中宸档案管理制度05.docx
- 文档编号:14843505
- 上传时间:2023-06-27
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:24.28KB
中宸档案管理制度05.docx
《中宸档案管理制度05.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《中宸档案管理制度05.docx(10页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
中宸档案管理制度05
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案管理规定
编号:
关键字:
档案管理
第一条总则
为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
1、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
公司档案分为受控档案和非受控档案。
2、各部门或经办人应保证经办文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
3、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第二条文件材料的收集管理
1、公司设定专门的档案管理员负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交董事长审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门负责收集,交行政人事部备案。
会议文件由行政人事部收集。
第三条归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四条归档要求
1、遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第五条档案保密
1、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过8小时。
秘密级档案的借阅必须由董事长批准。
2、不该说的机密,绝对不说。
不该问的机密,绝对不问。
不该记录的机密,绝对不记录。
3、不得在公共场所传播与机密有关的事项。
不得在不保密的地方存放机密文件。
4、不得随意向他人提供机密材料。
5、严格执行查阅规定和各种管理制度。
6、复印机密文件、资料,严格按复印有关规定办理。
7、档案员调动工作时,应认真办好移交手续。
第六条档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《文件借阅/所用申请表》,按权限完成审批程序后,档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。
2、报部门经理批准后,方可借阅。
3、董事长、副总经理、总监、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
4、因工作需要,公司其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理《文件借阅/所用申请表》送董事长核批。
5、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报董事长处理。
6、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
7、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
8、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
9、不准转借,必须专人专用。
10、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第七条档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
4、要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析,为制定档案工作计划,总结经验教训提供依据。
5、要保证数字的准确性,坚持实事求是,严格认真对待每一个文字,如实反映情况,使统计数字准确,符合客观事实。
6、对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计,并按规定向董事长报送档案工作情况统计表。
7、对本公司档案及档案工作情况要定期调查,及时进行统计分析,并按规定上报上级有关部门。
第八条档案保管
1、对接收进档案室的档案,应按规定严格分类、组卷、编目,对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。
2、加强档案管理,编制科学、实用的档案检索工具,方便对档案的有效利用。
3、积极做好档案的利用工作,建立借阅登记和利用效果登记
4、加强档案信息资源的开发利用,维护档案实体的完整与安全。
5、对保管期满后没有参考利用价值的档案,经过总经理批准,造具清册后进行销毁。
6、对档案保管情况要定期检查,发现破损或变质的档案,应及时进行修补、复制或其他处理。
第九条档案的鉴定和销毁
1、档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、根据档案的不同保管期限,档案管理员定期对已到保管期限的档案,重新进行审查,当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交董事长批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由董事长批准方可销毁;一般的档案资料,由行政人事部经理批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理指定专人监督销毁。
第十条附则
1、本制度自2013年9月1日起执行。
2、本制度由行政人事部负责解释。
编制
审核
签发
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案借阅登记表
编号:
序号
借阅日期
部门
借阅人
负责人
借阅档案名称及档案号
份数
批准人
归还日期
归还情况
备注
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案移交目录
序号
图号/文号/
目录号
文件题名
页数
档案状况说明
备注
移交部门
移交人
日期
收件部门
接收人
日期
监督部门
监交人
日期
注:
本表一式叁份,移交人、收件人、监交人各执壹份。
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案借阅审批单
日期:
借阅部门
借阅人
使用目的
借阅部门经理
行政人事部意见:
董事长意见:
序号
密级
借阅内容
原件或复印件
借阅
归还日期
备注
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案借阅审批单
日期:
借阅部门
借阅人
使用目的
借阅部门经理
行政人事部意见:
董事长意见:
序号
密级
借阅内容
原件或复印件
借阅
归还日期
备注
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案资料销毁审批表
拟销毁档案资料名称
拟销毁档案资料编号
拟销毁档案资料份数
拟销毁时间
销毁人
监督人
销毁原因及
拟销毁方式
签名:
日期:
部门经理意见
签名:
日期:
行政人事部意见
签名:
日期:
副总经理意见
签名:
日期:
董事长意见
签名:
日期:
扬州市中宸房地产开发有限公司
YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
档案/文件发放(回收)登记表
编号:
序号
文号
档案/文件名称
收文部门
接收人
发文日期
回收日期
交出人
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 管理制度 05