行政管控方案.docx
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行政管控方案.docx
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行政管控方案
行政管控方案
篇一:
行政办公费用全面控制方案
行政办公费用全面控制方案
1办公费控制方案与工具
1.1办公费控制关键点
办公费是指因日常行政管理工作需要而购买的办公用品以及其他办公物品的消耗,包括购买纸笔的费用、印制名片的费用、邮寄费、快递费、报纸以及书刊费用、办公室清洁卫生所需的费用等。
办公费控制的关键点如图7-1
图7-1办公费控制的关键点
1.2办公费用控制方案
2差旅费控制方案与工具
2.1差旅费控制关键点
差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。
差旅费控制的关键点如图7-2
2.2差旅费用控制方案
篇二:
行政管理提升方案
行政管理提升方案
***/***行政管理
针对分公司近年来的逐步发展和物价的逐渐提高,分公司行政费用也相应地增加,造成了直接和间接成本的增加,目前分公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处,必须通过完善流程和优化管理模式,提高成本控制意识,做好节能减排工作,节约分公司的运作成本,提高分公司运作效率。
现提出分公司行政管理过程中存在的主要问题和具体提升方案:
一、车辆管理:
1、无完整的车辆信息档案;
2、油费、过路费、维修费等费用支出无控制程序(原来的控制办法执行不到位和不够合理),费用产生的登记不及时,难形成详细的费用和支出记录;
3、驾驶员管理规范不够(个人形象、行车过程要求);
4、提前预约管理不足;
5、无派车标准。
针对上述问题,建议采用以下具体管理措施:
1、对公司现有车辆信息进行详细登记归档(登记内容为:
车辆购买日期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件)
2、根据各车辆价位,技术参数、油耗等特点综合情况分析,车辆使用频率和使用范围应适当调整:
(例如:
外出办事路程、事情的重要性、客户的重要性等给以考虑),分公司员工树立正确用车意识,避免发生无车不出门,无车不办事,因借调不到车辆,宁愿等一等,或是想办法借调车辆才外出办事,从而导致的工作效率降低。
3、车辆费用的产生(油费、停车费、过路费、维修保养费由专人负责严格登记,登记方式为:
当日产生费用,一个工作日内必须登记,同步要登记车辆行驶里程数),费用产生要结合出车登记记录综合分析。
4、对公务用车按时进行日常保养,注意车辆性能维护,严格筛选保养项目。
控制维修保养成本;
5、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理,用车须审核,出车须登记,登记内容为:
始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期等相关内容。
二、行政管理:
1、新增职能部门,行政管理职责划分未明确;
2、行政费用预算不足,各部门年度计划和目标未细化明细并未上报;
3、无人均行政办公费用管理概念。
具体解决建议:
1、对以往部门成立的费用进行统计,作为基础数据,对下一步新部门成立做预算依据。
2、行政费用的划分和监控,明确费用监控责任人,费用控制范围的确定,提高全员成本控制意识,统计往年行政费用总数,分析人均行政费用基数,为成本预算管理提供数据支持。
3、以财务费用划分为标准,明确行政费用划分标准和具体明细,请分公司各部门根据具体情况,对部门内部行政费用作出预算,经部门经理审核,总经理审批后,分公司全员实行预算管理办法,特殊要求经总经理审批以后方可实施。
4、预算结合新增人员费用进行分析,估算出各部门人员增减情况可能产生的人均成本(包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能产生的费用),根据各部门人员变动情况作出费用预算。
5、每个部门申购前做好计划和预算,上报综合部统一审核批准后执行,按照部门预算费用进行管理,超出预算费用则由部门自行承担,或从下月预算中进行扣除。
6、对通讯费用的监控(固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造册);须有详细使用部门、产生费用的明细。
三、办公用品费用控制和固定资产管理:
1、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批流程,制定完善的入库和领用记录,分析日常需求的常用项目和基本开支,定期进行盘点和统计;
2、制定完善的资产管理制度,严格按照资产管理制度进行实施和管理,对分公司资产进行盘点,造册,按个人和部门进行区分和统计,并强化个人使用资产的规范化、责任感,除分公司资产管理专员以外,禁止分公司员工私自调换个人使用资产,每人拥有自己的个人资产表格,须负责个人资产的保管和使用维护;
3、各部门、各项目的行政管理人员需进行培训,在申报流程严格把关,坚持节约使用、循环使用的原则,尽量精简上报审批的物品,控制在制度允许范围内,特殊需求须经总经理审批。
4、固定资产的申购须严格按照总公司资产申购流程进行审批,审批通过后由总公司统一采购(特殊物品,须经审核通过后,由实际使用部门自行购买,明细、发票提供给行政部登记造册统计);
5、固定资产出现故障需要维修时,应统一上报分公司资产管理员并详细说明基本情况,由资产管理员按维修申请流程进行审批后,统一联系维修厂家进行维修;并且对资产维修的费用、项目做详细登记,结合考虑资产折旧、维修成本和购买新资产之间的权重;
