物业管理档案资料分类.docx
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物业管理档案资料分类
档案资料分类
类别
资料内容
工程建筑产权资料:
A.
项目批准文件;
前期移交资料
B.
用地批准文件;
C.
规划许可证;
D.
施工许可证;
E.
拆迁资料。
工程建筑技术资料:
A.
竣1图一一包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程有隐
蔽管线的全套图纸;
B.
地质勘察报告;
C.
工程合同及开、竣工报告;
D.
工程预决算;
E.
图纸会审记录;
F.
工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录)
前期移交资料
G.
隐蔽工程验收签证;
基础
H.
沉降观测记录;
管理
I.
竣工验收证明书;
J.
规划综合验收证书;
K.
钢材、水泥等主要材科的质量保证书;
L.
新材料、构配件的鉴定合格证书;
M.
水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书;
N.
砂浆、混凝土试块试压报告;
0.
供水、管道煤气的试压报告。
接管验收资料
A.
固定资产交接证明;
B.
物业项目验收交接表;
C.
物业项目验收记录;
D.
物业项目验收单项(综合)报告;
E.移交清单。
基础
管理
专业化管理
A.公司简介;
B.公司组织机构;
C.公司营业执照;
D.公司税务登记;
E.公司法人代码书;
F.公司资质证书;
G.管理处组织机构及人员分布图;
H.管理处办公场所产权证明。
管理合同资料
A.前期物业管理协议;
B.物业管理委托合同。
基金管理资料
A.维修基金的建立、管理、使用相关管理规疋;
B.维修基金使用申请审批表。
公众制度资料
A.筹备成立期间的资料;
B.房屋使用手册;
C.管理(业主)公约。
业主管理委员
会资料
A.筹备成立期间的资料;
B.物业管理实施方案。
管理目标及实
施方案
A.争创物业管理“示范住宅小区”规划;
B.物业管理实施方案。
培训、考核等
管理规章制度
A.员工培训程序文件;
B.员工聘用和考核程序文件;
C.各岗位职责;
D.公司员工考核制度及评分细则;
E.管理处工作流程图;
F.员工培训资料(培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果
评估表、培训签到表、考试试卷等)。
员工资质档案
A.官理处员工资质情况统计表;
B.员工个人档案。
计算机管理资
料
A.物业管理系统软件及使用说明;
B.保安监控、消防报警等系统简介。
客户资料及权
属清册
A.客户登记表;
B.房屋及配套设施权属清册;
C.设备台帐。
值班、保修、
维修、回访资
料
A.管理处值班制度;
B.B.回访制度;
C.客户投诉处理程序;
D.管理处值班记录表:
E.客户投诉登记表;
F.报修、维修服务工作规定;
G.报修登记表;
H.维修登记表;
I.服务工作单;
J.回访记录表;
K.管理处常用电话联系表。
客户意见征询
A.客户意见调查和分析程序文件;
B.客户意见调查方案;
C.客户意见调查表;
D.客户意见调查表发放、回收情况—览表;
E.客户意见调查表发放、回收率统计表;
F.客户意见调查统计表;
G客户意见调查分析报告;
H.意见处理措施及回访记录。
维修服务承诺
A.服务承诺;
B.质里目标月度统计表;
C.质里目标年度统计表。
行政管理
A.文件目录;
B.
文件控制单;
C.
文件发放(借阅)登记表;
D.
员工登记表;
E.
用车申请单;
F.
会议签到表;
G.
上班签到表。
A.区域分布图;
B.楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志;
C.建筑物的管理程序文件;
D.建筑物巡视维护规定;
E.建筑物维修养护服务质量标准;
F.楼宇管理规定;
G.
房屋维修养护
管理
建筑物完损等级评定标准;
H.建筑物巡视维护表;
I.建筑物年度养护计划;
J.监督检查记录表;
K.服务工作单;
L.零星工程验收评审表;
M.房屋完损登记评定表;
N.质量目标月度统计表。
A.设备设施管理程序文件;
B.
