工程材料设备招标采购管理流程.docx
- 文档编号:1419447
- 上传时间:2023-04-30
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:137.79KB
工程材料设备招标采购管理流程.docx
《工程材料设备招标采购管理流程.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《工程材料设备招标采购管理流程.docx(11页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
工程材料设备招标采购管理流程
工程、材料、设备类招标采购
管理流程
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1目的及范围
1.1遵循公平、公正、公开的原则,对主要供方的选择过程实施控制,选择符合公司业务要求的合作伙伴。
1.2范围:
本招标采购流程适用于XXXX公司
2术语和定义
2.1招标领导小组
2.2.1成员:
公司总经理、副总经理,集团审计监察中心、设计工程管理部、招采管理部、成本管理部、计划运营部、财务管理部部门负责人。
2.2.2主要职能
1)审核合约规划、招采计划;
2)公司年度招标采购界定审核,战略/年度招标采购审核;
3)招标项目投标单位定标审核,最后报集团董事长审批;
4)其他重大招标采购事项的研究与讨论,最后报集团董事长审批;
2.2经办部门:
招标文件/合同的草拟、报审、修订部门;
2.3申请部门:
招标立项发起、合同的实施、履行跟踪部门。
2.4总包、监理单位招标采购管理:
总包、监理单位的考察与选择,采购协议草案/招标文件等工作。
2.5其他工程、材料设备采购管理:
合作单位的考察与选择、编制采购协议草案/招标文件等工作。
2.6供方采购方式包括战略/年度招标采购、单项招标采购(含方案比选,即先进行方案讲解再评标)、议标、直接委托,具体含义及选择建议如下:
2.6.1战略/年度招标采购:
是基于公司经营战略,在技术标准成熟、有若干可提供优质产品和服务的供应商、经营管理风险基本可控等条件下,与战略合作供应商形成长期、稳定、互信的合作关系,并拟在特定产品和服务需求范围内对其采取有条件的非竞争性采购方式
2.6.2单项招标采购(或方案比选):
指在一定范围内根据采购的条件和要求,邀请投标人参加投标,并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。
招标分为公开招标和邀请招标,公开招标是招标人通过招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标;邀请招标是指招标人以投标邀请的方式定向邀请特定的法人或其他组织投标。
标的金额在30万元(含)以上的采购项目原则上要求通过招标方式确定合作单位,参加投标的单位不能少于3家。
2.6.3议标(或询价):
招标的一种简易形式,由招标人和投标人就标价、标书的附加条件、补偿和保险等问题进行技术及商务方面的洽谈后确定合作单位的采购方式。
标的金额在30万元以下的采购项目原则上要求通过询价方式确定合作单位,参加询价的单位不能少于3家。
2.6.4直接委托:
满足以下三项中的一项或几项的设计供方采购可选用直接委托方式。
⏹不具有公开性和竞争性的采购项目(如当地政府垄断的市政配套专项设计);
⏹金额不大(金额﹤5万)、经营管理风险很小;
⏹已有足够经验证明该供方为合适选择。
3适用范围
3.1适用于公司进行的工程、材料设备及其他供方选择管理活动。
4职责:
4.1招标采购部:
负责组织编制招标计划,承担工程、材料设备及其他类项目供方招标的准备、组织、实施并上报结果;招标文件的编制、整理、上报审批;组织供方单位的考察、收集、供方资源库的管理等工作;承担合约规划编制、各类合同的编制、上报审批、签订工作。
4.2成本管理部:
承担工程量清单编制,负责提供承包方式、计算规则及结算方式,工程、设备类标底预算及其他关于价格控制的职能,参与经济标的开标、清标、答疑、中标单位的履约评估。
4.3设计工程管理部:
根据工程项目进度提出招标立项,承担招标项目的范围、工期、现场条件、管理要求、施工要求等技术支持,配合招标采购部进行招标答疑和现场踏勘工作,参与招标过程;承担设计供方的寻找、组织筛选、招标文件编制、合同谈判、合同签订、履约评估等;承担工程、设备类招标技术、质量等方面的技术支持,对图纸及相关技术资料的时效性和准确性负责,技术标的评审和合同的洽谈,参与中标单位设计的履约评估;承担工程、设备、设计类招标的技术、质量等方面的技术支持,参与技术标的评审。
4.4营销管理部:
承担营销供方的寻找、组织筛选、招标文件编制、合同谈判、合同签订、履约评估等;承担对设计效果及材质、设备档次等提出需求并审核。
4.5财务管理部:
参与招标文件审批以及经济标的开标、洽商,负责收取、退还投标保证金、图纸押金,收取履约保证金、保函等。
4.6计划运营部:
