1文件控制制程序.docx
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1文件控制制程序
泽州县群鑫球墨铸管厂文件控制程序
编号:
QXZG-QP01-2011
版次:
A/0
页次:
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泽州县群鑫球墨铸管厂
ZezhouxianqunxinqiumoCo.,Ltd.
文件名称:
文件控制程序
文件编号:
QXZG-QP01-2011
版本/状态:
A/0
分发号:
分发单位:
编制:
日期:
年月日
日年月日期:
审核:
日年批准:
日期:
月
◎诚信为本树品牌,精益求精铸精品◎
泽州县群鑫球墨铸管厂文件控制程序
文件编号:
QX-QP01-2011
版次:
A/0
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文件更改单号
修订日期
修订页次
修订摘要(增、减、改,项目)
修订记录
◎诚信为本树品牌,精益求精铸精品◎
泽州县群鑫球墨铸管厂文件控制程序
文件编号:
QX-QP01-2011
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A/0
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1.目的
通过实施本程序,以确保相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本,并及时撤出失效、作废的文件。
2.范围
本公司ISO9001运行中所有文件的控制。
3.职责
质量部对所有与体系有关的文件实施归口管理,各部门对部门内与体系有关的文件进行管理。
4.程序
4.1文件编码
a)质量手册编号
QX-QM-年号,其中“QX”为公司代码,“QM”为质量手册英文名称“QualityManual”的缩写。
QXZG—QM—□□□
□年号
质量手册代码
公司代码
b)程序文件编号,依次类推。
QX-QP02-2011如第一个程序文件的编号为QX-QP01-2007,第二个程序文件的编号为QXZG—QP□□—□□□□年号
程序文件代码+流水码
公司代码
c)管理制度文件编码QXZG—GL/部门代码□□—□□□
年号
管理制度文件代码+部门代码+流水号
公司代码
d)技术文件(图纸除外)编码
◎诚信为本树品牌,精益求精铸精品◎
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□□部门代码□□—QXZG—JS/
规格类别代码
技术文件代码+部门代码+流水码(位数不足,可扩充)
公司代码
表格编码g)
QXZG–□□□–□□
流水号
条款号
公司代码规格类别代码h)
01-产品规格书(中文,02-产品规格书(英文),03-量产规格书,04-分BIN程式,05-BOM(物
08-其他。
作业指导书,料清单),06-07-控制计划,,也可简写2011-01-05i)各类文件的日期批准统一使用阿拉伯数字,按年月日的顺序书写。
如“”为“11-01-05”等,活动印章的日期格式采用其固定格式。
j)所有文件的编写不可用铅笔,以防被纂改。
.”所有中文受控文件的公司名称统一规定为:
泽州县群鑫球墨铸管厂。
简写为:
k)“QX4.2文件格式版次、编号、标题、1)受控文件应依据文控中心的文件格式,封面和页眉上应记入编制文件的名称、页码、编制、审核、批准、日期。
2)程序文件编写内容如下:
E.职责程序F支持性文件和记录(可选)C.B.A.目的,范围,术语和定义(可选),D.G.流程图(可选))工作文件的编写要点:
3日期批准编制和审核(可选)部门正文标题A.,B.,C.,D.,E.,F.文件状态4.3
本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本,并加盖红色受控印章,非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外界人员使用。
4.4文件编修
◎诚信为本树品牌,精益求精铸精品◎
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4.4.1编写
a)质量手册由管理者代表组织人员编写,程序文件可由管理者代表指定主导程序的职能部门进行编写,管理者代表审核,经总裁批准后生效。
b)一般工作文件由各职能部门编写,管理者代表审核,总裁批准后生效。
4.4.2修订
