综合办公室各岗位职责初稿.docx
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综合办公室各岗位职责初稿
综合办部门岗位职责
部门职责:
公司行政、后勤保障等方面的管理工作;企业文化建设、企业形象宣传、文件拟稿、文档管理等工作。
直接上级:
总经理
岗位设置:
办公室主任1人、行政助理1人、前台1人、司机1人、车辆队长1人、炊事员(兼保洁员)1人、网管1人
岗位定编:
7人
主要职责:
1.公司行政管理、后勤保障等管理工作。
2.公司文件收发、登记、传阅、批复和抄告。
3.公司来宾的接待及公司领导的服务保障工作。
4.公司的制度建设和组织起草或审核以公司、公司行政部名义发布的公文以及公司形象宣传、企业文化建设。
5.公司各类工作的督办、公司各部门之间的沟通与协调及公司所属区域的管理工作。
6.公司固定资产(含车辆)的管理,办公设备的配备与使用,办公用品的采购、配发及登记工作。
7.公司行政部、会议室、文印室、宿舍食堂等管理工作。
8.公司各类会议、行政活动的组织及保障工作。
9.公司员工的选聘、录用、转正、调配、任免、奖惩等事项的办理。
10.公司员工培训计划的拟定、实施及员工绩效考核的组织、实施工作。
.
11.公司的治安、消防、环境卫生等管理工作。
12.与协作单位的联系接洽工作。
13.公司各类证照的换证与年审工作。
14.公司办公系统的建设与维护工作。
15.公司网站建设及办公网络维护工作。
16.公司领导交办的其他工作。
综合办主任岗位职责
岗位名称:
综合办主任
所属部门:
综合办
直接上级:
总经理
直接下级:
行政助理、司机、车队车长、网管、前台、炊事员(兼保洁员)
岗位职责:
一、行政事务
1、根据总经理意见和公司办公会议决议拟定公司发展计划;
2、负责起草公司企业文化建设及企业形象宣传工作;
3、负责行政、后勤管理工作;
4、组织起草公文及部门呈文、负责公司各类会议的管理工作;5、制定部门工作计划并监督执行,监督下属工作,并对其工作进行定期考核;
6、公司办公系统建设与维护工作。
7、公司网站建设工作。
8、公司各项管理制度的建设及贯彻执行情况的管理工作。
9、制定下属员工岗位职责,并对其工作进行定期考核。
10、牵头公司各部门间的沟通与管理工作。
11、上级交办的其他工作。
二、行政后勤
1、公司行政类物品及办公用品的采购、配发与管理的督办工作。
2、协助做好办公设备的配备及公司报刊征订、分发与管理的督办工作。
3、公司文印室的日常管理督办工作。
4、公司车辆的调用、维修保养、年审及有关交纳费用的督办工作。
5、负责现场宿舍、办公室及其他设施的管理督办工作。
6、负责食堂及伙食管理的督办工作。
7、负责室内外环境卫生检查与管理的督办工作。
三、外联工作
1、与协作单位必要的联系工作。
2、安排好公司公司证照的换证、年检工作。
3、配合总经理和责任部门作好必要的接待和招投标的外勤、外联服务工作。
行政助理岗位职责
直接上级:
综合办公室主任
岗位职责:
1.协助组织、协调公司年会、各类会议及娱乐活动,并及时做好会议纪要和活动简报的编写;
2.依据公司领导的要求及时编制相关行政文件并做好文件归档工作。
3.搜集、整理公司内部信息,及时组织编写公司大事记要;
4.根据各部门申报的办公用品及固定资产采购、维修申请,及时做出合理的调拨、采购、维修计划,并在管理制度规定的时间内完成调拨、采购、维修、发放工作;
5.依据相关管理制度及时处理各部门车辆、机械的充油申请,确保公司车辆、机械不因缺油而闲置;
6.负责公司固定资产、非技术资料、计算机光盘等办公物品的统一造册管理;随时与各部门负责人沟通,对各部门闲置的固定资产、办公物品要及时调拨归库;工程完工后一周内要及时联系项目部负责人,请其协助办理项目部闲置固定资产、办公物品归库事宜;
