如何做好工作汇报.ppt
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- 上传时间:2023-06-28
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如何做好工作汇报.ppt
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遇到这种事情,请先别抱怨老板有所偏心,先检讨你自己汇报工作的技巧不过硬吧!
现代经营管理之父亨利法约尔曾经做过这样一个实验:
他挑选了20名技术水平相近的工人,把他们分成了两组,每10人一组,让他们在相同的条件下同时进行生产。
每隔一小时,他就会去检查一下工人们的生产情况。
对第一组工人,法约尔只把他们各自生产的产品数量记录下来。
并没有告诉工人他们的工作进展速度;而对第二组工人,法约尔不仅对生产的数量进行了记录,还明确地告诉他们各自的工作进度。
第一次考核完,法约尔根据考核的结果,在生产速度最快的两个工人的机器上各插一面小红旗;速度居中的四个人每人插了一面小绿旗;而最后的那四个人则插了一面小黄旗。
这样一来,每个工人对自己的生产速度到底如何就一目了然了。
实验表明,第二组工人的生产速度和效率明显高于第一组工人。
可见,将员工的表现反馈给员工是非常重要的,不仅能帮助员工更加明确自己的努力方向,更能激励员工的士气,提高了员工的效率。
定义:
工作汇报是指下级或下属部门向上级领导或上级部门所作的阶段性工作情况说明。
目的:
工作汇报,并不是向自己的上级打小报告,而是向你的上级反馈问题,让其了解其进展,以致于不会让其产生失控的感觉。
在汇报工作的过程中,不但能得到领导及时指导,并能够与领导建立起牢固的信任关系。
只要掌握汇报工作的技巧和要求,才能及让领导全面了解你的工作开展情况,也能充分展示你的聪明才干。
没做好,没必要,不擅长,完成的效果不好,怕领导知道他的表现,自认为这只是一种形式,觉得没必要,确实不善于汇报或害怕与领导沟通,999,666,工作汇报是上下级之间的一种良好的沟通形式。
通过这种形式,可以使上级了解下级的工作,使下级明白上级的意图,还可以增进上下级之间的感情和相互了解。
做工作汇报,做,是自我才华展示的平台;是及时求得援助的有效途径;,听取工作汇报,听,是了解生产计划执行情况的“寒暑表”;是考核、发现、选拔人才的重要途径;可以及时发现工作中存在的困难和问题;,一个出色的高层管理人员,必须对所管辖的下属部门的工作情况了如指掌,才能及时地发现问题,作出决策,并使管理工作得以顺利进行。
听取工作汇报是了解生产计划执行情况的“寒暑表”。
通过听取汇报,可以很好地了解所属部门的生产进度、材料供应、销售情况、计划执行状况、机器设备的运转状况等等,可以及时掌握生产动态和异常情况,可以了解人员的思想变化等等。
听取工作汇报是考核、发现、选拔人才的重要途径。
企业及部门管理工作的优劣,与管理人员的素质有关。
从生产实践中考核和选拔优秀人才来充实各级管理部门是一项长期的人才战略工作,从工作汇报中,可以了解、发现、考核、选择有责任心、有技术、关心企业的各方面人才;,听取工作汇报可以及时发现工作中存在的困难和问题,一个部门或一个工作阶段,不可避免会出现这样或那样的问题,通过定期或不定期的工作汇报,可以及时了解这些困难或问题,并及时加以研究和解决,并把可能造成的各种损失降低到最小的程度。
工作汇报这么重要,我到底要怎么做?
抓住汇报工作中的八个要点:
1、汇报要有一定频率、不可事事请;2、汇报要突出重点,不要眉毛胡子一把抓;3、汇报要简洁明了,让领导知晓“是什么”;4、向领导汇报坏消息需要技巧;5、无论是报喜还是报忧,都忌揽功推过;6、汇报要就事论事,不掺杂个人感情色彩;7、永远让领导做选择题、而不是问答题;8、汇报不要越级;,汇报工作是一门可操作的学文,1、做完工作计划后,有必要向领导汇报。
这样可以让领导了解计划的内容,提出合理化的建议或意见。
2、工作进行到一定程度时,需要向主管领导汇报工作进展情况,包括我取得的成果、遇到的问题等。
3、工作完成后,及时向上司汇报。
将此次工作进行总结,总结成功的经验和其中不足之处,以便于在下一次工作中改进提高。
4、工作中出现意外情况时,要及时向上级汇报,以寻求上级的支持和帮助。
5、需要做出超出权限的决策时,需要及时汇报。
同时要记住两点要求,第一“分内事”不须事事请示;第二是请示而不是依赖。
汇报要有一定频率、不可事事请,汇报要突出重点,不要眉毛胡子一把抓,“言不在多,达意则灵”在与领导沟通的过程中,要注意措辞,尽量做到简练。
如果说话抓不住重点,这样会让人心生反感。
我们在与领导沟通的过程中,需要在不遗漏有用信息的前提下,尽可能做到语言简练,以便缩短汇报的时间。
1、汇报内容要“聚焦”,而不是“发散”:
主题要突出,清晰、明确地表达自己的意思。
2、汇报内容要有逻辑不凌乱:
向领导汇报他们所关心、关注的问题,汇报真实的结果。
3、汇报的内容要有实质性的解决方案:
一次成功的汇报,应因人而异,因事而异,因要求而民。
汇报的内容要将领导关注的内容作为重点,然后就工作的过程中的事例加以分析、总结即可。
汇报要简洁明了,让领导知晓“是什么”,在工作中无论是说话还是办事,都需抓住重点,这样才能达到事半功倍的效果。
在语言交流中,要注意说话的重点或要点,理清思路。
三点建议:
多听:
与他人沟通的过程中,我们可以多听听别人是怎么说的,从中得到借鉴和启发。
多写:
能提高表达能力。
思路可能是很多的,只有通过多写才能去粗取精,把自己想要说清的问题表达清楚。
多思:
遇事要先想一想再发表意见使自己说的话有条理。
在工作汇报时,说话首先要做到有的放矢,简明扼要,突出重点,让领导知晓你所表达的内容;其次表达自己的观点,更应当讲究章法,思路严密,这样会大大提升沟通的效果!
