农商银行信贷档案管理办法.docx
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农商银行信贷档案管理办法
某某农村商业银行股份有限公司信贷档案管理办法
(草案)
第一章总则
第一条为实现信贷业务档案的科学管理,做好信贷管理基
础工作,促进信贷业务档案管理工作制度化、规范化,有效防范
信贷风险,加强信贷业务档案管理,确保信贷资料的完整性,根
据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业
银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定,
结合我行实际,特制定本办法。
第二条信贷档案是指在信贷工作中形成的具有保存价值的
文字、图表、盘片、声象等不同载体和不同门类的文件材料,它
是信贷工作的历史记录,是维护农村金融工作历史真实面貌的重
要资料。
第三条信贷档案管理,是对各支行、分理处在信贷业务经营管
理活动中对所形成的文字材料、图表、声像、各项合同、协议、文件、
函电、账表、记要、记录、发票、法律文书、通知、证件等形态的历
史真迹资料进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。
信贷档案管理
工作是农村商行信贷工作的一个非常重要的组成部分,也是维护信贷
历史真实面貌的重要基础性工作。
第二章信贷档案分类
第四条信贷档案应分为信贷管理档案和贷款资料档案两大类,
即:
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(一)信贷管理档案:
包括:
1、信贷管理相关法律法规:
如《贷款通则》、《担保法》、《商业
银行法》等;
2、信贷管理规章制度:
如《某某农村商业银行股份有限公司农
户联保贷款管理办法》、《某某农村商业银行股份有限公司贷款管理办
法》等;
3、各类信贷业务文件资料、通知、检查反馈等;
4、会议记录:
信贷工作会议记录、贷款审批会议记录和贷款风
险分类会议记录等;
5、各类贷款台帐:
“三违”贷款台账、已置换不良贷款台账、贷
款十大户台账、新增不良贷款台账等。
6、总行、监稽、人行等上级部门对贷款运作问题稽核意见书、
通知书和整改意见书;
7、其他与信贷管理有关的资料。
(二)贷款档案资料:
1、客户基本信息资料;
2、每笔贷款业务资料。
第五条信贷档案实行“统一领导,分级管理,严格监督、定期检
查”的管理原则。
信贷档案管理要遵循以下原则:
一是信贷档案资料必须真实、完整和合法;
二是档案管理要原始材料账册化,必备资料标准化,移交档案制
度化,贷款资料信息化;
三是要严格执行谁贷款,谁立卷;谁建档,谁管理。
2
第六条各支行、分理处应将信贷管理档案与贷款业务资料分开
保管:
1、将法律法规、规章制度、相关信贷文件资料、通知、检查反
馈等专分保管;
2、将风险分类会议记录、贷款审批会议记录等专分保管;
3、贷款业务资料一户一档,将小额信用与大额贷款分别按村分
片保管。
第三章管理程序及人员职责
第七条信贷档案涉及支行(行分理处)和客户的相关信息,档
案管理人员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。
第八条基层支行、分理处的信贷人员对贷款客户的档案资料,
按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行
后,按资料形成时间归类建档、保管。
第九条支行行长、分理处主任是信贷业务档案管理的责任人,
信贷员为信贷业务档案管理人员,负责信贷业务档案的日常管理。
(一)支行行长、分理处主任。
其基本职责是:
对辖内信贷档案
管理负有领导、检查、监督的责任,包片信贷档案的管理。
(二)信贷员。
其基本职责是:
1、及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷
款使用、回收全程的有关档案资料,按资料形成时间顺序和归类要求
整理立卷、建档、装订成册并按顺序编页码(页码必须连续)、专夹
(卷)、专户保管,做到真实完整;
2、未终结贷款的信贷档案由各分片信贷员保管;
3
3、采用电脑管理的信贷档案,须及时将贷款有关数据及信贷档
案等有关资料信息录入电脑数据库;
4、包片信贷员要对其各自管理信贷档案资料的真实性和完整性
负责。
5、各支行、分理处指定一名信贷员专门负责已终结贷款信贷档
案和信贷管理类档案的管理。
第四章信贷业务档案的基本内容
第十条信贷业务档案分三个区域:
立卷区、归档区、权证区。
立卷区:
存放执行中业务的档案资料。
归档区:
存放已经执行终了业务的档案资料。
权证区:
有价单据、其它权证类、保险单必须由出纳存放于金库,
但必须双人、双锁保管。
第十一条支行、分理处责任信贷员,无论贷款金额大小,均应
建立信贷档案,执行中业务档案资料需要收集基本信息资料、放款业
务信息资料、担保业务信息资料和其他资料共四类,内容具体应有:
(一)企业贷款:
以借款企业或贷款项目为单位,逐户建立信贷
档案,内容有:
1、借款人基本情况资料:
(1)公司简介;借款企业有年检记录的《法人营业执照》或《事
业单位法人登记证》复印件(借款人若为集团性公司,还需提供其子
公司的分布、生产经营及资信情况,主要财产如房地产、大型关键设
备等权属证明文件;借款人若属“三资”企业,还需有外商资信证明材
