公文写作理工学院公文处理办法试行WORD13页.docx
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公文写作理工学院公文处理办法试行WORD13页
理工学院公文处理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 根据《中国共产党公文处理条例》(中办发【1996】14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)的有关规定,为促进荆楚理工学院公文处理工作规范化、制度化、科学化,结合学校实际情况,制定本办法。
第二条 荆楚理工学院的公文,是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是依法治校和进行校务活动的重要工具。
公文包括上级机关和校外各单位来文、学校向上级机关和校外各单位的发文,学校向校内各单位的发文,校内各单位向学校呈送的请示、报告等。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 党委办公室、校长办公室(以下简称党办、校办)是学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理并指导学校各职能部门、学院和直属单位的公文处理工作。
文书科负责公文处理具体工作。
第五条 认真做好公文处理工作,是加强领导,提高机关工作质量和效率的重要环节之一,校领导及各职能部门、学院、直属单位负责人应高度重视公文处理工作,模范遵守本规定并加强对本单位公文处理工作的指导和检查,相互配合和协商,提高工作效率和质量,做到及时、准确、安全。
第二章 公文种类
第六条 适用于我校党政的公文种类主要有:
(一)决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或撤销职能部门和学院、直属单位不适当的决定事项。
(二)公告 适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
(三)通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(四)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知 适用于批转职能部门的公文,转发上级和不相隶属单位的公文,发布规章,传达要求职能部门、学院和直属单位办理、周知或共同执行的事项,公布学校内设机构,任免和聘用干部。
(六)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(七)报告 适用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级的询问。
(八)请示 适用于向上级请求指示、批准。
(九)批复 适用于答复职能部门、学院和直属单位的请示事项。
(十)函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十一)会议纪要 用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由秘级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。
(一)标注密级的公文,密级与保密期限并排,中间以“★”隔开,党的公文标注在首页左上方,行政公文标注在首页右上方;“绝密”、“机密”级公文在首页左上方标明份号。
(二)标注密级的公文,如有具体保密期限应当明确标注;未标明保密期限的公文,其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。
(三)紧急公文,根据紧急程度:
行政公文分别标明“特急”、“急件”,标注在首页右上方;党的公文分别标明“特急”、“加急”,标注在首页左上方。
(四)发文机关标识,应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(五)发文字号,一般包括机关代字、年份、序号;联合行文,只标注主办机关发文字号。
发文字号的位置,上行文的位于发文机关标识与横线之间左侧排列,其他公文的位于发文机关标识与横线之间居中排列。
(六)签发人,上行文应当注明签发人姓名,标在公文首页发文机关标识与横线之间右侧。
其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
(七)标题,应准确、简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类。
公文标题一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(八)主送机关,指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称。
除“公告”、“通告”外,正式公文一般应标明主送机关。
有些不便于在首页列出主送机关的公文(如会议纪要等),主送机关可置于公文主题词下,抄送(抄报)机关之上。
向上级机关及平行单位发文,一般只写一个主送机关。
如果需要同时向几个上级和平行单位发文,可用抄报或抄送的形式,不得多头主送和随便抄送。
(九)附件,一般应当与主页装订在一起,并在正文之后、成文日期之前注明附件名称。
附件顺序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。
(十)成文时间,以负责人签发的日期为准,联合发文以最后签发人的签发日期为准。
(十一)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十二)公文如有附注,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