a)质量部组织内审人员,在每次内审前,至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审,对文件
中与实际情况不适宜的地方加以修改,修改前应填写《文件编制/更改申请单》经管理者代表审核,总经理批准进行更改和发放。
b)除定期修改外,文件和资料需要更改时,文件更改应由发现人向质量部反映,质量部将有关信息传达到文件原编写部门,并以《文件编制/更改申请单》进行更改。
c)多次更改或特殊要求时,由文件归口部门提出换版申请,文控中心负责组织新版编写和发放,同时收回旧版本,并在《文件发放与回收表》上登记。
d)文件修订:
受控文件修订时(如质量手册和程序文件),将受章节改次修订达5次时、体系版本升级或程序流程有大变动时,则可视情况更换版本。
(注:
修订按文件版本A、B…和改次1、2…,进行标注)
e)各部门使用的受控文件均需遵守相关规定,修订时按《文件编制/更改申请单》的规定进行(修订内容很少时,可以进行划改),并做好记录。
但禁止随意涂改、增删。
4.4.3文件编修,在正式发布前一般要经过评审,可通过以电子邮件或传阅的方式以及品质会议、内审会议等形式对各类文件进行评审。
4.5文件发放与保存
4.5.1受控文件应列出《受控文件清单》。
所有受控文件的发放,按管理者代表核定应使用此文件相关部门,由质量部按此分发。
并由接文人在《文件发放与回收登记表》签收。
受控文件发放前盖上“受控”章,确定发放代号,作为有效受控版的标识。
分发部门代号:
总裁-PR,行政部-AD,财资部-FD,生产部-(MA-光源、RA-应用),品保部-QA,技术部-(PD-光源、RD-应用),营销部-SA
4.5.2质量管理手册、程序文件原件(由审核人原始签字)由质量部保存,各部门保存其有效版本的
复印件(或电子档),各部门文件、作业指导书由各部门自己保管,不属于质量体系文件内容的由各部门按各自职责进行保存和管理。
如有特殊需要保存旧文件时,应在旧文件的封面上加盖红色作废印章。
4.5.3文件的保存期限一般至少三年。
届时可由管理者代表审定是否作废(也可视文件情况而定保存期限)。
作废文件由质量部统一收回,登记入册,定期销毁。
各部门需要作为资料保存的作废文件,由本部门负责人批准,由质量部加盖“作废、保留”章并统一保存。
4.5.4若要借阅文件,由质量部专人负责,做好记录后方可借阅。
4.5.5文件在使用过程中,如被污损、丢失,持有者应及时报告,申请补(换)发。
4.5.6各部门应指定专人负责部门内文件的保存和管理,建立《文件登记表》。
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4.6外来文件的控制
4.6.1外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等。
4.6.2在公司内使用的外来文件(不属于质量范围的一般由行政部进行接收和管理)由质量部归
口管理;当接到外来文件时,质量部将其登录于《外来文件登记表》中,并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用。
4.6.3审批后的外来文件,作为本公司的受控文件,加盖“受控”章,并在《外来文件登记表》中注明。
4.6.4顾客图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件,应视为顾客财产进行控
制,由营销部转至品质课,再由品质课统一编号,并作好标识,控制其分发;当在使用中发现其图纸或标准不清时,应及时和顾客联系,并作好记录;对顾客文件要进行保密,未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。
4.6.5每年内审前对外来文件的有效版本进行评审追踪,当文件版本发生变化时,将追踪结果记入
“外来文件登记表”中,确保使用有效版本的适用的外来文件。
4.7考虑节能和环保,文件发放可采用再生纸打印或电子版形式发布。
4.8质量部负责文件印章管理。
5.支持性文件和记录
a)文件
《记录控制程序》
b)记录
《文件发放与回收登记表》
《受控文件清单》
《外来文件登记表》
《文件作废清单》
《文件编制/更改申请单》
《部门文件登记表》
6.流程图
责任部门文件编修
相关部门评审、管理者代表审核审议
批准总裁或部门内文件由主管核准
发放和回收综合部发放,同时回收相关部门的旧版◎诚信为本树品牌,精益求精铸精品◎
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