国际贸易对外贸易函电简要.docx
- 文档编号:12998466
- 上传时间:2023-06-10
- 格式:DOCX
- 页数:36
- 大小:266.88KB
国际贸易对外贸易函电简要.docx
《国际贸易对外贸易函电简要.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《国际贸易对外贸易函电简要.docx(36页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
国际贸易对外贸易函电简要
(国际贸易)2020年对外贸易函电简要
(国际贸易)2020年对外贸易函电简要
对外贸易函电简要
一、商务信函的基础知识
(一)商务信函的特点和原则Features&Principles
商务信函是商务活动中企业和企业之间沟通信息的重要工具,它不仅具有一般信函的特点,同时又和商务活动密切相关,里面会用到一些商务术语,另外在内容和结构方面又和普通信函存在明显的不同。
因此,撰写人必须充分注意归集商务活动对于商务信函的特殊要求。
目前,商务信函一般遵循“五C原则”(FiveC’sPrinciples),即Correct(正确)、Clear(清楚)、Concise(简洁)、Complete(完整)、Courteous(礼貌)。
1、Correct(正确)
一封商务信函在各个方面应该都是正确的,包括格式、语法、拼写、术语应用等等。
错误的内容不仅会造成双方的误解,导致贸易纠纷,仍会给公司形象带来不良影响,伤害公司信誉。
举例说明常见的不规范
错误:
Dearsirs,
正确:
DearSirs,
错误:
No.213,MaylandRoad,London,U.K.
正确:
213MaylandRoad,London,U.K
错误:
Thisgoodsishigh.
正确:
Thisarticle(item)ishighinprice.
错误:
Wearesatisfiedwiththequalityofthegoodsyoushippedtous.
正确:
Wearesatisfiedwiththequalityofyourshipment.
错误:
Weshalldeductthisamountfromyouracount.\
正确:
Weshalldebityouraccountwiththisamount.
2、Clear(清楚)
商务函电所述问题务必清楚明白,不可令人产生误解,句子不能带有歧义,否则会带来严重后果。
在实务工作中,由于函电导致的纠纷屡见不鲜。
常见例子如下:
歧义:
Wehaveacceptedyourproposalinyourlastletter.
清楚:
WehaveacceptedyourproposalinyourletterdatedMay3rd.
歧义:
Wearegaldtotellyouthatwehaveshippedyourorder.
清楚:
WearegladtotellyouthatwehaveshippedthegoodsasperyourorderNo.231.
歧义:
Thecreditwillremainvaliduntiltheendofthismonth.
清楚:
ThecredirwillremainvaliduntilMay31st,2008.
3、Concise(简洁)
商务函电所述问题要直截了当。
简明扼要,避免拐弯抹角,负责会给人一种啰嗦的感觉,也会造成误会,使对方不能明白你的本意。
4、Complete(完整)
函电中要把需要说明的事件全面交代清楚、叙述问题有始有终,切忌有头无尾。
一个问题说明之后,和此相关的问题最好也能做出相应说明,减少双方来回确认的次数,提高效率。
原句:
Yourorderfor500m/tsSodaAshhasbeenshippedonboardthevessels.s.”Victoria”onJuly5th.
修改:
Yourorderfor500m/tsSodaAshhasbeenshippedonboardthevessels.s.“Victoria”onJuly5thunderB/Lno.xxxxxxxxxx.ThesaidvesselistoleavefordestinationonJuly8thandwillarriveonJuly25th.
5、Courteous(礼貌)
礼貌是商务函电的重要特征,对于增进买卖双方的感情、实现预期目的具有非常积极的作用。
我们来比较一下下面几组句子在语气上的不同:
不礼貌:
Youarerequestedtoshipourorderwithoutanydelay.
礼貌:
Yourpromptshipmentofourorderwillbehighlyappreciated.
不礼貌:
Weinsistonyourimmediatepayment.
礼貌:
Wearecountingonreceivingyourremittancesoon.
