行政中心各岗位职务说明书.docx
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行政中心各岗位职务说明书.docx
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行政中心各岗位职务说明书
前台文员岗位说明书
岗位名称
前台文员
岗位编号
所属部门
行政中心人力资源部
岗位人数
1人
直属上级
人力资源部经理
直属下级
无
岗位等级
职员级
管理人数
轮调岗位
文控内勤
晋升方向
部门专员
岗位职责:
1、负责公司前台总机的接听、转接、留言、记录工作。
2、负责公司各部门来客来访人员接待工作。
3、负责公司前台及周边环境卫生的维护监督工作。
4、负责公司传真收发的管理,打印机、复印机的管理与维护。
5、负责公司每日报纸、信件、邮件的收发、领取登记工作。
6、负责公司考勤系统的管理、考勤统计,制作每月考勤报表。
7、协助处理人事事务,准备招聘资料、接待面试,协助办理入、离职手续。
8、负责员工工卡的制作与发放,公司通讯录的制作与更新。
9、对无规定手续的人员拒绝查询、借阅、发放保密、受控文件。
10、协助处理各部门相关事务及上级领导交办的临时事项。
权限范围:
1、对员工的日常行为规范有建议权。
2、对公司的工作环境改变有建议权。
3、对完善后勤管理制度有建议权
任职资格:
1、教育背景:
中专或大专以上学历。
2、培训经历:
相关接待礼仪培训。
3、工作经验:
一年以上前台接待工作经验。
4、技能技巧:
熟练操作电脑办公软件,有一定沟通协调能力。
5、基本素质:
有良好的服务态度及服务意识。
绩效考核标准:
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
行政事务专员岗位说明书
岗位名称
行政事务专员
岗位编号
所属部门
行政中心人力资源部
岗位人数
1人
直属上级
人力资源部经理
直属下级
无
岗位等级
职员级
管理人数
轮调岗位
晋升方向
岗位职责:
负责公司行政类事务工作,兼任公司部分人事工作
行政类职责
1、办好公司各行政事务、会议接待、员工活动、各类会议、外联工作及办理公司所需各项证照;
2、参与编写公司行政管理规章制度;
3、编写公司办公费用的计划,做好固定资产的购买、维修和管理工作;
4、做好办公室人员考勤和处理各种假期;
5、管理公司的公共卫生;
人事类职责
1、编写公司各项人事制度,为重大人事决策提供建议和信息支持;
2、编写职位说明书,并根据公司职位调整需要进行相应的变更,保证职位描述书与实际相符;
3、负责公司员工的绩效考核工作;
4、组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续;
5、根据部门人员需求情况,制定内部人员调配方案促进人员的优化配置;
6、制定招聘计划、招聘程序,组织招聘工作;
7、制定薪酬政策和晋升政策,组织提薪评审和晋升评审,制定公司福利政策,办理社会保障福利;
权限范围:
1、对员工的日常行为规范有建议权。
2、对公司的行政工作流程的优化有建议权。
3、对公司后勤管理制度的完善方案有建议权
任职资格:
1、经济、管理、人力资源或相关专业本科以上学历
2、熟悉现代企业管理等相关专业知识
3、2年以上企事业单位行政人事类工作经验
4、拥有大型企业行政管理工作经验优先考虑
5、熟练使用电算及办公软件
6、积极进取,责任心强,能在较大的压力下出色完成工作
绩效考核标准:
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
文控内勤专员岗位说明书
岗位名称
文控内勤专员
岗位编号
所属部门
行政中心人力资源部
岗位人数
1人
直属上级
人力资源部经理
直属下级
无
岗位等级
职员级
管理人数
轮调岗位
晋升方向
岗位职责:
1.负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4.严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5.开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。
6.发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。