料)、注册资本验资报告(须经会计或审计师事务所审计验资);法人
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代表简历、法人代表的身份证复印件(如身份证遗失,未及时补办,
须提供与原件核对的户口簿或护照复印件)、法人代表证;企业营业
执照要素变更的通知书、国(地)税务登记证复印件等。
(2)借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程,
股份制企业的股份协议,联营企业的联营协议书等。
(3)经与工商部门核对的借款人的专用印鉴卡。
(4)工矿企业需提供生产经营许可证、开采许可证等,生产经
营或投资项目需取得环保部门的许可证明,若医药、卫生、采矿等特
殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明等。
(5)借款企业经年检有效的贷款证或贷款卡复印件、有年检记
录的代码证(卡)复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账
户的证明(开户许可证)复印件、借款人主要开户及往来银行的账户
与存贷款情况;
(6)属挂靠集体所有制企业的,要出示挂靠单位证明。
2、发生贷款业务的文件资料:
(1)借款企业申请贷款的书面申请书
(2)合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事
会同意借款的有关决议书;
(3)借款企业提供的购销合同复印件;
(4)借款企业上年(季)度财务报表、申请借款前一期的财务
报表(含资产负债表、损益表和现金流量表)、固定资产明细表及有
关统计报表;
(5)借款企业法人代表(或股东个人)授权委托书、公证书;
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(6)借款企业年度信用等级证明,借款企业授信额度(限额)文
件;
(7)借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书
(8)贷款贷前调查报告;
(9)信用社贷款审批会议记录复印件,超权限联社审贷委员会
批复;
(10)属社团贷款的,须有社团贷款协议书、通知书;
(11)贷款审查报告、贷款承诺书、企业短期借款申请书(表格
式)及企业短期借款审批(咨询)书;
(12)借款借据(非正本)及有关附件;
(13)借款合同及担保合同(含保证、抵押、质押、最高额保证、
最高额抵押借款合同,)。
(14)贷款发放责任合同书;
(15)贷款展期档案资料,包括借款展期申请书,保证人、抵押
人、出质人同意担保延期的书面证明;
(16)贷后定期检查报告、贷款风险五级分类综合认定文本(30
万元以上贷款必须有五级分类认定表)、贷款催收通知书、担保人履
行责任通知书、起诉书、人民法院判决(调解)书、执行申请书、人
民法院裁定书和人民法院债权凭证等其它资料。
3、企业贷款担保的文件资料:
(1)采用保证担保方式。
①保证人是企业法人的,需提供有效的《企业法人营业执照》复
印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件
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(如身份证遗失,未及时补办,须提供与原件核对的户口簿或护照复
印件)、法人代表证明书或法人代表(个人)授权委托书、有效的贷
款卡(证)复印件、有年检记录的代码证复印件、开立基本账户或经
年检有效的一般存款账户的证明(开户许可证)复印件;
②保证人上年(季)度财务报表,担保贷款前一期的财务报表(含
资产负债表、损益表、现金流量表)及有关统计报表;
③保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的,须有依法成
立公司的合同、章程、协议和董事会(股东大会)同意担保的决议书、
所有股东个人担保声明书以及其他资信评估等资料;
④信贷员对保证人的资格审查意见和核保资料;
⑤保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人
担保声明书。
(2)采用抵押担保方式。
①以借款人或第三人财产抵押的,需提供抵押物的产权证明文
件、单据等各项重要原件或复印件,如抵押物为房地产的,需提供《房
屋所有权证》、《土地使用权证》、《房产他项权利转移证》等产权证;
如抵押物为进口关键设备的,需提供发票、海关证明及上级主管部门
同意抵押的证明文件;如抵押物为车辆、船舶等动产的,需提供有关
发票和行驶证复印件,并由有关管理部门出具抵押登记证明。
如属第
三人财产抵押的,还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、
代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书
等资料
②抵押物为夫妻共有的,须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复
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印件,财产共有人同意抵押担保承诺书;
③经会计(审计)师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门