(十三)公文除会议纪要外,公文应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖公章;联合下发的公文,发文机关都应该加盖公章。
印章一般盖在成文日期处,要求上不压正文,下骑年盖月。
(十四)主题词,顶格置于抄送(抄报)栏之上,成文时间之下。
“主题词”3个字及主题词用黑体。
主题词应按上级机关的要求和《公文主题词表》标引。
一份文件的标引,一般不超过5个主题词。
(十五)抄送机关,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级和不相隶属机关。
(十六)印发机关名称和印制日期,应当在抄送栏之下标明,无抄送机关在主题词之下标明。
(十七)校发公文排版规格:
公文从左至右横写、横排;
公文标题一般用小二号宋体,正文用小三号仿宋;
公文用纸一般采用A4型纸,左侧装订。
第八条 校发文件格式纸主要有六种
(一)以学校党委名义行文一律使用“中共荆楚理工学院委员会文件”格式纸。
(二)以学校行政名义行文一律使用“荆楚理工学院文件”格式纸。
(三)以学校党委和行政联合名义发出的公文一律使用“中共荆楚理工学院委员会文件”格式纸。
(四)以学校党委办公室名义发出的公文一律使用“中共荆楚理工学院委员会办公室文件”格式纸。
(五)以学校校长办公室名义发出的公文一律使用“荆楚理工学院校长办公室文件”格式纸。
(六)以学校党委办公室和校长办公室联合名义发出的公文一律使用“中共荆楚理工学院委员会办公室文件”格式纸。
其它校发公文根据发文需要使用纪要、便笺等格式纸。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。
第十条 学校各级机关行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级请示和报告。
第十一条 党办和校办可以在职权范围内以党办或校办的名义对外行文,校纪委、工会、共青团可以向本组织的上级机关行文,独立法人单位可对外行文,其他部门和单位不得对外行文。
若因工作需要对外行文,送党办、校办办理。
第十二条 各职能部门在职权范围内需要向校内单位行文,则按党群、行政分别归口到党办、校办统一行文。
第十三条 “请示”原则上应一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他主送机关,应用抄送形式。
但不得同时抄送下级机关。
除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。
第十四条 “报告”中不得夹带请示事项。
第十五条 受校党委和行政双重领导的部门的“请示”,应写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责办理和答复。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理,指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十七条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家法律、法规,符合党和政府的方针、政策,符合上级机关和学校的有关规定。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(五)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(六)应当使用国家法定计量单位。
(七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十八条 主办单位拟制公文时,对涉及其他部门或单位职权范围内的事项,应当主动与有关部门(单位)协商,取得一致意见后方可送党办、校办行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由,提出建设性意见,并与有关部门(单位)会签后报请学校协调或裁定。
第十九条 公文送校领导签发前,应当由党办、校办进行审核。
审核的重点是:
是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十条 学校党政公文签发权限,按《荆楚理工学院党政领导工作规则(试行)》第二十三条之规定执行。
第二十一条 公文正式印制前,党办、校办应进行复核,复核的重点是:
审批、签批手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。
主办部门负责公文样稿的校对工作。
第二十二条 草拟、修改、签批公文,应按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔,不得使用红笔、铅笔或圆珠笔;要签全名,并写明签批年月日。
不得在文稿装订线外书写。
第二十三条 公文的分发,应遵循“谁主办、谁分发”的原则,由主办单位负责分发。
第六章 收文办理
第二十四条 收文办理,指学校对收到公文的办理过程,包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一)签收 逐件清点,急件应当注明签收的具体时间。
(二)登记 逐项填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、
成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况。
(三)拟办 党办、校办对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送校领导批示。