除了上面介绍的几个原则之外,撰写商务信函是仍有一些小问题需要加以注意:
1、尽量多使用第二人称,就是所谓的”YouAttitude”。
第二人称会让对方感觉你时时把对方放在第一位,对于增进双方的关系大有帮助。
使用第一人称:
Wehavedispatchedyourorderyesterday.
使用第二人称:
Yourorderhasbeendispatchedyesterday.
使用第一人称:
Wearelookingforwardtoyourearlyreply.
使用第二人称:
Yourpromptanswerwillbeappreciated.
2、尽量使用积极的口气,能让人产生信心,化解不满意的事情,淡化一些不愉快的问题。
消极:
WearesorrytoinformyouthatwecannotshipyourorderbecausewehavenotreceivedyourL/C.
积极:
WeshallbegladtoshipyourorderuponreceiptofyourL/C.
消极:
Wearesorrythatwehavedelayedtheshipmentofyourorder.
积极:
Wesincerelyhopethatthisdelayhavenotinconveniencedyoutoomuch.
(二)格式和结构
1、一般商务信函的基本格式
实务中常用的信函格式主要采用俩种,一种叫做平头式(FULLBLOCKFORM),另一种叫缩行式(INDENTEDFORM)。
(1)平头式(FULLBLOCKFORM)
这种格式要求所有内容在开头时第一个字母都要紧靠左边第一格,没有空格。
这种格式最常用在英国以及英联邦国家,可是当下也越来越多地被使用。
(2)缩行式(INDENTEDFORM)
缩行式是被广泛采用的信函格式,要求信函的题目居中,每段开头第一格字母前必须有空格,落款写在正文的右下方等等。
可是需要注意的是,地址部分一般仍是采取平头式书写。
举例如下:
ThePurchasingManager
ABCcompany
222HightowerBoulevard,
PrinceTown
U.S.A.
June28,2008Tianjin,China
DearSirs,
SUBJECT:
SupplyofVariousChemicals
WewouldliketointroduceourcorporationasthelargesttradingcompanyinthefieldofchemicalsthroughoutChina.
WecometoknowthatyouarenowpurchasingXXXXfromChina.Wetakethelibertytoseewhetherthereissomebusinesspossibilitybetweenus.
Pleaseletushaveyourspecificinquirysothatwecouldgiveyouourquotation.
Yourpromptandfavorablereplywillbehighlyappreciated.
Verytrulyyours,
(Signature)
2、常用函电的格式(传真和E-MAIL)
由于现代办公用品的广泛应用以及互联网的普及,商务函电更多的采取传真和电子邮件的方式进行传递,实务中函电也就自然带有上述俩种方式的特点,传统的函电格式被简化。
一般来说,一个公司对外发出的传真都是打印在格式相对固定的传真纸上对外发出,所以一般来说信头部分能够省略,只要列明双方的传真号码,信函内容基本和上面提到的格式相同。
此外,E-Mail目前被更加广泛的应用,具有快速、简单、节省费用等一系列优点,我们要注意的是,在使用E-Mail的时候,一定要写明事件标题,这对我们每天大量处理来往邮件的过程中能够清晰明了,在查询的时候也会简单的多。
3、商务函电的结构(LayoutofBusinessLetters)
商务函电的格式能够各自不同,但它们在内容结构上大体是一样的。
主要构成部分简单介绍一下:
(1)信头LetterHead
信头指信纸的顶端上部印有公司名称、地址、电话、传真、E-mail等内容的地方。
SINOCHEMTIANJINCORPORATION
58NANJINGROAD,TIANJIN300042,
P.R.CHINA
TEL:
+86-22-23146216FAX:
+86-22-23146215
E-MAIL:
chemicals@
(2)日期Date
一般日期表在函电的右上方。
格式分为俩种,一种是英国式,比如25thOctober,2007;另一种是美国式,比如October25,2007。
写信是能够考虑不同的收信人分别使用。
(3)参考号ReferenceNo.
