第十二章会计核算组织程序.docx
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第十二章会计核算组织程序
第十二章会计核算组织程序
第一节会计核算组织程序概述
一、会计核算组织程序的意义
会计核算组织程序也称账务处理程序,或会计核算形式,它是指在会计循环中,会计主体采用的会计凭证、会计账簿、会计报表的种类和格式与记账程序有机结合的方法和步骤。
记账程序是指运用一定的记账方法,从填制和审核会计凭证、登记账簿到编制会计报表的工作程序,也是将发生的经济业务利用会计凭证、会计账簿和会计报表进行反映的步骤与过程。
如何应用会计凭证、会计账簿和会计报表等方法,与会计主体的记账程序有着直接关系。
即使是对于同样的经济业务进行账务处理,如果采用的记账程序不同,所采用的会计凭证、会计账簿和会计报表的种类与格式也有所不同。
不同种类与格式的会计凭证、会计账簿、会计报表与一定的记账程序相结合,就形成了在做法上有着一定区别的会计核算组织程序。
对于会计核算组织程序的基本含义,可结合图12—1进行理解。
会计核算组织程序是否科学合理,会对整个会计核算工作产生诸多方面的影响。
确定科学合理的会计核算组织程序,对于保证能够准确、及时提供系统而完整的会计信息,具有十分重要的意义,也是会计部门和会计人员的一项重要工作。
1.有利于规范会计核算组织工作。
会计核算工作是需要会计部门和会计人员之间的密切配合,有了科学合理的会计核算组织程序,会计机构和会计人员在进行会计核算的过程中就能够做到有序可循,按照不同的责任分工,有条不紊的处理好各个环节上的会计核算工作。
2.有利于保证会计核算工作质量。
在进行会计核算的过程中,保证会计核算工作的质量是对会计工作的基本要求。
建立起科学合理的会计核算组织程序,形成加工和整理会计信息的正常机制,是提高会计核算工作质量的重要保障。
3.有利于提高会计核算工作效率。
会计核算工作效率的高低,直接关系到会计信息提供上的及时性和有用性。
按照既定的会计核算组织程序进行会计信息的处理,将会大大提高会计核算工作效率。
4.有利于节约会计核算工作成本。
组织会计核算的过程也是对人力、物力和财力的消耗过程,因此,要求会计核算本身也要讲求经济效益。
会计核算组织程序安排得科学合理,选用的会计凭证、会计账簿和会计报表种类适当,格式适用,数量适中,在一定程度上也能够节约会计核算工作成本。
二、设计会计核算组织程序的原则
1.应从本会计主体的实际情况出发。
应充分考虑本会计主体经济活动的性质、经济管理的特点、规模的大小、经济业务的繁简以及会计机构和会计人员的设置等因素,使会计核算组织程序与本单位会计核算工作的需要相适应。
2.应以保证会计核算质量为立足点。
确定会计核算组织程序,要保证能够准确、及时和完整的提供系统而完备的会计信息资料,以满足会计信息的使用者了解会计信息,并据以做出经济决策的需要。
3.应力求降低会计核算成本。
在满足会计核算工作需要,保证会计核算工作质量,提高会计核算工作效率的前提下,力求简化核算手续,节省核算时间,降低核算成本。
4.应有利于建立会计工作岗位责任制。
确定会计核算组织程序,要有利于会计部门和会计人员的分工与合作,有利于明确各会计人员工作岗位的职责。
以上各项是确定会计核算组织程序的基本要求,但在实际工作中,由于各个会计主体的具体情况不同,会计核算组织程序也不可能完全相同。
常用的会计核算组织程序主要有以下几种:
记账凭证核算组织程序,科目汇总表核算组织程序,汇总记账凭证核算组织程序等。
第二节记账凭证核算组织程序
记账凭证核算组织程序是指根据经济业务发生以后所填制的各种记账凭证直接逐笔的登记总分类账,并定期编制会计报表的一种账务处理程序。
它是一种最基本的核算组织程序,其他核算组织程序都是在此基础上发展演变而形成的。
一、记账凭证核算组织程序下的记账凭证、会计账簿和会计报表的种类与格式
