财务部工作手册新.docx
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财务部工作手册新.docx
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财务部工作手册新
财务部
工
作
手
册
吉林省晟嘉消防设备有限公司
2016年8月1日
财务部部门职能描述及岗位说明————————第3页
财务部长岗位说明书——————————————-第4页
会计岗位说明书———————————————第6页
出纳员岗位说明书———————————————第8页
打单员岗位说明书———————————————第10页
第1章后续部工作流程——————————————第12页
第2章收付管理规定———————————————第14页
第三章合同签订管理规定——————————————第16页
第四章库管员考评管理规定————————————第17页
第五章财务报销制度——————————————第18页
第六章印章管理规定———————————————第19页
第七章各项资料管理规定—————————————第20页
财务部部门职能描述及岗位说明
部门名称
财务部
部门定岗
4
部门定员
5
所辖岗位
财务部长
会计
出纳
打单员
岗位定员
1
1
1
2
部
门
架
构
图
财务部长
会计
出纳
打单员
工
作
宗
旨
1、完善公司财务管理体系,建立健全财务制度;
2、提升财务队伍的业务技术和管理水平;
3、宏观规划、微观控制,提高公司经济效益;
4、有效协调公司内外部关系;
部
门
职
能
1、负责公司经营数据统计、核算及分析;
2、负责公司整体运营监控与指导;
3、负责公司的资金管理、运用、监控、加速资金流转;
4、负责公司年度财务总结、年度财务预算编制、执行并监控;
5、负责财务队伍的组建和管理;
财务部长岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
财务部长
所属部门
财务部
直接汇报对象
总经理及主任
间接汇报对象
总经理及主任
晋升方向
财务经理
轮转岗位
-----------
职系及职级
财务系,主管1级
薪金标准
职位概要
负责公司内外帐核算管理、资产管理、对外报表、税务筹划
权限范围
决定权:
对总部及各个分市场财务人员工作分配,监督,考核,抽查等
对下属考核权;
审核权:
公司相关报销各项制度的审核,对分市场财务工作各项安排,库存管理制度及流程的审核权;
建议权:
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权;
工作关系
直接下级
会计、出纳
间接下级
后续部,库管员,打单员
直接下级人数
2
间接下级人数
3
内部协调
公司各部门
外部协调
税务局,各个外部客户
工作条件
工作场所
财务部
工作时间
8小时,周休2天
使用设备
计算机、传真机、打印机、网络、财务软件(速达3000)
所需记录、文档
库存管理制度、财务管理制度,各年度业绩相关报表,销售客户档案,客户业绩,货品相关文件
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
本科
最低学历
专科
专业要求
财务相关专业
资格证书
初级以上
特殊要求
1、办事沉稳、细致
2、较强的责任心和学习能力;
3、良好的沟通能力及团队合作意识
4、具备较强的独立处理事务的能力;
必要知识
工作经验
必要知识
1、熟悉国家财税政策及相关会计法规;
2、熟悉财务工作相关操作流程;
3、熟练使用相关财务软件。
工作经验
三年以上财务工作经验
四、岗位职责
1.全面负责公司的财务会计工作;
2.负责制定并完成公司的财务会计制度、规定和办法;
3.解释、解答与公司的财务会计有关的法规和制度;
4.分析检查公司及各个分市场财务收支和预算的执行情况;
5.编制公司的会计报表,每月15日前报送财务经理及总经理;
6.编制、核算每月的工资、奖金发放表;开会前出具业绩总结报表。
7.定期检查总公司及各个分市场库存现金和银行存款是否帐实相符;
8.不定期检查统计总公司及各个分市场库存商品、公司固定资产是否帐实相符;
9.按照印鉴分管制度,负责保管银行预留印鉴中的一枚财务章;
10.对会计、出纳,打单员,配送员等直属或者非直属员工绩效进行考核;