(四)请办 党办、校办根据授权或有关规定将需要办理的公文注请校领导批示或者主管部门研办。
对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。
(五)分发 党办、校办根据有关规定或者校领导批示将公文分送有关领导和部门。
(六)传阅 党办、校办按照一定的程序将公文送有关校领导阅知或者批示。
(七)承办 主办部门对需要办理的公文进行办理。
凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级机关审批。
(八)催办 党办、校办对公文的承办情况进行督促检查,并随时或者定期向校领导反馈办理情况。
第二十五条 外来公文的办理
(一)校办文书科负责在市里的公文交换工作。
(二)外来公文,按党群、行政归口由党办、校办统一登记、分办。
(三)学校其它职能部门、学院、直属单位收到的涉及学校重大问题的外来公文,应将公文送交党办、校办统一登记,不得自行处理。
(四)外来公文中,主要的党政文件先由党办、校办呈送书记、校长阅批,然后送其他校领导阅文;只涉及单项工作的上级党政文件一般只呈送主管校领导阅批,重大单项工作需报送党委书记或校长批示;若单项工作属党委委员应该周知的,则送所有党委委员阅知;若单项工作属校领导应该周知的,则送所有校领导阅知。
(五)上级机关来文中,如有要求落实办理事项的,校领导签批时应明确主办单位(部门),需要多个单位(部门)共同办理的,应该明确牵头单位(部门)。
第二十六条 校内来文办理
(一)各职能部门、学院、直属单位报学校审批的公文,单位(部门)负责人签署意见后,送党办、校办审核。
审核的重点是:
是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规,符合党和政府的方针、政策,符合上级和学校的有关规定;涉及其它部门或学院职权的事项,是否已经协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
(二)经审核,对符合本办法的公文,党办、校办根据报送公文部门类别,提出拟办意见,按校领导分工呈批,重大问题报党委书记或校长、或党委书记和校长审批,或按程序提交校党委会会议、校长办公会议讨论决定。
校领导一般不签批未经党办、校办签署意见的公文。
(三)各职能部门、学院、直属单位向学校呈送的“请示”、“报告”等请示性公文,根据内容,应先送学校相关职能部门,经部门负责人签署意见后,由党办、校办呈送分管校领导签批。
根据分管领导意见,再转其他校领导阅批。
重大问题按第二款执行。
“请示”应同“报告”严格分开。
请示的问题如涉及其他部门,主办单位应主动与相关部门协商,尽可能取得一致意见后会签上报。
如双方经过协商仍未取得一致意见,应把分歧和各自理由一并说明。
凡未经协商会签,以及协商后仍有分歧而未作说明的文件,党办、校办将退回原呈报单位。
请示应一式一份(必要时可抄送有关部门),单头主报,不要自行多头呈送,以免重复批示或发生纰漏。
一般不得越级呈送“请示”、“报告”;因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的职能部门和单位,并在文中写明越级理由。
除特殊情况外,公文一般不直接送交校领导;按规定应由主办职能部门审核的请示事项,不得越过主办职能部门直接向校领导请示,也不要同时送几位校领导。
一般校内“请示”、“报告”,经领导签批后,视情况退职能部门或原请示、报告单位保存,以便按批示执行。
若需由其它部门执行时,则由党办、校办将请示、报告转送职能部门。
(四)校领导对校内请示性公文的批复应当表明“拟同意”、“同意”、“不同意”或其它具体意见,对校内报告性公文可不签具体意见;对紧急事项应及时处理,对涉及多个部门的紧急事项,应召集相关部门负责人协商后签署意见,防止因公文批转延误工作。
第二十七条 不规范来文的处理
属下列情况之一的不规范来文,由办文人员提出退文意见,党办、校办主任批准退文。
退文应填写公文处理单,说明原因之后退回来文单位。
(一)请示公文多头主送;
(二)越级向学校请示一般事项;
(三)属部门职权范围内答复的事项;
(四)公文有不符合国家法律、法规,不符合党和政府的方针、政策,不符合上级机关和学校有关规定的内容;
(五)反映的问题模糊,提出的要求含糊不清;
(六)内容涉及其他部门,要求解决的问题未经协商而单方行文,或虽经协商但各方不同意见未报;
(七)公文字迹模糊不清,难以辨认;
(八)不符合报文的程序,手续不全。
第七章 公文归档
第二十八条 公文办完后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文正本和定稿、有关材料整理归卷。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十九条 公文归档,应根据其特征、相互联系和保存价值分类、整理、立卷,要保证档案齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于管理和利用。
第三十条 联合办理的公文,原件由主办部门立卷,其他部门保存复制件。
第三十一条 公文立卷归档的范围,包括本机关制发和处理的能反映本机关工作的历史面貌,具有保存、参考价值的各类公文、会议材料、领导讲话以及有关资料、照片、录音(像)带等。
第三十二条 案卷应确定保管期限,按照有关规定,定期向档案部门移交。
第三十三条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和批准,可以定期销毁。
销毁秘密公文,要进行登记,由2人监销,保证不丢失、不漏销。
第八章 附 则
第三十四条 本办法适用于学校各级单位和部门。
第三十五条 本办法自发文之日起实行。
解释权归党委办公室、校长办公室。
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