电子劳动合同在企业人事档案管理中的应用.docx
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电子劳动合同在企业人事档案管理中的应用
电子劳动合同在企业人事档案中的应用
摘要
近年来,随着互联网技术的不断成熟,人力资源对于高效率、低成本的无纸化办公及电子合同的需求被彻底激活。
作为助力企业数字化转型的重要一环,电子劳动合同正在以惊人的速度影响人力资源行业的变革。
在面对越来越复杂的人力资源管理需求及不断发展变化的现代商业模式下,我国大量企业的人事档案管理工作的滞后问题逐渐凸显。
因此,我国大部分企业已经意识到了电子劳动合同的巨大价值,如果企业能够合理利用电子劳动合同技术,就将会成为企业人力资源数字化转型的利器。
本文以上海银雁金融外包服务有限公司为研究对象,从企业组织架构、发展情况、人事档案管理工作等方面介绍了该公司的基本情况,并在此基础上分析了目前电子劳动合同在上海银雁企业人事档案工作的实施情况,发现了该公司在实施过程中存在的问题,从平台应用方与企业方两个角度进行研究,归纳出逐步完善电子劳动合同应用的方法与途径,提出健全企业人事档案工作相应的改善措施。
希望本文的对策和建议能对应用电子劳动合同的相关企业提供借鉴意义,优化其企业的内部应用模式,从而促使电子劳动合同技术能被广泛的应用到我国各类型企业的人事档案管理工作中,提高我国企业内部管理水平,增强我国企业的核心竞争力,进而推动我国企业人事档案信息化建设的进程。
关键词:
电子劳动合同;人事档案管理创新;对策研究
ApplicationofElectronicLaborContractinEnterprisePersonnelFile
Abstract
Inrecentyears,withthecontinuousmaturityofInternettechnology,thedemandforhumanresourcesforefficientandlow-costpaperlessofficeandelectroniccontractshasbeenfullyactivated.Asanimportantpartofassistingenterprisesindigitaltransformation,electroniclaborcontractsareaffectingthechangesinthehumanresourcesindustryatanalarmingrate.Inthefaceofincreasinglycomplexhumanresourcemanagementneedsandtheconstantlyevolvingmodernbusinessmodel,thelaggingproblemofpersonnelfilemanagementinalargenumberofenterprisesinChinahasgraduallybecomeapparent.Therefore,mostenterprisesinourcountryhaverealizedthegreatvalueofelectroniclaborcontract.Iftheenterprisecanreasonablyuseelectroniclaborcontracttechnology,itwillbecomeaweaponforthedigitaltransformationofhumanresources.
ThisarticletakesShanghaiYinyanFinancialOutsourcingServiceCo,Ltd.astheresearchobject,introducesthebasicsituationofthecompanyfromtheaspectsofcorporateorganizationalstructure,development,personnelfilemanagement,etc.AndanalyzesthecurrentelectroniclaborcontractforShanghaiBanking.TheimplementationofthepersonnelfilesworkoftheYancompanyfoundtheproblemsexistingintheimplementationofthecompany.Theresearchwasconductedfromtheperspectiveoftheplatformapplicationsideandtheenterpriseside,andthemethodsandwaysofgraduallyimprovingtheapplicationoftheelectroniclaborcontractweresummarized.Correspondingimprovementmeasuresforpersonnelfilework.Itishopedthatthecountermeasuresandsuggestionsinthisarticlecanprovidereferenceforrelevantcompaniesapplyingelectroniclaborcontractsandoptimizetheirinternalapplicationmodels,sothattheelectroniclaborcontractstechnologycanbewidelyappliedtopersonnelfilemanagementofvarioustypesofenterprisesinChina.ImprovingtheinternalmanagementlevelofChineseenterprises,enhancingthecorecompetitivenessofChineseenterprises,andthenpromotingtheprocessofinformationonpersonnelfilesforChineseenterprises.