信息是领导做出决策的重要依据,很多时候领导需要下面的员工来获得信息。
工作汇报也需要“报忧”,那如何最大化地降低领导听到的负面信息后产生的负责情绪呢?
这就有涉及汇报的技巧。
向领导汇报坏消息需要技巧,1、找个合适的时机:
首先要对事情的情急和严重程度有个初步的判断。
如果并不是很紧急的话,最后找一个合适的场合和时机向领导汇报,特别是不要在有客户来访的时候向领导汇报。
2、委婉地表达:
选择措辞要避免激烈的言辞,这有助于弱化消息的负面刺激,给领导一个缓冲情绪的时间。
3、提供解决方案:
汇报不只是上报问题与困难,更关键的是要拿出解决的方法,这个时候能拿出有效的解决对策,或是一些建议、想法,往往会给领导留下好印象。
无论是报喜还是报忧,都忌揽功推过,趋利避害是人的天性。
但在进行工作汇报是需牢记这样一点,无论是报喜还是报忧,最大的忌讳是揽功推过。
由于各种原因,我们的决策和工作有时会不可避免地出现失误,当领导责问时,不能把责任推到别人的身上,而是要勇于进行批评与自我批评,承担责任,承认错误;而当取得成绩时,不能贪功自居,而是要把成绩与功劳与人分享。
这样做才是一种负责任的担当,也是高尚人格的表现。
这样的人,领导自然会愿意给他更多的机会。
汇报要就事论事,不掺杂个人感情色彩,我们汇报的内容要尊重事实,就事论事,不能臆断,更不能凭空想象,也不能过多的掺杂个人感情色彩。
在工作中我们如何才能尽可能地做到客观公正地反映问题呢?
1、基于客观事实进行描述:
我们在汇报或总结工作时要务实,要持“一分为二”的观点,对成绩不夸大,尤其是对存在的问题要正确对待,既不忽视问题,又不夸大问题,找出客观原因,制定具体有效措施,力求把问题解决好,达到促进工作,改善管理的目的。
2、与员工保持适度的距离:
不要与一部分人或个别人过分亲密,而同时过分疏远另一方。
在工作问题上应该一律公平,工作上一样支持,一样看待,如果行为带有明显的主观色彩,很容易失去公平,进而会影响团队的凝聚力。
永远让领导做选择题、而不是问答题,要避免给领导出问答题和没有参考价值的选择题,一方面要有敬业,忠诚、高效的职业精神,另一方面还要提高自己各方面的能力。
这样才能将问题留给自己,将结果带给老板。
一个善于思考、做事负责的下属,应该是带着答案、准备好对策,去请示领导的。
因而,在我们与领导进行沟通时,应当尽量不要提“问答题”,而是要多出“选择题”。
换位思考一下,如果你是领导,下级常常给你出“问答题”,你会怎么样?
学会让领导只做选择题,既能锻炼自己的能力,还让他看到了你的才能,两全其美,何乐而不为?
越级汇报一直被职场人视为不要踩踏的雷区,在企业管理中一般是不允许越级汇报的。
但在特定情况下出于公司、团队的利益考虑而越级汇报,也是可以的,以上报报告为例,要注意以下四点:
汇报不要越级,三大纪律:
一要当面汇报,不要打小报告;二要会上汇报,不要背后乱讲;三要正面汇报,不能贬低他人。
八项注意:
一、属于自己工作责任内的事,不要事事都汇报;二、超出自己工作责权之外的,一定要及时汇报;三、汇报不等于把球踢给上级,就可以推卸责任;四、汇报后不能就此撒手不管,要积极想法解决;五、汇报的方式可以灵活多样,不能够死板教条;六、汇报不能够单纯阐述问题,要有自己的见解;七、汇报问题要充分运用数据,使上级一目了然;八、汇报工作不能够避重就轻,要成绩错误分明。
工作汇报的“三大纪律,八项注意”,工作汇报的“123原则”“1”:
要围绕一个主题进行。
“2”:
要两个方面不可偏颇:
一,成绩;二,不足。
“3”:
要兼顾三个方面重要的汇报
(一)、要向上级递交;
(二)、要让同级部门知道;(三)、要向下属公布。
工作汇报要遵守的“两个凡是”一、“凡是异常问题都要汇报”二、“凡是自己无权决定的问题都要汇报”,THANKS,问题就是你的机会公司的问题:
就是你改善的机会;客户的问题:
就是你提供服务的机会;自己的问题:
就是你成长的机会;同事的问题:
就是你提供支持建立合作机会;领导的问题:
就是你积极解决获得信任的机会竞争对手的问题:
就是你变强的机会。
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