XXX集团信息化建设规划.docx
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XXX集团信息化建设规划
广东长鸿集团
信息化建设规划方案
(讨论稿)
殷鹏
2015年8月19日
目录
1、背景综述3
1.1、行业背景3
1.2、集团背景及管理诉求3
2、信息化建设总体规划4
2.1、目标分解及方案4
2.2、信息系统架框4
2.3、建设原则5
3、建设方案5
3.1、第一阶段:
建平台、控权责,高效协同5
3.2、第三阶段:
抓进度、控采招,打通项目全生命周期8
3.3、第二阶段:
抓财务、控收支,明白算账10
3.4、第四阶段:
建立决策支持平台13
3.5、第五阶段:
全集团业务信息化14
3.6、运维阶段:
紧跟战略、巩固提升16
3.7、总体建设计划及预算16
4、结语17
1、背景综述
1.1、行业背景
引用:
随着调控的持续影响,销售均价下降,地价持续上升,同时伴随着人工和材料的价格上涨、融资成本增加,房企盈利水平均受到较大影响。
因此,在目前环境下房企要保持其盈利规模,必须主动灵活地调整其发展策略。
首先要优化区域和产品布局,要顺应市场优化土地储备结构,主推满足刚性需求的中小户型产品;其次通过精装修、完善配套等手段提高产品溢价;三是通过推进产品标准化、强化费用控制等手段降低成本;最后是提升企业自身运营能力,缩短开发周期,提高周转率。
--《2012年度上市标杆房企经营与管理趋势分析白书》
随着市场竞争的日趋激烈,房地产已经告别暴利时代,利润回归社会正常利润水平,房地产业正在进入精耕细作时代,专业化分工越来越细,专业化水平越来越高,需要开发企业变粗放式管理为集约式管理,实现开发成本费用的精确控制和提高开发周转率。
因此,如何加强控制管理,修炼内功、提升竞争力,使企业在激烈的竞争中立于不败之地,需要更多变革的思考以及可支撑其变革的方法和工具,而信息化作为“规范、高效、透明”的代名语就被越来越多的企业提上了建设的日程。
1.2、集团背景及管理诉求
广东长鸿实业集团有限公司是经省、市工商部门批准成立的综合型集团企业,于1994年成立,经过多年的发展,现已发展成为“以地产为核心,以能源为基础,以金融为纽带,其它业务协同发展”的大型民营集团企业。
目前集团旗下有十多家子公司及成员企业,总注册资本5.03亿元。
集团通过投资控股及参与日常经营管理实现对各子公司的管理,营造良好产业布局,发挥个体优势,合理统筹,掌控全局。
但与公司发展规模相比,长鸿集团在信息化建设方面起步较晚,目前只有集团网站、和小型财务软件,内部信息化管理平台基本处于空白状态。
因此,本着通过信息化手段提高企业内部运行效率,对外提高客户满意度为目标,提出了以下管理提升目标(假设):
1)规范工作流程,明确权责,提高各部门之间协作效率,降低沟通成本。
2)集团各项制度、流程指引,项目经验能够沉淀和共享,使员工能迅速成长,成功经验可快速复制。
3)实现以项目为单位,贯穿拓展、策划、设计、招标、工程、销售、物业、商业全生命开发周期,对各环节进行规范化管理,逐步提高项目开发效率、降低成本和提高客户满意度,并为管理层提供实时的数据支持。
4)提高资金计划、财务核算的准确度,保障资金的有效、安全使用。
2、信息化建设总体规划
2.1、目标分解及方案
根据长鸿集团的管理提升目标(假设),对应信息化解决方案及模块分解如下:
1)规范工作流程:
通过OA系统的“流程与协同”模块,实现流程的快速审批和协同办公。
2)共享工作经验:
通过OA系统的“知识管理”模块,实现制度、指引、经验的共享。
3)提高项目开发效率、降低成本:
过业务系统的“计划管理”、“成本管理”、“采招管理”三个核心模块实现对项目运营的精细化管理。
4)提高客户满意度:
过业务系统的“销售管理”、“客服管理”、“会员管理”三个核心模块实现对客户关系的精细化管理。
5)提高资金计划、财务核算准确度:
通过“成本管理”模块进行全员资金计划编制,并以此控制合同实际付款及费用发生,通过“财务核算”与销售、成本模块对接,实现收入、成本数据的实时归集和核算。
6)提供决策支持:
通过对各模块数据抓取,集中显示各项目进度、成本、收入、资金情况。
7)辅助支持:
包含企业门户、人力资源、即时通讯、邮件系统、网络、服务器、机房保障支持。
2.2、信息系统架框
2.3、建设原则
为确保长鸿集团信息化工作的稳步推进及持续产生效益,有以下建设原则:
1)充分调研、夯实基础:
信息化的成败与企业管理水平是否匹配有密切关系,因此在信息化工作前期,有计划、有目的的业务调研和摸底尤为重要,并在调研之后发现的“管理”问题,应尽早曝光处理。