综合类
设备管理各岗位人员职责;
C.各系统操作规程、巡视维护规定;
D.
档案管理相关规定;
E.
监督检查记录表;
F.
整改通知。
供电系统应急
处理
A.
限电、停电管理规定;
B.
临时用电管理规定;
C.
临时用电申请表;
D.
停电应急处理方案及流程图;
E.
紧急事件处理记录表。
保安监控系统
A.
保安监控系统程序文件及作业指导书;
B.
设备设施清单;
C.
保安监控系统录像带使用规定;
D.
质里目标月度统计表;
E.
保安监控系统巡视维护表。
治安保卫管理
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.J.
物业的保安服务程序文件;
二十四小时值班制度及巡逻制度;
安保员巡逻制度;
安保员培训大纲;
警械、警具配备、使用、保管及检查规定;
警械、警具检查记录表;
保安值班安排表;
值班记录表;
来访人员登记表;
保安训练计划表;
K.
L.
M.
N.
O.保安消防消防A.
保安巡逻记录表;巡逻签到表;巡逻记录表;宿舍值日安排表;监督检查记录表。
消防中心管理制度;
消防
系统
设备
B.
设备设施清单;
车辆
管理
C.
消火栓封签;
管理
D.
灭火器合格证;
E.
消防电话一览表;
F.
消防通讯工具一览表;
G.
值班安排表;
H.
值班记录表;
I.
消防报警系统管理程序文件及作业指导书;
J.
消防报警系统巡视维护表;
K.
质里目标月度统计表。
A.
义务消防队员名单;
B.
消防标准用语;
消防
C.
消防演习方案;
演习
D.
消防演习记录;
E.
消防演习报告。
A.
组织消防法规学习计划;
消防
B.
消防学习报告;
学习
保安
责任
C.
防火区域管理规定;
消防
消防
划分
D.
区域防火责任人划分表;
车辆
系统
E.
消防宣传图片。
管理
A.
火灾等事故应急处理方案及指挥流程图;
消防
B.
消防疏冃攵示意图;
C.
疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志;
安全
D.
客户主要联系人名单;
与应
E.
食堂液化气体使用的安全防范措施;
急处
F.
重点安全防火部位登记表;
理
G.
紧急事件处理记录表;
H.
动火作业申请表;
I.
无火灾事故证明。
保安、消车辆管理A.车辆管理程序文件;
管理
管理
B.
C.
D.
E.
F.
车辆出入登记表;
保管区分规定;
停车场管理规定;
车辆出入登记表;
摩托车、自行车管理制度。
A.
安全警告标志;
B.
危及人身安全的防范措施;
应急处理
C.
突发事件应急处理方案及流程图;
D.
紧急事件处理记录表;
E.
无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。
清洁设备
A.
垃圾中转站清洁制度;
管理
B.
设备设施清单。
A.
清洁消杀管理程序文件及作业指导书;
B.
消杀管理制度;
清洁卫生
C.
日常卫生保洁承包合同;
日常管理
D.
清洁卫生工作责任制;
及消杀
E.
责任分工表;
F.
监督检查记录表;
G.
整改通知。
防、车辆
环境卫生
园林绿化管理程序文件及作业指导书;
A.
B.
绿化平面图及说明;
绿化管理
C.
小区内部、天台、屋顶绿化管理措施;
精神文明建设管理
D.
E.
A.
B.
C.
D.
E.
责任分工表;
园林绿化维护表。
精神文明建设公约;
社区文化管理程序文件;
社区文化活动实施计划表;
社区文化活动场所使用申请表;
社区文化活动记录表;
F.社区文化活动年度计划及实施情况;
G.社区文化活动年度总结;
H.好人好事记录表;
I.客户感谢信;
J.公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件。
管理效益
经济效益
A.收支情况表;
B.年度财务明细表;
C.有偿服务价目表;
D.有偿服务记录表。
社会效益
A.本物业管理项目所获取的荣誉称号;
B.舆论相关报导。
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