在记账凭证核算组织程序下,采用的记账凭证、会计账簿和会计报表种类很多,其格式也各异。
在记账凭证核算组织程序下,记账凭证可以采用“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”等专用记账凭证的格式,也可采用通用记账凭证的格式。
会计账簿一般应设置收、付、余三栏式“现金日记账”和“银行存款日记账”;各总分类账均采用借、贷、余三栏式;明细分类账可根据核算需要,采用借、贷、余三栏式、数量金额式或多栏式。
记账凭证核算组织程序下的会计凭证、会计账簿和会计报表的种类与格式如图12—2所示。
在记账凭证核算组织程序下使用的会计报表主要有利润表、资产负债表和现金流量表等。
报表的种类不同,格式也不尽相同。
各种会计报表的格式参见第十章“会计报表”的有关内容。
由于在国家颁布的会计制度中对于会计报表的种类和格式已有统一规定,因此,不论在什么样的会计核算组织程序下,会计报表的种类与格式都不会有大的变动。
因此,在研究会计核算组织程序的过程中,对会计报表的种类与格式问题不再做更多探讨。
二、记账凭证核算组织程序下账务处理的基本步骤
在记账凭证核算组织程序下,对经济业务进行账务处理大体要经过以下六个步骤:
1.经济业务发生以后,根据有关的原始凭证或原始凭证汇总表填制各种专用记账凭证(收款凭证、付款凭证和转账凭证);
2.根据收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账;
3.根据记账凭证并参考原始凭证或原始凭证汇总表,逐笔登记各种明细分类账;
4.根据各种记账凭证逐笔登记总分类账;
5.月末,将日记账、明细分类账的余额与总分类账中相应账户的余额进行核对;
6.月末,根据总分类账和明细分类账的资料编制会计报表。
记账凭证核算组织程序的账务处理基本步骤如图12—3所示:
三、记账凭证核算组织程序的特点、优缺点及适用范围
(一)记账凭证核算组织程序的特点
记账凭证核算组织程序的特点是:
直接根据各种记账凭证逐笔登记总分类账。
各种会计核算组织程序在账务处理的做法上有共同之处,比如,登记各种日记账和明细分类账,不论是在记账凭证核算组织程序下,还是在其他核算组织程序下,在做法上基本是相同的。
将各种会计核算组织程序相比较,它们的特点主要是体现在对总分类账户的登记方法上。
直接根据各种记账凭证逐笔登记总分类账,是记账凭证核算组织程序与其他核算组织程序截然不同的做法,是记账凭证核算组织程序的一个鲜明特点。
(二)记账凭证核算组织程序的优点、缺点及适用范围
1.记账凭证核算组织程序的优点
(1)在记账凭证上能够清晰的反映账户之间的对应关系。
在记账凭证核算组织程序下,所采用的是专用记账凭证或通用记账凭证,当一笔经济业务发生以后,利用一张记账凭证就可以编制出该笔经济业务的完整会计分录,涉及几个会计科目(账户的名称)就填写几个会计科目。
因而,在记账凭证上,账户之间的对应关系一目了然。
(2)总分类账上能够比较详细地反映经济业务的发生情况。
在记账凭证核算组织程序下,不仅对各种日记账和明细分类账采取逐笔登记的方法,对于总分类账的登记方法也是如此。
因而,在总分类账上能够详细登记所发生的经济业务情况。
(3)总分类账登记方法简单,易于掌握。
根据记账凭证直接登记账户是最为简单的一种登记方法,这种方法比较容易掌握。
2.记账凭证核算组织程序的缺点
(1)总分类账登记工作量过大。
对发生的每一笔经济业务都要根据记账凭证逐笔在总分类账中进行登记,实际上与登记日记账和明细分类账的做法一样,是一种简单的重复登记,势必要增大登记总分类账的工作量,特别是在经济业务量比较多的情况下更是如此。
(2)账页耗用多,预留账页多少难以把握。
由于总分类账对发生的所有经济业务要重复登记一遍,势必会耗用更多的账页,造成一定的账页浪费。
如果是在一个账簿上设置多个账户,由于登记业务的多少很难预先确定,对于每一个账户应预留多少账页很难把握,预留过多会形成浪费,预留过少又会影响账户登记上的连续性。
