采购管理作业流程.docx
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采购管理作业流程.docx
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采购管理作业流程
1.目的1
2.适用范围2
3.权责2
4.名词定义3
5.相关文件3
6.流程内容4
6.1供方评鉴4
6.1.1评鉴对象4
6.1.2评鉴内容4
6.1.3渠道关系维护4
6.2分析与报价5
6.3采购方式5
6.3.1招标5
6.3.2长期合约5
6.3.3议价比价5
6.3.4牌价采购6
6.4供货商选择原则6
6.5供货周期的提供6
6.6采购依据6
6.6.1合同6
6.6.2总经理特批7
6.6.3辅助设施(租房)申请批准7
6.9采购过程7
6..9.1采购通知8
6.9.2采购准备8
6.9.3落单审核9
6.9.4采购实施9
6.9.5落单滞后处理10
6.9.6货运安排10
6.9.7货到通知10
6.9.8采购依据的修改10
6.9.9落单付款审核10
6.9.10落单文件管理11
1.目的
本文件用于规范XXXXXXX(简称本公司)的采购活动,确保所有外购物资均由合格供方提供,并且符合归定的采购要求。
2.适用范围
本文件适用于本公司所有物资的采购活动。
3.权责
⏹总经理
特批采购申请文件,审批未签合同的材料申领单及落单付款。
⏹商务部经理
负责选择、评定合格供方,维护“合格供方跟踪表”。
负责材料申领单、落单文件的审核,监控采购实施,编制付款计划。
⏹商务项目经理
负责审核《材料领用申请单》、《材料增领申请单》。
负责采购前的核销库存与拆单,协调到货时间。
⏹市场部经理
负责未签合同项目内的所有材料领用审核。
⏹工程项目经理
负责编制、递交材料申领单。
⏹采购人员
负责采购的执行,确保到货时间与质量,在合同滞后时申办PO号。
⏹核算人员
负责提供项目工程材料领用、库存报表,施工费的统计及落单付款确认。
负责增领材料与在途物资的统计。
4.名词定义
⏹落单
本公司作为产品买方而与合作伙伴签订的购销合同。
⏹《材料增领申请单》
合同项目配置以外的项目所需用的物资。
⏹《材料领用申请单》
合同项目配置以内的物资。
⏹(合同待签)《领用申请单》
项目工程未签合同,但已被确认为项目配置以内的物资。
⏹生产厂商
有自己规范的代理及分销政策的产品生产厂商。
5.相关文件
⏹库房管理作业流程
6.流程内容
6.1供方评鉴
6.1.1评鉴对象
⏹评鉴对象是为本公司提供所有物资的供方。
⏹对于SIEMON、AVAYA、PHILIPS等公认品牌的生产厂商经公司通过合作厂商评估确认为合作伙伴时,可不进行评鉴,默认为合格供方。
6.1.2评鉴内容
商务部经理应组织相关人员对供方进行评估,形成“供方评定记录。
”
⏹是否为与本公司合作厂商的国内总代理商或分销商。
⏹供方是否具有完善的质量体系,是否具备完成合同的能力。
⏹方通过ISO质量认证,则可不对质量体系进行评估。
⏹应对供方的售后服务,备件储备情况进行评价。
⏹对公司的资信状况的考察。
由商务部经理将审核认定为合格的供方填入“合格供方跟踪表”进行维护,并于每月底提交总经理审阅。
针对合同供方每年年底从新进行一次评定。
6.1.3渠道关系维护
商务部应保持与供方畅通的信息渠道,通过电话、e-mail、走访等形式进行信息交流。
对于供方重要的代理政策、折扣、会议、培训等信息,商务部经理应及时通知相关人员。
商务部经理负责协调与合格供方的代理合作文件的签订,明确代理合作文件中相关商务条款,根据代理合作文件的要求,协调相关部门筹备相关文件。
6.2分析与报价
根据市场波动,商务部经理应及时收集信息、定期汇总做出各类通用大宗物资的《市场价格分析与报价》清单,提交总经理审阅批准。
采购活动中参照执行。
6.3采购方式
6.3.1招标
