第二章工程档案管理办法.docx
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第二章工程档案管理办法
第二章工程档案管理办法
为规范建黑公路前哨至黑瞎子岛段公路工程建设项目的工程档案管理,实现工程建设质量目标,建立健全质量管理体系,加强工程内业资料编制的质量,确保工程档案资料的准确性、系统性、完整性,为今后工程交(竣)工档案的顺利验收和移交奠定基础,特制定本办法。
本办法适用于建黑公路前哨至黑瞎子岛段公路工程建设项目,解释权归黑瞎子岛交通工程建设指挥部。
一、制定依据
1、中华人民共和国交通运输部颁发的现行公路工程标准、规范、规程。
2、中华人民共和国国家档案局《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》。
3、中华人民共和国交通运输部2004年第3号令《公路工程(交)竣工验收办法》。
4、中华人民共和国交通运输部交公路发[2004]446号《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》的通知。
5、黑龙江省交通厅《公路工程档案管理实施方案》(2005.4)。
二、编制内容、顺序及分工
按照本办法附件1公路工程竣工档案总目录所示内容和顺序收集、整理。
其中第一部分、第二部分由建设单位编制,第三部分由监理单位编制,第四部分由施工单位编制,第五部分由参建单位共同完成。
三、工程档案资料编制要求
1、各施工单位必须落实专职技术人员进行工程档案资料的收集、整理和归档工作,并分别不得少于3人,监理单位高级监理办和驻地监理办均不少于1人。
2、工程档案资料的收集、整理、归档工作必须按照本办法的具体要求与工程建设同步进行。
3、工程档案资料文件编制要以《公路工程质量检验评定标准》(JTGF80/1-2004)中各单位、分部、分项工程的划分为原则,按照一公里路段为一个单元进行质量评定;大、中、小桥及涵洞分别单独进行质量评定。
4、所有内业表格中的承包人、监理工程师、检测中心主任必须由本人填写,不得代签或漏签,并加盖名章;其他人员可签字不盖名章。
5、开工报告、施工组织设计、图纸会审纪要、技术交底等成册资料封皮加盖公章。
6、竣工成果表(工程汇总表格)必须用电脑打印,但负责人、监理签字需要本人填写,打印表格只允许用激光打印机。
四、工程档案立卷归档要求
(一)档案数量及保管
由建设单位汇总成四套完整的档案,一式四套:
一套由建设单位归档保管;一套交接管养单位归档保管;一套交档案局归档保管;一套由施工、监理单位自行保管。
(二)文件材料的整理、立卷
1、施工文件应按合同段、分期工程、施工工序、内容、时间排列组卷,各项施工原始记录按路线进行方向,施工工序排列组卷。
施工单位归档文件目录详见附件2。
2、监理文件应按合同段、分期工程、施工工序、内容、时间排列组卷,监理工作记录按路线进行方向,施工工序排列组卷。
监理单位归档文件目录详见附件3。
3、附属工程如房建、收费站等形成的文件材料,按城建档案管理实施办法立卷归档。
(参照黑建规字[1990]第357号文件)。
表格采用城建部门统一下发的最新表格。
复印后即可使用。
4、照片、录音带、录像带、磁带(光盘、软盘)声像资料
⑴整理、立卷:
公路工程建设中形成的照片、录音带、录像带、磁带(光盘、软盘)声像资料,按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。
从立项到施工(隐蔽工程)到竣工及项目主要活动等,要全面反映项目建设的全过程,其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷,排列顺序。
⑵照片档案
①公路工程建设中形成的照片与底片一同放在专用的照片档案盒中保存。
②照片档案目录:
包括照片题名、照片文字说明、照片编号。
照片题名:
在尽量保证基本要素内容完整的前题下,将文字说明改写成照片题名,照片题名不超过50个字。
照片文字说明:
包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。
a.事由:
照片影像所反映事件、事物的情由。
b.时间:
事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;
c.地点:
被摄物所在的具体地点。
d.人物:
照片影像上主要人物的姓名、身份。
e.背景:
对提示照片影像主题具有一定作用的背景。
f.摄影者:
照片的拍摄单位和拍摄人。
照片编号:
案卷内照片的顺序号
③不允许用数码相机拍照
④卷脊内容要与卷内目录内容相同。
⑶录音带、录像带、磁带(光盘)等归档的磁性载体文件
①必须是可读文件,无病毒,清洁,无划伤,内容完整、准确。
②归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明,必须贴上标签,一式两份(A、B盘),一份作为保存件,不得外借。
a.磁带(软盘、光盘)的套、盒上需标注带(盘)编号、软件名称、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。
b.录像带盒子上需标注带编号、片名、摄制单位、摄制日期、密级等标识。
