中文商务信函称呼.docx
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中文商务信函称呼.docx
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中文商务信函称呼
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中文商务信函称呼
篇一:
商务信函称呼文档
补充教材p39内容.商务信函称呼(salutation)
对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号。
称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
给外国人写英文信时,称呼用语要注意以下几点:
Agoodfirstimpression教材p40
①对没有头衔的男性一般称呼mr.。
mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是:
mr.或mr.white,不可是:
mr.phil。
若称呼多个男性,则在姓名前用mr.的复数形式messrs.。
对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:
messrs.blackandbrothers布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼mrs.,madam或miss。
mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前mrs.没有复数形式。
若称呼多个女性,则在姓名前用mme.的复数形式mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用mesdames称呼。
miss多用于未婚女子,此词可缩写为ms,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。
例如professor(缩写为prof.),Doctor(缩写为Dr.),general(缩写为gen.)。
这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如prof.(phil)white等。
④对外公函中对收信人的称呼,可用gentlemen(而不是gentleman),Dearsir(s)和mydearsir(s)等。
gentlemen之前不能加Dear,后面也不能带姓名。
用sirs时,前面常用Dear一词,但也可单独用sir。
若收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用madam或其复数mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼,如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等,可用(Dear)sir,(Dear)mr.chairman,(Dear)mr.premier,(my
dear)mr.Ambassador,Yourexcellency(复数为excellencies)。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主,可以sir称呼,对女王、女皇和皇后等女性君主,可用madam称呼。
有时也用Yourmajesty称呼以表示。
客气和尊敬Yourmajesty可兼指男性和女性,其复数为Yourmajesties。
⑦对王室成员,如太子、王子、亲王和公主等,一般可用(Dear)sir或(Dear)madam但在正式尊称时,一般用Yourhighness(复数为highnesses)。
收信人称呼
先生(男人)mr./esq.夫人(已婚)mrs.
小姐(未婚)miss夫人、小姐统称ms.
夫妇俩人mr.andmrs.两位或两位以上男子messrs
两位或两位以上女子(已婚)mesdames两位或两位以上小姐(未婚)misses常见的头衔(汉英对照)如下:
教授professor博士Doctor(Dr.,ph.D.)
医学博士medicalDoctor(m.D.)总统或校长president
主席或董事长chairman副主席或副董事长Vicechairman副总统或副校长Vicepresident神甫Father
首相primeminister总理premier
省长或州长governor市长mayor
参议员senator大使Ambassador
秘书长secretarygeneral一秘Firstsecretary
二秘secondsecretary院长Director,Dean
副院长ViceDirector系主任Dean,head,chair
馆长chiefLibrarian,curator阁下excellency
4.商务信函信的正文(bodyoftheLetter)
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。
在写事务性信件时,正文一般开门见山,内容简单明了,条理清楚。
在写私人信件时,信写好之后若有什么遗漏,可用p.s.表示补叙。
endingtheletter教材p40
.商务信函结束语(complimentaryclose)
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称,只占一行,低于正文一二行,从信纸的中间或偏右的地方开始写。
第一个词的开头字母要大写,末尾用逗号。
结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信,一般用:
Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely,等等。
写给上级和长者的信一般可用:
Yours(very)respectfully,Yours(very)obediently,Yoursgratefully,Yoursappreciatively,Yourobedientservant,等等。
写给同志或同事的信一般可用:
Fraternallyyours,comradelyyours,等等。
写给熟人或朋友的信可用:
Yours,everyours,Yoursaffectionately,Asever,YourssincerelyYoursdevotedly,(most)Fondlyyours,Yoursexcitedly,Intimatelyyours,等等。
写给亲属或挚友的信一般用:
Yours,everyours,Yoursasever,Asever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(much)Love,withLove,Lovingly,Yourlovingson,Yourmostaffectionate,Yourdevotedfriend,Devotedly,等等,意即:
“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)”、“您的挚友”等。
写给挚友的信有时也可用:
Yourshurriedly,Yourshastily,Yoursinhaste,等等。
写信给挚友,表示歉意时,可用:
contritelyyours,Regretfullyyours,Yoursin(with)regret,Yoursin(with)deepremorse等。
在欧洲一些国家里,多把Yours放在sincerely等词的前面。
在美国和加拿大等国,则多用,把yours放在sincerely等词之后。
Yours一词有时也可省略。
教材p41
6.签名(signature)
信末的签名一般低于结束语一二行,从信纸中间偏右的地方开始写。
若写信人是女性,与收信人又不相识,则一般在署名前用括号注上miss,mrs.或ms.,以便对方回信时知道如何称呼。
有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
7.附件(enclosure)
信件若有附件,应在左下角注明encl.或enc.。
若附件不止一个,则应写出2(或3,4,5等)encls.,例如:
enc:
Resume
encls:
gradecertificate
信函--注意事项
首先,写信者应设身处地想到对方,尊重对方的风俗习惯。
其次,英文信应该行文流畅、言简意赅,避免冗长。
这就是说,写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息,而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚,以免对方产生误解。
书信交往,同样需要以礼待人。
因而在写信过程中,要避免伤害对方感情,措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后,除了避免语法、拼写、标点错误外,信中所引用的史料、数据等也应准确无误.信函--常用句式。
常用的起首语有:
1)ThankyouforyourletterdatedDec.22,1969.
2)manythanksforyourletterofsept.5,1997.
3)AthousandthanksforyourkindletterofJune5,1997.