3.记账凭证核算组织程序的适用范围
记账凭证核算组织程序一般只适用于规模较小、经济业务量比较少、会计凭证不多的会计主体。
第三节汇总记账凭证核算组织程序
汇总记账凭证核算组织程序是指根据各种专用记账凭证定期汇总编制汇总记账凭证,然后根据汇总记账凭证登记总分类账,并定期编制会计报表的一种账务处理程序。
汇总记账凭证是对日常会计核算过程中所填制的专用记账凭证,按照凭证的种类,采用一定的方法定期进行汇总而重新填制的一种记账凭证。
在采用汇总记账凭证核算组织程序的情况下,可以不必再根据各种专用记账凭证逐笔登记总分类账户,而是根据汇总记账凭证上的汇总数字登记有关的总分类账户,这样可以减少登记总分类账户的工作量。
由此可见,汇总记账凭证核算组织程序是在记账凭证核算组织程序的基础上发展演变而来的一种会计核算组织程序。
一、汇总记账凭证核算组织程序下的记账凭证、会计账簿的种类与格式
在汇总记账凭证核算组织程序下,采用的记账凭证与会计账簿种类也很多。
从记账凭证角度看,使用汇总记账凭证,包括汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证是汇总记账凭证核算组织程序的独特之处。
使用的会计账簿与记账凭证核算组织程序基本相同,不再重述。
汇总记账凭证核算组织程序下的会计凭证、会计账簿的种类与格式如图12—4所示:
二、汇总记账凭证的种类与编制方法
汇总记账凭证是在填制的各种专用记账凭证的基础上,按照一定的方法进行汇总编制而成的。
汇总记账凭证的种类不同,汇总编制的方法也有所不同。
(一)汇总收款凭证的编制方法
汇总收款凭证的编制方法是:
按日常核算工作中所填制的专用记账凭证中的收款凭证上会计分录的借方科目设置汇总收款凭证,按分录中相应的贷方科目定期(如每5天或10天等)进行汇总,每月编制一张。
汇总时计算出每一个贷方科目发生额合计数,填入汇总收款凭证的相应栏次。
汇总收款凭证是根据专用记账凭证中的收款凭证汇总编制而成的。
在编制汇总收款凭证时,首先应确定是以记账凭证上的哪一个会计科目为主进行汇总。
由于收款凭证上反映的是收款业务,因而必须围绕反映货币资金收入的会计科目(“现金”或“银行存款”等)进行汇总。
在借贷记账法下,这些科目的增加又应在借方登记。
因而,编制汇总收款凭证时要求按“借方科目设置”,实际上就是要求按“现金”或“银行存款”设置汇总记账凭证上的主体科目,以其为主进行汇总。
“按分录中相应的贷方科目汇总”,其中的“贷方科目”是指收款凭证上会计分录中“现金”或“银行存款”的对应科目。
尽管在一定的会计期间内,企业可能会发生若干笔收款业务,但由于有些经济业务是重复发生的,就需要填制若干份在会计科目上完全相同的收款凭证。
例如,企业每次销售产品收到货款存入银行,会计分录都是借记“银行存款”,贷记“主营业务收入”和“应交税金”等。
这样,就可以根据贷方科目在一定会计期间内的若干次发生额定期进行汇总,编制汇总收款凭证。
经过上述汇总过程得到的各个贷方科目发生额的合计数,就是这些账户在一定会计期间发生额的总和。
可以根据各次的汇总数分次登记到有关账户中去,也可以在月末时对各次汇总数字相加,求得该账户的全月发生额合计,一次性登记有关账户。
对以上各账户的发生额合计数进行再合计,也就是所汇总的主体科目“现金”或“银行存款”在该会计期间的借方发生额总额,可据其分次或月末一次登记“现金”账户或“银行存款”账户。
为了便于编制汇总收款凭证,在日常编制收款凭证时,会计分录的形式最好是一借一贷、一借多贷,不宜多借一贷或多借多贷。
这是由于汇总收款凭证是按借方科目设置的,多借一贷或多借多贷的会计分录都会给编制汇总收款凭证带来一定的不便。
或者会造成收款凭证在汇总过程中由于被多次重复使用而产生汇总错误,或者造成会计账户之间的对应关系变得模糊难辩。
(二)汇总付款凭证的编制方法
汇总付款凭证的编制方法是:
按日常核算工作中所填制的专用记账凭证中的付款凭证上会计分录中的贷方科目(“现金”或“银行存款”等)设置汇总付款凭证,按它们相应的借方科目定期(如每5天或10天等)进行汇总,每月编制一张。
汇总时计算出每一个借方科目发生额合计数,填入汇总付款凭证的相应栏次。
(三)汇总转账凭证的编制方法
汇总转账凭证的编制方法是:
按日常核算工作中所填制的专用记账凭证中的转账凭证上会计分录的贷方科目(如原材料、固定资产等)设置汇总转账凭证,按它们相应的借方科目定期(如每5天或10天等)进行汇总,每月编制一张。
计算出每一个借方科目发生额合计数,填入汇总转账凭证的相应栏次。
为便于进行汇总转账凭证的编制,在日常编制转账凭证时,会计分录的形式最好是一借一贷、一贷多借,不宜一借多贷或多借多贷。
这是由于汇总转账凭证是按贷方科目设置的,一借多贷或多借多贷的会计分录都会给编制汇总转账凭证带来一定的不便。
三、汇总记账凭证核算组织程序下账务处理的基本步骤
在汇总记账凭证核算组织程序下,对经济业务进行账务处理的程序大体要经过以下七个步骤:
1.经济业务发生以后,根据有关的原始凭证或原始凭证汇总表填制各种专用记账凭证(收款凭证、付款凭证和转账凭证);
2.根据收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账;
3.根据记账凭证并参考原始凭证或原始凭证汇总表,逐笔登记各种明细分类账;
4.根据各种记账凭证分别编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证;
5.根据各种汇总记账凭证汇总登记总分类账;
6.月末,将日记账、明细分类账的余额与总分类账中相应账户的余额进行核对;
7.月末,根据总分类账和明细分类账的记录编制会计报表。
汇总记账凭证核算组织程序的账务处理基本程序见图12—5所示:
9.1
四、汇总记账凭证核算组织程序的特点、优缺点及适用范围
(一)汇总记账凭证核算组织程序的特点
汇总记账凭证核算组织程序的特点是:
定期将全部记账凭证分别编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证,根据各种汇总记账凭证上的汇总数字登记总分类账。
(二)汇总记账凭证核算组织程序的优点、缺点及适用范围
1.汇总记账凭证核算组织程序的优点
(1)在汇总记账凭证上能够清晰的反映账户之间的对应关系。
在汇总记账凭证核算组织程序下,所采用的是专用记账凭证和汇总记账凭证。
汇总记账凭证是采用按会计科目对应关系进行分类汇总的办法,能够清晰反映出有关会计账户之间的对应关系。
(2)可以大大减少登记总分类账的工作量。
在汇总记账凭证核算组织程序下,可以根据汇总记账凭证上有关账户的汇总发生额,在月份当中定期或月末一次性登记总分类账,可以使登记总分类账的工作量大为减少。
2.汇总记账凭证核算组织程序的缺点
(1)定期编制汇总记账凭证的工作量比较大。
对发生的经济业务首先要填制专用记账凭证,即收款凭证、付款凭证和转账凭证,在此基础上,还需要定期分类的对这些专用记账凭证进行汇总,编制作为登记总分类账依据的汇总记账凭证,增加了编制汇总记账凭证的工作量。
(2)对汇总过程中可能存在的错误难以发现。
编制汇总记账凭证是一项比较复杂的工作,容易产生汇总错误。
而且汇总记账凭证本身又不能体现出有关数字之间的平衡关系,即使存在汇总错误也很难发现。
3.汇总记账凭证核算组织程序的适用范围
由于汇总记账凭证核算组织程序具有能够清晰的反映账户之间的对应关系和能够减轻登记总分类账的工作量等优点,它一般只适用于规模较大、经济业务量比较多、专用记账凭证也比较多的会计主体。
第四节科目汇总表核算组织程序
科目汇总表核算组织程序是指根据各种记账凭证先定期(或月末一次)按会计科目汇总编制科目汇总表,然后根据科目汇总表登记总分类账,并定期编制会计报表的账务处理程序。