我们能够见到,一般国外来函中大都列明一个参考号,以备查。
我们当下很少列明参考号,一旦出现问题,来往函电的连续性就会被打折扣,所以要特别注意。
当下,我们能够使用订单号、合同号、发票号等等作为参考号,既实用又方便。
(4)封内地址InsideAddress
指的是函电正文左上方关于收信人的具体资料。
一般由职务、姓名、部门、公司名称和地址等信息组成,格式上一般采取平头式。
(5)称呼Solution
信的开头一般必须有一个礼貌的称呼。
指名的信件能够直接写Mr.Smith、Mr.Lee等。
如果写给一个公司的不确定人或机构,一般使用DearSirs、DearGentlemen等。
(6)主题SUBJECT
商务函电习惯于在正文的上方使用一个主题,这样能够吸引收件人的注意力,突出函电的中心内容。
注意:
使用主题的函电只能是内容比较单一的,如果函电中要说明很多内容,就不要使用主题,避免引起误会。
(7)正文Bodyoftheletter
正文是函电的最重要部分,一定要遵循上面说过的5C原则。
(8)结尾问候语ComplimentaryClose
上午函电的结尾问候语分为很多种,大致列举如下。
Verytrulyyours,
Yoursverytruly,
Yoursfaithfully,
Faithfullyyours,
Yourssincerely,
Respectfullyyours,Verytrulyyours,VeryCordiallyyours等都是一些比较正规的说法;
Sincerelyyours,Cordially,Yourstruly以及Yours都是一些在比较熟悉的人之间使用的说法,一把用在非正式场合。
(9)签名Signature
商务函电中(信函和传真),一般都要在最后出现写信人的亲笔签名,签名处仍应打印出签名人的名字。
二、建立业务关系
建立业务联系是我们日常工作中最重要的部分之一,而函电则是联系的最常用手段。
一般情况下,进出口双方能够通过以下渠道来取得相互之间的了解:
1、银行(BANK)
2、商会(CHAMBEROFCOMMERCE)
3、商务参赞处(COMMERCIALCOUNSELOR’SOFFICE)
4、交易会和展览会(EXPORTCOMMODITIESFAIRS&EXHIBITIONS)
5、广告(ADVERTISEMENT)
6、商业目录(TRADEDIRECTORY)
7、其他
在外贸实务中,给新客户写信是建立业务关系的惯例。
建立业务联系的函电一般应该涉及以下内容:
1、告知对方我们是如何知道对方相关信息的
2、表示出我方和对方建立业务关系的强烈愿望
3、介绍本公司性质、基本业务和运营范围等
4、说明希望推销或者购买的商品
5、必要时可向对方提供资信证明人
6、附公司简介、商品目录、价目表等等
写作技巧(WRITINGSKILLS)
建立业务联系的函电有以下的写作步骤和表达方式:
写作步骤
表达方式
1、说明信息来源
Yourcompanyhasbeenkindlyintroducedtousby……..
Welearnthrough/from….that…..
Ontherecommendationof…….
2、对自己公司简单介绍
Wewishtointroduceourselvestoyouasa……..
Ourlinesasmainly…….
…….fallwithinourbusinessacivities/scope
3、表达写信目的
Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyou.
Weexpressourdesireto…..
Wearenowwritingyoufor……
Wearearedesirousof…..
4、表达和对方合作及尽早收到回复的愿望
Welookforwardtoreceiving…..
Hopetoreceive…..
Yourearlyreplyisappreciated.
Weareanticipatingyouranswer.
回复建立业务关系的信函:
写作步骤
表达方式
1、感谢对方的兴趣
Thankyoufor…..
Tahnkyouforyourinterestin….
Wehavereceived…..
YourletterofJune8hasbeenreceivedwiththanks.
2、表示和对方建立业务关系的兴趣
Yourwishofestablishingbusinessrelationscoincideswithours.
Thisisalsoourdesire.
Weshallbeverygladtoenterintobusinessrelationswithyou.