8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作。
9.做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。
10、协助处理各部门相关事务及上级领导交办的临时事项。
权限范围:
1、对合理完善公司档案的管理流程有建议权。
2、对年久失效的档案资料有销毁建议权。
3、对日常工作流程的完善有建议权。
任职资格:
1、教育背景:
中专或大专以上学历。
2、培训经历:
参与过公文写作、档案管理等系统培训。
3、工作经验:
一年以上档案管理工作经验。
4、技能技巧:
熟练操作电脑办公软件,有良好沟通能力。
5、基本素质:
工作认真负责、细心、有耐心,服务意识和团队意识强。
绩效考核标准:
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
人力资源部经理岗位说明书
岗位名称
人力资源部经理
岗位编号
所属部门
行政中心人力资源部
岗位人数
1人
直属上级
行政总监
直属下级
7人
岗位等级
中层管理级
管理人数
7人
轮调岗位
晋升方向
岗位职责:
1、建立和规范公司人力资源管理体系;
2、深化公司的企业文化,建立积极向上、团结友爱、协作忠诚的企业文化氛围,建立学习型企业;
3、依据公司的年度经营目标及经营计划,拟定公司年度人力资源及行政后勤管理目标与年度工作规划,编制并控制部门年度财务成本预算,配合公司的“目标管理责任制”,确保人力资源规划目标及行政后勤管理目标的达成;
4、根据本部门的年度人力资源及行政后勤管理目标与年度工作规划,拟定并实施部门的年度、月度、周工作计划,每月准时提交本部门的工作计划与工作总结给部门中心总监;
5、参与公司重大决策事项的讨论;
6、依据公司的经营目标及经营计划,主导设置企业组织机构,进行全公司各岗位的定岗、定员、定编,进行职位分析与岗位描述,明确各岗位权、责、利及任职资格要求;
7、建立并执行公司的薪资、福利制度;
8、依公司经营发展战略的人力需求,开发短、中、长期人力资源,合理调配公司的人力资源;
9、建立规范化的招聘系统,并实施各类管理、技术人员的招幕工作;
10、建立并实施培训系统及编制、实施年度培训计划,外部培训机构及培训课程的评定与选择;协助帮助员工建立职业生涯规划;
11、人事政策制订与修改、人事规章制度的规划、制定、检讨与修订,使员工的管理有章可循;
12、负责组织公司管理标准、规章制度的拟定、修改和编写工作,主导专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作;呈报审批并监督实施;
13、协助、督促各部门制定与公司人力资源管理政策、制度匹配的各项相关管理规定;
14、《员工提案奖励制度》的建立及督导实施;
权限范围:
1、对本部门根据年度工作计划、财务预算进行工作安排及使用预算资金的权力;
2、对下属人员招聘任用、辞退、晋升及调职、差假(3天以内)、考核、薪资调整、奖惩的人事权;
3、对公司全体员工的招聘任用、辞退、晋升及调职、薪资调整人事建议权;请假(3天以内)、员工奖惩、各类福利假期审批权;
4、对违反公司人力资源及行政管理政策 / 制度的所有人员有直接处理权;
5、人力资源部预算外资金1000元以下资金审批权。
任职资格:
学历要求:
大专以上 专业要求:
不限,人力资源类、理工类或商学类、教育类优先 5年以上相关工作经验,2年以上担任大中型企业相关的部门经理年龄及性别:
26岁— 35岁,熟练使用WINDOS及MS OFFICE其他要求:
接受的培训:
人力资源管理系统培训、财务管理培训、管理心理学、组织行为学、企业文化建设。
管理素质要求:
1、高度的整合能力,良好的策划能力;
2、对人性的正确、全面的了解以及广博的知识;
3、亲和力和优秀的人际关系处理技巧;
4、优秀的组织能力、领导能力、表达能力、判断能力、自信力,高度的行动力;
5、创新意识和创新能力;
6、坚定勇敢的意志力及良好的职业道德。
特殊才能要求
1、构建规范化人力资源管理系统能力;
2、实现人力资源有效管理的专业能力(包括人力资源规划管理和人力资源管理手册设计、职位分析和绩效考核管理、薪酬与福利管理、人力资源开发及培训、人事制度管理能力、企业文化建设);