c.录音带盒子上需标注带编号、片名、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期,密级,讲话时间等。
⑷照片、录音带、录像带磁带日期写法规定:
如2007年5月21日应写成20070521。
(三)案卷装档规则
1、一般卷内文件装订成一册为一本案卷(一盒),也可一本案卷内装几册文件。
2、案卷应由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成,每卷内容排列顺序为:
案卷封面—卷内目录—文件—备考表。
3、案卷封面、卷脊、卷内目录及备考表由指挥部统一下发标准格式。
4、卷内文件应符合以下要求:
⑴归档文件材料要齐全,没有缺页、串页及夹有空白页,书写工整,字迹、线条清楚。
纸张采用70g/m2木浆亮白纸,为便于长期保管,格式统一,幅面为国际标准A4型纸(297mm×210mm)。
⑵卷内文件的页号:
每卷从1开始(序号前不准加00),顺序排号,用卡号机卡号,单面书写右下角,双面书写正面在右下角,背面在左下角,图样的页号编写在右下角,成套图样或印刷成册不必重新编写页号,各卷之间不连续编写页号,页号颜色为黑色。
⑶材料出厂证明、合格证及委托的试化验单,若纸张大小小于A4纸张的,应在此单据四周涂抹防腐或防虫胶水并把此单据粘贴在A4纸上,并复制一份将复印件附在原件之后存档,原件与复印件为同一页号。
⑷一册案卷由多份或多册材料组合而成,其中要在每份或每册材料的封皮上加盖档号章(例如施工合同一卷由多份合同组成,每份合同的封皮上要加盖档号章)。
⑸竣工图
a.施工图没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图。
b.凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的,可在原图上修改,并加盖并签署竣工图章作为竣工图,在原图上修改时应注明修改依据,经编制、技术监理人签字方可归档。
并经监理工程师审核,确认无误后,方能同意竣工验收。
c.竣工图图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图。
重新绘图按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
d.重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明。
e.竣工图整理完成后要加盖竣工图章。
⑹竣工图章:
由指挥部统一刻制、下发,尺寸为80mm×60mm红色,包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理单位技术负责人及标明是×××竣工图,并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚,竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。
⑺图纸的折叠:
图纸可以按BG/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》,统一折叠成297mm×210mm大小,底图不折叠,平放在专用底图柢内;大于1号纸的底图也可卷放装筒。
⑻卷内文件的装订:
按省交通厅统一要求采用棉线加胶装订(在未装订前不允许用任何金属物装订);每卷厚度文件材料一般以2cm为宜,图表一般不超过4cm,如同类文件数量较多,可分成几卷,但每卷要有各自的卷皮、目录和备考表,并在卷盒及卷皮的案卷题名中揭示内容。
⑼装订的竣工图只需加盖竣工图章不需要加盖档号章。
房建图纸不装订,除加盖竣工图章外还需要再加盖档号章。
五、工程档案存放内业资料要按其类别分放在不同的档案盒内,标识清楚;并配备充足的档案装俱,注意防潮防虫蛀。
六、工程档案管理组织机构
指挥部成立工程档案管理领导小组。
组长:
刘剑峰
副组长:
王浩石冬梅
成员:
仝运涛谷寅孟兆春
工程档案管理领导小组办公室设在工程部
主任:
仝运涛
成员:
刘宇王飞
七、工程档案管理实行质量终身制工程档案整理编制完成,并提交到建设单位,施工单位、监理单位必须对其所承包项目的竣工文件、档案的责任,项目法人、监理负责人及立卷人按各自的职责对所编制的竣工文件负终身责任,如发生重大事故,按国家有关规定追究相应行政和法律责任。
八、附件:
附件1、公路工程项目文件归档范围
附件2、《交通建设项目档案专项验收办法》
附件3、《交通档案进馆办法》
附件1
公路工程项目文件归档范围
第一部分综合文件
一、竣(交)工验收文件
(一)竣工验收文件
(二)交工验收文件
(三)工程单项验收文件(环保、档案等)。
(四)各参建单位总结报告。
(五)接管养护单位项目使用情况报告。
二、建设依据及上级有关指示
(一)项目建议书及批准文件。
(二)工程可行性研究报告及批准文件。
(三)水土保持批准文件。
(四)环境影响评价及批准文件。
(五)文物调查、保护等文件。
(六)初步设计文件及批准文件。
(七)施工图设计文件及批准文件。
(八)设计变更文件及批准文件。
(九)设计中重大技术问题往来文件、会议纪要。
(十)施工许可批准文件。
