自办市场会议活动攻略.docx
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自办市场会议活动攻略.docx
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自办市场会议活动攻略
作2B公司来说,做市场活动是部门工作中占比很大的工作,回顾看上篇《B2B市场部做哪些活儿?
预算怎么分配?
》
等公司发展到一定阶段,客户资源积累到一定程度之后,就可以自办一些会议了。
自办会议一来可以节约成本,二来也可以更加精准的实现转化。
前段时间,小伙伴说自办大会要操心的事情太多了,没有头绪,今天我们来聊聊自办大会的方方面面。
先说背景情况,免得大家觉得和我们情况不匹配。
这里谈到的公司,我指的是
1、第三方商业公司,服务客户为企业或机构,就是做B2B业务。
2、公司业务为全国,在全国北上广深有分公司及销售团队。
3、公司产品为软件产品,客单价为百万元左右,需要通过活动去不断渗透客户,加深交流,最终促成合作。
这种类型的企业,自办会议的方方面面。
自办大会的目的是什么?
不同于赞助参会分享,自办大会是为了更加深入、充分的与客户进行交流,彰显公司实力,加强与客户间的交流合作,可以说是兼具品牌与效益的目的。
一场精心准备,诚意满满,有价值的自办大会,可以加深与客户的合作。
同时,自办大会,也是协调了大半个公司资源在做,是对公司的一次大练兵,尤其是对市场部和销售部门的一次大考验,市场小伙伴更是一次全心投入的战斗。
自办大会有哪些重要环节需要做好?
先看,会议有哪些环节?
无非就是我们常见的会议基本情况:
主办单位、时间、地点、参会嘉宾、会议议程、分享嘉宾、现场执行等。
下面我们一一来说。
主办单位
关键词:
弱化商业性,增加指导单位
我们知道,既然是自己主办的一场活动,那么毫无疑问,主办单位就是我们公司自己啦。
话是没错,但作为第三方企业来说,作为主办单位,商业意义过重,如果你的客户面向的是政务类、金融类这类官方、半官方机构,建议还是不要以自己公司作为主办单位,用承办单位就可以了,弱化商业化。
那,我们主办单位放谁呢?
好好盘点下市场部部门的资源,老板及高层的资源,比如公司加入的协会、联盟、老板可以协调的较为优质的协会、研究院等中立机构,作为指导单位,或主办单位就可以实现了哦。
时间
关键词:
4月,10月
时间呢,一般来说,上半年开年1场,为今年开张做准备。
下半年开启1场,为下半年冲业绩造势。
具体时间就是,上半年4月份,5月前较为合适。
4月是最美人间四月天,天气、温度各种都复苏,比较适合外出交流,联络感情。
之所以是5月前呢,主要是部分行业,如金融银行业,多半全年预算会在5月份定掉,那么5月前加强与客户的交流,是一个机不可失的好机会。
下半年10月份,11月比较合适。
暑假过后,大家逐步回归正常工作中,可能有人说,打工人没有暑假,确实,但作为客户领导来说,多半是有家庭的居多,加之暑假较热,一般稍微天气凉爽一些,大家出来及交流的氛围更浓一些。
尤其是国庆黄金周一过,基本下半年没啥节日了,就是一个字,干。
为年底汇报而干。
地点
关键词:
交通便利
地点这块呢,单独拎出来说,是因为,大家要考虑清楚自办这场会议如何开展,是以区域性为主?
如,华北区、华东区、西南区这种,还是以全国性客户为主。
小型区域性会议相对来说简单一些,这次我们就以全国性客户为主来说。
如果是全国性客户为主,大家在选择地点上,看办会的主要想法是什么,主要是这么几种情况:
1、如果是当前常态化疫情时期,最好是减少客户流动性尤佳,那么我们在区域上,就以自身邀请客户比较多的经济水平较高的大城市作为活动举办城市。
基本就是北京、上海、广州、深圳这类。
2、如果大家想要难得有机会和客户去深入交流,那么就偏远一些,如偏远的旅游城市,会议+游玩主题活动相结合。
3、如果想让客户更深入了解公司,尤其是公司有展厅及实验室可以展示的,那么就可以设置公司所在的城市,办成会议+参访的形式。
但最重要的原则,就是交通便利,方便客户到达,不要倒车又倒车。
被客户抱怨地方难找,这个会就失败了一半。
参会嘉宾
关键词:
销售老大登场,分配到人邀请指标
参会嘉宾分为参会客户(占比70%)、分享嘉宾(后面单独说,占比8%)、媒体及自己公司人及其他参会(占比12%)。
这块我们重点说参加客户,这是我们办会的主要目的。
参加会议的客户,一类我们可以通过我们的资源去做定向精准邀请,不要泛泛而发,我们自己办会是求质量,不是求数量,不是质量型客户,甚至可以不用请。
最重要的还是需要自己销售去邀请,销售可以把手头上已经合作的,潜在跟进中的,市场部转化过去的半年到一年内的线索全部沟通一遍,精准定向邀请。
销售不配合怎么办?