如可能会严重影响流程审批效率的岗位权责问题,应提到集团管理层面进行讨论和解决。
此外,信息化工作的阶段性投入(如设备、软件、人员)和产出、应当充分与集团管理层沟通,在取得关键支持后,再行实施。
2)整体规划、分步实施:
企业信息化是一项投入大、周期长、涉及面广、影响深刻的管理变革工程,实施期间的各种不确定因素不亚于工程施工,因此必须在紧抓关键目标基础上,整体规划,分步实施,以边使用边修正,边投入边产出的“脉冲式”推行方法,保持企业和员工对信息化工作的信心和使用效果。
3)以人为本、效益说话:
企业信息化必将带来工作方式和管理思路的变革,但企业中总有“不愿变”或“不会变”的员工,针对此情况,信息化工作小组应当以人为本,一方面尽量站在员工角度去思考,打消其顾虑,多方式“辅助”其使用系统,一方面站在集团管理提升“要求”上进行宣导,并用持续产出的“效益”数据说话,使员工从抵触到信赖到主动使用的转变。
3、建设方案
根据长鸿集团的信息化建设总体规划,在遵循“整体规划、分步实施”以及“从“基础到主体、持续产出”的稳健实施思路指导下,建议分为四阶段实施:
3.1、第一阶段:
建平台、控权责,高效协同
第一阶段重点在于“建平台”,由于当前长鸿集团机房尚未进行专业管控,因此,建平台须分硬件和软件两步走。
硬件平台主要搭建从新机房到网络到服务器的完整通信网络平台。
软件平台主要通过流程、知识、门户三者结合,打通企业的“信息流”,提高各部门之间的协作效率和信息共享。
1)硬件平台建设:
硬件设备包括新机房、网络和服务器三方面,。
为测算方便,假设当前长鸿集团总部办公人员不超过200人,分公司及项目不超过20个,但充分考虑扩展性,能满足未来五年企业发展的网络访问增长需求。
此阶段对应总体信息化规划为:
注:
指无色背景模块
实施策略:
确定工程及设备清单,以总包干形式进行招标和施工,部分服务器待第三阶段再购买。
预计工程/设备清单为:
工程/设备模块
工程/设备内容
数量
作用
机房装修
(约20~30平方)
装修工程(顶棚、地面、门)
按平米
抗静电、美观、阻隔
配电系统(供配电、UPS、照明)
按功耗
稳定、不间断供电,照明
空调系统(空调、新风、排风)
按设备
恒温、恒湿、换气
消防系统(气体消防)
按面积
自动感应灭火,不损设备
防雷接地系统
按面积
雷击保护,抗静电
综合布线
按设备
连接设备,易扩展易维护
监控系统(供配电、环境、视频)
按设备
监控配电、环境、视频
网络设备
光纤(100M,2个固定IP)
1台
外网接入
防火墙(含路由功能)
1台
防入侵攻击、病毒,路由
电话交换机
1台
用于控制集团电话
AC控制器
1台
所有无线接入控制
核心三层交换机24口
2台
高速数据转发
汇聚二层交换机24口
1台
第三阶段后增加一台
接入交换机24口
4台
数据交换
AP设备
接需
用于移动办公
专业机机柜
2台
存放网络及服务器设备
服务器
阵列柜
1台
用于存储集团所有数据
第二阶段后增加一台
机架式应用服务器
2台
存放各类应用系统
机架式数据库服务器
2台
存放各类应用数据库
机架式云桌面服务器
1台
用于搭建云桌面系统
第二阶段增加一台
数据备份服务器
1台
数据集中备份
容灾、测试或域管理服务器
1台
系统容灾、测试或域管理
KVM切换器
1台
用于控制机房服务器输入
各应用软件
接需
各类用于支撑信息基础的操作系统及应用软件
实施风险:
供应商无整体机房网络施工经验,工程质量不过关,设备配置缺乏规划性。
风险对策:
严把供应商资格关,重点考察项目案例和实施人员经验。
2)软件平台建设:
软件平台也即协同平台(简称OA),主要包括流程、知识和门户三个模块,另为实现内部通讯和外部邮件往来,还包含即时通讯和邮件系统。
协同平台作为员工日常办公的统一入口,不仅提供流程审批和知识共享,后续还通过门户功能,集成其他各业务系统数据,形成“一站式”的信息化管理。
此阶段对应总体信息化规划为:
注:
指无色背景模块
实施策略:
由于流程功能是最能体现协同平台价值,因此前期重点实施流程,知识、门户起配合作用。
另即时通讯、邮件系统因部署简单,可在协同平台培训时一同推广。
在调研阶段,重点是对组织架构、授权体系和业务表单进行梳理,明确各流程审批节点的权责,并做适当优化。
搭建阶段,流程搭建、操作手册编写、管理制度编写同步进行。
培训阶段,员工和管理层分开培训,员工侧重操作,管理层侧重审批。
重新试运行阶段,时间不宜超过一个月,且必须按正式运行要求操作,如有电子流程的,业务部门不再授理纸质流程,以此配合协同平台制度执行。
