房地产集团酒店开发运营中心全套管理流程.docx
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房地产集团酒店开发运营中心全套管理流程.docx
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房地产集团酒店开发运营中心全套管理流程
房地产集团酒店开发运营中心全套管理流程
(一)整体定位评审流程
1、流程图
2、流程节点说明
步骤
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
备注
1
策策划部对市场调研后进行提交整体定位报告,包括市场、形象、客户、产品定位
《《项目酒店整体定位报告》
1515个工作日完成
2
商酒店管理中心领导和项目领导进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目商酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
55个工作日完成
3
房地产常务副总进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
33个工作日完成
4
控控股集团常务副总进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
333个工作日完成
5
董董事长对经过修改后的定位报告进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
333个工作日完成
3、支持性文件
序号
文件名称
1、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
1、
无
(二)酒店设计招标流程
1、流程图
2.流程说明
2.1流程职责
(1)酒店管理管理中心设计部负责设计类承包商信息收集;
(2)参与招标过程评审。
(3)酒店管理中心总监审核入围单位及招标文件;
(4)参与设计类承包商的最终审核。
(5)地产集团成本管理部参与招标过程评审。
(6)地产集团总经理审批招标采购文件;
(7)参与设计类承包商的最终审核。
(8)招标小组负责设计类承包商的技术评议和商务评议、技术评议、商务谈判。
(9)招标小组成员包括:
酒店管理中心总监、成本管理部经理、成本管理部主管领导、设计副总地产集团常务副总、董事长。
组长:
酒店管理中心总监。
(10)地产集团董事长确定设计承包商的选定。
2.2流程节点说明
步骤
工作内容的简要叙述
重要输入
重要输出
备注
1、
采购类型分类:
酒店管理中心设计部根据酒店的战略采购规划,对设计单位的选择类型进行分判。
2、
收集设计类承包商资料:
1、责任部门:
酒店管理中心设计部;
2、收集范围:
A)《合格供应商名录》中的设计类承包商;
B)公司其他部门推荐设计类承包商;
C)其他新收集的设计类承包商。
《合格供应商名录》
3、
组织考察与审核设计单位资质:
1、主导部门:
地产集团酒店管理中心;
2、参与部门:
地产集团设计管理中心
3、考察内容:
设计单位的资质、组织结构、设计收费标准、获奖情况、主任设计师出图质量、工地服务质量等;
4、考察记录:
《设计单位信息登记表》、《设计单位考察报告》。
5、其他说明:
对于以往合作过的合格供应商,可不用进行考察,经设计管理中心部门负责人同意后,直接列入《入围承包商审批表》
《设计单位信息登记表》、《设计单位考察报告》
考察后的三个工作日内完成考察报告的编写
4、
形成评价报告及推荐入围单位:
责任部门:
酒店管理中心设计部;
设计单位考察报告
5、
审核/审批:
1、上报资料:
酒店管理中心设计部填写《入围承包商审批表》;
2、审核责任部门:
酒店管理中心总监;
3、审批责任部门(岗位):
地产集团常务副总。
《入围承包商审批表》
6、
编制招标文件:
1、技术要求的编制部门:
酒店管理中心设计部;
2、商务经济要求的编制部门:
成本管理部。
3、招标文件的技术部分,可参照设各阶段的计任务书的模板的内容,并根据项目的特点进行细化。
招标文件的除技术要求外,还应明确开评标方式及原则、投标相关事项、设计付款及成果使用、中标方案的使用的内容。
具体可参照《建筑规划方案招标书(模板)》进行完善。
《招标文件》
考察完毕后的5个工作日,完成招标文件的编写。
7、
审核/审批:
1、审核:
地产集团成本管理部经理、酒店管理中心主管领导;
2、审批:
地产集团常务副总。
8、
技术评议:
1、责任部门:
招标小组的技术人员。
2、评审内容:
方案是否符合招标文件中的技术要求、是否符合本公司设计成果标准的要求。
9、
商务评议:
1、责任部门:
招标小组的商务人员。
2、评审内容:
商务条件是否满足招标文件中的要求。
10、
评标报告:
责任部门:
招标小组组长组织编写。
《评标报告》
11、
商务谈判:
责任部门:
招标小组(成本管理人员参与)。
12、
选定:
选定方式:
招标小组半数以上成员通过,并且地产总公司董事长同意。
13、
合同拟定:
设计管理中心负责合同的拟定。
14、
审核、审批:
1、审核:
酒店管理中心总监、成本管理部分管领导、行政法务中心法务人员;
2、审批:
地产集团总经理。
3、支持性文件
序号
文件名称
2、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
2、
《设计单位信息登记表》
3、
《入围承包商审批表》
4、
《设计单位考察报告》
(三)工程招标管理流程
1.流程图:
2.流程节点说明:
步骤
工作内容的简要叙述
重要输入
重要输出
备注
1
编制《工程招标计划》:
1、组织:
酒店工程部,总分包工程范围及采购方式审批通过后1个工作日内,依据工程采购总体计划编制
2、审核:
城市公司总经理(1个工作日)、酒店管理中心总监(1个工作日),主要审核计划合理性、完整性,以及是否符合项目开发进度要求,如有异议,应立即沟通,并在上述时限内解决
3、审批:
房地产集团常务副总
4、备案:
成本部主管副总
《工程采购总体计划》
《工程招标计划》
具体操作参照《项目计划管理流程》
2
召开标前会议,协调招标准备工作:
1、组织:
酒店工程部,召开时间由工程部经理根据招标工作计划确定
2、参与:
招标工作小组
3、招标工作小组成员至少包括:
城市公司成本部经理、核算部经理、酒店管理中心总监、酒店物资部经理、酒店工程部经理、地产集团常务副总、董事长,由酒店管理中心总监担任组长。
4、酒店工程招标工作的具体执行部门为酒店工程部、城市公司核算部
《招标预备会会议纪要》
3
《招标文件》编制准备:
1、地产集团酒店设计部负责按计划提交确定版施工图设计图纸、材料设备选型参数
2、酒店物资部负责按计划提供材料样板、甲供材料范围清单
3、城市公司核算部负责按计划编制,负责编制工程量清单、标底,招标文件商务经济部分
4、酒店工程部负责编制招标文件技术及现场管理部分,地产集团工程管理中心提供技术支持
5、城市公司成本部负责编制招标文件商务部分
《总分包工程范围及采购方式建议》
设计图纸、材料设备选型、甲供材范围、工程量清单可提前完成确定
4
汇总编制《招标文件》:
1、组织:
酒店管理中心工程部
2、参与:
城市公司核算部、成本部
3、审核:
城市公司总经理、工程管理中心
4、审批:
酒店管理中心总监、成本副总
5、《招标文件》内容视工程实际情况不同,一般应包括下列内容:
a)投标邀请书;
b)投标须知;
c)投标保证金;
d)投标书;
e)合同文件;
f)工程规范及技术要求;
g)工程量计算规则及单价说明;
h)工程量清单;
i)招标用图纸;
j)评标标准及方法;
k)其它应当说明事项;
《招标文件》、《招标文件审批表》
按照合同标准样本
5
发布招标公告或投标邀请:
1、属公开招标的,城市公司工程管理部负责发布《招标公告》
2、属邀请招标的,城市公司工程管理部负责组织考察以初步确定投标单位,或从工程供方信息库中选择,发出《投标邀请》
