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企业会计信息化工作规范
《企业会计信息化工作规范》讲解
(一)
主讲老师 王海林
2013年12月6日财政部印发的《企业会计信息化工作规范》共分五章49条。
除了第五章附则以外,分别对会计信息化工作规范总则、会计软件和服务、企业会计信息化工作、该规范的执行、监督做出了规定。
一、规范出台相关背景
1.我国企业会计信息化现实背景
过三十年的发展,我国企业的会计信息化水平已经取得了巨大发展,一些企业的信息化建设已经接近或达到了世界领先水平,民族软件企业也得到迅速发展,在国内软件行业乃至境外都有一定影响。
2006年中共中央办公厅、国务院办公厅制定发布了《2006~2020年国家信息化发展战略》(中办发〔2006〕11号),对各部门、各地区提出了全面推进信息化建设的要求,并有计划有步骤地组织实施。
2009年4月财政部发布了《全面推进我国会计信息化工作的指导意见》(以下简称《指导意见》),对全方位推进我国会计信息化建设给出了指导性意见。
在《指导意见》中给出了我国全面推进会计信息化工作的目标:
(1)力争通过5~10年左右的努力,建立健全会计信息化法规体系和会计信息化标准体系〔包括可扩展商业报告语言(XBRL)分类标准〕。
(2)全力打造会计信息化人才队伍。
(3)基本实现大型企事业单位会计信息化与经营管理信息化融合,进一步提升企事业单位的管理水平和风险防范能力,做到数出一门、资源共享,便于不同信息使用者获取、分析和利用,进行投资和相关决策。
(4)基本实现大型会计师事务所采用信息化手段对客户的财务报告和内部控制进行审计,进一步提升社会审计质量和效率。
(5)基本实现政府会计管理和会计监督的信息化,进一步提升会计管理水平和监管效能。
基于上述目标提出了会计信息化工作的六项主要任务,其中包括推进企事业单位会计信息化建设和推进会计管理和会计监督信息化建设两项内容。
2.原有的规范性文件
我国企业目前执行的相关会计信息化规范还都是上世纪90年代制定的,应该说已经滞后于我国企业会计信息化发展的现实需要,无法起到规范应有的作用,不利于推动企业会计信息化发展。
因此,本次出台《企业会计信息化工作规范》应该说正是着眼于全面推动我国会计信息化发展,基于《指导意见》的要求,是对《指导意见》的执行落实。
原有的规范性文件主要有四个:
《会计核算软件基本功能规范》(财会字〔1994〕27号)
《会计电算化管理办法》(财会字〔1994〕27号)
《商品化会计核算软件评审规则》(财会字〔1994〕27号)
《会计电算化工作规范》(财会字〔1996〕17号)
3.本次规范主要的变化
(1)《企业会计信息化工作规范》不是对原有《会计电算化工作规范》的修订,而是将上述四个规范性文件的要求整合为一体,结合我国企业会计信息化实际情况,根据《会计法》和《意见》的要求,重新制定的企业会计信息化工作规范。
(2)适用主体的变化
原有的规范适用于各类企业、行政事业单位
本规范适用主体是企业
(3)名称、术语的变化
原有规范体系采用的是“会计电算化”,没有对“会计电算化”进行明确界定
本规范根据当前实际采用的是“会计信息化”,并且对“会计信息化”“会计软件”“会计信息系统”等术语进行了界定。
(4)会计软件功能要求方面
原有规范对象是会计核算软件,对软件功能规定得比较细。
比如94版《会计核算软件基本功能规范》规定会计软件要具备初始化功能,要根据输入的科目代码提示科目名称,要输入未达账项、要自动校验借贷平衡、输入记账凭证时要有哪些提示等等,非常具体和详细。
本次规范所指会计软件包括专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块。
在规范会计软件功能方面坚持了重要性原则,没有对软件具体功能提出要求,而是主要做原则性规定。
(5)监管方式方面
原有规范强调采取对会计软件的准入控制,实施对会计核算软件的评审、对会计软件市场的管理。
处理手段上行政化色彩更浓。
本规范不再采取对会计软件的准入控制,而是强调以监督为主的事后管理,体现了“宽进严管”和转变政府职能的方向。
处理手段上强调行政手段和市场的力量。
比如对企业违规行为主要采取公示和通报相关部门的处理手段;对会计软件和服务监督方面强调通过约谈、限期改正、公示和通报等监督形式等。
(6)档案资料管理方面
原有的规范强调纸面资料。
本规范确认了电子会计资料的有效性,实现了会计无纸化的突破。
(7)本规范更强调自动化
比如,第十二条要求为了满足外部会计监督需要,会计软件要具有符合国家统一标准的数据接口;第二十条为了开展监督工作,要求软件供应商提供专门教程和相关资料,强调了监督手段信息化要求;第二十八条的业务处理直接直接驱动会计记账,减少人工操作;第三十二条“对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证,由计算机自动审核”等等都是意在推动会计信息处理和监督的自动化。
二、基本原则部分
《企业会计信息化工作规范》的基本原则部分包括总则和附则。
它包含了第一条、第二条、第三条、第四条、第五条、第四十七条、第四十八条和第四十九条共8条。
该部分对《企业会计信息化工作规范》的目的、适用范围、规范中的基本术语、开始施行时间等给出了原则性规定。
