《质量管理学》第十章:质量管理体系文件的编写.pptx
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第十章质量管理体系文件的编写,第一节质量管理体系文件编制概述,一、质量管理体系文件的重要性
(一)质量管理体系文件的含义,
(二)质量管理体系文件的价值与作用,1.文件的价值广义的文件就是“信息及其承载媒体”,把它用于质量管理体系即成为质量管理体系文件。
概括地讲文件的价值是传递信息、沟通意图、统一行动。
2.文件的作用,
(1)满足顾客要求和质量改进。
(2)提供适宜的培训。
(3)重复性(或再现性)和可追溯性。
(4)提供客观证据。
(5)评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。
一个组织文件的多少及详略程度取决于:
组织的类型和规模;过程的复杂性和相互作用;产品的复杂性;顾客要求;适用的法律法规要求;人员的技能水平和培训等诸多因素。
二、质量管理体系文件的内容
(一)形成文件的质量方针和质量目标,1.质量方针,2.质量目标,
(二)质量手册,质量手册的内容应包括:
1.清楚地阐述质量管理体系的范围,如果存在删减则应说明已被删的标准要求,包括任何删减的细节和这种删减的合理性。
2.应包括或引用GB/T19001-2000标准要求的和质量管理体系所要求的形成文件的程序。
3.对经识别和建立的质量管理体系的过程之间的相互作用给予表述。
(三)程序文件,GB/T19001-2000标准中规定的须编制程序文件的要求是:
4.2.3文件控制;4.2.4记录控制;8.2.2内部审核;8.3不合格品的控制;8.5.2纠正措施;8.5.3预防措施。
(四)作业文件作业文件是指为使质量管理体系增值并证实符合性,组织所编制的有关规范、标准、规定、规程、计划、作业指导书、流程图以及一些制度、办法的总称,(五)记录记录是指“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件”。
在质量管理体系文件中“是一种特殊类型的文件”,(六)质量计划质量计划是“对特定的项目、产品、过程或合同,规定由谁及何时应使用哪些程序相关资源的文件”。
质量计划可规定:
1.需达到的质量目标(如,特性或规范、美学、可靠性、综合指标等);2.企业实际运作的各过程的步骤(可用流程图等形式展示过程的各项活动);3.在项目的各个不同阶段,职责、权限和资源的具体分配;4.实施中需采用的具体书面程序和指导书;5.有关阶段(如设计、采购、生产、检验等)适用的试验、检查、检验和评审大纲;6.达到质量目标的测量方法;7.随项目的进展而修改和完善质量计划的程序;8.为达到质量目标必须采取的其他措施,为更新检验技术、研究新的工艺方法和设备、用户的监督、验证等;9.需补充的质量记录。
三、质量管理体系文件编制应遵循的原则与注意事项
(一)质量管理体系文件编制应遵循的原则1.系统性,2.继承性,3.适宜性,4.指令性,5.增值性,
(二)质量管理体系文件编制的注意事项1.领导决策2.培训先行3.调查入手4.编写规范5.上下结合6.精心审批,文件定稿后,应由授权人负责审批。
一般授权人是:
(1)质量手册由最高管理者审批;
(2)程序文件由管理者代表审批;(3)作业指导书由该使用部门负责人审批;(4)记录可与程序文件或作业指导书结合,由相关负责人审批。
第二节质量手册的编写一、编制质量手册的目的和质量手册的特性
(一)编制质量手册的目的,1.贯彻组织的质量方针、落实组织的质量目标,2.有效运行组织的质量管理体系,3.促进质量活动的开展,4.为质量管理体系审核提供依据,5.对外展示组织的质量管理体系,
(二)质量手册的特性质量手册应具备下列性质:
1.法规性2.系统性3.协调性4.先进性5.可行性6.可检查性,二、质量手册的编写方法,
(一)封面、目录的设计1.封面在质量手册的封面应给出下列信息:
(1)组织(公司)名称;
(2)手册名称;(3)手册类属和编号;(4)所依据的标准代号;(5)版本、修改码、受控标识等;(6)颁发对象或持有者;(7)颁发和实施日期;(8)组织(公司)的地址、邮编、电话、传真等。
质量手册封面示例见图10-1。
2.目录介绍质量手册各章的内容及起始的页序,起索引的作用。
一般包括以下内容:
(1)章次或序号,可按阿拉伯数字顺序编号,也可采取灵活的编号方法;
(2)章名或标题;(3)对照标准号,即第章所依据的GB/T19001-2000标准的条款号;(4)页数,即第章共几页;(5)页序,即第章自第几页至第几页。
质量手册目录的示例见图12-2,其右上角的1/2,分母表示该章共有2页,分子的1、2表示,该页为第1或第2页。
(二)各章内容的编写1.总体内容质量手册各章的内容可包括:
质量手册说明。
应描述:
手册内容,即本组织质量管理体系的范围,是否有删减,删减的理由和细节等;术语和定义,如需说明的专业性技术术语;手册的管理;手册的修改;手册的标识;手册的换版和解释权等。
(2)组织概况或公司使命。
企业标准管理标准编号:
Q/TX-B01-2004质量手册(含程序文件)符合GB/T19001idtISO9001:
2000标准版本:
A修改码:
0受控标识持有者登记号:
2004-08-15发布2004-08-18实施公司地址:
XX市XX区XX路240号科园科贸大厦6D邮编:
123456传真:
(200)23456789电话:
(200)2345678998765432网址:
abcdef图10-1质量手册封面示例,(3)管理者代表任命书。
由最高管理者宣布由准担任组织的管理者代表,其主要职责有哪些。
(4)组织机构图。
(5)质量职能分配。
2.具体内容
(1)各章的结构。
(2)各章节写作要求。
3.更改(修订)记录的编制
(1)需更改(修改)的手册上的条款号;
(2)更改内容,即全部经更改后的文字;(3)更改单号;(4)更改日期。
(四)编制质量手册应注意的问题1.要从组织自身需要出发,不要照抄标准2.把我国和本组织的质量管理经验融汇于质量手册之中3.充分利用现有的管理规范和有关文件4.要注意让员工积极参与5.注意使用符合我国文化传承的语言,第三节程序文件的编写一、程序文件编制的要求与原则
(一)程序文件的编制要求1.一致性2.适宜性3.简明性4.清晰性5.条理性6.衔接性7.可行性8.有效性,
(二)程序文件编制的几项原则1.法规性与继承性原则2.科学性与先进性的原则3.系统性和协调性的原则4.适用性和实效性的原则5.民主性与实践性的原则,二、程序文件的编制方法
(一)程序文件基本内容的确定,1.说明该项质量活动各环节输入、转换和输出所依据的文件、资源、人员、记录以及有关活动的接口关系。
2.规定开展各环节质量活动在资源、人员、信息和环境等方面应具备的条件。
3.明确对每个环节内转换过程中各项因素的要求,即由谁先做,做什么,做到什么程度,达到什么要求,如何控制,形成什么记录,由谁接着做,做什么,做到什么程度等,以及相应的交接手续、签字等。
4.规定输入、转换和输出过程中需要注意的例外或特殊情况的处置与纠正措施。
(二)程序文件的结构和格式程序文件一般由以下的条目构成。
1.编号2.标题3.目的4.范围5.职责,3职责3.1供应部a)负责组织对供方进行评价,并对供方的供货业绩进行持续监控,建立供方档案;b)负责制定原材料的采购计划,执行采购作业。
3.2设备动力部负责对设备设施的供方进行评价,并实施采购。
3.3质量部负责对监视、测量装置的供方进行评价,并实施采购。
3.4生产技术部负责提供各种需采购产品的技术要求等采购信息。
6.程序内容,4程序内容4.1由人力资源部组织识别从事影响质量工作的人员的能力需求,编制岗位任职资格规定(Q/BF-ZR02-2004),报总经理批准。
4.2由人力资源部按照岗位任职资格规定组织人员的招聘工作。
4.3由人力资源部根据岗位责任和实际工作状况参照培训工作制度(Q/BF-ZJC05-2004)进行策划确认培训需求和培训目标,编制年度培训计划(BF/JL6.2-01A),报总经理批准后实施。
4.4由人力资源部责成授课教师针对培训内容编写教学大纲(BF/JL6.2-02A),经人力资源部经理批准后实施,培训时应做好记录。
4.5评价所提供培训的有效性4.5.1通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法,评价培训的有效性,填写员工培训评价表(BF/JL6.2-06A)和培训评价表(BF/JL6.2-07A)评价被培训人员是否具备了所需的能力。
4.5.2每次培训后,由人力资源部组织评价培训的有效性,征求意见和建议,做好下年度培训需求策划和培训计划。
4.6人力资源部组织对员工日常工作业绩的评价,可随时对员工进行现场抽查,对不能胜任本职工作的员工,应及时安排培训、考核,使员工的能力与从事的工作相适应。
4.7各部门有临时性培训需求或计划外培训需求时,应填写培训申请单(BF/JL6.2-03A),交人力资源部报总经理批准后由责任部门执行,人力资源部监督实施。
4.8人力资源部负责建立、保存员工培训档案(BF/JL6.2-04A)。
4.9每次培训应填写签到表(BF/JL6.2-05A),培训后将有关记录、试卷或操作考核记录等交人力资源部存档。
7.相关文件,5相关文件培训工作制度(Q/BF-ZJC05-2004)岗位任职资格规定(Q/BF-ZR02-2004),8.记录,6记录年度培训计划(BF/JL6.2-01A)教学大纲(BF/JL6.2-02A)培训申请单(BF/JL6.2-03A)员工培训档案(BF/JL6.2-04A)签到表(BF/JL6.2-05A)员工培训评价表(BF/JL6.2-06A),9.程序文件的格式,
(1)天头一行式二行式三行式,
(2)标题一位数的题目,阿拉伯数字,不带圆点,顶格,黑体字;两位数的题目,阿拉伯数字.,顶格,楷体加黑;三位数的题目,阿拉伯数字.,顶格,宋体字;三位数标题下还需有并列展开的内容,可用英文小写字母a)、b)、c)等,宋体字。
(三)用流程图表现的程序文件,第四节记录的编制一、记录的种类质量管理体系文件中的记录,可按不同的标志予以分类。
(一)按用途划分1.通用记录2.专用记录
(二)按表现形式划分1.帐2.卡3.表4.单5.录6.票7.书8.告,(三)其他分类方法,二、记录的编制要求
(一)格式的要求1.记录名称;2.编号和顺序号3.内容和事项;4.有关人员(记录、制单、检验、保管、批准人等)签字和日期。
(二)编写的要求1.应根据程序文件和作业文件的需要2.应考虑记录的充分性3.应注意记录的规范化4.应追求记录的实用性,
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