评估的报告书;
④抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得《抵押登记证》;
⑤涉外财产抵押,须有外商所在地经中方有关部门认可的律师事
务所出具的证明;
⑥财产保险单复印件(经与原件核对的复印件);
⑦有限责任公司、股份公司企业董事会(股东大会)同意抵押意
见书或文件资料;国有资产抵押,需有国有资产管理部门批准同意抵
押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件;
⑧抵押物清单;
(3)采用质押担保方式。
①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书;
②质押物的产权证明文件复印件(正件如支票、存单、专利权证、
有价证券等由会计列帐入库登记保管);
③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件;
4、申请中长期贷款还要提供以下资料(归档时放在业务文件资
料内):
①有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实
施方案、纳入年度固定资产投资计划等有关批文,环保部门批准的《环
境影响报告书》等;
②项目开工前期准备工作完成情况,若为续建项目要提供前期投
资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料;
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③信用社主持进行的项目评估报告,上报上级社的贷款请示文
件,上级社的贷款批复文件;
④中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评
估报告;
⑤在开户社存入规定比例资本金的证明;
⑥资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。
⑦涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收
优惠,生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺
及新产品技术鉴定等方面的项目,需提供有关方面的批准文件或证明
材料和审核意见。
5、其他资料:
①借款人自贷款日至归还日的分月(或季)财务报表;
②若为归还再贷的,须有还款凭证;
③为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料
(二)、自然人(包括农户和非农户)贷款:
以村以组为单位,
逐户建立信贷档案,内容有:
1、借款人基本情况资料:
Ⅰ、一般自然人(包括农户和非农户)基本情况资料:
(1)客户基本信息表;
(2)借款人及家庭主要成员身份证复印件、借款人及家庭主要
成员户口薄复印件,(要求必要户口薄复印件,这样能充分证明借款
人与其家庭主要成员的关系,便于按户管理贷款);
(3)授权代理人身份证复印件(如身份证遗失,未及时补办,须
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提供与原件核对的户口簿或护照复印件);
(4)借款人家庭基本情况(包括人口、收入、及房屋情况等);
(5)其他资料;
Ⅱ、个体工商户基本情况资料:
(1)客户基本信息表;
(2)借款人及家庭主要成员身份证复印件、借款人及家庭主要
成员户口薄复印件,(要求必要户口薄复印件,这样能充分证明借款
人与其家庭主要成员的关系,便于按户管理贷款);
(3)有年检记录的个体工商户《营业执照》复印件、国(地)
税《税务登记证》复印件;
(4)个体工商户授信评级相关资料,包括信用等级评定申请表、
打分表和审批表等一套完整授信评级资料;
(5)授权代理人身份证复印件(如身份证遗失,未及时补办,须
提供与原件核对的户口簿或护照复印件);
(6)借款人家庭基本情况(包括人口、收入、及房屋情况等);
(7)房地产等资产证明材料、经营行业相关证明资料和收入证
明等其它资料;
2、发生贷款业务的资料:
(1)借款人申请贷款的书面申请书;
(2)债务共有人同意借款人借款的声明书;
(3)信贷员的贷款贷前调查报告;
(4)贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其他短
期借款审批(咨询)书;
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(5)借款人授权委托书、公证书;
(6)属农户小额信用贷款的,须有《农户小额信用贷款管理办
法》所要求的材料;
(7)属大额贷款要求还有信用社贷款审批会议记录复印件和联
社审贷委员会批复;
(8)表格式申请、借款合同;
(9)借款担保合同(含保证、抵押、质押、最高额保证、最高
额抵押借款合同,其中:
最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印
件,至可办理最后一笔贷款或贷款还清后,原件方可装订归档)。
(10)贷款发放责任合同书;
(11)贷款展期档案资料,包括借款展期申请书,保证人、抵押
人、出质人同意担保延期的书面证明;
(12)贷后定期检查报告、贷款风险五级分类综合认定文本(30