Keywords:
electroniclaborcontract;personnelfilemanagementinnovation;countermeasureresearch
一、绪论
(一)研究背景及研究意义
1.研究背景
随着时代的进步,互联网发展势不可挡,互联网技术已普遍运用到各行各业中,正因为这样,传统的人力资源管理模式已不能满足新时代的发展需求,很多企业人力资源管理方面都往“互联网+”模式转变,使得人力资源管理变得更加高效科学合理,其中电子劳动合同的衍生推动了企业人事档案信息化建设进一步发展。
2.研究意义
2014年至2016年,是中国电子合同的培育起步阶段。
这一时期“互联网+”风潮席卷全球,中国也出现很多新兴的行业形态。
由于企业高频、分散的交易骤增,导致传统纸质劳动合同的弊端逐渐凸显。
而电子劳动合同的合理应用能有效提高企业人事档案管理水平,减少基础人事岗位的工作压力以及降低企业档案管理成本。
因此,本文实地调研现有应用电子劳动合同的典型企业,以探索电子劳动合同在该企业人事档案管理中的具体实施情况,不断推动并完善电子劳动合同在国内企业的应用。
(二)国内外研究现状
1.国内研究现状分析
国内学者金雷法认为劳动合同可以有效的减轻企业的法律风险和对企业的长远发展产生重大影响。
并且,劳动合同能促使劳动者和企业能在和谐互助平等的基础共同合作,以实现经济的繁荣发展。
因此,需要重视劳动合同的在企业的档案管理工作中的重要性。
国内学者周华指出企业人事档案电子化管理应当顺应时代发展,形成全新的档案管理体系,不断提高档案管理的工作效率。
杨淑芬学者从人力资源档案管理信息化建设的重要性出发,指出人力资源档案管理现代化的必要要求是不断提升人力资源管理的质量以及提高档案管理服务水平。
齐向宇指出电子合同是当前企业数据化转型的重要手段之一。
法豸指出现今企业人事档案管理的劣势,并从企业的物质成本、管理成本以及时间成本三个指标分析电子劳动合同的应用优势,并为集团型企业HR工作的优化与创新提供了重要技术手段。
与此同时,法豸并于同年9月,以运用了法大大电子劳动合同的典型企业用以实证电子劳动合同的法律效力,指出电子劳动合同正在趋向于规范化、制度化。
综上所述,2019年上半年开始,电子劳动合同在我国人力资源场景应用上的重要性日益凸显。
集团性、连锁性企业在处理内部员工人事文件的过程中,需要处理大量的文件签署、归档、调用工作,为有效提高企业人事档案管理水平,电子劳动合同已经成为大规模用工企业的硬性需要。
2.国外研究现状分析
NetshakhumaNS以当前南部非洲国家档案管理立法的不足为例,指出企业档案管理应以计算机技术为主题进行构思和设计,有利于发挥档案管理的特殊功能,提高档案管理水平信息化程度高的企业档案管理系统与其他信息管理系统有效地结合在一起。
ZongshanPu,YiranHang两位学者从知识经济时代角度出发,指出管理的核心在于知识管理,一切竞争都归结于人才竞争,人事档案管理改革势在必行。
因此,人事档案管理的优劣对人力资源管理的有效性起着极其重要的影响。
于同年提出人事档案管理与人力资源管理是一个不可分割的有机整体,必须同步发展的重要观点。
HuiZhang就大数据时代中的企业人力资源档案管理着手,指出企业需要依托大数据带来的便利,加快人力资源管理创新,转变管理思路,实现更好的发展。
并提出了基于大数据技术的企业人力资源档案管理创新发展建议,有效优化了企业人力资源档案管理的内容和效率。
综上所述,世界各国由于政治体制、历史背景不尽相同,其档案事业管理体制和管理方法也存在很大差异,单就人事档案工作而言,人事档案管理模式的文化特征各不相同。
但是,由于发达国家的档案现代化管理的时间相对较长,对科技的利用比较充分,因此,外国在企业人事档案管理上的经验相对我国更加丰富。
(三)研究内容和研究方法
1.研究内容
通过以现有应用电子劳动合同的典型企业即上海银雁金融外包公司为研究对象,通过个别访谈法、问卷调查法以及文献调查法,去探索电子劳动合同在该企业人事档案管理中的具体实施情况,并对电子劳动合同在该企业中的实施现状提出有针对性的建议,提高电子劳动合同在我国企业中利用率,有效降低企业人事成本,推动我国企业人事档案的信息化建设。
2.研究方法
一是文献研究法。