11.承办总经理和财务经理交办的其他工作;
会计岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
会计
所属部门
财务部
直接汇报对象
财务部长
间接汇报对象
总经理及主任
晋升方向
财务部长
轮转岗位
-
职系及职级
财务系,主管2级
薪金标准
职位概要
负责公司往来欠款统计、催收和销售数据统计及分析;纳税申报,各项财务部账册,文件监管,保存,归档。
权限范围
决定权:
对出纳工作分配的决定权;对库存抽查权,各项报销抽查权;
审核权:
销售相关票据、客户欠据管理及相关财务管理制度和流程的审核权;
建议权:
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权;
工作关系
直接下级
出纳员,打单员
间接下级
配送员
直接下级人数
2
间接下级人数
1
内部协调
公司各部门
外部协调
税务局,工商局,各个外部客户
工作条件
工作场所
财务部
工作时间
8小时,每周一至周日,周休2天
使用设备
计算机、传真机、打印机、网络、财务软件
所需记录、
文档
应收、应付、其他应收、其他应付过程及结果监督、分析、控制(客户销售、回款统计;货款流向,报销明细,对外客户资料保存等)
税局相关工作,工商年检,证照等相关工作。
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
本科
最低学历
专科
专业要求
财务相关专业
资格证书
初级以上
特殊要求
1、办事沉稳、细致,良好的团队合作意识;
2、较强的学习能力和责任心;
3、良好的沟通能力,具备较强的独立处理事务的能力;
4、受过专业财务知识等方面的培训。
必要知识
工作经验
必要知识
1、熟悉国家财税政策及相关会计法;
2、熟悉财务工作相关操作流程;
3、熟练使用相关财务软件。
工作经验
三年以上财务工作经验
三、岗位职责及工作标准
1、负责客户钱款的审核,对银行帐、应收帐款、应付账款进行监控及管理;
2、对外公司报送,税务的正常申报及出具财务报表;
5.审核公司的原始单据和办理日常的会计业务;
6.编制销售公司的记帐凭证,登记会计帐簿;
3、依据公司制定的价格体系,对销售价格进行审核和监控,对费用进行控制;采购货品,销售货品监管,库存的抽查及确认;
4、每月与出纳核对客户欠款并组织相关人员逐笔核实客户欠款情况,并督促相关业务人员对应收帐款催收。
5、每月提供销售数据统计、分析,业绩销售任务汇总;
6、对出纳员工作进行指导培训,并对其工作成果进行考核;对上交的出纳各个统计报表进行汇总,存档
7、对客户发票、客户合同的审核、登记,并对过程进行督导、控制;(合同必须留档审核)
8、客户流失分析,客户完成任务业绩的核算,出具工资提成业绩核算报表。
9、完成公司领导交办的其它临时工作。
四、工作考核(100分)
1、要求对客户应收账款按月考核,回款率要求按月≥90%低于评定标准;扣10分
2、对外公司报表要求及时率,准确率,出具纳税申报表正确率≥90%低于评定标准;扣10分
3、按月统计各项业绩报表,要求准确率,及时率,完成率≥90%低于评定标准;扣10分
4、对于客户资料保存,整理,混乱不清,查出缺失扣罚20分
5、对客户发票、客户合同的审核、登记,并对过程进行督导、控制;如有发票及合同出错,按责任制负责扣20分
6、总部及各个分市场相关业绩,有相关保密工作,如有泄露,扣罚10分
7、不能完成公司领导交办的其它临时工作。
扣20分
注:
按每分10元按月评定,低于综合考评50分,另扣罚当月工资100元
出纳员岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
出纳
所属部门
财务部
直接汇报对象
会计
间接汇报对象
总经理及主任
晋升方向
会计
轮转岗位
会计
职系及职级
财务系,主管3级
薪金标准
职位概要
负责公司现金,银行收支及相关业务账务处理。
业绩统计相关报表的出具。
权限范围
决定权:
对不按规定报销单据、提取现金,汇款手续不齐备有拒绝办理的决定权。
审核权:
公司相关单据、票据、制度、流程的审核权。
建议权:
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权。
工作关系
直接下级
无
间接下级
无
直接下级人数
无
间接下级人数
内部协调
公司各部门
外部协调
银行
工作条件
工作场所