万元以上贷款必须有五级分类认定表)、贷款催收通知书、担保人履
行责任通知书、起诉书、人民法院判决(调解)书、执行申请书、人
民法院裁定书和人民法院债权凭证等其它资料。
3、贷款担保的文件资料
(1)采用保证担保方式。
①保证人是个人担保的:
须有保证人身份证复印件(如身份证遗
失,未及时补办,须提供与原件核对的户口簿或护照复印件);个人
担保承诺书;对担保人担保资格的审查报告。
②保证人是企业担保的:
与企业贷款采用的保证担保方式所需材
料相同。
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(2)采用抵押担保方式。
①借款人需提供抵押物的产权证明文件原件及复印件(经核对
后,复印件作为信贷档案),如属第三人财产抵押的,还需提供营业
执照、身份证(户口簿)、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务
报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。
②经有权部门评估的报告书;
③抵押物为夫妻共有的,须提供夫妻结婚证明及身份证,财产共
有人同意抵押担保承诺书;
④属房地产做抵押的须到土地局或房管局办理抵押登记并取得
《抵押登记证》;
⑤有办理保险的,须提供保险单复印件(经与原件核对的复印
件);
⑥抵押物清单;
(3)采用质押担保方式
①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书;
②质押物的产权证明文件复印件(正件如支票、存单、专利权证、
有价证券等由会计列帐入库登记保管);
③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。
第五章信贷档案资料管理操作流程
第十二条收集。
信贷档案资料收集分企业信贷档案和自然人信
贷档案,收集内容包括借款人基本信息资料、业务信息资料和担保信
息资料。
信贷人员应根据第四章第十一条具体内容和顺序及时收集资
料,对贷款发生后形成的检查报告、企业财务报表等资料,应按月(季)
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及时撰写并收集。
第十三条整理。
信贷档案资料立卷原则上必须使用A4纸;在整
理时小于A4纸的借款借据(第五联期限管理凭证)、还贷凭证、止付
(撤销)通知书、抵(质)押品代保管凭证(收据)等应粘贴在A4
纸上保存;借款借据(第五联期限管理凭证)与还贷凭证应粘贴在同
一张A4纸上,借款借据粘贴在A4纸上方,还贷凭证粘贴在借款借据
的下方(该笔贷款业务终结时)。
凡企业与个人提供的复印件资料,
需加盖“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。
对“账销案存”的贷款,按户分笔抄列清册,独立建档保管。
第十四条装订。
信贷员在整理客户资料时按信贷档案资料清单
中的资料类别进行分类装入档案袋(盒),对已结清贷款的信贷档案
资料应按还款时间次序进行装订。
(一)借款人基本信息资料和业务信息资料在装订时采用联社统
一设制的封皮及目录;
(二)在入档时基本信息资料在前,业务信息资料在后(担保信息
资料属业务信息一部分,附在业务信息后,用担保信息资料目录隔
开),多笔业务按发生时间顺序依次向后放置。
第十五条补充与更新
信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文
件资料,客户经理或贷款管理责任人应按月及时收集并归档。
客户基
本信息应根据客户实际情况,做相应的补充与更新,1.对于每年都要
年检的资料,信贷人员应根据年检的时间及时补充与更新年检后的复
印件;2.对于企业变更情况,客户经理或贷款管理责任人要及时根据
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变更情况,及时掌握和收集有关资料,其相应的信贷档案资料也应作
补充与更新。
3.对于较短期间内连续发生的信贷业务或承兑汇票业
务,前一步业务已有相应的基本资料(如前笔业务已有借款人或法人
代表身份证复印件等资料),后一笔业务可以不再提供,以避免不必
要的重复(要求现存的基本资料档案中必须是有效的资料)。
4.对贷
后检查、催收、五级分类资料,社主任要定期检查、督促,动态做实
信贷档案资料。
第十六条归档与归档时间
(一)归档。
执行中的信贷基础资料(借款人、担保人基础资料)
根据贷款发放时间次序归档,结清后的信贷档案资料根据贷款还款时
间次序归档。
(二)归档时间。
客户档案中已终结业务的档案资料,在终结时需
提供最后终结时的还贷凭证,并按月分类装订,于次月底前入档保管。
第十七条保管与销毁
(一)保管
1.各支行、分理处每年应对信贷业务档案进行一次全面检查,日
常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。
如有发现破损、虫蛀等
情况应及时进行修补和复印。
2.对支行、分理处发展具有重大保存价值或可作为示范的贷款信
贷档案应长期保存。
对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。
3.信贷业务档案保管期限是指贷款结清后,该项目档案的保存时
间。
档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管,严格遵守保密制度,
