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档案归档的一般规则WORD17页范例
档案归档的一般规则
什么是档案?
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
档案是由文件转化而来的。
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
档案和文件既有联系,又有区别。
档案是历史的文件,是具有一定保存价值的文件,是经过分类组合的文件。
因此,可以这样说:
文件是档案的细胞,档案是文件的结合体;文件是档案的基础,档案是文件的精华。
根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。
比如:
按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。
什么是文书档案?
文书档案,又称管理性档案,是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
一、文书档案
文书档案的立卷归档,大约经历了这几个阶段:
上世纪90年代前,以发文单位级别组卷装订归档;上世纪90年代,以问题(机构)-年代组卷装订归档;进入21世纪,采取以件为单位装订归档;2007年开始,改以前的永久-长期-短期为永久-定期(30年、10年)。
(一)、问题(机构)-年代组卷归档的一般流程
1、准备工作
1)、文件、资料的收集工作:
凡在工作中形成的、已经办理完毕的、具有保存价值的各种类型、载体的文件材料都必须归档。
归档的重点是本单位制成的,上下级单位及其它单位针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。
凡属归档范围的包括同一个单位,同一个部门,同一项工作,同一个问题的文件材料以及同一份文件的请示与批复、来文与复文、印件与定稿、正件与附件、转发文件与原件,均应收集齐全完整。
2)、确定全宗号和目录号:
全宗号由县档案馆统一确定,以便于移交进馆后不重号。
目录号由立卷单位确定,一般是文书档案在前,会计档案和声像实物档案在后,永久在前,长期、短期在后,我们习惯排列顺序是:
1号目录永久文书档案,2号长期文书档案,3号目录短期文书档案,4号目录会计报表,5号目录会计账薄,6号目录原始凭证,7号目录声像实物档案。
3)、确定文书档案应划分的类别:
有两个类别是必须的,一是党群工作类,二是行政工作类,其它类别可以根据实际情况划分,可按股室划分,也可按工作类别划分。
建议按股室划分。
2、立卷归档。
1)、立卷的原则
立卷工作的原则是:
按照文件自然形成规律,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
所谓保持文件之间的历史联系,是指保持文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系,使文件在来源、时间、内容和形式等几个方面的联系系统地显现出来。
这些联系是客观存在的,不可以人为地任意加以改变。
只有按照文件形成的固有的联系进行整理,才能把文件组成科学的有机体系,真实地反映一个单位历史活动的本来面貌。
例如,一件事情、一项工作、一个问题、一个会议所形成的文件,应该分别集中起来立卷,否则,就破坏了文件间的历史联系,使本来是系统、完整的记录,变得残缺不全、杂乱无章。
2)、组卷的方法
A、组卷就是将单份文件根据其内容及其他特征联系组合成一个个案卷。
在组卷时:
一要区分年度:
一个单位的文件材料应按其形成或针对的年度分开,按年度分别立卷。
计划、预算、决算、总结、报告、统计报表,应放在文件内容针对的年度;请示与批复应放在批复年度,没有批复的,放在请示年度;法规性文件,应放在批准、通过或公布的年度;长远规划应放在针对的第一年;多年度的总结、报告,应放在针对的最后一年;跨年度的案件,应放在结案的年度;跨年度的会议文件,应放在会议开始的年度;对专业部门年度形成的专业文件材料,应放在专业年度。
其他文件,放在文件材料形成的年度立卷。
二要区分级别:
将文件材料按形成的单位即上级、本级、下级及平行单位分开。
但对有密切联系的文件不应绝对分级,如上级的批复与本单位的请示,下级的请示与本单位的批复,应与本单位文件放在一起立卷。
三要区分问题:
按文件内容所反映的问题或文件类型,将不同问题或不同类型的文件分开。
具体方法如下:
本单位在各项业务活动中形成的各种业务文件、调查研究材料、各项规章制度、条例、规定等,一般按文件的内容所反映的问题组合成卷,尽量做到问题单一。
会议文件,可根据文件的多少,一会一卷或数会一卷;文件多时,也可以一会数卷。
各种统计、报表、名册等文件,一般同一种格式、名称或同一地区的组一卷或数卷。
文件少时可几种格式或几个地区组成一卷。
工作计划、总结报告等综合性文件,一般按作者或文件名称组卷。
非诉讼案件材料,可一案一卷或一案数卷。
人民来信,可按来信所反映的问题组卷。
会计档案按照《会计档案管理办法》进行整理归档。
科研、生产及基本建设管理工作中形成的文字,图表、声像等科技文件可按《科技档案案卷构成的一般要求》进行整理。
简报、刊物可按名称一期或数期一卷。
四要区分保管期限:
参照国家档案局一九八七年十二月四日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》,将同一单位或同一类型的文件材料按永久、长期、短期三种保管期限分开,分别组卷。
五要注意卷内文件材料的排列。
排列的基本要求是:
保持联系,便于查找。
同一问题的来文与复文,请示与批复的排列,可批复在前,请示在后;同一份文件的正件在前,附件在后,正件在前,定稿在后,转发文在前,原件在后;同一案件的结论、决定、判决性文件材料在前,依据性材料在后。
其它文件材料按重要程度或形成时间先后排列。
B、卷内文件材料编页号与卷内目录和备考表的填写。
以案卷为单位,对卷内文件材料安排列顺序,依次在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角编写页号。
正确地填写《卷内文件目录》,其中一份放在案卷的首页,另四份作为《档案全引目录》的组成部份。
“文件题名”系填写文件的标题,对文件材料的题名不能随意更改和简化,没有题名的应拟写题名并外加[]号,有的虽有题名但无实质内容的应当重新拟写;“文号”系填写文件字号(如中发[1988]5号);“责任者”系填写发文机关或作者,没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚。
会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。