财务办公室
工作时间
8小时,周休2天
使用设备
计算机、传真机、打印机、网络、财务软件
所需记录、文档
现金日记帐、费用支出明细帐、每日每人业绩表,每月业绩明细报表,地区业绩分表,(分市场)上报总经理每日业绩报表,每日现金流向表。
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
本科
最低学历
专科
专业要求
财务相关专业
资格证书
初级以上
特殊要求
1、办事沉稳、细致
2、较强的责任心和学习能力;
3、良好的沟通能力及团队合作意识
4、具备较强的独立处理事务的能力;
必要知识
工作经验
必要知识
1、熟悉国家财税政策及相关会计法规;
2、熟悉财务工作相关操作流程;
3、熟练使用相关财务软件。
工作经验
三年以上财务工作经验
三、岗位职责
1、负责按公司财务规定及总经办的指示提取现金,保证合理现金库存并对现金的安全负责;
2、负责盘点库存现金,做到帐款相符;
3、负责现金收付及银行支票、汇款等业务的办理及核对;
4、负责总部及各分管单位的证照保存管理;
5、负责处理费用报销事宜,并审查报销凭证,保证其合法性和准确性;
6、负责填写销售、费用收支、存款日报表,并按时上报财务部长;
7、对财务数据及公司重要资料、档案、证照、印章、传真进行保管,登记使用,保证合理、合法性及保密性;
9、按公司及部门规定,及时针对本职工作编写工作计划、总结,并对公司管理提供可行性意见及建议。
10、完成总经办及财务部长临时交办的其他工作。
五、工作考核(100分)
1、按公司的规定提取现金,盘点库存现金缺失,按正常现金补足后,扣罚20分
(情节严重者,予以承担相应责任,公司予以开除处理。
)
2、总部及各个分管单位证照,公章等保管,如有缺失自行承担责任及补办后,扣罚20分
3、总部及各个分市场报销审核,如有基础性错误,经查证扣罚10分
4、总部及各个分市场相关业绩,有相关保密工作,如有泄露,扣罚20分
5、总部及各个分市场汇总各项报表,准确率,及时率,低于90%扣罚10分
6、未能按照岗位职责完成必要工作,电子版,纸质版等客户资料,单位业绩缺失,扣罚10分
7、未完成总经办及财务部长临时交办的其他工作。
扣罚10分
注:
按每分10元按月评定,低于综合考评50分,另扣罚当月工资100元
打单员岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
打单员
所属部门
财务部
直接汇报对象
出纳、会计
间接汇报对象
财务部长
晋升方向
出纳
轮转岗位
职系及职级
财务系职员4级
薪金标准
职位概要
负责公司销售开单及业绩打单,财务软件录入工作,相关应收款项的催缴。
权限范围
决定权:
对购货客户做好核对,确定好赊销与现销;在未收到现金的情况是否应按正常手续出货。
对配送人员市内及各地州的安排权。
审核权:
销售开单的票据是否正确、完整,配送人员各种形式的回款审核权,报销情况审核。
建议权:
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权。
工作关系
直接下级
无
间接下级
配送人员
直接下级人数
无
间接下级人数
无
内部协调
公司各部门,配送人员
外部协调
对外客户
工作条件
工作场所
后续部
工作时间
8小时,每周一至周日,周休2天
使用设备
计算机、打印机、网络、财务软件
所需记录、
文档
销售配送单及财务软件录入、销售开发表、现金存取及各地州回款情况
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
专科
最低学历
中专
专业要求
财务,文员,内勤相关专业
特殊要求
1、办事沉稳、细致,良好的团队合作意识;
2、较强的学习能力和责任心;
3、良好的沟通能力,具备较强的独立处理事务的能力;
4、受过专业财务知识等方面的培训。
必要知识
1、熟悉单位货品及相关货品知识;
2、熟悉并可以解答客户提出的各种问题;
3、熟练使用相关财务软件。
必要知识
工作经验
工作经验
一年以上工作经验
三、岗位职责
1、严格执行财务管理制度及后续部业务流程,对销售货款、货物及时性、准确性、安全性负责;
2、核对销售配送单据价格、货品核对、及总金额,快速准确收取现金、转帐、汇款等各种方式的付款,准确录入财务软件、客户的相关信息及其他相关事项。
3、所有收款单据都要按每日金额及顺序号转交出纳,核对数量,防止单据丢失;