对于大宗物资采购,如公司决定采取招标方式选择供货商,招标人员应在整个招标过程中坚持“公开、公平、公正”的原则。
具体操作参阅《招标管理作业流程》。
6.3.2长期合约
对于通用管线材和通用设备的采购可采取长期合约方式。
⏹供货商要求:
要求与我公司有长期供货关系,具有信誉好、质量有保证、有技术支持、价格合理,并经过多年评定为合格供方的供货商,。
⏹价格分段实施要求:
对于签订长期合约中的价格,应采取分段签订价格协议方法。
要求根据市场行情波动及近期的报价清单与供货商共同协商,签订价格协议。
⏹审批要求:
长期合约需经商务部经理审核,总经理审批。
价格协议由商务部经理审批。
如超出报价清单范围,必须由总经理批准。
6.3.3议价比价
对与专用设备、特殊材料等采用询价、议价、比价的方式采购。
采购人员应根据《合作供方跟踪表》,及所提供的价格、质量、服务等条款选择供货对象,再结合现行的《市场价格分析与报价》进行洽谈。
要求“比质、比价、比服务”。
如《合作供方跟踪表》中没有相关供方,采购人员应提请商务部经理共同选择供方,经过6.1供方评估后添加入《合格供方跟踪表》,方可进入采购流程。
6.3.4牌价采购
对于零星物资及工地现场直购一般为牌价采购,但此类物资采购必需通过商务经理的批准,并要求给定采购的价格范围与质量要求。
6.4供货商选择原则
⏹尽量选择总代分销商
⏹尽量选择有技术支持实力的供应商
⏹每种物资至少要有三家(含三家)以上供应商,用于货源和价格比较的资源储备。
6.5供货周期的提供
商务部根据物资的供货情况,分别制定供货周期表,供采购实施与材料领用计划的制定参考。
如有变动应及时更改,并立即通知工程部和项目经理。
6.6采购依据
6.6.1合同
⏹合同需为经当事双方盖章的正本合同文件,合同中所述产品配置应明确无异议。
针对不明确的配置,需有用户确认的备忘录,待配置明确后方可作为采购依据。
⏹依据合同或施工图预算(经审批)编制的,并经审核、审批的《材料领用申请单》、《材料增领申请单》可作为采购依据。
6.6.2总经理特批
⏹在未与用户签订合同及相应确认文件的情况下,需要提前下单,有关人员须先形成书面报告,经市场部经理确认,提交总经理特批后可作为采购依据。
⏹依据特批文件或施工图预算(经审核)编制的,并经审核、审批的(合同待签)《领用申请单》、《材料增领申请单》可作为采购依据。
6.6.3辅助设施(租房)申请批准
由于用户或工程需要购、建辅助设施或承租房屋,经有关人员申请,部门经理审核,并提交总经理批准后,可作为采购依据或承租依据。
⏹辅助设施的采购、付款审核程序参照6.9中相关条款实行,其费用记入工程项目的“其他费用”帐目中。
如辅助设施再次利用,其费用可按比例进行项目摊派。
⏹承租房屋费用报销由办公室审核办理,到项目决算时划入项目成本内。
6.8采购物资验证
本公司采购物资的验证,分为两步进行。
第一,货到时,以采购依据检验物资的名称、型号、规格、数量及外包装的完好,附件的齐全等。
第二,对于物资的内在质量,需到用户现场进行检验。
对于大宗设备须供货商到现场共同检验,双方签署相应的验收报告。
6.9采购过程
6..9.1采购通知
工程项目经理编制并经相关部门审核、审批后的各种材料申领单、,递交商务部后可作为采购通知。
其内容包括:
物资的品名、型号、规格、数量、要货时间、检验要求、质保要求。
经总经理批准的辅助设施购、建申请单,递交后商务部可作为采购通知。
6.9.2采购准备
⏹核销库存
商务项目经理接到采购通知,首先了解库存情况,核销库存。
不足或没有的准备订货。
⏹拆单
商务项目经理按物资分类,①设备(一般设备、特殊设备)②管线材,对采购清单进行拆单,并注明核销库存情况。
⏹按排人员
商务部经理根据物资的分类按排对口采购人员。
⏹选择采购方式
采购人员参照6.3条款选择采购方式。
然后依据《合格供方跟踪表》选择多家供货商。
⏹议价、比价选择供方
依据现行的报价清单,结合供货商所提供的价格、质量、服务等条款进行比较、洽谈,通过议价、比价货比三家后,确定供方,并按照所定价格及条款拟定采购合同。