确实,这个不是销售必须做的,为啥要为你使劲邀请客户。
这时候就需要市场小伙伴提前和销售老大打好招呼,每个人精准分析手上客户资源及可以邀请的客户资源,以及每个人必须分到头上指定必须邀请参会的数量。
这块信息,建议和销售老大单独沟通,市场伙伴心里有底,不要挨个去联系销售。
这样我们就知道了这个会议规模是可以做50人左右,还是100人左右,或者是150人?
200人?
等等,规模有了,就决定了我们会议后面的方方面面。
会议议程
关键词:
内容紧贴政策热点、价值感足,可以多元
重头戏,会议议程。
既然要自己办活动,没有价值感十足的议程内容,无法让活动延续。
既然客户舟车劳顿来参会了,那么我们以一天会议内容来考虑讨论,我们需要从哪些方面去考虑呢?
首先,想清楚我们会邀请的客户类型,大体可以分为已经合作的客户和潜在跟进中的客户,还有已经合作客户的关联部门客户。
那么我们在设置议程上,就要兼顾了,不能只考虑流量内容获客,还要考虑,这里面很多客户已经是我们的客户了。
针对已经合作的客户:
我们让他们过来的目的是加深对公司的信任感,这里我们设置议程就需要偏重产品运营后价值如何体现出来,售后维保这方面内容的主题思路去考虑。
针对潜在客户:
不能再讲以往赞助会议的获客内容,老生常谈,老客户都听过啦,那么我们讲什么?
旧酒装新瓶。
结合当下热门的热点,监管热点,政策热点,客户关注的热点,与公司内容相结合。
同时由于是自己办的活动,客户都是自己销售在跟的客户,内容可以比以往赞助类活动,讲的深入一些,比如案例可以讲的细致一些,用数据维度多一些,内容深一些。
其次,我们要内容丰富、有价值。
以一天活动为例,不需要把自己的议题排的满满当当,或者都是自己售前登场。
老王卖瓜,自卖自夸,一般都不香。
怎么办?
通过别人的嘴呀,让已经合作了的客户在客户面前夸才是有价值的,潜在客户才信服的可能性大一些。
这就说到了分享嘉宾的事情,后面我们单独模块说。
说到议题内容丰富呢,这块仁者见仁吧。
如果你觉得邀请监管层、专家学者、或咨询公司站台,内容更多元,那么你就邀请。
存在这么几个问题:
1、行业监管层,一般不会给商业公司活动站台,除非你挂名的指导单位的协会或联盟的领导来致辞下到时有可能;2、专家学者,太热门的流量型吧,价格比较高,讲的东西不一定和你的主题有非常贴合性,他们更偏重宏观经济层面,也不存在为了你的活动,而专门为你量身定制一套内容。
还有一个风险是,专家存在后期垮掉风险。
3、咨询公司呢,多半会分析行业趋势及他们的研究报告,对你的议题有帮助的价值需要考虑清楚,如果邀请站台,需要和分享人或分析师,深入沟通分享的内容是否对你有帮助。
考虑了客户类型,增加了站台嘉宾分享,再结合当下最热门、客户最关注的政策热点,那么一份热腾腾的会议议程就相当不错了。
剩下的就是由谁来讲,外部的嘉宾,我们后面模块说,内部的嘉宾,最好公司CEO要出面致辞,站台,自己办的活动,可能要一个大咖来撑场面,这是对客户的尊重。
讲师方面,一定要用公司的当红辣子鸡,最能展示公司实力的人来讲,千万不要做新人练手的舞台,没有经验的一定不要分享,会砸招牌的哦。
分享嘉宾
关键词:
行业影响力大、层级高、能讲会讲
分享嘉宾请的好不好,基本决定了这场会议办的怎么样。
但可悲的是,市场部干不了这个活儿。
怎么办?