科目汇总表核算组织程序也是记账凭证核算组织程序的基础上发展和演变而来的。
一、科目汇总表核算组织程序下的记账凭证、会计账簿的种类与格式
在科目汇总表核算组织程序下采用的记账凭证与记账凭证核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序相比,存在着较大差别。
独特的做法是要设置“科目汇总表”这种具有汇总性质的记账凭证。
使用的会计账簿与前两种会计核算组织程序基本相同。
科目汇总表核算组织程序下的记账凭证、会计账簿的种类与格式如图12—6所示:
二、科目汇总表的格式与编制方法
科目汇总表也是根据专用记账凭证汇总编制而成的。
基本的编制方法是:
根据一定时期内的全部记账凭证,按照相同会计科目进行归类,定期(每10天或15天,或每月一次)分别汇总每一个账户的借、贷双方的发生额,并将其填列在科目汇总表的相应栏内,借以反映全部账户的借、贷方发生额。
根据科目汇总表登记总分类账时,只需要将该表中汇总起来的各科目的本期借、贷方发生额的合计数,分次或月末一次记入相应总分类账的借方或贷方即可。
“科目汇总表”的基本格式与前面所讲的发生额试算平衡表很相似,其格式参见表12—1:
表12—1
应当注意的是:
“科目汇总表”虽然也是经过汇总而编制的,但与汇总记账凭证的汇总方法有所不同。
“科目汇总表”是按各个会计科目的发生额分别进行汇总的;汇总所得到的结果也有所不同,形成的是一张表格,而不再是三种汇总的记账凭证。
编制科目汇总表的作用是可以对总分类账进行汇总登记。
根据科目汇总表登记总分类账时,只需要将科目汇总表中有关各科目的本期借、贷方发生额合计数,分次或月末一次记入相应总分类账的借方或贷方即可。
另外,采用科目汇总表时,凭证的编号方法也有一定变化。
应以“科汇字第×号”字样按月连续编号。
三、科目汇总表核算组织程序下账务处理的基本步骤
在科目汇总表核算组织程序下,对经济业务进行账务处理的程序大体要经过以下七个步骤:
1.经济业务发生以后,根据有关的原始凭证或原始凭证汇总表填制各种专用记账凭证(收款凭证、付款凭证和转账凭证);
2.根据收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账;
3.根据记账凭证并参考原始凭证或原始凭证汇总表,逐笔登记各种明细分类账;
4.根据各种记账凭证汇总编制科目汇总表;
5.根据科目汇总表汇总登记总分类账;
6.月末,将日记账、明细分类账的余额与总分类账中相应账户的余额进行核对;
7.月末,根据总分类账和明细账的记录编制会计报表。
汇总记账凭证核算组织程序的账务处理基本程序见图12—7:
9.2
四、科目汇总表核算组织程序的特点、优缺点及适用范围
(一)科目汇总表核算组织程序的特点
科目汇总表核算组织程序的特点是:
定期根据所有记账凭证汇总编制科目汇总表,根据科目汇总表上的汇总数字登记总分类账。
(二)科目汇总表核算组织程序的优点、缺点及适用范围
1.科目汇总表核算组织程序的优点
(1)可以利用该表的汇总结果进行账户发生额的试算平衡。
在科目汇总表上的汇总结果体现了一定会计期间内所有账户的借方发生额和贷方发生额之间的相等关系,利用这种发生额的相等关系,可以进行全部账户记录的试算平衡。
(2)在试算平衡的基础上记账能保证总分类账登记的正确性。
在科目汇总表核算组织程序下,总分类账是根据科目汇总表上的汇总数字登记的。
由于在登记总分类账之前,能够通过科目汇总表的汇总结果检验所填制的记账凭证是否正确,就等于在记账前进行了一次试算平衡,对汇总过程中可能存在的错误也容易发现。
在所有账户借、贷发生额相等的基础上再记账,在一定程度上能够保证总分类账登记的正确性。
(3)可以大大减轻登记总账的工作量。
在科目汇总表核算组织程序下,可根据科目汇总表上有关账户的汇总发生额,在月中定期的或月末一次性的登记总分类账,可以使登记总分类账的工作量大为减轻。
(4)适用性比较强。