3、扮演好企业的四种角色(公司战略伙伴、行政管理专家、人力资源领域技术专家、内部公关的高手);
4、精通中国劳动法法律、法规。
绩效考核标准:
1、年度、月度工作计划实现率95%以上;
2、人力资源、行政管理费用控制在预算编控制在正 / 负5%以内;
3、员工对公司人力资源、行政后勤管理满意度达到80%以上;
4、公司人员月流动率控制在2%以内,年流动率控制在20%以内;
5、公司员工招聘期限主管级(含)及重要技术人员到岗时间为60天以内;普通岗位到岗时间30天以内;
6、确保每个主管级(含)及重要技术人员以上人员接受培训课时100小时以上;普通员工年接受培训课时为40小时以上;培训效果达到计划效果80%以上;
7、确保公司人才队伍的工作素质、工作技能满足岗位说明书80%以上的要求;
8、确保员工的职业生涯规划计划实现率为80%;
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
行政中心总监岗位说明书
岗位名称
行政总监
岗位编号
所属部门
行政中心
岗位人数
1人
直属上级
总裁
直属下级
人力资源部经理
岗位等级
高层管理级
管理人数
8人
轮调岗位
晋升方向
岗位职责:
一、业务职责:
1、参与制订公司年度总预算和季度预算调整、汇总、审核下级部门上报的月度预算并参加公司月度预算分析与平衡会议;
2、负责公司行政方面重要会议、重大活动组织筹备工作;
3、领导公司的后勤服务工作,创造和保持良好的工作环境;
4、定期组织做好办公职能检查,及时发现问题,解决问题,同时督促做好纠正和预防措施工作;
5、负责定期召集员工建议审议委员会成员,对合理化建议进行评审;
6、接待公司重要来访客人,处理行政方面重要函件;
7、领导公司的防火安全保卫工作并定期组织检查,保证公司安全;
8、组织公司有关法律事务的处理工作,指导、监督、检查公司保密工作的执行情况;
9、负责协调公司系统间的合作关系,先期调整工作中发生的问题;
10、负责公司管理模式执行情况的检查工作,汇总各部门的反馈意见,整理分析后向总裁汇报;
11、掌握行政系统的工作情况,和公司行政管理工作的运作情况,适时向总裁汇报;
12、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好关系。
二、管理职责
1、组织建设
1)参与讨论公司部门级以上组织结构;
2)确定下级部门的组织结构;
3)当发生下级部门的岗位设置和岗位分工不合理时,要及时指出问题,做出调整,并通知人力资源部。
2、招聘与任免
A、用人需求
1)提出直接下级岗位的用人需求,并编写该岗位的岗位职责和任职资格,提交给总裁确认;
2)确认直接下级提交的用人需求(含岗位的岗位职责和任职资格),并提交总裁确认。
B、面试
1)进行直接下级岗位的初试;
2)进行直接下级的直接下级岗位复试,并做最后确定。
3)组织参与面试的人员。
C、不合格员工的处理
1)提出对不合格直接下级的处理建议,提交总裁确认;
2)确认直接下级提出的对不合格员工的处理建议,提交给人力资源部。
3、培训
1)提出对直接下级的培训计划,提交总裁确认;
2)确认直接下级提出的培训计划,提交人力资源部;
4、绩效考评
1)提出直接下级的考评原则,提交总裁确认;
2)根据总裁确认的绩效考评原则,与人力资源部经理商讨并确定绩效考评方法;
3)对直接下级进行考评,并进行考评沟通,将考评结果提交人力资源部。
5、工作沟通
1)汇总工作报告,并与总裁进行信息沟通,同时将这些信息传递给直接下级;
2)负责将公司的政策、原则、策略等信息快速、清晰、准确地传达给直接下级;
3)确定书面的交互式的工作通报制度,与直接下属进行沟通
6、激励
1)提议下级部门和直接下级的激励原则,提交总裁确认;
2)根据总裁确认的激励原则,与人力资源部经理商讨并确定激励办法。
7、经费审核与控制
1)依据财务制度审批下级部门的各项花费,并确认支出的合理性;
2)监督并控制下级部门的费用支出,并向总裁进行费用月报。
8、工作报告
定期将自己的各项工作及下级部门工作以书面形式向总裁报告。
9、表现领导能力
1)指导、鼓励、鞭策下级,使下级能努力工作;
2)有办法提升下级的工作效率和工作效果;
3)能为下级描绘公司的战略意图和远大前景。
权限范围:
1、对公司总体发展策略有建议权。
2、对公司各部门人员的任免有决定权,对高级职位人员的任免享有建议权。