另在平台上线前期,充分利用供应商力量,在培训、维护支持方面做到充分准备、积极快速响应,以建立使用信心。
各子模块参考实施内容如下:
模块
实施内容
详细内容
流程
日常办公类
内部邮件、工作联系函、通用业务流程;
采购类
临时采购申请、月度采购申请;
人力资源类
人事、考勤、绩效等事宜;
行政事务类
车辆、资产、证件、接待、后勤等事宜;
流程信息类
流程新增与变更申请;
知识
集团新闻
集团新闻
通知公告
通知公告
管理制度
各职能部门管理制度;
权责手册/流程指引
权责手册,业务流程指引
业务表单
常用业务表单
各职能部门资料库
按各职能细分,存放阶段性成果和管理经验
门户
个人门户
集成新闻、公告、制度、流程审批等常用功能
知识门户
集成详细分类的知识文类
业务门户
集成来自ERP系统数据(预留)
即时通讯
内部即时通讯工具
用于内部即时通讯,组织架构与实际同步
邮件系统
对外邮件系统
用于收发外部邮件,可集成到OA系统中
实施风险:
流程上线后,仍有部分员工使用纸质文件审批。
风险对策:
制度先行,从管理层做起,杜绝例外。
第一阶段整体实施计划及投入
项目
子项目
时间(自然日)
费用
人员(甲方)
人员(乙方)
硬件平台
调研
7天
>45万
项目副总1人
项目经理1人
网络工程师1人
项目总监1人
项目经理1人
工程施工4人
设备调试2人
招标
14天
施工调试
45天
软件平台
调研
与硬件施工同步
>50万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师1人
项目总监1人
项目经理1人
设备调试2人
招标
与硬件施工同步
实施
45天
培训
7天
试运行
30天
运行巩固
30天
合计
178天(约半年)
>95万
3人(需招聘软件工程师1人)
最多同时8人
3.2、第二阶段:
抓财务、控收支,明白算账
第二阶段重点在于“控收支”。
由于销售、成本、财务三模块可分别对项目收入、成本和核算数据进行管控,关联性较大,且有利于从资金管理方面获得较完整的数据,因此建议在同一阶段实施,模块规划如下:
注:
指无背景色模块。
实施策略:
由于“销售管理”模块成熟,可快速出效果,因此优先实施。
另考虑到收款数据可自动推送成财务凭证,因此“销售管理”和“财务核算”两个模块可同时实施。
“成本管理”因涉及控制科目、合约规划梳理,合同、付款流程搭建,因此建议在财务系统实施期间,只做业务梳理,在财务系统实施完成后,再开始实施。
各模块参考实施内容如下:
模块
实施内容
详细内容
销售管理
营销策划
对营销费用投入、房源、价格、折扣进行管控
客户跟进
对客户来电来访进行登记、分析和跟进
交易管理
对认筹、选房、认购、签约各个环节进行管理,对换房、折扣等变更事项进行在线审批。
同时支持电子开盘,加快销售速度和及时统计销售报表
售后服务
对合同备案、按揭、入伙进度进行管理
财务管理
对销售各阶段收取的金额进行管理,并自动生成凭证推送至财务系统
成本管理
目标成本
制定项目目标成本,并分解为合约规划,以此控制合同签订
合同订立
对合同签订、台帐进行管理和在线审批,并通过合约规划对合同金额进行控制
合同执行
对合同变更、结算进行管理和在线审批
合同付款
结合资金计划,对合同付款进行在线审批和控制
资金计划
按月度编制资金计划,与合同付款结合,合理调度资金
动态成本
对已发生和预计待发生合同进行整体成本动态分析
成本核算
根据项目发生合同和费用进行精确的成本核算
财务核算
基础参数
对账套、科目、辅助核算等进行标准化设置,以便于与销售、成本系统进行数据对接
总帐
凭证的归集与结转,各类明细账的输出
应收应付
应收、应收票据、凭证管理,客户、供应商管理
固定资产
固定资产卡片建立、折旧和分摊
财务报表
财务报表(损益表、资产负债表、现金流量表等)输出
实施风险:
销售、成本、财务三个模块在同一阶段实施,可能会出现维护量的剧增,不利于系统的使用巩固。
风险对策:
此阶段实施时间可适当廷长,并且可按模块按项目分小阶段进行,比如销售系统,先在主要在售项目实施,尾盘项目可置后。
第二阶段整体实施计划及投入
项目
子项目
时间(自然日)
费用
人员(甲方)
人员(乙方)
销售管理
调研
7天
>60万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师2人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师2人