参与经济标开标、洽谈,提供合同法律上的支持。
4.7审计监察部:
招标过程合规性的见证、监察。
5关键活动描述
5.1工程、材料设备招标采购
5.1.1工程、材料设备招标采购流程
1)申请部门根据开发计划、工程的实际进展情况及招标工程的特殊性,提前组织收集并填写《招标立项表》,目的是收集及汇总并核定招标计划节点、招标所需要的技术资料(图纸、材料样板、技术参数等)、招标小组成员确定。
招标立项审批流程:
申请部门→相关部门会签→设计工程管理部会签→成本管理部会签→招标采购部会签→地产副总经理审核→地产总经理审核→集团董事长审批,审批完成再将《招标立项表》及汇总的技术资料交由招标采购部,《招标立项表》的内容为招标文件编制的依据。
2)招标立项须提供的资料
⏹招标立项表:
要求申请招标单位详细、准确地填写,明确投标人资格要求、投标项目施工范围及内容、进场时间、施工质量要求、验收规范和标准、质保期以及收集招标小组成员名单,招标小组成员原则要求由设计、工程、招采、成本、财务、计划运营、审计部门派员参加。
⏹技术资料:
包括有效的、完善可行、明确的设计图,设计变更通知单,会审纪要、技术联系单和引用的标准、规范和技术文件,明确的设备功能要求;设计人员签字盖章的材料样品、实物;经审批的施工组织设计、施工方案等,应按表单要求给予完整提供。
3)招标文件编制:
招标文件由招标采购部负责组织编制、汇总,招标文件编制分工如下:
⏹招标采购部组织编制合同,相关部门参与合同审议,明确实质性的条件和要求。
⏹工程、材料设备及其他类的招标文件商务部分之主要内容含主要条款、通用条文由招标采购部编制、汇总;
⏹工程量清单由成本管理部按招标经办部门提供的技术资料编制提供,同时成本管理部提供标的预估金额、承包方式、工程量清单、计算规则、计价方式、调价方式、结算方式。
签订合同时审定的中标单位工程量清单报价表,应提供至招标采购部,以作为合同附件。
⏹工程类招标文件之技术部分,如工程施工质量要求、验收规范和标准、质保期或具体方案等由设计工程管理部负责收集、编制、提供;
⏹招标文件之材料、设备采购类项目的技术条款、设备清单及相关技术参数、材料样板、外观产品品质要求等由设计工程管理部负责收集提供;
⏹其他对投标方的要求视情况由各部门提供等。
4)招标文件内容视实际情况不同,一般应包括下列内容:
⏹投标邀请书;
⏹投标须知;
⏹招标文件资料费、投标保证金;
⏹投标书样板;
⏹合同文件;
⏹工程(材料设备)规范及技术要求;
⏹工程量计算规则及单价说明;
⏹工程量清单;
⏹招标用图纸;
⏹材料样板;
⏹评标标准及方法;
⏹其它应当说明事项;
⏹履约保证金(如有必要)。
5)招标采购部召集相关部门(成本、运营、设计工程等)对招标文件及技术资料的内容进行审议,填写《招标文件评审表》,按《权责手册》要求完成审核审批。
招标文件审批流程:
招标采购部发起→需求及审议部门会签→地产副总经理审核→地产总经理审核→集团董事长审批
6)招标采购部负责收集各个渠道投标单位信息、资料并录入《供应商名录》,从《供应商名录》中选择符合条件的投标入围供应商,其中未考察的供应商由招标采购部组织相关部门对其进行考察,考察经审批通过后,向拟邀请的合格单位发放《投标邀请函》。
接收参与投标的单位的《投标意向承诺函》并收取投标保证金。
填写《投标单位入围审批表》,随《招标文件评审表》一并流转审批,并按《评标管理办法》实施招标。
5.1.2发标、答疑
1)招标文件的发放由招标采购部直接发放给投标单位。
为保证投标单位履行其投标承诺,财务管理部应收取一定的投标保证金和图纸押金。
2)招标答疑会由招标采购部组织招标文件编制人参加;应注意把招标工程概况、技术要求、报价要求、及招标中的非常规做法向所有的投标方进行交底,避免理解差异,使投标在回标分析时更具可比性。
3)招标答疑由招标采购部安排专人做好记录工作,整理好作为招标文件的附件发给所有投标单位,包括投标期间招标方认为需要回答的投标方的其它疑问。
为使后续招评标效果、质量更为理想,供投标人准备及答疑提问时间,不得少于3个工作日。
招标人收集、汇总答疑并完成审批的时间,不得低于4个工作日。
4)现场踏勘原则由投标人自行完成,招标人不对踏勘过程一切安全事件承担责任。
如有必要招标人组织现场踏勘的,由招标采购部统一安排,设计工程管理部协助,分别踏勘,回答投标单位现场提出的疑问,并将书面记录统一发送给所有投标单位。
5)答疑回复审批发起前,设计工程管理部可根据实际答疑或现场踏勘情况,进行一次图纸、物料、样品或技术要求的调整,该调整由设计工程管理部确认签发后提交至招标采购部,由招标采购部随答疑回复合并流转审批后统一发放至全部投标人。
6)投标单位正式回标之日起,任何部门不得调整招标内容,如存在设计变更等情况,可作为后期施工变更处理。
5.1.3开标
1)投标单位应在招标文件规定的日期之前将投标文件送交招标人招标采购部,不按时回标视为废标,接标人应予以记录。
2)回标结束后,在开标前,由成本管理部提供招标参考价。
3)开标时须2个以上部门共同见证现场拆封(审计监察部必须在场),并由参加开标的全体人员在《开标记录表》中签字确认。
