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毕业设计李亚云
太原狮头水泥股份有限公司
“差旅费”报销方案设计
模拟委托单位:
XXX
模拟委托单位负责人:
XXX
模拟委托时间:
XXX
设计单位:
XXX
设计顾问(指导教师):
XXX
设计人所在专业和班级:
XXX
设计人工(学)号:
1XXXX
设计人姓名:
XXX
复核人:
XXX
设计完成时间:
XXX
一、选题立项的起因、理由
二、设计内容
第一章总则······································3
第二章出差审批··································3
第三章报销流程··································4
第四章报销标准··································6
第五章注意事项··································7
第六章附则······································8
三、运行说明·······································10
(一)制度运行原理·····························10
(二)本制度所需配套措施·······················10
(三)运行中的注意事项·························10
四、设计自我评价···································11
(一)本设计的创新点····························11
(二)本设计的实用价值··························11
(三)本设计的可行性····························11
太原狮头水泥股份有限公司
“差旅费”报销方案设计
一、选题立项的起因、理由
太原狮头水泥股份有限公司是全国首家完全按照“核准制”发行上市的企业,集团业务量大、公司人员出差比较密集。
该集团的会计制度较为完善,各财务人员均按制度执行各自职责,整体良好。
但是公司对差旅费报销界定问题却众说纷纭,莫衷一是,在差旅费的制度确认上也有分歧。
差旅费,是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费、和公杂费等各项费用。
在作为公司出纳的实习期间,我发现该公司差旅费报销制度存在一些不足,主要表现在:
1.申请差旅费的程序较薄弱,通常都是需要的时候直接去找财务部工作人员,没有书面的申请材料,这样不便于财务部管理资金,而且很混乱。
外出出差人员的时间也不合理,审批时间环节薄弱。
2.对于经常出差的地方没有一个标准的费用,费用多少参差不齐。
3.报销时间没有规定,有的拖得很长时间才来报销。
找到适合公司本身特点的差旅费报销制度,是保障公司各项经营活动顺利进行的一项重要工作。
特制定以下差旅费报销制度设计,加以规范。
二、设计内容
太原狮头水泥股份有限公司
“差旅费”报销方案设计
(一)出差申请程序
行政部是集团员工出差考核的管理和费用控制部门,财务部是差旅费的监控部门,其它各部门是费用控制实施的直接责任部门。
出差人员必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、天数、所需资金,经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。
表一:
《出差申请单》
出差申请单单位:
元
申请部门:
年月日
日期
自年月日起至年月日止,共计天
出差人
姓名
部门
职务
代理人
姓名
部门
职务
地点
事由
预算
交通费
膳食费
住宿费
业务招待费
其他费用
合计
预支
万仟佰拾元整
备注
部门审核
财务审核
总经理审核
年月日
年月日
年月日
审批说明:
员工因公出差时,一般员工省内出差由副总经理审批,省外出差须经总经理批准;部门经理和公司副总经理出差,均需总经理批准。
出差人员借款需持批准后的“出差申请单”,填写“借支单”,填写借支单写清借款人、部门、用途、金额等事项,由主管领导批准后,经财务负责人审核,总经理审批后方可到借款。
出差时借款,以“前账不清、后账不借”为原则,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及主管领导负责人的责任。
表二:
《借支单》
借支单单位:
元
领用部门:
年月日
用途及理由
支取金额
万仟佰拾元整(大写)
部门意见
主管领导签字
总经理签字
支取人签字
(二)出差报销流程
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得主管领导同意,并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
回公司后,应形成出差完成情况书面报告,并向主管领导汇报,由主管领导考核结果,签署考核意见。
2、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经主管领导签署意见后方可报销。
3、出差回公司应在一星期内报账,超过一星期报销差旅费,每一天按30元罚款,若迟报时间超过一个月以上,每一张单据按每月30元累积加罚(发票日期),并追究其部门担保人责任。
表三:
《差旅费报销单》
报销单
出差人:
部门:
年月日单位:
元
出差日期
地点
交通费
膳食费
住宿费
业务招待费
其他费用
合计
说明
月
日
费用总计
差旅费总额
(大写)
万千佰拾元角分整
预支差旅费
应付(支)金额
会计
审核
收款签字
(三)出差报销标准
差旅费是指工作人员办理公务出差期间产生的住宿费、车船费(含乘飞机费用)、伙食补助费、交通补助费等各种费用。
住宿费按出差实际天数在规定的标准内凭据报销;车船费在规定的等级标准内凭据报销;伙食补助费和交通补助费一般按出差的自然天数计算包干使用。
以下是各项报销标准:
1、住宿报销标准
(1)员工出差住宿费在规定的限额内凭据报销,特殊情况经总经理批准方可报销。