第一条 为推动企业会计信息化,节约社会资源,提高会计软件和相关服务质量,规范信息化环境下的会计工作,根据《中华人民共和国会计法》《财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》(财会〔2009〕6 号),制定本规范。
本条给出了《企业会计信息化工作规范》制定的制度依据和目的。
1.本规范的制度依据是《中华人民共和国会计法》和2009年4月财政部提出的《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》(财会〔2009〕6 号)。
《中华人民共和国会计法》要求“使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料,也必须符合国家统一的会计制度的规定。
”第十五条“使用电子计算机进行会计核算的,其会计账簿的登记、更正,应当符合国家统一的会计制度的规定。
”(见第二章第十三条)
2.制定本规范的目的包括四方面:
(1)推动企业会计信息化
(2)节约社会资源
(3)提高会计软件和相关服务质量
(4)规范信息化环境下的会计工作
毋庸置疑制定《企业会计信息化工作规范》的根本目的就是推动我国企业会计信息化的发展,而由于会计信息化包含进行会计处理的工具——会计软件和基于该工具处理的会计工作两方面,所以本规范的两个具体目的是提高会计软件和相关服务质量,以及规范信息化环境下的会计工作。
关于节约社会资源
大量企业至今每年都还要将记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账、报表,甚至明细账等打印出来装订保管,造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的巨大消耗和浪费。
比如,有的企业说每年因会计资料打印所带来的各种成本耗费就能达到上千万元,甚至几千万元,造成了社会资源的巨大浪费。
事实上这种对电子会计资料的处理办法也制约人们观念的改变、阻碍了社会产品和服务模式的创新、阻碍了企业会计信息化、甚至整个企业信息化的发展。
长久以来,企业对会计资料无纸化的呼声非常强烈和急迫。
本规范就是要从制度层面认可电子会计资料的有效性,免除企业对一定范围内会计资料的打印责任。
为此,规范第四十条、第四十一条做了相应规定。
虽然内容不多,这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰,是本规范的重要突破之一,对企业提高会计工作效率,乃至对整个社会的信息化应用的深入都将带来深刻的影响。
第二条 本规范所称会计信息化,是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算,以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。
可以看出,规范对会计信息化的界定比较宽泛,不仅包括会计核算信息化,同时,考虑到企业其他经营管理职能与会计职能可能存在交叉重叠,其他信息系统可能是会计信息系统重要数据来源的情况,也将会计核算与其他经营管理活动结合的情况纳入到会计信息化范围。
比如,利用ERP系统完成会计核算也属于会计信息化范围。
本规范所称会计软件,是指企业使用的,专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块。
会计软件具有以下功能:
(一)为会计核算、财务管理直接采集数据;
(二)生成会计凭证、账簿、报表等会计资料;
(三)对会计资料进行转换、输出、分析、利用。
1.功能是界定会计软件的核心标准。
一种软件是否属于会计软件,关键看其是否具有本条所列三项功能,具备三者之一的,就可以归为会计软件。
比如,专门的财务分析软件是完成会计信息的分析利用,预算管理软件是用于财务管理等都应该属于会计软件范畴。
关于第
(一)项采集数据的功能,应当注意“直接”两字。
会计处于企业信息流的下游,不少业务系统采集的数据最终都会为会计所用,但不能因此而无限扩大会计软件范畴。
只有那些直接为会计核算、财务管理采集数据的软件,才应归于会计软件范畴。
所谓直接,是指数据采集后的下一步处理即属于会计核算、财务管理的职能范围,而不再经过其他业务职能处理。
准确把握会计软件的界限。
例如,企业使用ERP系统开展经营管理活动,如果其会计核算功能依附于单独模块完成,则应当将该模块而不是整个ERP系统认定为会计软件。
这种情况下,工作规范第七条要求(中文界面和中文处理支持)仅适用于该模块,而不是整个ERP系统。
2.会计软件的形式具有多样性。
可以是单独的软件(例如单机运行的软件)、软件系统(例如安装于服务器,通过网络系统部署使用的软件,包括云服务软件)或者软件系统中的某些功能模块。
无论什么形式,只要具备上述功能,都可以归为工作规范所说的会计软件。
3.会计软件具有专用性。
即软件应当是专为完成会计核算或者财务管理目的而设计的。
企业开展会计核算或者财务管理工作,可能用到的软件很多,例如很多单位财务会计工作使用的办公自动化系统,Word、Excel这样的通用软件,尽管它们也是由财务部门使用,或者也用其解决会计或财务管理问题,但因为它们不是专门为财务会计工作设计的,因此不属于这里所说的会计软件。