6、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程,进行逐级审批,方可进行资产报废;
7、定期对分公司资产进行盘点,如发生资产转移,资产管理员须及时做出资产信息更新。
大件、高价值部门共用固定资产,须指定相关责任人。
四、档案管理:
分公司档案管理的划分(人事档案、合同档案、红头文件档案)。
1、细化档案管理类别,所有档案分公司都必须存原件一份,档案信息按照《档案管理制度》严格区分,查询快捷、准确。
2、档案编号和档案目录要能反映档案基本内容,便于档案查询;
3、分公司档案管理员要进行相应培训,如分公司档案管理人员出现变更,要及时通知总公司档案管理员,分公司的档案管理方法应和总公司的管理模式一致;
4、分公司综合部管理人员要对分公司档案管理工作不定期(建议以月度为周期)进行抽查和指导,根据档案管理的情况,给以档案管理人员相关奖惩(可
在绩效考核过程中体现)。
5、档案的保存和销毁严格按照公司档案管理制度相关规定实施。
五、印章和证照管理:
1、所有分公司的证照原件由分公司档案管理员统一保管,并制作目录,对于时效性证照,必须于时效期限两个月前告之证照变更办理人员,及时办理变更;
2、分公司其他部门如需要使用证照原件时,递交使用申请表格。
经分公司总经理审核通过以后方可从分公司借出使用。
3、分公司印章管理(包含分公司公章和负责人印鉴)统一由分公司综合部经理保管;
4、分公司印鉴的使用须严格经过分公司的审核程序,审核通过后方可使用分公司印鉴。
5、分公司印鉴的借出,须经过总经理审批方能借出,且保证有分公司两名以上成员在场,分公司印鉴借出不能超过半个工作日,必须当日归还,如遇特殊情况,须经总经理审批。
六、OA系统实施:
1、分公司OA系统的实施目的是为了实现企业的信息化管理和无纸化办公,能更好地实现绿色、经济办公,节约公司运作成本,所以在OA系统调研过程中需要各个部门积极配合,并深入思考本岗位、本部门岗位操作过程中的管理重点工作和流程,这样才能在系统中得到有效实施,提高工作效率。
2、OA系统中需要的硬件支持须保证系统运作的稳定、安全,保证信息保存的安全性。
3、OA系统正式实施以后,应及时(一周内)培训,使全员能够及时、熟练操作,改变以往工作方式,逐步实现信息化管理;
4、OA系统实施以后分公司信息化管理专员须综合分析分公司基本软件的版本信息,应统一分公司内部软件使用版本,以避免因电脑配置、系统不同而出现的兼容性问题;
5、规范分公司成员网络使用环境,避免个人电脑出现病毒攻击系统而出现
影响后台运作。
6、为维护数据安全,分公司要购买防火墙、杀毒软件、数据监控等相关安全软硬件设施。
以上针对行政管理工作的管理方法的提升主要还是从工作流程的合理化和高效化入手,目的是有效节约公司管理成本,提高公司办事效率,从而达到节能减排、降低行政费用的效果。
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篇三:
最经典的行政管理方案
伊吉康附件1:
行政管理
一、部门主管负责制(分权管理)
大部分公司现行的指令式管理,使得部门缺乏计划力、灵活性,员工失去创造力,同时也使得公司领导层工作量沉重,因此建议公司要有这样的意识并开始部署并尝试推行部门“分权管理”制。
所谓分权,就是现代企业组织为发挥低层组织的主动性和创造性,而把生产、经营管理决策权分给下属组织,最高领导层只集中少数关系全局利益和重大问题的决策权。
分权的对称是集权。
集权是指决策权在组织系统中较高层次的一定程度的集中。
集权和分权主要是一个相对的概念。
具体如下:
1、以各个部门为主体,在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力,其它部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚,公司从大体上制定一个工作方向、任务,具体操作就交由部门团队自由发挥了。
这样一来,在工作目标的实现上,部门团队会有很大的灵活性来采用具体的方法。
同时我也考虑到各部门的经理、主任他们有相当的部门业务水平及管理经验。
(抓大放小,放手去做)
2、公司部门经理、主任根据部门实际工作业务情况,有权对部门内部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配(前提是要保持部门团队的稳定性)。
部门之间允许展开良性竞争,有竞争才会有发展。
3、部门主管根据部门实际工作情况,不定期召开部门自己的内部沟通短会,每月不低于两次,让公司各种政策措施、方案变动等信息,及时准确传达到公司基层。
(开始由行政部监督,以后让他们形成习惯),各部门会议纪要由各部门汇总,上交总经办审阅,随时掌握各部门发展动向,适时调整。
优缺点分析:
优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论”,摒弃了旧的落后的指令性管理法,采用科学的目标管理法,有效提升企业管理的水平和层次。
员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快,并且员工的方式中往往会包涵有更多创新的东西(调动其多想办法,解决问题的积极性)。
缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标准的业务流程;不排除会有滥用职权或以权谋私可能性,所以必须由行政、财务等部门监管其权力的使用。
具体操作:
财务部由于工作流程比较统一规范,可先行由它打开局面,接着是行政部,如此类推。
每个部门标准业务流程,先由他们部门总结提交方案、行政部、董事长三方共同制定,逐一强化,成功一个铺开一个。
工作开头肯定是烦琐的,但我们追求的是公司今后的规范标准,我认为是值得的,“一劳永逸”!
