浅谈秘书工作的被动性和主动性1.docx
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浅谈秘书工作的被动性和主动性1
浅谈秘书工作的被动性和主动性1
浅谈秘书工作的被动性和主动性
作者
指导教师
摘要现代秘书工作必须随时按照领导的指示和意图办事,绝不能自行其是。
秘书不仅要辅助领导工作,而且每天要处理一些事先不可能估计到的事件。
这给秘书工作带来很多被动的限制。
但是在秘书工作中,仍然有发挥主观能动性的广阔天地,秘书人员可以在被动中求主动,理解并搞好秘书工作的主被动关系,更好的进一步认识秘书工作,这不仅是一个理论,而且是指导实践的一把开锁的钥匙。
关键词:
秘书;工作;被动性;主动性
引言
毛泽东一生有很多秘书,胡乔木就是其中一位,他是毛泽东众位秘书中善始而又善终的一位,他始终能得到毛泽东的信任和重用,因为他对毛泽东的了解,即使在离开秘书岗位后的十年动乱期间仍然得到毛泽东的关怀和爱护。
[1]分析其原因一方面是他了解和尊重毛泽东,能处理好工作当中的主被动关系,与毛泽东建立良好的合作关系;另一方面是应为他能够明确自己在秘书工作中角色的定位;这也告诉我们秘书工作是从了解领导开始的,对领导的了解是秘书工作的基础,对自己的正确定位是秘书工作的前提。
与领导配合默契,建立良好的关系,领导和秘书良好关系的建立要靠双方的互动,是处理好工作当中的被动与主动的关键。
一、现代秘书工作被动性与主动性失调的现象
二、从秘书角色意识中认识秘书工作的被动性与主动性
秘书所拥有的不同角色是具有各自不同的职能的。
秘书要自觉地感知不断变换着的环境背景与职业行为习惯,适时调整自己的角色期望与角色形象,全身心地投入到岗位工作中去。
同时,秘书还要通过自己的实际工作,使自己的身份角色职能和职能角色职能得以充分体现,进而更充分的认识工作中主被动关系,实现秘书的价值。
(一)秘书人员必须明确并牢记自己在工作中的角色定位
秘书是位居领导身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作的正常运转,直接为领导工作服务的事务与信息助手。
概括起来就是:
秘书是联系上下、沟通左右的桥梁和纽带,其工作特点是直接为领导服务。
秘书必须按照角色要求时刻做到谦虚谨慎,戒骄戒躁,不要出风头,要有正确的角色定位。
作为秘书人员需妥善处理两个基本关系:
一是主辅关系,领导与秘书之间的关系是工作上的主辅关系。
领导是决策者和指挥者,具有决定权和指挥权,而秘书工作的辅助性和幕后性,决定了秘书在任何时候,都只有参谋、建议、办事和服务的职责;二是被动工作与主动工作的关系,秘书工作的辅助性和从属性决定了其工作性质以被动为主。
但是秘书绝对不是算盘子,领导拨弄一下才动一下,秘书工作也需要发挥主观能动性,时刻将自己置于随时工作的临界状态。
被动工作是从工作性质、职责、分工等方面来说的,不是指工作作风和精神状态。
在工作过程中,必须正确处理好这两个关系,才
敢于负责,充分发挥主观能动性和聪明才智,进行富有成效的创造性工作,才能更好的灵活处理自己工作的种种问题。
[12]
三、从矛盾辩证统一关系理解秘书工作的被动性与主动性
辩证唯物主义认为,规律是第一性的,属于客观事物的范畴,规定是第二性的,属于主观认识的范畴。
主观认识是客观丰物的反映又反过来起作用于客观事物。
这就是主客观两个方面的矛盾运动。
人们正是在这个矛盾运动中,不断实现主客观的统一,促使矛盾转化,推动社会发展。
这既是认识的辩证法,也是秘书工作的辩证法。
(一)秘书工作的主被动是个矛盾的辩证统一体
秘书工作的从属性,决定了她在大范围工作是被动的,形成是领导者、管理者叫做什么就做什么,领导需求怎么做就怎么做,决不可逆向而行。
可是,如果秘书人员完全被动地坐在那里听呵,叫做什么才做什么一点主观能动性也没有,那就使秘书工作走进了死胡同,工作没有了声色,就不能认为是称职的。
但秘书工作的一条基本规律是不断追靠领导者,管理者的需求追靠就会有了主观能动性,就有了主动性。
根本的办法是发挥主观能动性,从被动里求主动,变被动为主动,事实上,秘书工作里有许多事是可以是应当主动做的,比如预测全局趋势,按领导者在工作上已经表现出来的或将要表现出的需求安排工作,做某些提前准备等等。