首先对国内外企业人事档案管理的相关文献进行广泛阅读,了解掌握国内外人事档案管理创新相关理论动态以及我国相关法律法规,打好理论基础。
二是案例分析法。
本文通过应用电子劳动合同企业的典型案例,即以上海银雁金融外包服务有限公司为例,进一步分析出文中所对应研究的问题。
三是经验总结法。
通过了解电子劳动合同在上海银雁金融外包服务有限公司的具体应用情况,进行相关信息的归纳与分析使之系统化。
四是问卷调查法。
编制员工应用电子劳动合同的满意度问卷,通过网络形式对银雁员工进行员工应用电子劳动合同影响因素的调研,搜集准确数据,为研究实施提供数据支撑,并为银雁公司的档案管理提供建议。
五是个别访谈法。
通过对上海银雁的人事专员进行电子劳动合同应用效果的访谈,结合员工使用情况,综合全面分析电子劳动合同在企业中实施效果。
(四)文章的创新与不足
1.创新之处
第一,研究视角较新。
以往的人力资源档案信息化研究多从宏观角度出发,通过我国当前人力资源管理档案信息化的主要途径及方法,进而推动我国人力资源管理信息化发展。
但本文主要以电子劳动合同这一新兴事物着手,分析当前电子劳动合同在企业档案管理工作的应用现状,拓宽企业人事档案提高信息化的渠道,为我国企业人力资源档案信息化研究提供了新的研究视角。
第二,研究角度客观。
本文数据收集从企业和员工两个层面,更加全面客观的揭示问题。
现有关于企业电子劳动合同应用的研究大多只从单一个体入手,仅从时间成本、人力成本等方面探讨企业在档案管理中如何应用电子劳动合同。
然而,具体在企业中应用电子劳动合同是会受到组织中各种因素的影响,员工意识、领导因素、同事支持、人事专业业务能力等都是不可忽略的重要方面,因此,全方位的考察才能揭示企业在人事档案中应用电子劳动合同的问题。
2.不足之处
论文由于篇幅有限,对于具体的实践对策与建议没有进一步加以细化和深入,尽可能探索可操作性更强的方案。
本文尝试在理论与实践相结合的基础上,多层面分析如何有效应用电子劳动合同这一工具,提高企业人事档案管理水平,推动我国人力资源档案信息化发展,如在某些观点描述有不妥之处,还请各位专家老师指正。
二、相关概念界定及理论
(一)电子劳动合同
1.电子劳动合同的定义
劳动合同是劳动者与用工单位之间确立劳动关系,明确双方权利和义务的协议。
电子劳动合同,是指通过计算机网络系统订立,以数据电文的方式生成、储存或传递的劳动合同,并同时具备以下三个要素:
权威认证系统:
采用国家机构认证技术,确保电子合同签署主体真实身份;防篡改技术:
采用国际通用哈希值技术固化原始电子文件数据,以识别文件是否被篡改;第三方取时技术:
能精确记录签约时间
本文所提及的电子劳动合同均为通过第三方专业电子合同平台合作签署的电子劳动合同。
2.电子劳动合同的相关法律规定
《中华人民共和国电子签名法》第14条规定:
“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
”这一规定表明认可了在电子劳动合同中电子签名的合法效力。
根据《中华人民共和国劳动合同法》第10条的规定:
“劳资双方在建立劳动关系时,应当订立书面劳动合同。
”以及我国《合同法》第11条明确规定:
“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形表现所载内容的形式。
”这两项规定表明了合同是可以以数据电文作为合同书面形式的合法载体,因此,电子劳动合同是与纸质劳动合同具备同等法律效力的。
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第116条第3款规定“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网络聊天记录、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。
”以及《中华人民共和国电子签名法》第7条规定:
“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接受或者储存的而被拒绝作为证据使用。
”这两项法律规定说明认可电子数据作为法定证据种类的合法地位。
因此,电子劳动合同在劳动纠纷案件中是具备法律效力的。