⏹成本分析
采购人员根据采购合同统计成本、测算毛利,做好成本分析。
6.9.3落单审核
6.9.3.1提交落单
采购人员须在采购通知的范围内制定“落单审核”,同时后附落单文件,提交相关人员审核。
提交审核前,应达到如下要求:
⏹确保落单文件与采购通知一致,不能擅自修改配置或在没有采购通知的情况下进行采购。
⏹在提请落单审核的文件上注明交货期,如不注明则认为可以满足合同要求。
⏹应在审核单上注明可销库设备。
6.9.3.2审核
⏹商务部
负责审核商务条款的合法性、规范性、严密性,价格的合理性,及渠道的可信度。
⏹技术部
负责采购物资的技术确认。
⏹落单签字、盖章
经相关人员审核通过的落单,方由商务部经理递交总经理审批,通过后加盖签名章及合同专用章。
6.9.4采购实施
经签字盖章的落单正本归档管理,副本一式三份。
⏹采购员一份进行采购实施;
⏹商务部经理一份监控采购实施;
⏹核算员一份录入速达,核实到货情况、落单付款确认。
6.9.5落单滞后处理
⏹原则上先制落单后采购,对于长期合约的供货商采购合同允许适当滞后,为了方便入库操作具体方法如下:
⏹在上述落单滞后的情况下,落单管理人员须给出相应PO号,采购员根据最新的价格协议,在供货清单上注明单价供入库和速达录入操作,以每月28号为终止,采购人员应按时为前期的采购物资补上落单,并要求PO号相同。
6.9.6货运安排
在供方境外交货的情况下,采购人员应综合考虑产品出厂时间、运输时间、报关文件的准备情况等各种因素,进行货运安排。
6.9.7货到通知
货到后,由采购人员通知库房及项目经理执行收货操作,并及时填写发货记录。
具体参见《库房管理》。
6.9.8采购依据的修改
当采购依据发生变更时,工程项目经理及时通知商务部经理或采购人员调整采购活动。
6.9.9落单付款审核
⏹付款申请
采购人员应严格按照合同中规定的付款条件填写付款申请单,执行付款程序操作。
在付尾款时采购人员应确认物资入库、出库手续齐全,无质量问题,方可提出付款申请。
⏹付款确认
落单付款须经材料核算人员审核、确认,保证所付款项小于、等于应付款。
⏹商务部经理审核
审核付款凭证是否齐备(落单文件、发票、入库单)。
负责在付尾款时,确认物资的入库、出库手续齐全,无质量问题。
根据公司当月收款情况汇总编制本月付款计划。
⏹总经理审批
根据公司现金流状况,对材料所付款项进行汇总审批。
6.9.10落单文件管理
采购人员在采购过程中产生的相应文件,连同“落单审核”及供方签订的采购合同一起,交商务部档案管理人员按照不同物资进行分类、编号、归档管理,期限为三年。
7.合同项目(商务部负责内容)
7.1项目审核
合同项目签订前,商务部门负责项目审核,审核过程中不加以说明似同通过,签字后应承担相应的责任。
⏹审核商务条款,保证合同条件不违反国家法律、不损害公司利益。
⏹审核所有货物名称的商务规范性,确保货物采购的有效性。
⏹确保按照合同规定的期限货物到达现场,不影响施工。
⏹审核货物的报价,确保报价不低于成本并有合理利润。
低于成本时,必须在审核意见中详细注明。
⏹审核项目经理是否将业主的联系方式和地址书写完整和准确。
7.2项目分析
商务部人员根据合同情况,统计成本和利润,登入成本分析表,并定期将成本分析表发送到总经理处。
7.3项目竣工审核
⏹项目工程竣工后,商务部门须及时进行所有领用材料的汇总(《领用材料》+《增领材料》)和施工费的统计,做好竣工决算的资料准备。
⏹商务部门审核资料中货物条款,保证竣工资料中列明货物数量不少于实际出货量。
7.4项目收款
商务部根据合同和填写的收款计划表催促其收款。
根据财务收款的情况每周更新收款计划表,并发送总经理办公室。
总经理办公室负责监督收款计划的执行。
采购管理
(草案)
2004-6-10
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- 采购 管理 作业 流程