只能求助于销售。
这也是为啥很多2b公司的市场部并非一级部门,很多是合并到销售部,共着一个老大的原因。
这时候问题就多啦。
销售会说,请不来。
要么,客户说啦,参会可以,分享的话,自己企业不允许。
这么一说,办不起来啦?
市场伙伴们不要让销售去别人去做自己思考型的工作,要让兄弟部门去做执行性的工作,减少兄弟部门的压力,这样才有可能做成哦。
首先,市场伙伴要去考虑,我们今年或去年合作了哪些客户,哪些客户的品牌价值大?
哪些客户的合作内容深?
(注意,合作客户牌子大和合作客户合作产品线多不是一回事哦)哪些客户好打交道?
哪些客户注重宣传,不排斥传播?
还有最重要的是,哪些客户的客情关系做的深?
在举办活动当地,就是会议地点城市,哪家牌子大的客户、行业影响力大的客户合作了?
注意,这个事儿是需要市场伙伴和销售老大沟通的事情哦。
有了前期这些思考之后,那么我们基本就把邀请站台分享的嘉宾圈定了几个了。
圈定后,再分别分析这些企业中,哪家高级别领导客情关系做的深?
或是懂业务,能讲,善讲?
这些再分析一圈之后,基本就可以锁定邀请哪些了?
再就让销售老大和对应的销售单独沟通吧,市场小伙伴只需要后期跟进,多给销售伙伴准备几杯下午茶来犒劳人家啦。
为了能请到级别较高的领导来站台,适当时候需要业务老大或老板亲自出马,和销售一起配合来请哦。
等确定分享嘉宾的时候,新问题又来了,讲什么?
不要让客户思考,市场伙伴可以给客户锁定几个主题范围,让客户在这个大主题下去构思分享内容。
多半客户都有对外版本的分享课件,需要让客户多讲讲自己在会议主题下的一些实践做法,以及本机构对未来趋势的一些前沿分享,如果顺便把用了我们的产品略微夸下就非常好了。
说到分享嘉宾,就说到了车马费(分享红包)的事情了,这个就不在这里分享了,一般行业协会及联盟是有大体标准的,如果是企业可能会稍微高一些。
现场执行
关键词:
现场布置、吃喝拉撒睡
会议举办,客户到场,里面涉及的事情,基本就是围绕吃喝拉撒睡来讨论啦。
这之前先说现场布置。
如果客户规模在100人左右了,建议一定要自己做搭建,背景板、签到板、舞台、大屏搭建、灯光等效果都出来,会让人至少感觉上非常被重视,这家公司实力还可以,既然决定办了,就一定不要寒酸,能省就省,那么就不要办了。
该有的仪式感还是需要有的。
重要领导的接送机或接送站还是需要照顾到的。
伴手礼也要上档次,客单价在可控范围内适当提高一些,让礼品有价值,同时实用。
引量小礼品请一定要放弃不用哦。
接着就是和酒店打交道的事情了,如会场、住宿、餐饮、茶歇等。
会场如何是一个市场人的必备功课,我就不详细展开了,根据之前的预估数量及开启邀请后的预估情况,可以大概能确定需要多大的会议室,及现场摆放情况等。
住宿这块呢,属于开支大头,一般操作是客户因公出差,自己承担企业可报销范围内的金额,不足部分由我们方承担。
这样可以大大减少开支成本。
餐饮这块,最好是用酒店自带的自主餐厅,一定要不要相信酒店销售的鬼话,用一个会议室开辟出来做餐厅,这种体验感相当差,宁可分流让客户分开用餐,也不要另外开辟会议室做餐饮。
茶歇就不单独展开了,根据人数安排少于一半来预估,准备一下就更好看一些。
说了这么多,相信你对自办一场活动有了更加充分的认识了吧。
剩下就是一个字“干”活吧。
我相信在做会议中有很多拦路虎就让你失去办会的信心,但有难度的事情就是有挑战性的,相信自己哦,更重要的是,一定要适当多去劳烦各部门老大及老板哦,有了上层的推动,下面办事才快哦。
这不是一个部门的事情,是一个多部门配合的团伙活动哦。
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