(十一)上级单位有关指示。
三、征地拆迁资料
(一)征地拆迁合同协议。
(二)征地批文。
(三)征用土地数量一览表。
(四)占地图及土地使用证。
(五)拆迁数量一览表。
四、工程管理文件
(一)招标文件。
(二)投标文件、评标报告。
(三)合同书、协议书。
(四)技术文件及补充文件。
(五)建设单位往来文件。
(六)工程质量责任登记表。
(七)其它文件及资料。
第二部分决算和审计文件
一、支付报表
二、财务决算文件
三、工程决算文件
四、项目审计文件
五、其他文件
第三部分监理资料
一、监理管理文件
二、工程质量控制文件
(一)质量控制措施、规定及往来文件。
(二)监理独立抽检资料(注:
编排顺序参照第四部分)。
(三)交工验收工程质量评定资料。
三、工程进度计划管理文件
四、工程合同管理文件
五、其他文件
六、其它资料
监理日志,会议记录、纪要,工程照片,音像资料。
监理机构及人员情况,各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。
第四部分施工资料
一、竣工图表
(一)变更设计一览表。
(二)变更图纸。
(三)工程竣工图。
二、工程管理文件
施工组织机构及人员,岗位责任划分,施工组织设计,技术交底文件,会议纪要等。
三、施工质量控制文件
(一)工程质量管理文件。
1.工程质量往来文件(质量保证体系,专项技术方案等)。
2.工程质量自检报告及工程质量检验评定资料。
3.工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件。
4.桥梁荷载试验报告。
5.桥梁基础检验汇总资料。
6.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析。
7.交工验收施工单位的自检评定资料。
(二)材料及标准试验。
1.原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料。
2.外购材料(产品)出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告。
3.各种标准试验、配合比设计报告。
(三)施工工序资料。
1.路基工程。
(1)路基土石方工程。
ⅰ.地表处理资料。
.不良地质处理方案、施工资料、检测资料。
.分层压实资料。
.路基检测、验收资料。
.分段资料汇总。
(2)防护工程。
ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。
.各工序施工记录、检测、试验资料。
.成品检测资料。
.砂浆(砼)强度试验资料。
(3)小桥工程
i.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。
.基础施工检查、试验资料,桩基检测资料。
.各分项施工工序检查、成品检测资料。
.砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。
(4)排水工程。
ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。
.各施工工序检查、成品检测资料。
.砂浆、砼强度试验资料。
(5)涵洞工程。
ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。
.各施工工序检查、成品检测资料。
.砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。
2.路面工程。
(1)施工工序检查资料。
(2)材料配合比抽检(油石比、马歇尔试验等)资料。
(3)压实度、弯沉、强度等试验检测报告及汇总资料。
3.桥梁工程。
(1)基坑放样、开挖处理、试验检测资料。
(2)基础施工检查、试验资料,桩基检测资料。
(3)墩台、现浇构件、预制构件、预应力等施工工序检查、成品检测资料。
(4)各工序施工、检测记录。
(5)砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。
(6)引道工程施工检测、试验资料。
4.隧道工程。
(1)洞身开挖施工、检查资料。
(2)衬砌施工、检验资料。
(3)隧道路面工程施工、检查资料。
(4)照明、通风、消防设施施工、检查资料。
(5)洞口施工检查资料。
(6)各种附属设施检验施工资料。
(7)各环节工序检查、验收资料。
(8)隧道衬砌厚度、砼(砂浆)强度试验检测资料。
5.交通安全设施。
(1)各种标志牌制作安装检查记录。
(2)标线检查资料、施工记录。
(3)防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料。
(4)照明系统施工、检测资料。
(5)各中间环节检测资料。
(6)成品检测资料。
6.房屋建筑工程。
按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总。
7.机电工程。
8.绿化工程。
(四)缺陷责任期资料。
四、施工安全及文明施工文件
(一)安全生产的有关文件。
安全组织机构及人员、岗位责任、安全保证体系、施工专项技术方案、技术交底文件等。
(二)安全事故的调查处理文件。