招标
14天
实施
45天
培训
7天
试点运行
30天
正式推广
90天
成本管理
调研/招标
与销售系统同步
>70万
实施
45天
培训
7天
试点运行
30天
正式推广
90天
财务管理
调研/招标/实施/培训
与销售系统同步
>40万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师2人
项目总监1人
项目经理1人
实施工程师1人
使用巩固
180天
/
各模块实施团队
各模块实施团队
合计
545天(1年半)
>170万
4人
最多同时5人
3.3、第三阶段:
抓进度、控采招,打通项目全生命周期
第三阶段重点在于“打通项目全生命周期”。
以计划管理为主线,结合已上线的成本、销售模块和待上线的采购、销售、招商、租赁模块,通过关键节点控制,实现对项目前期、设计、招标、工程、销售、招商的全生命周期的进度管控。
模块规划如下:
注:
指无背景色模块。
计划管理包含质量管理,采招管理包含供应商管理,招商和租赁一般同为商业管理模块。
实施策略:
完整的计划管理涉及各业务部门,但因报建、招标、工程是影响项目进度的关键部门,因此可先在这几个部中推广使用计划管理,后续再推广至成本、营销、财务等部门。
另外,为完善各环节的管理,包括对采购招投标、招商、租赁管理也在此阶段一并实施。
各模块参考实施内容如下:
模块
实施内容
详细内容
计划管理
集团关键节点计划
集团关键节点是项目里程碑事件,是决策层最关心的计划节点,以此横向管控各项目关键进度。
项目主项计划
围绕项目的全生命周期开发计划,包含报建、设计、采招、工程、营销各个业务之间的进度衔接。
专项计划
围绕各业务部门的专项计划,报批报建计划、设计计划、采购招标计划、工程计划、营销计划,是主项计划的进一步分解。
楼栋施工计划
楼栋现场工程部负责的现场分步分项施工计划。
成果管理
将项目开发过程的各阶段成果与计划达成节点关联,进行保存沉淀,如《项目投资建议书》、《方案设计成果》
、《成本测算报告》等。
采招管理
产品目录
对集团标准化采购的产品进行信息管理
供应商管理
对供应商的资质、履约情况、年度评级进行管理
采购过程管理
对采购计划、标书编制、发标、回标、评标、压价、定标、签约整个采购招标过程进行管理
合同管理
对合同模板进行标准化管理,并可推送至成本管理模块
招商管理和
租赁管理
招商管理
围绕规划定位的精细化招商过程管理,加快招商速度
租赁管理
对租约、变更进行在线审批和管理,并进行投入和产出分析
会员管理
与销售系统打通,对各类客户进行管理和宣传,促进销售
财务管理
对日常租金、费用进行管理
实施风险:
计划管理模块涉及所有业务部门,协调难度大,计划做不准。
风险对策:
以运营管理部门为业务主导,对计划管控的深度需要从集团实际出发,制定从粗到细的各阶段使用要求。
第三阶段整体实施计划及投入
项目
子项目
时间(自然日)
费用
人员(甲方)
人员(乙方)
计划管理
调研
7天
>70万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师2人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师2人
招标
14天
实施
30天
培训
7天
试点运行
30天
正式推广
30天
采招管理
调研/招标
与计划系统同步
>70万
实施
30天
培训
7天
运行推广
30天
招商管理和
租赁管理
调研/招标
与计划系统同步
>70万
实施
30天
培训
7天
运行推广
30天
合计
252天
>210万
4人
(需招聘软件工程师1人,另因项目增多,再招聘网络工程师1人)
最多同时5人
3.4、第四阶段:
建立决策支持平台
第四阶段重点在于建立决策支持平台,在主要业务模块已上线的基础上,统过统一平台的展示,对各项目的进度、收入、成本进行统一数据分析,为集团提供精确的决策数据支持,另可通过移动设备实时查看相关报表。
模块规划如下:
注:
指无背景色模块
实施策略:
此阶段主要是对各模块的数据进行整合,因此在前面三个阶段招标中,核心业务模块(如销售、成本、计划)必须是同个平台,以降低集成难度。
另外此阶段主要用户是决策层,因此必须关注决策层所关注的点,以此来指导系统的搭建和实施。
此模块参考实施效果如下:
第四阶段整体实施计划及投入
项目
子项目
时间(自然日)
费用
人员(甲方)
人员(乙方)
决策平台
调研
7天