5.1.4评标及谈判
1)成本管理部负责经济标的分析以及提供成本支撑,设计工程管理部及其他相关部门专业人员负责技术标的分析,招标采购部汇总后填写《评标报告》。
2)如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义,对评标结果会产生明显影响的,可以要求投标单位对标书予以澄清,并用书面形式列明澄清内容送招标采购部作为评定标的补充依据。
3)澄清与谈判由招标采购部主持,但与承包商的约谈应有两个部门以上的人员参与,并就约谈结果做好《洽谈纪要》以及确定是否需要二次报价。
4)当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后,经办部门应按以下规定组织谈判;
⏹需要时经办部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核;
a)签约对方的法人资格、资信情况、经营范围及代理权限进行调查和核实;
b)属对方当事人委托代理人签订合同的,经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书,同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核,以防委托代理人越权签订合同。
⏹经办部门确定进行合同谈判交底时,就以下谈判准备事项进行安排:
a)确定谈判的目标;
b)确定必要时作出的让步;
c)确定我方及对方的实际需求(或目标)和强制(或约束)条件;
d)准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序;
e)确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。
5)需要时经办部门组织对相关参与部门或人员就谈判的结果进行交底。
6)原则上谈判入围单位不得少于3家。
5.1.5招标评审管理
1)招标小组成员原则上应在开标后2个工作日内提交完整的评审意见至招标采购部,招标采购部对各评审意见进行梳理、汇总后组织召开定标会。
为加快运作效率,招标领导小组主要成员可以直接参与项目招标过程,对招标采购过程进行评审。
2)评审资料包括:
考察报告及资质说明文件、约谈记录及报价材料、相关评标意见记录等。
3)按照流程规定的划分,对于采取议标形式的项目,招标采购部应视情况对其操作程序和合同进行审核:
如是否邀请不少于3家的承包人进行议标,有关合同谈判、合同商签工作,是否坚持3人或3人以上的工作小组形式进行。
4)对于特殊类工程的招标或者特定情况下一些紧急工程的招标,报招标领导小组同意后,采用议标的方式。
即从公司现有合作信誉好的施工单位及供应商的信息库内选择合适的合作单位,直接议价,完成招标。
5.1.6评标办法
1)“单项招标采购”项目的评标办法,原则实行技术标通过制,合理低价中标。
评定总体为全面响应招标文件及合同条款、技术方案可行、产品质量及品牌符合要求、偏离内容可被招标人接受、未存在不平衡报价且单项单价及总价均为合理范围的,最低投标价作为第一中标候选人。
必要时,招标采购部可组织最终商务洽谈,原则仅与合理的最低投标价投标人洽谈,特殊情况除外。
5.1.7定标
1)评标报告形成后,由招标采购部组织召开“定标会”。
经“定标会”审议通过后,招标采购部汇总开标记录、洽谈纪要、评标报告等招标结果资料,填写《中标审批表》,据《权责手册》审核权限报送相关部门会签、审批。
确定中标单位后,招标采购部负责告知各投标单位定标结果。
财务管理部按规定向未中标单位退还投标保证金。
中标结果审批流程:
招标采购部发起→各评标单位会签→地产副总经理审核→地产总经理审核→集团董事长审批
5.1.8签订合同
1)《中标审批表》审批完成后由招标采购部汇总招标结果资料,修正合同书,填写《合同签订审批表》,据《权责手册》审核权限报送各部门会签、审批。
审批通过后与中标单位办理合同签订手续并按要求归档招标过程资料,需收取履约保证金的财务管理部向中标单位收取履约保证金或保函,并办理相关手续。
5.2设计供方招标采购详见设计工程管理部《设计供方选择与管理流程》
5.3营销供方招标采购详见营销管理部《营销供方选择与管理流程》
6供方评价
招标采购部组织供方评价,填写《供方履约评价表》,并将评价汇总,结果计入供应商名录。
7支持性文件
7.1《评标管理办法》
7.2《权责手册》
8记录和表单
8.1招标立项表
8.2考察报告审批表
8.3投标邀请函
8.4投标意向承诺函
8.5招标文件评审表
8.6投标单位入围审批表
8.7招标答疑审批表
8.8开标记录表
8.9洽谈纪要
8.10评标报告
8.11中标审批表
8.12合同签订审批表
8.13供方履约评价表
8.14资料归档内容要求
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 工程 材料 设备 招标 采购 管理 流程