本规范所称会计信息系统,是指由会计软件及其运行所依赖的软硬件环境组成的集合体。
具体的说会计信息系统由人、信息处理系统和运行规程三元素组成,其中,信息处理系统包括:
硬件平台、软件平台、应用系统和数据文件几部分。
第三条 企业(含代理记账机构,下同)开展会计信息化工作,软件供应商(含相关咨询服务机构,下同)提供会计软件和相关服务,适用本规范。
此条明确了《企业会计信息化工作规范》的适用范围
1.《企业会计信息化工作规范》的适用主体是企业,不包含行政事业单位。
也就是说行政事业单位依然执行原有的规范。
2.《企业会计信息化工作规范》的规范对象。
《企业会计信息化工作规范》的规范对象包括两方面:
(1)企业的会计信息化工作。
企业将会计业务委托给代理记账机构的,代理记账机构负有与企业同等的责任和义务,在应用会计软件进行代理记账等会计核算工作时也需要遵守本规范的相关规定。
(2)软件供应商提供的会计软件和相关服务。
为企业提供会计软件的软件供应商提供的会计软件以及相关的服务必须遵守本规范的要求。
咨询服务机构为企业提供会计软件和与会计软件相关的咨询服务的负有与企业同等的责任和义务,也必须遵守本规范的要求。
第四条 财政部主管全国企业会计信息化工作,主要职责包括:
(一)拟订企业会计信息化发展政策;
(二)起草、制定企业会计信息化技术标准;
(三)指导和监督企业开展会计信息化工作;
(四)规范会计软件功能。
企业会计信息化监督管理工作中,财政部与地方财政部门负有不同的职责。
分别在第四条、第五条给与了规定。
本条是关于财政部的职责:
(1)会计信息化是国家信息化的重要组成部分,制定我国企业会计信息化战略规划、发展政策是全面推进我国企业会计信息化工作,贯彻落实国家信息化发展战略的重要内容。
财政部作为全国会计主管部门,需要承担该项职责。
(2)标准和规则是企业会计信息化监管的基础。
为了保证市场统一和公平竞争,确保在满足企业安全、保密等需求基础上实现会计数据在不同组织和不同系统之间自由传递,以及会计信息在不同组织和人员之间的充分共享。
必须制定全国统一的会计信息化规则和标准。
因此,财政部作为全国会计主管部门,在企业会计信息化监管中肩负着制定规则和标准的职能。
(3)财政部(包括驻各地财政监察专员办事处)负有指导和监督企业开展会计信息化工作的职责。
(4)本规范明确赋予了财政部具有制定企业会计软件功能规范、对企业会计软件检查、监管的职责。
第五条 明确规定由县级以上地方人民政府的财政部门管理、指导和监督本地区企业会计信息化工作。
第四章“监督”还具体规定了地方财政部门的监督职责。
本条是关于地方财政部门的职责:
即由县级以上地方人民政府的财政部门管理、指导和监督本地区企业会计信息化工作。
在本规范的第四章里还将具体规定地方财政部门的监督职责。
第四十七条 省、自治区、直辖市人民政府财政部门可以根据本规范制定本地区具体实施办法。
考虑到我国不同地区企业会计信息化发展的不同状况,为了更好地落实本规范,第四十七条规定省、自治区、直辖市人民政府的财政部门可以根据本规范制定各地区具体实施办法。
也就是,除财政部外,其他各级财政部门应该制定出本地区规范实施的具体细则。
第四十八条 自本规范施行之日起,《会计核算软件基本功能规范》(财会字〔1994〕27号)、《会计电算化工作规范》(财会字〔1996〕17号)不适用于企业及其会计软件。
第四十九条 本规范自2014年1月6日起施行,1994年6月30日财政部发布的《商品化会计核算软件评审规则》(财会字〔1994〕27号)、《会计电算化管理办法》(财会字〔1994〕27号)同时废止。
第四十八条、第四十九条明确了《企业会计信息化工作规范》的执行时间是2014年1月6日。
并且要求从本规范施行之日起,原有的《会计核算软件基本功能规范》(财会字〔1994〕27号)、《会计电算化管理办法》(财会字〔1994〕27号)、《商品化会计核算软件评审规则》(财会字〔1994〕27号)、《会计电算化工作规范》(财会字〔1996〕17号)废止,不再执行。
《企业会计信息化工作规范》讲解
(二)
三、会计软件和服务部分
第六条 会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算,不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计。
该条是对会计软件功能提出的总的原则性要求,企业采用什么样的会计软件交由企业决定,但是企业无论采用什么样的会计软件,必须保障遵循国家统一会计准则制度、保证软件不能有违背国家统一会计准则制度的功能。
第七条 会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持,可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。
原有规范对会计软件的语言问题早有规定。
实务中,由于早已取消了对会计软件的审批,又没有建立对会计软件的其他监督管理措施,因此长期以来,会计软件的语言方面的要求并没有真正完全落实。
尤其是一些使用境外投资者或者母公司指定会计软件的外资企业,其用于会计核算和财务管理的软件使用前一般并未进行汉化,因此本次规范予以重申。