(二)企业人事档案管理
1.人事档案管理的概念
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。
主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。
2.人事档案管理的规定
第一,人事档案在存放、提取和使用时,严格遵循档案管理办法执行。
调阅员工档案必须经人事部经理的同意,持调阅单到档案室提取。
调阅的资料不能带出档案室,需要复印的,必须经人事经理同意,由档案室人员负责登记并签字,防止因人事档案借阅发生管理纰漏。
第二,人事管理专员需定期进行更新档案数据工作。
企业需要为基层员工档案每周一次更新归档;中层每半个月一次更新归档;高层每个月一次更新归档。
第三,从档案室借阅原始档案资料,需要限定期限提醒。
为了防止原件遗失,企业的原始档案(红头文件、合同文本、审计报告、董事会决议或者由企业负责人签批原始公文)一般借阅复印件,并加盖档案室公章,注明效率时限,防止借阅人用作其他用途,引发档案后续事件。
第四,机密档案管理要严格遵照规定。
一般情况下只能阅读不能借、复印或者拍照,特别是在人事档案中涉及到薪酬协议、竞业限制、工资规定等资料,自动升级为企业人事档案机密级进行保管。
第五,维护档案保管环境安全。
档案保管环境需设在单独的储物间或者单独的专业档案管理柜中,管理人事档案的人事专员,要每隔半个月或者一个月左右,就需进行一次适当的整理工作,确保档案的安全。
档案间或者档案柜钥匙应放在指定位置存放,并由人事专员负责保管。
第六,人事档案需至少存放三年后才能统一销毁。
一般人事档案存放期限为该人员的档案从在职转入离职档案后二年。
因此,离职人员的档案需要至少在档案室存放三年,只有三年以上的离职人事档案资料才可向公司提出申请销毁。
三、上海银雁金融外包服务有限公司应用电子劳动合同现状
(一)公司基本概述
1.公司组织情况
公司基本情况:
上海银雁金融外包服务有限公司是深圳市银雁金融服务有限公司的子公司。
公司于2004年8月成立,注册资金人民币3000万元,具有独立法人资格。
上海银雁于2004年成立以来,专注于为金融机构提供各类业务流程外包服务。
目前,在广州、珠海、青岛等27个城市当地均设有办事处。
公司组织架构图
图3-1上海银雁公司组织结构图
上海银雁公司主要采用的事业部制,以公司的主营业务进行划分。
主要可以分为基本职能部门和产品事业部,基本职能部门包括:
人力资源部、财务与成本管理部、规划与市场发展部以及采购管理部;产品事业部包括金融事业部以及管理事业部两大主营业务部门,其分别又分为业务营销部与融资服务部和资产安全管理部与人力资产管理部。
2.公司发展概况
上海银雁公司本部现有在职人数合计209人。
主要以金融事业部的职员为主,管理事业部职员居多。
第一,年龄构成分析:
上海银雁公司职员整体呈现年轻化,其中,18-24岁职员人数为48人,25-30岁职员人数为64人,31-40职员人数为54人,41岁以上职员人数为43人。
年龄在25-30岁公司职员人数最多,41岁以上职员多为中高层管理人员。
图3-2公司职员年龄结构图
第二,学历层次分析:
上海银雁公司职员的受教育水平偏高,由于主营业务基本需要金融及管理等相关专业知识,且大多数是在上海学院毕业的人士。
因此,学历主要以本科及本科以上学历占绝大部分,专科学历一般为基础业务的普通员工。
图3-3公司职员学历层次图
综上所述,上海银雁的员工普遍偏年轻化且接受教育水平高,对新兴事物的接受、学习能力高。
因此,上海银雁大胆引入电子劳动合同这一新兴事物,并以此来推动企业人事档案工作改革。
(二)公司档案管理工作概况
1.公司档案基本处理流程
本部职员纸质档案处理流程:
上海银雁公司本部职员档案处理流程分为七个部分:
申请纸质劳动合同-核实档案资料-员工签订劳动合同-企业公章用印申请-统一盖章-归档-定期变更、销毁离职人员档案。
具体流程如下:
首先,招聘专员需根据当期入职人数申请劳动合同发放数量;其次,招聘专员与人事专员需核实入职人员所提交的资料并对其进行背景调查;进而,人事专员对入职员工填写的劳动合同进行基本审核并收取;人事专员收集齐当期入职员工的劳动合同后需填写企业公章申请表并经由直接上级与人力资源总监签字盖章后上报;人事专员需要在用印申请的限期内将当期员工的劳动合同盖章;人事专员一方面将员工部分的劳动合同发还并签字落实,另一方面将企业部分的劳动合同进行归档;最后,人事专员通过定期核查员工档案,需销毁已经过期离职人员档案。