3、潜在投标方提交资格预审文件,酒店工程部负责组织收集整理《工程供方信息纪录表》
《工程招标计划》
《招标公告》或《投标邀请》、《工程供方信息纪录表》
6
资格预审:
1、酒店工程部负责组织潜在投标方资格预审,填报《投标资格审批表》
a)对前期未合作过的单位,酒店工程部组织相关部门实地考察,填写《工程供方考察评分表》,提交招标工作小组
b)对前期合作过的单位,提取前期合作的《工程供方履约评估表》,供本次投标资格审批参考
c)对正进行第一次合作,且未做履约评估的单位,原则上不邀请参加本次投标
《工程供方信息纪录表》、《工程供方考察评分表》、《工程供方履约评估表》、《工程招标计划》
《投标资格审批表》
邀请招标工程无需资格预审,直接进入(8)发标阶段
7
入围单位确认:
1、审核:
招标工作小组,审核内容见招标资格审批表
2、审批:
招标工作小组组长
《投标资格审批表》、《工程招标计划》
8
发标:
1、酒店工程部负责发放《招标文件》
a)自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不少于二十日;
2、城市公司财务部负责收取投标保证金
a)投标保证金除现金外,可以是银行出具的银行保函、保兑支票、银行汇票或现金支票;
b)投标保证金一般不超过投标总价的百分之二,最高不得超过八十万元人民币;
c)投标保证金有效期应当超出投标有效期三十天;
《工程招标计划》
9
现场踏勘、招标答疑:
1、酒店工程部组织城市公司设计部、前期部、核算部、成本部进行现场踏勘,现场解答问题,地产集团工程管理中心可选择参与,提供支持
a)现场踏勘应在发售招标文件后的约定时间统一组织,统一介绍;
b)对各投标人问题的回复,应在《招标答疑会会议纪要》中予以书面确认,并发放所有投标人,作为招标文件的组成部分;
2、酒店工程部组织酒店设计部、前期部、核算部、成本部进行答疑,地产集团工程管理中心可选择参与,提供支持
a)酒店设计部负责答复设计方案问题;
b)酒店工程部负责答复现场管理/技术条款问题;
c)核算部、成本部负责答复商务经济条款问题;
d)工程管理部汇总形成《招标答疑会会议纪要》,发放所有投标人,作为招标文件的组成部分;
《工程招标计划》
《招标答疑会会议纪要》
10
收标、开标:
1、酒店工程部负责按照《招标文件》的要求接收投标人的《投标文件》,下列情形投标文件不予受理:
a)投标人未按《招标文件》要求提交投标保证金;
b)逾期送达或者未送达指定地点;
c)未按《招标文件》要求密封;
2、酒店工程部负责按照《招标文件》规定的时间组织召开开标会,当众宣读/宣布:
a)宣布有效投标人名单;
b)有标底的招标项目,宣布标底;
c)宣读各有效投标书中的商务标主要数据;
3、所有宣读和宣布的事项均应记录在公示板上,招标合约部负责记录开标会情况,形成《开标结果登记表》,由招标工作小组所有成员见证并签名确认
4、下列情形在招标工作小组初审后确定为废标:
a)无单位盖章并无法定代表人或法定代表人授权的代理人签字或盖章;
b)未按规定的格式填写,内容不全或关键字迹模糊、无法辨认;
c)投标人递交两份或多份内容不同的投标文件,或在一份投标文件中对同一招标项目报有两个或多个报价,且未声明哪一个有效;
d)投标人名称或组织结构与资格预审时不一致;
《工程招标计划》
《开标会投标单位签到表》、《开标结果登记表》
11
评标
1、酒店工程部负责编制《技术标评审报告》,提出技术标评审意见,地产集团工程管理中心协助
2、城市公司成本部负责编制《经济标评审报告》,提出经济标评审意见,地产集团成本管理部协助
3、酒店工程部负责综合各方面的评标意见,按《招标文件》的《评标细则》,计算出各投标单位的综合排名
4、经酒店工程部提出、酒店管理中心总监批准,可聘请有关专家加参与评标
《招标文件》
《技术标评审报告》、《经济标评审报告》
具体操作参照《招标阶段成本评审作业指引》
12
澄清性谈判
1、评标过程中发现的《投标文件》中的疑问,统一由酒店工程部组织成本部等相关部门与投标人进行澄清性谈判,原则上应由酒店管理中心总监带队