(2)其他人员如同上级职务或职称人员一起出差,因工作需要,其他人员可随同住宿,享受上级职务或职称相同的标准。
(3)出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。
(4)出差人员由接待单位或住在亲友家的,一律不予报销住宿费。
(5)住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个房间标准报支,副总以上人员出差,可单独住宿。
表四:
《住宿报销金额表》
住宿标准(金额单位:
元)
地区/人员
特区
直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理
实报实销(含副总经理,下同)
经理
280
230
220
200
180
其他人员
250
210
200
180
160
2、伙食补助报销标准:
(1)员工省内出差当天往返,4小时以内,伙食补贴每人20元;4小时以上的,伙食补贴每人每天30元。
(2)参加各种会议(含鉴定会、评审会等)的出差人员,已交纳会议期间的伙食费由会议主持单位统一支报的不再报销会议期间的伙食补助费;途中的伙食补助费一律按照每人每天30元的标准给予标补助。
表四:
《伙食补助报销金额表》
伙食补助标准(金额单位:
元)
地区/人员
特区
直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理
实报实销
经理
100
80
60
50
40
其他人员
80
60
50
40
30
3、市内交通费报销标准
表五:
《市内交通报销金额表》
市内交通标准(金额单位:
元)
地区/人员
特区
直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理
实报实销
经理
50
40
30
20
10
其他人员
40
30
20
10
10
4、交通工具报销标准
(1)乘坐其它交通工具,超出上述标准的部分由个人承担。
(2)乘坐火车及长途汽车,原则上应出具铁路局、公路局或汽车公司的购票证明单,如因故未能取得购票证明单者,由出差人出具凭单。
(3)乘坐轮船应取具轮船公司或旅行社的购票证明单或船票存根。
(4)因急要公务必需搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票根报支旅费。
(5)搭乘公司的交通工具者,不得再报支交通费。
(6)员工经批准乘坐飞机的,其往返机场的专线客车费用可凭据报销。
表六:
《交通工具报销金额表》:
交通工具标准(金额单位:
元)
工具/人员
飞机
火车
轮船
长途汽车
出租车
总经理
普通舱
软卧软座
二等舱
实报
实报
经理
预申请
硬卧硬座
三等舱
可乘
实报
其他人员
——
硬卧硬座
三等舱
可乘
预申请
5、通讯费报销办法
除外出学习和驻厂人员外的出差人员,每天补助5元通讯费,特殊情况需经主管领导批准。
(四)出差报销注意事项
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意,并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。
3、驾驶员外出按15元/百公里补助,行车途中的违章罚款一律不准报销。
4、外出参加会议,会议费用中包括食宿时不再享受食住费用,只享受市内交通费。
会议费用中不含食宿时,按前述标准予以补助。
5、外出学习、驻厂人员,伙食补助每天20元,期间不享受市内交通费、住宿费包干,途中可享受交通、伙食补助费。
6、因公携带的行李运费,应取具正式的运费收据为凭。
7、对于自带车辆人员,交通补助费予以取消(乘坐出租车办事需经主管领导同意)。
8、出差人员原则上不得乘坐出租车,但下列情况除外:
(1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的;
(2)携有巨款或重要文件须确保安全的;
(3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;
(4)陪同重要客人外出的;
(5)执行特殊业务或夜间办事不方便的。
9、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询,如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。
三、运行说明
(一)方案运行原理
规定了一套完整的差旅费报销流程,明确了企业人员出差的程序以及规定。
管理费用得到了有效的控制,减轻了企业差旅费的负担,使得企业的经营业绩得到了提高,提升了企业的获利空间。
(二)本制度所需配套措施
1.完善《太原狮头集团差旅费报销制度》,健全报销机制。
2.公司应加强对财务的有效监督和管理,强化财务控制意识。
3.出差时应选择业务素质好,能力强且有责任心的员工。
4.执行时应通过一些对员工的鼓励措施,与员工进行沟通,以保证制度能更好地运行。
(三)运行中的注意事项
出差人员,财务部,部门主管三者要加强沟通,严格要求企业全体工作人员,按方案执行,确保企业资金的安全合理运用。
同时在管理好差旅费的同时,保证出差人员工作和生活的需要。
四、设计自我评价
(一)本设计的创新点
1.规范了企业差旅费申请以及报销的流程,有效的对企业的资金进行管理,确保了资金的合理运用,促进企业的有效经营。
2.完善了申请差旅费的程序,财务部管理资金更加方便。
外出出差人员的时间合理,审批更加快捷,减少了时间上的浪费。
3.对于经常出差的地方规定了标准费用标准,费用多少有了明确的规定。
4.报销时间有了明确的规定,有严格的报销时间规定。
(二)本设计的实用价值
差旅费是企业经费中一项经常性开支的消耗型费用,企业要想更好的发展,必须做好企业差旅费的管理。
本设计对合理企业支出,维护财产安全,提高企业经济效益具有十分重要的作用。
(三)本设计的可行性
本设计内容简练完整,操作简单方便,非常符合公司的实际情况。
具有良好的预防性,能有效避免、防范企业不必要的损失,促进企业的有效经营。
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