虽然,秘书工作的被动性是天生的,固有的,但它的主动性则是,‘追靠工作需求’(变被动为主动)的必然结果,没有被动性就没有主动性,没有主动性就改变不了被动性的那种死气沉沉,前者推动了后者,后者又改变了前者,从而使工作方面不断改观,这就是它的矛盾辩证关系。
[4]
(二)秘书工作活动特点体现其主被动的统一关系
“秘书不是领导,却贴近领导者,辅助领导者工作;不再领导者之位,却参谋其政,为领导者决策服务;没有领导者权力,却附着领导者的权力,按领导者的意图办事。
”(引傅西路语)
秘书因领导的产生而产生,领导活动是秘书工作赖以进行的前提条件和环境基础,决定着秘书工作的方向、工作方法、活动范围及承担的责任。
秘书工作活动具有很强的被动性特点,主要表现在三个方面:
第一,作为领导的参谋与助手,在一般情况下,秘书与秘书工作必须随时按领导的指示去办事,必须准确地贯彻领导意图,及时传达领导意图与反馈落实情况。
协助领导在实际管理活动中实现其意图,不能超越领导意图的范围进行工作,不能自觉或不自觉地去干扰领导意图的实现,自行其是,越权行动。
秘书人员本身是无权的,只有在领导者授权之后,才有被授予的确定的权力。
秘书人员在运用这种权力时,仍然必须把自己摆在秘书人员的位置上,说明这种权力的归属。
从这个意义上讲,秘书工作是被动的。
第二,秘书部门是各单位、部门的枢纽性机构,来往的电文、电话、信件都要经过这里,每天要面对与处理许多不可预见的事;秘书机构又是组织内部各种矛盾的汇聚点,秘书人员必须周旋四面,协调八方,成为人际关系的润滑剂。
从这些意义上讲,又是被动的。
第三,秘书工作的辅助性、服务性特点,决定了秘书行为的独立性较弱。
在任何一个有机联系的管理体系中,不存在一个独立的秘书部门,但秘书工作又遍布任何一个有机联系的管理部门中。
它紧紧围绕在各级各类领导周围,对领导行为产生特殊的补偿作用。
也就是说,在管理系统中,作为辅助管理系统,秘书工作绝大部分时候是充当配角。
从这个意义上讲,它具有被动性。
[9]
但秘书工作并不因为这种被动性而丧失主动性,它依然有积极性和创造性的一面。
首先,秘书人员在辅助决策时,应积极主动收集信息,在制定决策方案时,可以大胆设想、精心设计,充分发挥自己的聪明才智。
汉高祖刘邦的“第一谋士”张良自信地说:
“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外。
”充分反映了参谋人员创造性思维和积极主动参与政务、建立功勋的宏伟志向。
其次,在实现领导意图、贯彻领导指示过程中,秘书人员可以根据实际情况的变,及时发现问题,大胆提出改进和补充意见。
[11]
今天在新时代的工作特点下,公司的利益更需要秘书人员为了全局的利益以科学的态度和过人的勇气,大胆直言,提供真实、可靠、准确、全面的信息,这也表现了秘书工作的主动性。
秘书人员应自觉遵循管理的规律,细心体会和把握领导者的活动特点,适应领导者的工作方法,主动帮助领导者制定工作计划。
汇报情况分轻重缓急,安排会务井井有务,接待工作热情周到等等。
总之,秘书工作虽然有其被动性,但秘书人员仍然有发挥主观能动性的广阔天地,可以在被动中寻求主动性,把主被动两者统一起来。
理解被动性,明确自己的位置,做好领导的助手,甘当“配角”,同时又不唯唯诺诺、唯命是从,而是积极主动,创造性地开展工作,才能成为一个合格的秘书。
[151
四、秘书在实际的工作中如何处理好工作中的被动性和主动性
刘少奇同志曾把秘书工作比作一台精密机器上的螺丝钉,秘书工作的好坏,直接影响到机器的运转,影响到整个企业的发展,秘书工作地位越重要,对秘书人员的要求也就越高,秘书人员只有在工作中更新观念,树立超前服务意识;放开手脚,大胆创新,积极发挥主动性,才能提高秘书工作的水平与质量,才能适应机器运转的需要,才能适应现代企业的需要。
秘书在实际工作中该如何处理好被动性和主动性,应做到以下三个方面:
(一)在实际工作中要学会做正确的事
管理学大师彼得﹒德鲁克曾在《有效的主管》一书中指出:
“效率是‘以正确的方式做事’,而效能则是‘做正确的事’。