做好放货未收收款记录并定期与客户沟通催缴核对;
4、负责监督日常配送工作中未按公司规章制度执行事项,及时警告并纠正;
5、负责配送人员安排出差及出货,返货、退货、开发的各项核对;
并为财务部提供准确,详细的客户信息;
6、做好教官所报业绩第一手资料的整理与保存;
7、认真完成上级领导交代的其他工作;
五、工作考核(100分)
1、未按照后续部业务流程执行相关制度,扣罚10分
2、对销售配送单据出具错误,金额、货品核对及录入出错。
扣罚10分
3、对教官所上报业绩由缺失,漏打业绩,丢失客户等扣罚20分
4、对日常配送人员未按客观均等情况安排,导致业绩相差悬殊扣罚20分
5、对客户资料的保存,及业绩资料的整理,缺失,混乱扣罚20分
6、未完成上级领导交代的其他工作;扣罚20分
注:
按每分10元按月评定,低于综合考评50分,另扣罚当月工资100元
第1章后续部工作流程
后续部是由打单人员,配送员,会计,出纳,库管等人员共同组建的一个为全单位业绩服务的部门,每日都会有大量的货品和现金流动,为了能更好的对货品和现金账目的管理,制定如下制度:
打单:
1、打单人员每天都要及时去了解当日是否有业绩要配送,并督促教官及时报业绩,出现业绩时,按照客户的订单的多少进行合理安排。
2、打电话时,问清对方的名字,所购买的货品,地址以及坐车路线等一些基本信息,根据货物的多少,距离远近合理安排几人送货。
如有特殊说明,请及时告知送货人员,避免出现差错。
3、送货完成后,及时核对送货情况,收货人,收货人电话,货品的种类和数量,钱款的多少。
(先由送货人自己核对,在报与打单人员核对)
4、对出现发货未付款情况及时记录,并交与财务部。
5、合理安排送货人员的出差时间与地点。
6、现金:
及时出纳入账,微信:
当日总结核对后,于4点半之后转给张总。
库管:
1、根据配送单取货给送货员,记清楚所拿货品的种类和数量,并与取货人进行核对,记录入账。
当有返货货品时,也要和返货人员进行核对,记录入账。
2、厂家发货入库,发货,送货出库,必须及时核对入账,以免出现货物丢失,出现报废,或损坏货品时应及时上报,并发往厂家及时调整。
3、按时对库房货品进行清点,避免货物的丢失,库存每天上报,对数量少的货品及时订购,以免出现断货情况。
4、财务部和后续部门月末统一盘点库存。
送货员:
1、听从打单人员安排,服从领导管理。
拿到送货单及时核对送货信息,货品的数量,送货的地址等,如有不清楚时,及时问打单人员。
然后到库房领取要送的货物,与库管核对,如有特殊情况应告知库管。
2、送货时,准备好工作证,售后服务卡,收据,笔等物品。
对产品要熟悉,能够清楚的给客户讲解使用说明和注意方法。
如有不懂的问题请及时打电话咨询部门主管。
3、送货时,注意看管货品,以免丢失,收款时注意钱款的真假与应收钱款的数量是否一致。
如有放货,记录清楚。
4、返回单位时,如有剩货请及时交与库管,然后拿配送单与打单人员进行核对,有变更的货品或者人员,应主动提出,方便打单人员了解,等全部客户信息核对无误后,拿配送单和货款交予出纳,核对无误后方可离开。
5、外地出差人员,打电话及时核对业绩,并汇报库存数发给财务和打单人员,货款当日存进银行,留好银行小票,回去交给财务,如当日未能及时存款,必须打电话给领导说明情况,得到允许后,也要在次日九点之前存入银行。
财务:
1、当配送人员回来时,催促及时上交货款,收取货款时要注意进行检查钱款的真假与是否残缺,并核对货款是否与配送单的相符,现金,银行转账。
微信转账等记好记录,方便查询,无误后方可让送货员离开。
2、准确录入业绩,核对钱款,定时与库管进行清点库存。
3、按照财务、出纳管理制度严格执行管理规定。
第二章收付款管理规定
为强化管理公司收付款流程,保证资金安全,拟定如下资金收付管理规定:
(各个分市场按总部分市场收付管理规定执行)
收款:
1、现款销售:
a、现金收款,由送货员现收货款(现结),由开单员核对出具配送单,核对金额及货品,然后现金交付出纳。
要求:
配送单所出金额与实际收入一致,现款收到钱款,一天结束前存入单位规定账户,要求存入小票附在当天的配送单上。
b、地州收款:
由送货人员自己核对好货款和金额后,与开单员核对,核对一致后,要求把钱款汇入单位规定账户,要求地州人员保留小票至回到单位后,交接于出纳,出纳要把地州汇款小票附于配送单后,做好保留。
c、支票、微信,支付宝,转账等非现金形式收款,应及时确认存入银行账户,打电话与领导及时核对,出纳应及时查询确认到款。