7.负责公司办公网络、网站及办公系统的维护管理;
8.负责食堂及伙食管理工作;
9.负责室内外环境卫生检查与管理工作;
10.负责外联工作及办理公司所需各项证照的办理;
11.协助公司组织好来客接待和相关的外联工作;
12.公司各类证照的年检、年审工作;
13.公司领导车辆的维修保养、日常清洁、年审及有关交纳费用的
办理工作;
14.服从公司主要领导的临时出车安排;
15.及时完成部门主管交办的其他工作。
前台岗位职责
直接上属:
综合办公室主任
岗位职责:
1.转接总机电话,收发传真、信件和报刊;
2.接待来访客人,并通报相关部门;
3.协助行政助理管理办公用品,管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材;
4.负责数据录入、打印、复印文件和管理各种表格文件;
5.承办员工考勤和外出登记;
6.协助安排会晤、负责会议室及场所卫生;
7.保管各种手续、手册;
8.配合人事更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;
9.监督维护前台周围及办公室整体环境;
10.及时完成部门主管交办的其他工作。
车辆队长岗位职责
直接上属:
综合办公室主任
岗位职责:
①车辆的修理
1.对车辆修理项目的配件、耗材实施确认、监管使用并对修理过程实施全程监督;以及车辆定期保养实施确认、监管。
2.车辆定期维护项目的内容:
车辆每半年一次维护(强制保养)、每两月的机油更换,每月的黄油润滑。
②车辆的检查
定期、不定期的对如下项目进行检查:
车辆的传动系统、转向系统、制动系统、轮胎、柜脚锁、车容车貌,以及随车的安全备品。
检查车辆的适载性能。
车辆检查工作的落实:
有问题马上处理。
问题严重、处理不了时,请示公司领导或停车处理,直至问题解决,符合出车条件为止。
并且,在全公司内通报批评责任人,追究相关责任人的责任。
建立车辆维修、保养档案。
③车辆的急救及事故处理
当车辆在运输工作中发生故障时,必须第一时间了解情况(严重的向上级通报、请示),组织车辆救援。
车辆救援的过程中,必须遵循保障运输任务的完成、节约成本的原则。
发生一般交通事故,通知上级领导后及时赶到事故现场进行事故处
理,并随时向公司领导汇报处理结果。
④配合其他部门的工作
配合内勤开展各项工作,做好车辆年审前的车辆修理工作,协调调度与司机间关系。
协助调度派单,保障车辆合理、正常运行。
⑤每月的各项报表
每月5日前将上月修理费用报表,及时上报直接领导及财务部。
每月5日前整理上月的修理、安全检查等工作的资料,制表入档。
每月5日前核算车辆油耗,做好司机上月的工资报表。
⑥制订车队内部管理方案
1、做柜行车路线的划定、行车监控(GPS)及公里数的核定。
2、严把路桥费审核关以及驾驶员作业过程中特殊费用的审批。
3、车辆出勤情况的统计、监控及协助调配。
二、驾驶员管理
加强驾驶员的管理,有以下工作内容:
日常工作管理,绩效考核,招聘解雇,车辆、证件、工具等交接工作。
组织学习、培训,与驾驶员的沟通,定期总结。
①日常工作管理:
协调、处理司机日常工作中的问题。
确认需驾驶员承担的相关费用并负责追收跟踪,若因车队长跟踪不利而出现费用漏收,责任由车队长负责。
②绩效考核:
司机工作中的各项表现,工作完成的情况,作出考评
并作详细记录。
对有违反公司管理要求的,依照制度进行处罚,有表现突出的公开表扬,或上报公司给予奖励。
③招聘解雇:
经考核表现差的司机上报上级领导后及时辞退并做好善后交接工作,同时严把司机入口关,对新司机进行安全培训,专门进行跟踪引导。
④组织学习、培训
每月分批、分期组织驾驶员进行安全学习、培训。
学习的内容:
①通报司机前段时间在行驶中存在的问题,并指导改进;
②总结事故经验教训,学习在媒介上获得的交通安全案例。
培训的内容:
学习车辆的维修、养护常识;
安全教育的培训,做到安全不离口;
培训标准的客户服务规范;
培训节约成本的有关技能;
培训司机与其工作链之间的协作技能,宣传全员参与团队建设的精神
总结大家的工作经验,并进行表扬和批评。
⑤经常与司机沟通:
在沟通中掌握有价值信息,并适时进行管理方法的调整。
三、接受并完成部门主管临时安排的其它工作。
行政司机岗位职责
直接上属:
办公室主任、车队队长
岗位职责:
1、应爱惜车辆,平时要注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件。
2、出车前,要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整。
出车回来,要检查存油量,发现存油不足一格时,应立即加油,不得出车时才临时去加油。
3、发现所驾车辆有故障时要立即检修。
不会检修的,应立即报告外勤助理及综合办公室,并提出具体的维修意见(包括维修换件项目及费用、工时费等),未经批准,不许私自将车辆送厂维修。
4、协助外勤助理办理车辆的年检手续及其它车务手续。
5、出车在外或出车归来停放车辆,一定要注意选取停放地点和位置,不能在不准停车的路段或危险地段停车。
司机离开车辆时,要锁好保险锁,防止车辆被盗。
6、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全并做好行车记录。
7、不准出现酒后驾车、疲劳驾车、违章行车等行为,以上原因或证件不齐全被罚款的费用不予报销,造成交通事故的后果由当事人负责。
8、对部门主管的工作安排,应无条件服从,不准借故拖延或拒不出车。
9、驾驶员必须随身携带手机,并且做到24小时开机。
10、下班后,应将车辆停放到公司,不准私自用车。
11、驾驶员未经领导批准,不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶;严禁将车辆交给无证人员驾驶。
12、及时完成部门主管交办的其他工作。
炊事保洁员岗位职责
直接上属:
综合办公室主任
岗位职责:
1、购买物品要帐、物分明,物品妥善保管,例行节约。
2、经常征求员工的意见,时常变换菜谱。
3、加强锅台及周边卫生工作,及时清洗、清扫,以保持锅台及周边干净整洁。
4、负责每天清扫餐厅的桌、凳、地面、洗碗池及周围环境。
5、清洗干净碗碟按指定地点存放,严格实行餐具消毒制度。
6、下班前要负责把水、电、汽的开关关好,以确保安全。
7、对洗碗场地的残渣剩饭要妥善处理,及时清运。
8、卫生间和各办公室要每天至少打扫一次。
9、垃圾袋不得有漏水现象,有污水污染过的地方应用水擦净;垃圾做到日产日清;
10、及时完成领导交办的其他工作。
网管岗位职责
直接上属:
综合办公室主任
岗位职责:
1.负责计算机网络系统的日常维护和管理;
2.负责系统软硬件的调研、询价、采购、安装、升级、保管、维护等工作;
3.负责计算机网络、服务器安全运行和数据备份;internet对外接口安全以及计算机系统防病毒管理;各种软件的用户密码及权限管理;协助各部门进行数据备份和数据归档;
4.每日定时对机房内的网络服务器、数据库服务器、Internet服务器进行日常巡视;
5.及时处理网络故障;
6.定时对相关服务器数据进行备份;
7.维护Internet服务器,监控外来访问和对外访问情况,如有安全问题,及时处理;
8.负责公司办公软件的安装;
9.负责公司企业邮箱的相关维护管理工作。
10.负责公司网站建设与维护管理;
11.IP地址和用户密码管理;
12.负责公司车辆维修资料的管理。
13.执行企业保密制度,严守企业商业机密;
14.随时承办上级领导交办事项。
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