与记账凭证核算组织程序和汇总记账凭证核算组织程序相比较,由于科目汇总表核算组织程序优点较多,任何规模的会计主体都可以采用。
2.科目汇总表核算组织程序的缺点
(1)编制科目汇总表的工作量比较大。
如同汇总记账凭证核算组织程序一样,在科目汇总表核算组织程序下,对发生的经济业务也首先要填制各种专用记账凭证,在此基础上,还需要定期的对这些专用记账凭证进行汇总,编制作为登记总分类账依据的科目汇总表,增加了编制科目汇总表的工作量。
(2)科目汇总表上不能够清晰的反映账户之间的对应关系。
科目汇总表是按各个会计科目归类汇总其发生额的,在该表中不能清楚的显示出各个账户之间的对应关系,不能够清晰的反映经济业务的来龙去脉。
在这一点上,科目汇总表不及专用记账凭证和汇总记账凭证。
3.科目汇总表核算组织程序的适用范围
由于科目汇总表核算组织程序账务处理程序清楚,又具有能够进行账户发生额的试算平衡,减轻总分类账登记的工作量等优点,因而,不论规模大小的会计主体都可以采用。
思考题
1.什么叫会计核算组织程序?
科学的会计核算组织程序有什么作用?
2.设计会计核算组织程序应遵循哪些原则?
3.在记账凭证核算组织程序下,记账凭证与账簿的种类及格式是怎样的?
4.记账凭证核算组织程序下的账务处理步骤是怎样的?
5.记账凭证核算组织程序有什么特点、优缺点?
其适用范围是怎样的?
6.怎样编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证?
7.在汇总记账凭证核算组织程序下,应按怎样的步骤进行账务处理?
8.汇总记账凭证核算组织程序的特点、优缺点及适用范围是怎样的?
9.怎样编制科目汇总表?
10.在科目汇总表核算组织程序的账务处理步骤是怎样的?
11.科目汇总表核算组织程序有什么特点、优缺点?
其适用范围是怎样的?
练习题
1.记账凭证核算组织程序的运用
某企业采用记账凭证核算组织程序,有关资料如下:
(1)6月1日有关账户余额如下表:
会计科目
借方
贷方
会计科目
借方
贷方
现金
3500
短期借款
1570000
银行存款
300000
应付账款
400000
应收账款
200000
应交税金
50000
其他应收款
10000
应付利润
70000
待摊费用
12000
其他应付款
15000
原材料
900000
预提费用
20000
库存商品
600000
实收资本
2000000
制造费用
300000
盈余公积
150000
固定资产
3000000
本年利润
300000
累计折旧
1000000
利润分配
250000
材料名称
计量单位
数量
单价
金额
甲材料
千克
1500
400
600000
乙材料
千克
2000
150
300000
(2)该企业6月份发生下列业务:
2日,购进甲材料100千克,单价400元,材料验收入库,货款由银行支付。
5日,购进乙材料400千克,单价150元,材料验收入库,货款未付。
15日,仓库发出材料,发料汇总表如下表:
项目
甲材料
乙材料
合计
数量
金额
数量
金额
数量
金额
制造产品耗用:
120
48000
450
67500
115500
A产品
70
28000
200
30000
58000
B产品
50
20000
250
37500
57500
行政管理部门耗用
10
4000
4000
合计
130
52000
450
67500
119500
16日,用现金支付行政管理部门日常的零星开支2000元。
17日,用银行存款支付房租12000元(前已预提)。
20日,从银行提取现金50000元以备发放工资。
20日,用现金50000元发放工资。
25日,用银行存款8000元支付水电费,其中A产品耗用4000元,B产品耗用2500元,车间管理耗用1500元。
25日,
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