该条规定包括两方面要求:
一是软件界面要使用中文,也就是软件的功能菜单、操作向导、表单格式、提示信息、帮助文件等都要使用中文;二是要有对中文处理的支持,也就是要有符合中国国家标准的汉字编码支持能力,使汉字能在系统中正确输入、显示和打印。
两者是不同的概念,需要同时满足。
第八条 会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。
按照财政部的解释,该条规定并非强制要求企业的每个科目及其代码都与财政部发布的会计科目表相一致,而是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式。
比如,会计科目应当按照目前企业会计准则要求将资产、负债、所有者权益、成本、损益等项目划分一级科目类别,科目编码应当采用数字,通过首位数区分科目所属会计要素类别等。
第九条 会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。
该条规定是保证会计软件按照会计监督人员易于理解的形式呈现会计资料,还原会计核算过程。
会计制度并未对凭证和账簿(这里指分类账和日记账)有统一规定,但《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)相关条款对凭证、账簿所必须记载的事项是有规定的。
而在我国会计实务中,凭证和账簿有约定俗成的格式,市场销售的空白凭证和账簿的格式也都大同小异。
这种约定俗成的凭证、账簿格式一直以来得到会计制度的默认。
可以说,这些惯例也是会计制度的有机组成部分。
会计软件显示和打印的凭证、账簿,应当符合《会计基础工作规范》规定的内容和行业约定俗成的格式。
第十条 会计软件应当提供不可逆的记账功能,确保同类已记账凭证的连续编号,不得提供对已记账凭证的删除和插入功能,不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。
按照本条,会计软件记账功能和处理要满足三方面要求:
1.记账功能不可逆。
凭证记账后,该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力,此后不管以任何条件输出账簿和报表,该凭证的影响都应当予以反映。
需要注意二点:
(1)这里强调的记账不可逆是指记账后果,而不是记账过程。
就是说执行记账后,已记账凭证发生的后果不可再撤销。
(2)用红字凭证更正记账错误,则对冲的两张凭证都发生了记账后果,不属于这里所说的逆向操作。
2.保护记账顺序,保证记账原始顺序不被篡改。
包括两方面:
(1)保证已记账凭证连续编号。
(2)禁止对已记账凭证进行删除和插入。
3.保护记账内容,保证已记账内容不被篡改。
禁止对已记账凭证关键信息的修改。
关键信息指日期、金额、科目和操作人。
这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期,例如制单日期、审核日期、记账日期等。
操作人也包括经手记账凭证的所有人员,例如出纳、会计、审核人等。
基于此条,目前我们很多会计软件具有的反记账功能将是不合规、不允许的。
但是对未记账凭证的删除,重新打开已结账会计期间补充记账(即反结账)是允许的。
企业会计信息化中,从信息流来看,会计信息系统的处理处于信息流加工的(下游)环节。
企业会计信息系统中,(管理体系)是由与信息系统规划、开发、实施、运行维护、报废整个生命期相关的管理活动构成的系统。
第十一条 鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言(XBRL)功能,便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。
随着XBRL应用的深入发展,一些企业采用“嵌入式”的编报方式,通过会计软件系统数据直接生成XBRL实例文档。
因此,本规范鼓励供应商在会计软件中集成XBRL功能。
这一功能应当符合上述国家标准,确保生成的XBRL财务报告在技术上满足质量要求。
为帮助供应商开发出合格的XBRL软件产品,国家认监委、财政部设立了XBRL软件认证制度,由独立第三方机构对软件是否符合国家标准进行检测。
供应商可以根据自身情况,为相关会计软件产品申请认证。
第十二条 会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口,满足外部会计监督需要。
目前由于各种会计软件没有统一数据接口,调取不同软件中的数据就需要不同的工具,各政府部门、会计师事务所只好针对具体企业自己开发工具,造成资源的极大浪费。
建立统一的会计软件数据接口国家标准成为这种新的会计监督方式广泛应用的基础。
此条款从满足外部会计监督需要出发,要求会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口。
第十三条 会计软件应当具有会计资料归档功能,提供导出会计档案的接口,在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面,符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。