3、对公司的内部建设享有建议权。
任职资格:
1、教育背景:
本科以上学历,企业管理类专业。
2、培训经历:
企业经营管理培训。
3、工作经验:
五年以上企业管理工作经验。
4、技能技巧:
了解企业管理模式、办公流程;语言与文字表达能力强。
5、基本素质:
做事稳重、公正、敬业,责任心强。
绩效考核标准:
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
总裁岗位说明书
岗位名称
总裁
岗位编号
所属部门
岗位人数
1人
直属上级
直属下级
公司各部门总监或经理
岗位等级
高层管理级
管理人数
轮调岗位
晋升方向
岗位职责:
1.制定和实施公司总体战略;
2.制定和实施公司年度经营计划,并对结果负责;
3.建立健全公司统一、高效的组织体系和工作体系;
4.主持公司日常经营工作;
5.做好公司的对外联络和沟通工作。
工作内容:
1.牵头公司的年度战略规划流程,领导制定公司发展战略,并根据内外部环境变化进行调整;
2.根据董事会下达的年度经营目标组织制定、修改、实施年度经营计划和财务预算,并对执行过程进行监督和控制;
3.负责与董事会保持良好的沟通,定期向董事会汇报经营战略和执行情况及其他重大事项;
4.领导营造公司文化氛围,塑造和强化公司价值观,建立公司内部良好的沟通渠道,满足干部员工沟通交流和反应问题的需求;
5.领导健全公司人力资源管理制度和人力资源政策,发现、选拔、任免公司内中高层管理人员;
6.对副总裁、各部门第一负责任人(直接汇报关系之下两级)提供直接的业务指导、能力指导、资源支持和面对面的沟通;
7.领导健全公司财务管理制度,组织制定财务政策,审批重大财务支出;
8.主持、推动关键管理流程和规章制度的实施,及时进行组织和流程的优化调整;
9.组织总裁级办公会,对重大事项进行决策;
10.领导建立公司与客户、供应商、合作伙伴、政府机构、金融机构和新闻媒体间顺畅的沟通渠道;
11.代表公司参加重大业务、外事、公关等重大活动。
权限范围:
1.公司重大问题的决策权;
2.对董事会经营目标的建议权;
3.对公司及子公司部门经理以上人员的人事任免权;
4.在董事会预算内的财务审批
任职资格:
1、教育背景:
2、培训经历:
3、工作经验:
。
4、技能技巧:
5、基本素质:
绩效考核标准:
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
总裁助理岗位说明书
岗位名称
总裁助理
岗位编号
所属部门
总裁办
岗位人数
1人
直属上级
直属下级
岗位等级
高层管理级
管理人数
轮调岗位
晋升方向
副总裁
岗位职责:
1、协助总裁制定集团发展战略;
2、参与公司经营管理和重大决策;
3、协助总裁执行落实公司战略和重点工作;
4、为总裁制定正确的管理决策提供信息支持和建议;
5、牵头总裁授权重点工作的推进;
6、协助总裁进行日常事务的管理和实施;
7、完成总裁交付的其他工作。
工作内容:
1、协助总裁制定公司发展战略;
2、及时了解和监督公司发展战略规划的执行情况;
3、参与制定公司年度经营计划和预算方案;
4、参与公司重大财务、人事、业务问题的决策;
5、对公司内外的经营管理过程中的各种情况问题进行汇报,并向总裁提供口头的、书面的建议;
6、根据总裁授权,牵头组织、推进、完成公司专项重点工作;
7、就集团重点工作,与副总裁、各职能中心进行协调和沟通;
8、牵头组织总裁级重要管理会议的规划和组织;
9、完成总裁布置的其他工作。
权限范围:
1、对公司重大决策的建议权;
2、对参与总裁交付工作的部门和人员工作有效性、效率进行监督检查的权力。
工作协作关系:
1、内部:
高层管理人员、各部门经理、副经理;
2、外部:
客户、政府、供应商、银行、新闻媒体等。
任职资格:
1、硕士以上学历,企业管理或相关专业;
2、有10年以上工作经验,3年以上高层管理工作经验;
3、具备相应的生产管理、财务管理、法律、人力资源管理等较全面的知识。
岗位技能要求:
1、具有很强的领导能力、判断和决策能力、组织协调、沟通和人际能力、执行能力,具有良好的学习能力;
2、熟练使用办公软件;
3、具有一定的英语应用能力。
绩效考核标准:
制定
审核
领导审批
日期
任职人员签名:
日期:
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