(三)文明施工的有关文件。
五、进度控制文件
(一)进度计划(文件、图表)、批准文件。
(二)进度执行情况(文件、图表)。
(三)有关进度的往来文件。
六、计量支付文件
七、合同管理文件
八、施工原始记录
(一)施工日志。
(二)天气、温度及自然灾害记录。
(三)测量原始记录。
(四)各工序施工原始记录(未汇入施工质量控制文件的部分)。
(五)会议记录、纪要。
(六)施工照片、音像资料。
(七)其它原始记录。
第五部分科研、新技术资料
一、科研资料
二、新技术应用资料
(批准的所有科研、新技术资料均要整理归档)。
附件2
交通建设项目档案专项验收办法
第一章总 则
第一条 为加强对交通建设项目档案专项验收工作的管理,规范验收组织工作,保证交通建设项目档案工作质量,根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》和交通部《交通档案管理办法》、《公路工程竣(交)工验收办法》、《港口工程验收办法》、《内河航运建设项目(工程)竣工验收办法》的有关规定,结合交通建设项目档案工作的实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于由交通部组织或委托组织档案专项验收工作的交通建设项目。
第三条 交通建设项目档案是指在交通建设项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。
第四条 交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分。
未经档案专项验收或验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。
第五条 各级交通建设项目主管单位档案机构应加强建设项目档案专项验收前的检查和指导,同时接受项目所在地上级和同级档案行政管理部门的检查和指导。
第二章 验收组织
第六条 凡经交通部审批初步设计的交通建设项目档案专项验收工作,由交通部档案馆组织或委托省级人民政府交通主管部门和部属单位的档案部门组织。
第七条 交通建设项目档案专项验收组的组成:
(一)凡由国家发展和改革委员会审批或核准项目建议书、可行性研究报告和交通部审批初步设计的建设项目档案专项验收,验收组由交通部档案馆、项目所在地省级档案行政管理部门、项目主管单位、项目质量监督机构组成。
(二)凡由交通部负责审批项目建议书、可行性研究报告及初步设计的建设项目档案专项验收,验收组成员由交通部档案馆、项目主管单位、项目质量监督机构组成。
(三)项目档案专项验收组成员一般不少于5人的单数,组长由交通部档案馆或受委托组织验收单位人员担任。
必要时可邀请有关专业人员参加验收组。
第三章 验收申请
第八条 项目法人(建设单位)申请项目档案专项验收前,应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检,并形成自检报告。
如在交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的,可不单独进行建设项目档案自检。
第九条 申请项目档案专项验收条件:
(一)已按规定进行项目档案登记;
(二)完成了建设项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对建设项目档案审查工作;
(三)竣工文件已按交通部有关规定编制完成;
(四)竣工文件分类、组卷及编目工作已按《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等规定完成。
第十条 符合验收条件的,项目法人(建设单位)应及时按照项目管理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请,经审核同意后,转报交通部档案馆。
其中港口建设项目应由项目法人向港口所在地港口行政管理部门提出项目档案专项验收申请,经报省级人民政府交通主管部门审核同意后转报交通部档案馆。
第十一条 交通部档案馆接到申请后20个工作日内组织建设项目档案专项验收工作,或10个工作日内向有关单位发出委托验收函。
接受委托组织验收单位应于收到委托函10个工作日内组织项目档案专项验收工作。
项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
第十二条 申请建设项目档案专项验收时,需提交下列材料:
(一)项目档案专项验收申请报告;
(二)《交通建设项目档案专项验收申请表》(见附件);
(三)建设项目档案自检报告或建设项目档案审查意见;
(四)建设项目档案案卷目录。
第十三条 建设项目档案自检报告或审查意见应包括下列内容:
(一)项目建设及项目档案管理概况;
(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;
(三)项目文件材料收集整理所依据的标准;
(四)项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况,案卷数量;
(五)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;
(六)存在的问题及解决措施。