4)Yourkindletterofnovember22tharrivedthismorning.
5)Yourletterwhicharrivedthismorninggavemegreatcomfort.
6)Inreplytoyourletterdated4thJuly,Iwanttosay?
7)ThankyouverymuchforyourletterofAugust2andthegiftyousentmeon
christmaseve.
8)whatatreattoreceiveyourkindletterofmay5th!
9)Itisalwaysathrilltoseeyournicehandwriting.
10)FirstofallImustthankyouforyourkindassistanceandhighattentiontome.
11)withgreatdelightIlearnfromyourletterofthissundaythat?
12)Iwishtoapplyforteachingpositionyouareoffering.
13)Iamtooexcitedanddelightedatyourgoodnews.
14)Iamveryobligedtoyouforyourwarmcongratulations.?
15)Iamverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcountryhasbeenapproved.
常用的结束语有:
1)Awaitingyourgoodnews,2)Lookingforwardtoyourearlyreply,
3)hopingtohearfromyousoon,4)weawaityourgoodnews.
5)Ihopetohearfromyouverysoon.
6)welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.
7)IlookforwardtoournextmeetingthereinLosAngeles.
8)Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.
9)Anyotherparticularswantedweshallbepleasedtosendyou.
10)Thehelpyougivemeissincerelyvalued.
11)Ihopeeverythingwillbewellwithyou.
12)pleaseletusknowifyouwantmoreinformation.
13)Ihopeyoualwaysenjoyyourself.
14)Iwishyouverysuccessinthecomingyear.
15)pleaseremembermetoyourfamily.16)withbestregardstoyourfamily.
17)Allthebest.18)withloveandgoodwishes.
篇二:
中文商务信函写作格式
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。
如:
“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。
对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:
“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
(顶格写,后面加冒号。
)
2、启词启词是信文的起首语,可有多种表示法。
如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为××事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。
不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。
此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。
(在称呼下面另起一行,前空两格!
)
3、正文正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。
一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。
正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。
(在启词下面另起一行空两格。
)
4、酬应过渡正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
(过渡一下更符合礼仪规范)
5、祝颂词书信的最后,写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。
诚祝生意兴隆”等等,有时,往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
6、签署书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。
今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。
对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。
(通常中文信函写在
结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般e-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。
7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。
(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
)
1、及时、准确接听/转接电话,如需要,记录留言并及时转达;
2、接待来访客人并及时准确通知被访人员;
3、收发公司邮件、报刊、传真和物品,并做好登记管理以及转递工作;
4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定;
5、负责前台区域的环境维护,保证设备安全及正常运转(包括复印机、空调及打卡机等);
6、协助公司员工的复印、传真等工作;
7、完成上级主管交办的其它工作
任职资格:
1、女,形象好,气质佳,年龄18—26岁,身高1.65以上;
2、大专及以上学历,1年相关工作经验,文秘、行政管理等相关专业优先考虑;
3、较强的服务意识,熟练使用电脑办公软件;
4、具备良好的协调能力、沟通能力,负有责任心,性格活泼开朗,具有亲和力;
5、普通话准确流利;
6、具备一定商务礼仪知识。
工作时间:
篇三:
中文商务信函范文格式
Afeng朵
中文商务信函范文格式
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分,题,通常包括:
①向收信人问候;
中提到的问题答复等等;回答对方提出的问向对方提出要求等。
如果既要向对方询
(3)
结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
Afeng朵
(4)署名
署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
(5)日期
函的日期很重要,不要遗漏。
商业信函格式
商业信函通常由信封、前两部分是必不可少1)信封
用横式信封时,将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧,如果位
(2)信封的内容
①收信人地址。
用横式信封时,收信人地址居上书写;用竖式信封时居右书写。
这部分内容包括:
邮政编码,省、市(县)、城区、街道、门牌号码,以及单位全称和业务部门名称。
收信人的地址要写
Afeng朵
得详细具体、准确工整。
注意不要只写单位名称而不写详细地址,也不要简化单位名称,以免误投。
②收信人姓名。
一般写在中间位置,字稍大。
姓名后接写称呼等,如“同志收”、“先生启”。
初次联系工作时,如不知对方姓名,或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理,
③寄信人地址及姓名。
时居左书写。
根据邮政部门的规定,式信封的左上角。
(3)对国外商业业务信函,而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种:
一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括:
收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角,航空标志或贴或写在邮票下方。
②英式信封书写格式,一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角,航空标志或贴或印在信封的左上角;收信人的姓名与地
Afeng朵
址写在信封的居中位置,邮票也贴在信封的右上角。
注意在写信封上的姓名、地址时,美国习惯一般都采用齐头式,就是每一行左面都取齐。
英式写法则多采用缩进式,即每行逐次向右缩进。
③为投递方便,信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项,常见的有:
1)航空(byAir-mail);
2)挂号(Registered,或Reg;Regd.);
3)快递邮件(express);
4)包裹邮件(parcelpost);
5)印刷品(printedmatter)
6)样品(sample);
7)商业文
件
8)密函9)
;
(1fimdelivered,pleasere-turn
保护退还邮费(Returnpostage(guaranteed);
13)留存邮局(postRestitute/carepostmaster);
14)无商品价值样品(sample(s)ofnocommercialValue)。
2)信文
Afeng朵
信文又称信笺。
它记载商业业务的具体事宜,是商业信函的核心部分。
信文内容多种多样,其表达既灵活,又有一定的格式。
一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
3)附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等,或作为商业业务往来的确认手续。
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