电子会计资料对原生软硬件系统具有一定的依赖性。
比如系统升级换代有可能造成电子会计资料在新系统中不可读。
这就需要电子会计资料离开原生信息系统进行归档保存。
电子会计资料归档功能应该是会计软件的一项重要的管理功能。
值得说明的是,因系统运维需要而通过备份系统进行的备份,无论是在线的还是离线,都不是真正意义上的归档保存。
归档是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。
归档时,首先要进行鉴定,区分需归档和不需归档的部分,去除不需归档数据和冗余数据,对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性,并按重要程度区分保管期限,组成保管单位。
在这个过程中,需将归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式,与其元数据一起按要求封装打包,从会计信息系统中导出,传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置,然后对已完成归档的会计资料进行标记,以防止重复归档。
这些功能需要在会计信息系统完成,即所谓的归档功能。
归档功能最好还具有定期删除已归档数据,以释放存储空间的功能。
电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894~2002);元数据项的要求参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46~2009);归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48~2009)。
为使归档后的电子会计档案长期可读,电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存的格式,具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47~2009)。
企业在购买、实施会计软件时,应充分听取本企业档案部门对于电子会计资料的归档范围、元数据项、归档后的存储位置、归档储存格式等方面的意见,使电子会计资料能够顺利归档。
第十四条 会计软件应当记录生成用户操作日志,确保日志的安全、完整,提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能,并能以简单易懂的形式输出。
用户操作日志是操作管理的重要手段,是对日常系统操作情况的最基本、最全面和最详尽的反映。
操作日志包括系统日志和人工日志两类。
系统日志是利用软件提供的功能对各用户操作系统的所有活动予以的自动记录;人工日志是对系统的运行情况、出现的异常现象及其处理、人员使用系统的情况等进行的记录。
软件应该提供相应的日志功能允许用户对系统日志记录的内容进行定义。
一般,日志应该记录操作人(即用户)、操作内容、精确到分秒的操作时间等信息。
对于不同的操作,需要记录的操作内容是不一样的。
例如,对于科目的增加,系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。
对于记账凭证的修改,应当记录修改的项目以及修改前后的内容;对于已结账期间的重新开启,应当记录开启期间的起止日期等等。
系统主管应充分利用操作日志,定期监察和检验日志,以便及时了解非法用户和有权用户越权使用系统的情况及设备状况。
操作日志记录应由专人负责,负责人无权销毁自己的记录。
上机操作记录可以设置备份并存档保管,除此而外,系统各功能工作效率和质量也应有记录,并应对记录的责任人、内容及事后的分析、处理工作制定明确的规定。
会计业务处理中,会计信息系统的操作日志应当满足以下要求:
1.完整性
会计软件必须能保证日志记录的完整,将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来,包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除,对核算工作所依赖的基础数据(如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息)的维护。
2.安全性
会计软件应当采取技术手段,保证用户操作日志中的任何信息不被用户以任何手段修改和删除。
3.可查询性
用户操作日志必须提供对各类操作的查询,以便会计监督人员筛选出想要的信息。
查询应当可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。
这里的操作,是业务层面的概念,例如,记账凭证的录入、修改,记账会计期间的打开、关闭,会计科目的增加,尚未记账凭证的删除,对凭证审核的取消等等。
第十五条 以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商,应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。
对于因供应商原因造成客户会计资料
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