3、表示采取进一步的行动
Wearesendingyouourcatalogueandpricelist…
Weshallbegladtohaveyourspecificinquiry.
函电样本:
DearMr.Johnson,
Wehaveobtainedyourname&addressfromInternetandarenowwritingtoyoufortheestablishmentofbusinessrelations
Weareverywellconnectedwithallthemajormanufacturershereofchemicalmaterials,andfeelsurewecanbecapablesupplierifwegetyourinquiries.
Pleaseletushaveallnecessaryinformationassoonaspossible.
Yoursfaithfully,
关键词汇:
benefitdealencloseinformline
实用例句:
1、Wetakethelibertytointroduceourselvesasexportersofsilkpiecegoods,whichwehavebeenexportingtoEuropeandJapan.
2、Wearespecializedintheabovebusinessandrecallthatmanyyearsago,considerablebusinesswasdonewithyourcountryonsuchitems.
3、Weshallbegratefulifyouwillletusknowwhetheryouareinterestedintheaboveitems.
4、Togiveyouageneralideaofourproducts,weencloseaco,pletesetofleafletsshowingvariousproductsbeinghandledbyourcorporationwithdetailedspecificationsandmeansofpacking.
5、Youwillbeinterestedtoknowthatforover50yearswehavebeenengagedinmanufanturingelectronicmachineryofallspecificationsandexportingthemtousersallovertheworld,enjoyingagoodreputation.
6、ThankyouforyourfaxnessagedatedJuly25,inwhichyouexpressedyourwillingnesstoenterintobusinessrelationswithus.
7、WearewritingtoyouatthesuggestionofourCommercialCounselor’sOfficeoftheEmbassyinyourcountry.
8、Weavailoueselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationswithyou.
9、Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyourfirmonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds.
三、询盘及回复Enquiries&Replies
交易磋商(BusinessNegotiation)是国际贸易业务中作重要的环节,一般程序分为“询盘”、“发盘”、“仍盘”和“接受”四个环节。
询盘(Enquiry)又称询价,是指买方或卖方想对方询问以价格为中心的各种相关的交易条件,包括一般询价(GeneralEnquiry)和具体询价(SpecificEnquiry)。
询盘必须简短、具体、有礼貌且且合理。
而对询盘的回复,则应迅速、客气,且能对对方有所帮助。
写作技巧(WritingSkills)
询盘的函电有以下的写作步骤和表达方式:
写作步骤
表达方式
1、说明信息来源
YournamehasbeengiventousbytheChamberofCommerce……
YourfirmhasbeenrecommendedtousbyABCCorp.withwhomwehavedonebusinessformanyyears.
Mr.JohnsonofABCCorp.hasgivenusyournameassoleagentfor….
2、说明拟采购商品
Weareconsideringthepurchaseof…..
Weareinterestedinimportingsnookertablesbutweneedtohavefurtherdetailsofthecostbeforemakingafinaldecision.
Weareregularbuyersofmen’sknitwear.
3、请求对方寄送目录货样品
Willyoupleasesendusyourillustrated/latestcatalogueandprice-list?
Wewouldliketoreceiveacopyofyourlatestcatalogueandfulldetailsofyourexportpricesandtermsofpayment,togetherwithsamples.
Kindlyletushaveadescriptionof……
4、强调对方报价应合理和具有竞争力
Ifyourquotationisreallycompetitive……
Providedpricesareright.
Ifyourproductsandtermscomparefavorablywiththoseofothersuppliers,weshallsendyouanorder.
5、询问对方所能给的折扣,写清你方能接受的支付条件和期望的交货时间等
Wewouldliketoknowifyouallowdiscount.
PleaseletushaveyourlowestFOBprices,togetherwithyourtermsofbusiness,andstateyoursoonestdeliverydate.
Werequirethegoodsdeliverywouldbeeffectedwithinsixweeksoforder.
6、表示订购货物的可能性
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 国际贸易 对外贸易 函电 简要