a)澄清性谈判不得对《投标文件》有实质性修改;
b)澄清性谈判需有不同部门的三人以上共同与投标人展开,谈判内容需全部记录在《合同约谈记录表》中,谈判参与人均需签字确认
《合同约谈记录表》
13
推荐/确定中标单位
1、招标工作小组组长组织定标会议:
a)酒店工程部按《技术标评审报告》宣读评审意见;
b)城市公司成本部按《经济标评审报告》宣读评审意见;
c)酒店工程部宣读各投标人综合排名顺序;
2、酒店工程部填报《评标定标审批表》
a)工程审计中心负责当场复核工程管理部对《评标细则》的遵循情况,并在《定标审批表》中签署专项意见;
b)审核:
招标工作小组、工程管理中心主管副总;
c)审批:
合同金额≦50万元,由城市公司总经理、酒店管理中心总监审批,报房地产集团备案;合同金额>50万元,房地产集团常务副总审核,董事长负责审批;
《技术标评审报告》、《经济标评审报告》
《评标定标审批表》
14
中标/未中标手续
1、酒店工程部负责发出《中标通知书》,城市公司成本部负责按照《合同管理规范》组织进行合同洽商、合同拟定、合同审批,处理合同条件变更事项
2、酒店工程部负责发出《未中标通知书》,在规定期限内交回完整图纸资料的,财务部负责返还未中标单位的投标保证金
《评标定标审批表》
《中标通知书》、《未中标通知书》
15
招投标总结报告
1、酒店工程部负责组织编制《招投标总结报告》,于合同签署后(或其他招标工作结束代表事项)15个工作日内完成,并整理相关资料提交城市公司行政法务部存档,报告至少应包括下列内容:
a)招标范围;
b)招标方式和发布招标公告的媒介;
c)招标文件中投标人须知、技术条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容;
d)招标/评标小组的组成及评标报告;
e)中标结果;
《招投标总结报告》
3.支持性文件:
序号
文件名称
1
《工程供方管理流程》
2
《项目计划管理流程》
3
《招标阶段成本评审作业指引》
4
《合同管理规范》
4.记录要求:
序号
记录名称
附表
1
《工程招标计划》
2
《招标预备会会议纪要》
3
《招标文件审批表》
4
《工程供方信息登记表》
5
《工程供方考察评分表》
6
《工程供方履约评估表》
7
《投标资格审批表》
8
《招标答疑会会议纪要》
9
《开标会投标单位签到表》
10
《开标结果登记表》
11
《技术标评审报告(总包)》
12
《技术标评审报告(分包)》
13
《经济标评审报告》
14
《合同约谈记录表》
15
《评标定标审批表》
16
《中标通知书》
(四)酒店非主体建设材料招标、合同评审管理流程
1、流程图
2、流程说明
2.1招标范围:
酒店类外墙、安装、精装材料。
2.2职责说明
(1)物资主管(专员):
负责拟定入围供应商名单。
(2)酒店物资部经理:
负责入围供应商名单的审核;编制招标文件商务部分,整理汇总招标文件;组织发出招标文件、回收投标书;负责组织招标小组开标、开展竞争性商务谈判、初步拟定中标单位和候补中标单位名单。
(3)酒店工程部:
负责入围供应商名单的审核;负责编制招标文件技术部分。
(4)独立项目公司或城市公司总经理:
负责审核入围供应商名单和招标小组初步拟定的中标单位和候补中标单位名单。
(5)酒店管理中心总监:
负责审批招标金额在50万以内的入围单位和中标名单,负责审核招标金额在50万以上的入围供应商名单和招标小组初步拟定的中标单位和候补中标单位名单。
(6)地产集团常务副总:
负责审批招标金额在50-100万元的入围供应商名单和的中标单位名单。
(7)控股集团常务副总:
负责审核招标金额大于等于100万元的中标单位名单。
(8)董事长:
负责审批招标金额大于等于100万的中标单位名单
2.3节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
备注
1
物资主管(专员)拟定入围供应商名单
入围供应商名单
2
酒店物资部经理、工程部对入围供应商名单进行审核
入围供应商名单
