费用收支管理流程.docx
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费用收支管理流程
费用收支管理流程
费用支付管理规定
(文件编号:
HT-FC-)
(第一版)
######有限公司
2011-11-12
1.0定期支出费用管理流程
1.1定期支出费用的定义
由公司按合同规定或按收款人的要求,在固定的周期(如每个月、每个季度、每年等)的规律性支付给收款人的支出费用。
1.2定期支出费用的特征:
——固定性:
收款的周期固定且有规定率;收款人长期固定不变。
——时间标志性:
此类费用的另一个显著特点就是到了某个时间点就要进行支付,属于时间触发的工作安排
1.3定期支出费用的范围
1.3.1由服务提供商在每月固定时间收取的费用:
如:
水费、电费、电话费、卫生费。
1.3.2由行政单位、主管部门按在每月固定时间收取的费用:
如:
行业协会会费。
1.3.3分期计算的采购款
如:
本公司采购材料、设备等需要按月结算支付的采购款。
1.3.4借款利息
如:
本公司向其他单位、个人贷款后,按约定每月要支付的利息。
1.3.5其他符合按规律时间段进行支付的费用。
2.0非定期开支费用管理流程
2.1非定期支出费用的定义
由公司按合同规定或按收款人的要求,在满足特定的条件情况下才能支付给收款人的支出费用(鉴于公司对工程款的支付已有其他的管理规定,因此不包括在本规定内)。
一般而言,除了定期支出费用之外的其他开支费用,都纳入本类别费用管理。
2.2非定期支出费用的特征:
——条件标志性:
当工作进程满足了公司与协议方所约定的条件时,公司就要向收款人支付费用,属于事件触发的工作安排。
——无周期规律:
此类费用的另一个显著特点没有周期可循。
2.3非定期支出费用的范围。
——除了定期指出的其他费用。
3.0《费用支付审批表格式》
费用支付审批表
申请部门填写
付款申请信息
申请部门
付款日期
付款用途
付款条件要求
合同名称
合同编号
合同总金额
¥元;共分期付清;
本次
付款金额
属于第期付款;金额:
¥元;
大写:
人民币仟佰拾万仟佰拾元角分
收款单位信息
收款单位
收款方联系人
手机号码
支付方式
□现金/□转账/□支票
户名
开户行
账号
提供附件
共份合计页,附件概述:
部门副总审核:
签名:
制表人:
确认部门填写
付款条件确认
1.
确认人签名
2.
确认人签名
3.
确认人签名
是否要扣款:
□无;□有/因扣¥元。
签名:
确认部门负责人审核:
计财中心填写
计财中心审核
累计已付款期;累计已付款金额:
¥元
本期付款审核意见:
□按申请付款金额支付;□建议付款:
¥元
大写:
人民币仟佰拾万仟佰拾元角分
计财副总意见:
会计:
总经理审批:
□同意支付,按人民币仟佰拾万仟佰拾元角分支付;
□不同意支付。
签名:
表单编号:
HT-FC-版本:
4.0《费用支付审批表》填表说明
4.1申请部门填写
【申请部门】:
负责填写本审批表的经办人或所在部门,或者是经办合同(涉及付款)的部门名称。
【付款日期】:
按收款人的要求或合同所规定的付款日期填写。
【付款用途】:
按该款项的实际用途填写。
【付款条件要求】:
1)属于定期支付的,就填写“每月/每季度/每年”等时间性规定要求;
2)属于非定期支付的,按合同所规定的付款条件要求填写,比如:
“验收合格后”,“##执行完毕后”。
【合同名称】:
填写本次付款所依据的合同名称,没有具体文本合同的就填写“依据###的约定”。
【合同编号】:
填写合同文本上面的合同编号;如有合同文本,但没有进行编号的,按档案室的档案号填写,没有合同的,留空不填。
【合同总金额】:
填写该合同的总金额,小写,保留小数点后两位;付款约定是分成几期支付的。
【本次付款金额】:
1)非固定期费用填写本次所申请的付款是属于第几期款项,
2)若属于定期支付费用的,留空不填;
3)填写本次付款的金额,小写,保留小数点后两位。
4)填写该付款的大写。
【收款单位】:
填写与我方签订合同的对方公司/个人名称;或填写实际收款的单位/个人名称。
【联系人】:
填写合同上所列的联系人;或填写负责经办我方联系的人员姓名。
【手机号码】:
填写联系人的手机号码。
【支付方式】:
按实际的支付规定打勾。
【户名】:
采用转账方式的,填写收款人的收款户名(正式的全称);
【开户行】:
上述户名的开户银行。
【帐号】:
收款的帐号。
【提供附件】:
收款单位提供或申请部门提供的与付款申请付款有关的资料,比如:
对数表、收款收据、催款信、验收收据、进仓单等。
按实际数量填写,附件概述填写资料名称。
【部门副总审核】:
制表人的部门副总填写审核意见及签名。
【制表人】:
按填写上述信息的人员姓名。
4.2确认部门填写(如付款不需要经过确认的,本项略过)
【1./2./3.】按各项满足了付款条件的情况填写,比如:
已验收、已入款、已完成###等,经办该付款条件执行事项的人员签名确认。
【是否要扣款】:
填写经过确认后,是否有需要扣款的情况,没有则打勾“无”,有,则填写根据什么原因(比如“因实收数量少###”扣“###元”,核定扣款的人签名确认。
【确认部门负责人审核】:
确认部门的负责人填写审核意见。
4.3计财中心填写
计财中心根据该合同的付款记录,填写,在本次付款之前,已付款的期数,以及已付款的累计金额。
此项若没有,则留空不填。
若没有扣款项,且公司资金充足情况,可选择“按申请付款金额支付”,或根据公司资金状况填写建议的付款金额。
若有扣款内容的,则选择“建议付款”,填写“申请付款金额”扣减“扣款”后的金额。
【计财副总意见】:
计财副总填写审核意见。
【会计】:
计财中心会计签名。
4.4总经理审批
总经理根据是上述各项信息做出付款决定。
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