,在入库单上录入A商品100个,单价11.6元
如果需要区分库存余额的详细情况,则直接按照实际供应商(甲、乙、丙)和实际的单价、数量填写入库单。
三、复杂情况;
1、物料已入库,还未开采购发票的数据:
录入步骤:
A、虚拟往来户的入库单数据中不应包括已入库未开发票部分。
如:
从甲供应商处购入某物料30个,采购发票没有到,并且已出库10个,库存余量为100个(其中包括从甲处购入的20个),此时应分别填写入库单,用虚拟供应商填写的入库单为80个,用甲供应商填写的入库单为30个。
B、将已出库未开销售发票的部分填写出库单。
如上例,应填写出库单(5个)。
此时的库存余额仍为100个。
C、结帐时,选择用甲供应商填写的入库单,开采购发票。
2、物料已出库,还未开销售发票的数据:
A、物料的期初库存余额(入库单数据)应包括已出库未开销售发票部分。
库存余额为100个,已出库5个还未开销售发票,此时入库单应填写105个。
如上例,应填写出库单5个。
C、结帐时,选出库单(5个),开销售发票。
3、已开发票并收/付款,但未对帐的数据:
A、往来帐余额(发票金额)应包含未对帐部分
以应付帐款为例,应收帐款余额为1000元,还收到200元未对帐,此时销售发票应填写1200元。
B、将未对帐金额填写收款单。
如上例,应填写收款单200元,此时的应收帐款余额仍为1000元。
2.1.3财务期初数据
财务期初数据主要是科目余额。
用户准备的科目余额必须为底级科目余额,采用辅助帐的科目还必须录入辅助帐对应科目的余额。
2.1.4余额数据校对
虽然企业的财务、业务处理模式大相径庭,但财务的数据都是来自业务单据,因此取自同一时间点的财务和业务的余额数据应该具有一致性。
在系统正式上线投入使用前,应该进行一致性检查:
■财务上科目库存商品余额应该和业务上库存商品成本金额合计相等;
■财务上科目应收帐款—往来余额和业务上客户未收款核销的销售发票总额相等;
■财务上科目应收赃款—往来余额和业务上未付款核销的采购发票总额相等;
■根据不同的应用设置而形成的其他等式关系。
在进行初始化过程中录入系统的是期初数据,但在实际应用过程中,绝大部分的企业选择月末财务结转帐的同时进行库存商品盘点和应收应付结算,作为期末数据录入系统。
录入完成后,进行新系统第一次月末结转,使期末数据成为新会计期的期初数据,再补充录入新会计期的数据。
2.1.5字典类设置
物料设置:
物料是购销链管理系统中最重要的一个字典类,是整个系统的一个核心。
A.设置常规信息时,物料代码和名称为必输项,且代码不允许重复。
核算方式、是否进行批号管理、销售税率、采购税率、是否允许负库存为必选项。
基本单位、物料代码为必输项。
B.物料的成本核算共有五种核算方法,其中加权平均和全月加权平均法属于非批次核算,其他三种方法属于批次核算。
C.批次与批号的区别
1、批号与物料商品的数量有关,批次与物料商品的核算有关。
2、当某商品被指定为批号管理时,在入库单中应输入本次入库的批号,出
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