第四章 验收工作
第十四条 交通建设项目档案专项验收应依据国家档案局DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和交通部有关工程技术标准规范及《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,对项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行审查。
第十五条 验收工作以验收组织单位召开验收会议的形式进行。
第十六条 建设项目档案专项验收组全体成员参加验收会议,项目法人(建设单位)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。
第十七条 项目档案专项验收会议的主要议程包括:
(一)项目法人(建设单位)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;
(二)施工单位汇报项目档案编制情况;
(三)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;
(四)项目档案专项验收组检查项目档案及档案管理情况
(五)项目档案专项验收组对项目档案质量进行综合评价;
(六)项目档案专项验收组形成并宣布项目档案验收意见。
第十八条 验收组检查项目档案采用咨询、现场查验、抽查案卷的方式进行。
视建设项目档案形成情况,抽查案卷数不少于案卷总数的5%-10%。
抽查重点为立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、竣工图等。
第十九条 项目档案专项验收意见的主要内容包括:
(一)项目建设概况;
(二)项目档案管理情况,包括项目档案工作的基础管理工作,各类不同载体文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类和数量,档案的完整性、准确性、系统性及安全保管评价,档案验收的结论性意见;
(三)存在问题、整改要求与建议。
第二十条 项目档案专项验收结果分为合格与不合格。
项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。
第二十一条 验收合格的项目由验收组出具项目档案专项验收意见。
受委托组织验收单位须将验收意见报交通部档案馆备案。
验收不合格的项目,由验收组提请项目法人(建设单位)一个月内对存在的问题进行整改,交通部档案馆重新组织或委托有关单位组织验收。
第五章 附 则
第二十二条 本办法由交通部负责解释。
第二十三条 本办法自本办法自2007年8月21日起施行。
附件3
交通档案进馆办法
第一章 总 则
第一条 为加强交通档案信息资源建设,促进交通档案信息资源的开发和有效利用,更好地为交通建设和发展服务,根据国家档案局《各级国家档案馆收集档案范围的规定》和交通部、国家档案局《交通档案管理办法》的有关规定,结合交通档案管理的实际情况,制定本办法。
第二条 交通档案收集进馆的指导思想:
维护交通档案历史真实面貌,根据交通事业的发展,有重点地收集反映交通事业发展基本概况的交通档案进馆,建立内容丰富、结构合理的交通专业档案馆藏体系,为交通建设和发展服务。
第三条 凡在交通重点基础设施建设及改(扩)建、科学研究及交通安全监督和保障工作中直接形成的,记录和反映交通事业基本面貌,对经济建设、科学研究和历史研究具有长远利用价值的各类重要交通档案,应按规定向交通部档案馆移交。
第二章 交通档案进馆的范围
第四条 凡列入国家公路建设国道主干线,《国家高速公路网规划》,深水特大型桥梁等建设项目;地理位置重要、吞吐量较大、对经济发展影响较大、并具有重大战略作用的沿海主枢纽港口和地区性重要港口等建设项目;列入“一纵两横两网”骨干航道建设的工程项目;其他具有历史开创性、能代表同期国内先进技术、工艺水平,具有战备特殊性,地理位置、地质结构复杂而重要的建设项目;获得国家科学技术进步奖、全国交通行业学会科学技术奖,在国内外具有重要影响的、科技含量高并在交通领域取得重大成效的交通科研项目及科技成果项目;重要的水上安全监督管理及救助打捞设施、设备、重大海事事故处理、重要救助打捞、船舶检验工作中产生的重要科技档案,以及反映交通建设发展的重要历史资料均应移交交通部档案馆保存。
具体范围分为:
公路工程、港口工程、内河航运工程(航运枢纽工程、航道整治工程)、航标工程、科学研究、船舶检验、水上安全监督管理、救助打捞8类。
第五条 公路工程档案进馆范围包括:
综合性文件、设计文件、施工文件、竣工图及工程竣工验收文件材料。
综合性文件具体内容:
(一)建设依据及上级有关批文;
(二)用地申报及批文中的建设用地规划部门许可及红线图;
(三)工程位置图;
(四)主要工程项目设计、竣工数量对照表;
(五)重要声像资料及电子版目录。
设计文件具体内容:
(一)总说明书;
(二)总体设计。
施工文件具体内容:
(一)具有代表性的路线、特大桥、大桥、特长隧道及长隧道经审查批准的施工组织设计方案;
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- 第二章 工程档案管理办法 第二 工程 档案 管理办法