异地办事处员工纸质档案处理流程:
上海银雁公司异地办事处职员档案处理流程分为十个部分:
申请纸质劳动合同-核实档案资料-寄出空白劳动合同-员工签订劳动合同-异地办事处人事行政人员寄回劳动合同-企业公章用印申请-统一盖章-寄返异地职员的劳动合同-归档-定期变更、销毁离职人员档案。
图3-4上海银雁人事档案处理流程图
异地办事处人员档案处理与公司本部职员的档案处理基本一致即如图3-4所示,但需要额外增加快递运输环节。
2.人事专员档案处理情况
第一,劳动合同签署数量大:
以上海银雁公司的基础业务人员为例,在2018年7月至2018年11月的新入职员工数量约为500人以上,除去在培训期约200人的流失人员,仍有250-300人左右需要签订劳动合同,即500-600份劳动合同需要审查、盖章并归档。
第二,异地职员签署成本高:
上海银雁公司在27个城市设有办事处。
在2018年7月-2018年11月的新入职员工人员数量约为500人以上,在2018年7月-8月期间最高峰当日公司入职人员数量高达100人。
除此之外,还有部分异地办事处职员约50-100人需要变更劳动合同。
在2018年下半年,人均一份劳动合同往返的快递成本约25元,时间成本约为1-2周。
第三,档案管理工作混乱:
首先,人事专员需先与公司异地办事处人事行政人员核实新入职人数,统一将该地方办事处的新入职人员劳动合同全数盖章后,方可统一寄返劳动合同。
因此,导致了公司异地办事处员工档案产生滞留问题。
其次,公司人事专员需要在日常基础的人事工作中穿插处理新入职人员的劳动合同事务,存在劳动合同丢失和遗漏的风险。
最后,由于上海银雁公司行业性质的原因,公司人员流动率高,导致人事专员在员工档案的核查、归档以及离职员工档案的保存及销毁的管理工作混乱。
综上所述,进而结合人事档案管理办法的相关法律规定,导致上海银雁的档案管理工作效率一度低下。
(三)公司应用现状
1.电子劳动合同使用流程
基本使用流程分为以下五个部分:
双方实名认证-企业在线签署-第三方平台发送合同-员工在线签署-合同存储、查看、下载。
具体签约流程如下:
公司向第三方专业电子合同平台提交申请,第三方专业电子合同平台验证公司的真实身份后,为公司签发PDF文件签名证书,证书包含企业身份信息、企业证书私钥等数据。
公司可在发起合同签署时对文档进行数字签名并发送,员工收到合同后,自动验证数字签名,确认文件签署人身份可信,且文档在传输过程中没有被非法篡改。
最后,企业与员工可在第三方专业电子合同平台中存储、查看、下载劳动合同。
2.公司实施情况
上海银雁在应用电子劳动合同后,有效优化了上海银雁的档案管理工作。
下文主要从上海银雁档案工作改善效果最为突出的四个部分进行阐述:
第一,仓储成本:
在2018年11月实施电子劳动合同后,企业无需再另外打印纸质劳动合同。
公司将新签订的劳动合同全部交由第三方专业平台进行保管。
第三方专业平台自动生成员工劳动合同备份并且加密,不占实际储存空间。
因此,公司不再另外租聘专门的档案管理间,有效降低了公司的仓储费用。
第二,人力成本:
在2018年11月实施电子劳动合同后,由第三方专业平台提供的服务为主导,人力资源专业为协助,实现统一管理公司印章、统一发起合同、统一计费等功能,大大简化原先企业人事档案管理流程,人事专员从繁杂的申请流程、核实流程及归档流程的基础工作中解放出来,大大提高了人事专员的办公效率。
因此,原本需要1-3人方能完成的合同签署工作,现在仅用一人即可高效完成,有效降低了人力成本。
第三,时间成本:
公司在2018年上半年的纸质合同签署的入职流程时间至少每份合同需消耗1.5小时。
在实施电子劳动合同后,上海银雁的入职系统深度嵌入第三方专业平台的电子签约功能。
员工入职需要先行身份在线验真,保证了人员信息的一致性,降低了合同签署错误和复签率。
除此之外,第三方专业平台提供了标准化的电
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