审核意见
3
城市公司总经理结合公司运作情况进行审核
入围供应商名单
审核意见
4
酒店管理中心总监结合各供应商表现进行审核
入围供应商名单
审核意见
6
酒店物资部经理编制招标文件商务部分
招标文件商务部分
7
酒店工程部编制招标文件技术部分
招标文件技术部分
设计管理部参与
8
酒店资部经理汇总招标文件商务部分、技术部分,整理形成完整招标文件
招标文件
9
酒店物资部经理根据入围供应商名单进行发标
招标文件、入围供应商名单
10
酒店物资部经理根据发标名单进行投标书回收
发标名单
入围供应商投标文件
11
酒店物资部经理组织招标小组进行开标
入围供应商投标文件
招标小组组成:
酒店物资部(负责商务洽谈推进的组织工作)、酒店工程部(根据工程进度要求,对数量、供货时间节点、工种协调、现场条件等提出要求及具体负责招标进度的推进)、酒店设计部(负责招标物资、设备的样式、品种、质量要求、技术标准的确定及把关工作)、成本部(负责成本测算与控制等工作)、酒店管理中心总监(组长)
12
酒店物资部经理组织招标小组与投标单位开展竞争性商务谈判
13
招标小组根据谈判结果初步拟定中标单位及候补中标单位名单
中标单位及候补中标单位名单
14
城市公司总经理对招标过程及结果进行审核
15
审核部对招标过程及结果进行审核
16
若招标金额小于50万元,酒店管理中心总监筛选、审批中标单位
中标单位及候补中标单位名单
17
招标金额在50-100万元,地产集团常务副总筛选、审批中标单位,100万以上由控股集团常务副总审核,董事长审批
中标单位及候补中标单位名单
中标单位名单
3、支持性文件
序号
文件名称
3、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
5、
无
(五)独立项目公司或项目公司报价会签审批流程
(适用于单批采购金额大于1000元(或三个月内累计采购金额大于2000元)且小于100000的物资采购)
1、流程图
2、流程说明
2.1职责说明
(1)酒店物资部主管(专员):
负责编制报价会签审批单。
(2)酒店物资部经理:
负责审核材料名称、价格、数量、规格型号、进场时间等;安排人员执行采购。
(3)城市(独立项目)公司成本部:
负责将材料总价与概算总价进行对比审核。
(4)城市(独立项目)公司总经理:
负责对材料名称、价格、数量、规格型号、进场时间、付款方式等进行综合评审。
(5)酒店管理中心总监:
负责对报价审批单进行审批,若出现异常交由票据审计部根据制度规定处理。
2.2流程节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
备注
1
酒店物资部主管(专员)编制报价审批单
报价审批单
2
酒店物资部经理对审批单中材料的名称、价格、规格参数、进场时间等进行审核,成本部将材料总价与概算总价进行对比审核
报价会签审批单
审核意见
3
城市(独立项目)公司结合酒店物资部经理、成本部的审核意见及酒店实际进展情况进行审核
报价会签审批单
审批意见
4
酒店管理中心总监进行审批
报价会签审批单、审批意见
5
物资管理部经理根据总经理审批意见安排人员执行采购
3、支持性文件
序号
文件名称
4、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
6、
无
(六)酒店管理公司合作合同评审流程
1、流程图
2.流程说明
步骤
工作内容简要描述
重点输入
重点输出
备注
1
酒店运营部主管按谈判情况起草《酒店委托管理合同》
《酒店委托管理合同》
2
酒店运营部总监进行审核
3
酒店管理中心副总监进行审核
4
酒店管理中心总监进行审核
5
地产集团法务中心进行审核
6
董事长审批
3、支持性文件
序号
文件名称
5、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
7、
无
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