>70万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师2人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师1人
招标
14天
实施
30天
培训
3天
合计
54天
>70万
4人
最多同时4人
3.5、第五阶段:
全集团业务信息化
第五阶段重点在于对集团子公司管理信息化,前四个阶段已实现地产业信息化运营,因金融业、能源业、等行业属第一第二产业,其业务都具有标准化,业内也有众多成熟的运营管理系统,建议根据集团子公司的实际情况直接选购,并进行二次开发对集团系统进行集成。
此阶段IT部门人员充足又有前阶段的实施经验,建议所有子公司系统在同一阶段实施,模块规划如下:
实施策略:
由于金融业的运作与地产业联系较大,且为第一产业信息化难度较低,建议先实施金融业运营系统,再实施第二产业的能源业系统,最后实施其它子公司的运营系统,模块参考行业标杆软件模型,暂无配图。
实施风险:
各子公司的运营系统在同一阶段实施,可能会出现维护量的剧增,不利于系统的使用巩固。
风险对策:
此阶段实施时间可适当廷长,并且可按营运系统分配给专门软件工程师进行跟进实施及后期维护。
第五阶段整体实施计划及投入
项目
子项目
时间(自然日)
费用
人员(甲方)
人员(乙方)
金融运营系统
调研
7天
>60万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师4人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师2人
招标
14天
实施
30天
培训
7天
试点运行
30天
正式推广
90天
能源运营系统
调研
7天
>70万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师4人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师2人
招标
14天
实施
30天
培训
7天
试点运行
30天
正式推广
90天
生物科技运营系统
调研
7天
>70万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师4人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师2人
招标
14天
实施
30天
培训
7天
试点运行
30天
正式推广
90天
使用巩固
120天
/
各模块实施团队
各模块实施团队
合计
894天(2年半)
>200万
6人
最多同时7人
3.6、运维阶段:
紧跟战略、巩固提升
运维阶段不单只是维护已有的成果,更应时刻关注集团的战略发展需求,挖掘新需求,新目标,以发展来解决旧问题,更好地服务、提升集团的管理水平,使集团以更敏捷的反应,更快速的目标达成应对更激烈的市场竞争。
运维阶段费用主要是各软件年维护费用和新增用户费用,年维护费在一般为软件购买合同总价的8%至15%,新增用户费用一般为1000元/个至4000元/个。
3.7、总体建设计划及预算
综合以上五个阶段的信息化建设规划,虽仍有部分模块(如客服管理、会员管理、人力资源、物业管理)因属辅助性作用而尚未列入,但核心业务的实施已足以实现“看得到、控得住、高效协作”管理提升目标,未被列入规划的模块可视情况后续推行。
至此,长鸿集团信息化项目整体计划及预算如下(此计划与预算只作参考,实际将按招标及具体情况调整):
阶段
项目
时间(自然日)
费用
人员(甲方)
人员(乙方)
第一阶段
硬件平台
128天
(约半年)
>95万
项目副总1人
项目经理1人
软件工程师4人
网络工程师2人
项目总监1人
项目经理1人
咨询顾问1人
实施工程师视阶段情况1至6人
软件平台
第二阶段
销售管理
545天
(1年半)
>170万
成本管理
财务核算
第三阶段
计划管理
252天
(约3/4年)
>210万
采招管理
招商和租赁管理
第四阶段
决策平台
54天(约2个月)
>70万
第五阶段
集团业务
894天(2年半)
>200万
总计
1873天
(约5年)
>735万
6人
(五年内需招聘软件4人、网络工程师2人)
最多同时
4至9人
4、结语
由于时间紧迫,此方案仅从常规企业的信息化建议目标和步骤进行阐述,而针对长鸿集团的需求侧重,还需具体调研后方能准确得出,不尽之处,还请批评指正。
殷鹏
2015年8月19日
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- XXX 集团 信息化 建设 规划