定期检查信贷档案的保管情况,并作书面记录。
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(1)尚有信贷关系的信贷档案作永久保管;结清全部贷款的客户
档案从客户与本支行(分理处)最后一笔信贷业务结清后次年的1
月1日起,保管期为三年。
(2)结清全部商业汇票承兑与贴现的客户档案从客户与本信用社
最后一笔业务结清后次年的1月1日起,保管期限为三年。
(3)凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项
目、中长期信贷业务档案从客户与本信用社最后一笔信贷业务结清后
次年的1月1日起,保存期限为十年;
(4)向人民法院起诉后(未结清)的档案资料,包括:
借款借据、
借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院
判决(调解)书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等必须全部归
档,按年装订成册,作永久保管。
(5)已核销或已置换信贷业务档案及核销清册为永久保管。
(6)担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限管理。
(二)销毁:
信贷业务档案保存期满后,若认定存档资料可以销毁
时,由支行(分理处)提出正式的过期档案销毁申请,经总行业务发
展部及稽核审计部审核并报总行分管领导批准后进行销毁。
销毁之
前,支行(分理处)档案管理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册,
经支行行长(分理处主任)审批后,并报经总行分管领导签字确认后
方可销毁。
未经批准任何人不得擅自销毁授信档案,档案销毁后资料
登记清册必须永久保存备查。
经总行分管领导批准同意销毁后,信用社档案管理人员及有关人
员和总行业务发展部及稽核审计部共同派员监销,监销人员应按销毁
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清册上所列内容清点核对,销毁后,应在销毁清册上签字盖章,并书
面将监销情况报告总行分管领导。
第十八条调阅与外借
(一)调阅。
支行(分理处)均应建立《信贷档案调阅登记簿》,
登记调阅人姓名、日期、内容等并经支行行长(分理处主任)签字同
意。
1、内部人员调阅信贷档案。
凡已归档保管的信贷档案和由信贷
员负责保管的信贷档案,一律不准借出。
因工作需要调阅的,应由调
阅人出具借条,并经行长、主任签字同意方可调阅。
信贷员和档案管
理员应负责登记调阅人员名单、时间和调阅内容;调阅的信贷档案不
得涂改、圈划、复制、拆散原卷册,用后必须及时归还。
外部人员调阅信贷档案。
信贷档案原则上不对外调阅借出。
当发
生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况时,有:
①司法、法院等部门需查阅、复印时,必须持有县(市)级以上
主管部门的正式公文介绍信,经信用社主任签字批准后方可查阅;
②己方律师如有需要可以查阅;
③对方律师原则上不可以查阅,若其通过法院来查阅,法院须持
有县(市)级以上主管部门的正式公文介绍信,经支行行长(分理处
主任)签字批准后方可查阅。
查阅时,支行(分理处)应有专人在场
陪同,查阅人需要索取复印有关证据和资料时,须经支行行长(分理
处主任)同意后,方可抄录和复印,但严禁将原件抽出借出。
2、查阅人和调阅人均不得将贷款档案材料涂改、伪造、遗失或
毁损。
档案管理员对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。
对发
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现档案不完整或有改动,可拒绝接受并及时报告支行行长(分理处主
任)。
(二)外借。
信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅,如遇特
殊情况,须报总行分管领导批准,并填写信贷业务档案外借单。
第六章信贷档案管理人员的责任
第十九条在信贷业务档案管理中,收集资料不全或未及时补充
与更新信贷档案资料的,其责任由支行(分理处)包片信贷员负责,
并按照有关规定做出相应处罚。
第二十条对信贷业务档案管理工作中未按规定组织检查,发现
问题隐患未及时报告、纠正,造成不良后果的,其责任由支行行长(分
理处主任)负责,并按照有关规定做出相应处罚。
第二十一条对未按规定履行职责,造成档案损坏、遗失及擅自
销毁,擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为,视情
节轻重对责任人给予行政处分,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究
刑事责任。
第七章附则
第二十二条信贷业务档案管理所需档案袋(盒)由联社按规定
格式统一定制。
第二十三条本办法规定的信贷档案内容是指至少应包括的基本
信息内容。
第二十四条本办法由某某农村商业银行股份有限公司负责
解释和修订,本办法从发文之日起执行。
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- 银行信贷 档案 管理办法