2、应收账款收回:
由后续部提交应收款人员信息,财务部及时打电话催缴,周期以周为基数。
如有特殊情况,应每周周一上报应收账款情况。
付款:
1、费用核销:
费用报销填制《费用报销单》、要求字迹清晰,金额准确、业务真实。
报销人签字,财务审核,总经理审批后,出纳员复核金额无误后,付款或者核销。
每周五为费用核销日。
出纳应及时录入表格,标注编号,每天发到长春总部。
2.各个分市场如有大额定向采购,需向总公司提交申请单,由总部财务人员上交申请,审核批准后,分市场方可进行采购,予以报销。
付款申请单
申请单位
日期
申请事项
申请金额
联系电话
申请人
财务审核
总经理审批
对账
1、每日核对配送单金额,货品,配送单据金额要与当日销售报表相同。
与当日存款和报销后余额相一致。
出纳当日出具每人每天业绩表,业绩地区总表,当日业绩客户表。
出纳当日上报现金流量表,当日业绩汇总表
2.各个分市场要求同上总部出纳一样各项报表,以日形式汇总到总部出纳处。
按月出具月结收入及各项费用总报表。
3.每月由总部总经理或者主任及财务部长,进行查阅收支状况,进行定期不定期抽查制度,对有异议的情况,总部有权进行处理。
第三章合同签订管理规定
(公司内部资料,严谨外泄)
为规范公司经营管理,对公司对外签订合同时名头、金额、开票、回款等作如下规定:
前提:
与客户交易前要事前与客户沟通是否需要发票,开发票客户可以与之签订合同。
一、名头:
视客户需要发票情况而定:
二、增值税专用发票:
吉林省晟嘉消防设备有限公司
增值税普通发票:
吉林省瑞庆消防器材有限公司
二、开票:
1、合同签订后要告知公司财务开票预算,避免需要开票时因无进项而无法开出;
2、要求必须货物发出后,方可开具发票,避免提前确认收入
三、大型团购合同:
大型团购合同需经总公司审核,审核通过后,方可签订。
4、签订要求:
总公司及(分)市场,签订合同,须有财务审核,分区负责人签字后,报由总部,如有私自签订,付货、收款等情况发生,由此发生的任何经济纠纷由分区负责人全权承担。
开专用发票账户信息:
名称:
吉林省晟嘉消防设备有限公司
开户行:
长春发展农商银行解放大路支行
账号:
0710618021015200011206
行号:
402241011370
开普通发票账户信息:
名称:
吉林省瑞庆消防器材有限公司
账号:
0710618021015200009282
行名:
长春发展农商银行解放大路支行
行号:
402241011370
第四章库管员考评管理制度
为了强化仓库标准化流程,加强库存管理,(总)公司决定对(各个分市场)全体库房人员的工作进行不定期抽查,在全体库管员之间进行评比工作,并对考评结果进行奖惩。
规定如下:
一、时间:
每个(分市场)仓库每月进行一次。
具体时间随(总)公司及财务部工作进度安排。
提前一天通知将要进行抽查评比的库房及库管员个人。
二、参加人员:
后续部部长、各仓库库管员、财务部部长、财务部核算会计。
三、内容:
1、每个月由财务部出具库存商品库存数量,对其库存数量进行抽查。
单个抽查单品,对所指定的商品在盘点前保密。
四、流程
1、各仓库库管员接到抽盘的通知后,按照所指定商品进行实地盘点,由库管员各核算会计进行实物盘查后续部部长进行复核,财务部长进行监督。
各参与人员将盘点数量以书面的形式进行签名确认。
2、由核算会计对所盘点的数量与库存账目进行对比,对比的结果形成书面报告,并经财务部长后续部长审核,报总经办审批。
与账目有差异的,查明原因,确因库管员工作疏忽导致库存数量不准确的,对该库库管员进行罚款,因其他人员工作的疏忽导致帐目不准确的,对当事人进行罚款,每人每次罚款10元。
奖惩的金额在各当月工资中体现。
3、对查明原因的库存差异需要调整账目的,上报总经理签批同意后,由核算会计进行差异调整。
第五章财务报销制度
1.总公司及各个分市场报销,需凭有效票据及相关有效凭证于每星期五报销一周费用完毕,过期财务不予受理。
报销手续齐全,符合公司规定,方可报销。
2.任何个人不得借支公司库存现金,任何现金的支出必须由总经理及主任、财务部长及经手人签字后方可支出;
3.票据由报销经手人签字,主管领导确认,由财务部长审核,再由总经理或主任签字方可
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- 关 键 词:
- 财务部 工作手册