凡对卷内文件材料的情况要加以说明的,如卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等,应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也要将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上。
C、案卷文件材料的装订。
在装订之前,要去掉文件材料上的金属物;要对破损文件进行裱糊,对文件左侧装订宽度不足要用纸加宽;对字迹模糊的文件要复制,并将复制件同原件一并立卷。
案卷的装订一律左侧装订,尽量将卷内全部文件材料的非装订线一侧及下方一侧都取齐。
案卷装订好以后要检查有无脱页、压字、倒置文件的现象。
D、案卷封皮的填写。
填写时应逐项按规定填写,案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,文字简练,使用简称应通用易懂,字迹要式整,清晰。
封皮第一栏,填写立卷单位名称。
封皮第二栏,填写类别,是党群工作类的就填写“党群工作”,是行政工作类的就填写“行政工作”。
封皮第三栏,填写案卷标题。
一个案卷的成分和内容,需要通过案卷标题来反映,它是查找利用档案的线索,科学管理案卷的条件。
拟写案卷标题,要求正确、概括地反映卷内文件的主要内容,文字简明扼要,合乎语法,切忌笼统。
案卷标题包括三部分:
“作者部分”、“问题部分”、“名称部分”。
如:
“习水县档案局关于全县档案工作的意见、通知、决定”。
名称部分
问题部分
作者部分
关于作者部份。
作者是说明卷内文件是什么机关制发的,写在句首,宜用全称,也可用通用易懂的简称。
四、五个以下的作者均应标明,作者较多是,也可省略标明,即只标明主要的几个,余用“等”字省略。
关于问题部份。
准确地揭示卷内文件内容所反映的问题,是拟好案卷标题的关键,要求概括得全面、恰当,使人读了标题基本上能判断出卷内有没有自己需要查阅的文件内容。
问题简单的,要全部标出。
如问题太复杂,要尽可能地概括或者标明主要问题。
问题全称太长的,亦可用简称,但必须用正式的简称(文件上正式使用的)或通用的简称。
关于名称部份。
文件的名称通常反映了文件的性质和查考价值,因此不能随便使用。
名称太长,不便一一标明的,可标出多数文件名称或主要文件名称,不能一概用“来往文书”、“材料”、“文件”。
“来往文书”限于平行机关或不相隶属机关之间商洽和联系一般工作问题的有来有往的文件。
“材料”是指正式文件以外的辅助材料、参考资料及其他有关材料。
“文件”限于概括某次会议形成的所有文件。
拟写案卷题名是一项比较复杂和困难的工作,需要有一定的业务知识、文字水平和认真负责的工作态度,要求在组卷时拟写草稿,经反复推敲、修改后再抄写。
封皮第四栏,第一部分是卷内文件材料的起止时间,起于最早一份文件材料的年、月,止于最晚一份材料的年、月,亦可以填写为:
“自××××年1月至××××年12月”。
第二部分为保管期限,是永久就填写“永久”,是长期就填写“长期”,是短期就填写“短期”。
封皮第五栏,第一部分:
“本卷共多少件多少页”,根据件数和页数填写;第二部分,归档号,在下步编写案卷顺序号和案卷目录时填写。
封皮第六栏,即最后一小栏,“全宗号、目录号、案卷号”,在下步编写案卷顺序号和案卷目录时填写。
其中全宗号乡镇档案按县档案馆确定的全宗号的填写,村级档案按乡镇为其确定全宗号的填写;目录号填写1、2、3、……;案卷号与上栏的归档号相同。
E、编写案卷顺序号和案卷目录。
案卷应先按永久、长期和短期等不同目录号分开排列,一个目录号一本案卷目录编写案卷顺序号和案卷目录。
案卷顺序号在一个目录号内一个流水号,按顺序编写。
F、装盒入柜。
装盒时,尽量保持不同年度装不同文书卷盒,盒内案卷小号在下,大号在上,顺序排列。
入柜时从左至右依次排列。
3、案卷质量要求
A、归档文件齐全完整,能全面反映本单位各项工作活动和历史面貌。
B、类别分开,组卷合理,能正确保持文件自然形成规律和历史联系,便于查阅利用。
C、保管期限划分准确。
D、案卷标题结构完整,文字简练、通顺,书写工整。
E、编目细致、清晰,编号方法统一。
F、案卷装订结实、美观,卷内去掉金属物。
三、照片档案的整理方法:
(二)、以件为单位归档
“件”的含义:
、单份文件,一份文件为一件;
、正件与附件合为一件;
、来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;
、会议记录每次为一件;
、各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。
1、准备工作:
与上同。
2、区分年度、区分级别、区分问题、区分保管期限:
与上同。
3、编制页码:
原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
4、装订:
与上同。
5、编号:
(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。
(2)档案章的项目及填写内容:
档案章格式:
全宗号
年度
室编件号
机构或问题
保管期限
馆编件号
全宗号:
填写单位全宗号;
年度:
填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。
如:
“2008”
室编件号:
它是文件的顺序号,按类别、保管期限编制1个流水号,每年断号。
在每年归档工作结束后,如发现有其它文件没及时归档的,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
机构或问题:
填写类别(机构)名称。
保管期限:
归档文件保管期限的名称,“永久”为永久,定期为定期年度的数,如30年或10年;
馆编件号:
不填;
档案章用黑色签字笔填写。
6、装盒及填写盒内备考表
(1)归档文件编号后,按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒,不同类别的档案不能装入同一个盒中,并按要求在盒的脊背上填上各项内容(用红色的印章盖印,机构一栏用色红色签字笔填写)。
盒号暂不要编。
(2)填写盒内备考表
盒内情况说明:
主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不用填写;
整理人:
负责整理归档文件的人员姓名;
检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名;
日期:
归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录
(1)按类别—保管期限—年度编制的流水号;
(2)责任者:
文件的署名者或发文机关;
(3)文号:
文件的发文字号(没有文号的不用填写)
(4)题名:
即文件的标题,一般应照实抄录。
原文没有标题的应加拟标题,原文标题不能说明内容的,应重拟标题。
凡加拟的标题都外加“[]”号;
(5)日期:
指文件形成的日期;
(6)页数:
指每一份归档文件本身的有效页数;
(7)备注:
用以标注归档文件的变化情况或参见标号;
(8)归档文件目录一式二份,一份放入目录夹装订,一份放入档案盒。
8、编写归档说明
9、档案目录夹的整理
按归档说明—归档目录—年度排列的顺序用目录夹装订成检索目录册,逐年增加,将目录夹装满为止。
(三)、贯彻国家档案局8号号令。
重新确定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限,并报县档案局审批后后施行。
(附:
国家档案局8号令)。
国家档案局令
第8号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行。
局长 杨东权
二○○六年十二月十八日
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。
军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条 本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
附件:
文书档案保管期限表
1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料
永久
1.2大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报
永久
1.3重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年
1.4讨论未通过的文件
10年
2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料
2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册
永久
2.2讨论未通过的文件
10年
3本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录
永久
4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
5机关联合召开会议的文件材料
5.1本机关为主办的
5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
5.2本机关为协办的
5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本
30年
5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本
10年
6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计
永久
6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道
30年
6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排
10年
7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1重要的
永久
7.2一般的
30年
7.3本地区、本机关工作汇报材料30年8本机关业务文件材料
8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料
永久
8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1重要业务问题的
永久
8.2.2一般业务问题的
30年
8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1重要业务问题的
永久
8.3.2一般业务问题的
30年
8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿
30年
8.5机关联合行文的文件材料
8.5.1本机关为主办的
8.5.1.1重要业务问题的
永久
8.5.1.2一般业务问题的
30年
8.5.2本机关为协办的
8.5.2.1重要业务问题的
30年
8.5.2.2一般业务问题的
10年
8.6本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1大事记、组织沿革等
永久
8.6.2简报、情况反映、工作信息等
10年
8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料
永久
8.7.2执法检查情况汇总、通报,整改通知等
永久
8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料
永久
8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料
永久
8.7.3.320年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
永久
8.7.3.420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
30年
8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料
10年
8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料
8.7.5.1重要的
永久
8.7.5.2一般的
30年
8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料
永久
8.8.2年度以下的计划、总结、统计材料10年
8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料
永久
8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料
10年
8.9出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等
永久
8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
30年
9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1
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