每一个人当然都希望同时提高效率和效能,但在效率和效能无法兼得时,你首先应着眼与效能,然后再设法提高效率。
”然而,在实际的商业行为和个人工作中,正确地做事与做正确的事是两种截然不同的工作方式。
正确地做事就是一味地例行公事,而不顾及目标能否实现,是一种被动的、机械的工作方式。
工作只对过程负责,领导叫干啥就干啥,一味服从,铁板一块,的制度的奴隶。
这种人工作上不思进取,患得患失,不求进取,不求有功,但求无过,做一天和尚撞一天钟混着过日子。
而做正确的事不仅注重程序,更注重目标,是一种主动的,能动的工作方式。
(二)在实际工作中必须注重细节
秘书的日常工作,细节决定了成败。
有些工作看似小事,却牵一发而动全身,办好了并不显眼,办错了就是大事,可能会给领导造成工作上的被动。
就要秘书人员要时刻保持头脑清醒,时时留心,处处在意,做到脑勤、手勤、腿勤,凡事想在前,做在前,切忌想当然,主观臆想是秘书工作的大敌。
要在细节中主动寻求机会,正确发挥主观能动性。
在为领导提供决策预案或汇报工作时,事前必须做好充分准备,保证材料齐全,做到数据准确无误。
送呈批件时,要做到资料齐全,文件、附件、数据、图表等一件都不能少。
要有自己的看法和建议,防止领导在征求意见时无言以对,当然也不能不懂装懂,不然就会造成自己被动的局面。
秘书人员在工作岗位上要牢记摆正自己位置,注意工作中的细节问题,只有这样才可以处理好工作中被动的局面,使自己处于主动有利的一面。
[5]
(三)时刻要有主动奉献精神和创新意识
在实际工作中,第一,要主动做到发扬埋头苦干无私奉献精神。
秘书工作既具体又繁忙,秘书人员必须甘做埋头苦干的“拓荒牛”、无私奉献的“老黄牛”,把心思和精力全部投入到工作中改变被动的服从。
第二,要主动发扬刻苦学习和与时俱进、开拓创新的精神。
秘书人员要自觉适应社会发展的新趋势,牢固树立终身学习的理念,不断“充电”,更新知识,优化知识结构,提高知识素养,努力掌握与秘书工作、经济工作相关的基本知识,不断提高自己的人事能力、分析能力、调研能力、办事能力、交际精力和综合协调能力发挥其主观能动性,以适应新形势新任务的需要。
因此,秘书工作人员既要注重职能培养和技能锻炼,提高知识水平和工作能力,又要注意创新工作方法,还要注意加强政治修养、哲学修养、作风修养和职业道德修养,具备高度的服务意识、奉献意识和进取意识。
秘书才能正确处理好工作中的主被动关系。
[8]
(四)在实际工作中要有高度的责任感
在实际工作中,要学会站在全局的高度思考问题,自觉地把自己的工作和公司的目标结合起来,对公司负责,也对自己负责,积极改变被动的局面。
要有高度的责任感,懂得工作对目标负责,做事有主见,善于创造性地开展工作。
要积极主动,在工作中能紧紧围绕公司的目标,为实现公司的目标而充分发挥自己的主观能动性,在制度允许的范围内,进行变通,努力促成目标的实现,创造更大的价值。
只有发挥自己的主动性,能动性,去推进公司发展的目标的实现。
才可能得到公司领导的赏识,实现自己作为一名合格秘书的价值。
[1]
结论
综上所述,认识和适应工作的被动性和充分发挥自己的能动性,是做好秘书工作重要的两个方面。
这两个方面做的好,就可以在被动中求主动,变被动服务为主动服务,提高秘书工作的质量和水平,是自己真正成为领导工作上得力的参谋和助手,真正的做到“立于主动,巧与灵活,精于计划。
”[10]
致谢
经过不断的查找、整理材料、终于可以顺利的完成论文的最后谢辞了。
论文得以完成,首先感谢我的毕业论文指导老师XXX老师,因为论文是在XX老师的悉心指导下完成的。
XX老师精益求精的工作作风,平易近人的人格魅力对我影响深远。
不仅如此,她的循循善诱的教导给予我无尽的启迪,才使我得以克服论文写作中的困难。
与此同时,通过此次论文的写作,让我学到了很多知识。
同时,还要感谢大学三年来各位老师、同学及朋友的关心和帮助,让我不仅打下了坚实的专业理论基础,也为大学生活划上了一个完美的句号,为将来的人生之路做好了铺垫。
最后感谢防灾科技学院对我大学三年的大力栽培。
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