(以点带面,逐步推广)
二、公司部门主管定期月度工作例会制度(分集权管理)
会议由行政部经理或董事长主持召开,并由专人记录,整理后,抄送董事长、总经办、各部门主管备份。
1、各部门汇报上一月度工作任务完成进度,未能如期完成的需说明原因,并在会上提出最终完成时间,需要其它部门或人员协助解决的会上提出。
(层层抓落实)
2、行政部经理或董事长、总经理依据公司年度经营发展目标大纲,分解下一月度各部门的具体工作任务及安排。
3、各部门同时也根据各自部门的实际业务开展情况计划好自己的工作安排。
(具体依据公司部门岗位职责细则)
4、建立同行业市场竞争对手信息动态体系,由拓展部、质检部、行政部共同牵头,对在工作、生活中看到、听到的竞争对手的各种真实信息(包括公司重要新闻、产品价格调整、新产品上市、节假日促销活动、广告投放等信息)及时反映,并最终由拓展部将其整理归纳、系统化,必要时供公司领导决策层参考。
在会议上各部门也可以及时反映自己掌握的信息。
5、同时会议也将公司经营过程中,各部门存在的问题、不良现象逐一提出并要求整改。
各部门也可以对公司经营反映情况、提出好建议。
6、危机管理
通常把危机管理称之为危机沟通管理,原因在于,加强信息的披露与公众的沟通,争取公众的谅解与支持是危机管理的基本对策。
除了规定月度会议外,各部门还应该根据信息万变市场、突发的危机的需要,不定期地召开短会,商讨应变对策。
月度工作例会制度是各部门之间沟通的重要桥梁,目的是为了发现问题,解决问题。
(上情下达,下情上报)
三、部门考核制度(改善提升)
(一)先以部门作试点,逐渐将“绩效考核”这一概念意识植入员工脑中。
(现处导入阶段,日后严格收紧)
(二)行政部除了季度部门考核外,更多的是在日常监管、巡查公司各部门、员工工作过程中,对发现的问题(工作方法、沟通技巧、工作态度、违法违纪等),随时约谈当时人,及时纠正其方向、不足,并提出改善意见(约谈分关注、批评、警告信、记过、降级降职、解雇)。
(目前阶段以日常监管为主,绩效考核为辅,防患于未然)
(三)年终进行公司“优秀部门团队奖”、“杰出员工奖”评比,以此激励员工力争上游、鼓舞士气!
我行政部也开展“服务之星”的评选,目的是更好树立行政部亲民形象,发挥行政部为大家服务的作用。
四、办公室管理制度(集权管理)
(一)考勤制度(参见现有员工手册进行合理化改进)
(二)请休假制度(参见现有员工手册进行合理化改进)
(三)办公用品申领制度
革新:
新员工入职发放一套办公用品;每月28号前各部门统计并提交自己部门下一月度办公用品明细清单,办公用品将在下一月度7号之前发放,所有办公用品申领必须做好登记,统一管理防止浪费。
(四)公务用车制度
各部门、人员用车必须提前一天向行政部提出用车申请,并填好申请表(用车部门、人员名称,申请时间,预计用车地点、开始时间、返程时间,用车事由,部门主管意见、行政部意见),由行政部统一安排调配,外出人员(司机)并在下午下班前将车钥匙交回行政部。
(行政安排用车原则:
按申请时
间先后、事情缓急轻重程度)
(五)其它建议:
1、人性化管理,营造公司是我家的良好氛围,我行政部除了员工生日送上祝福外,员工结婚(贺卡、结婚贺金)、生育(奶粉、纸尿布)等也同样送上公司的祝福问候!
公司组织一年一、两次的公司集体活动,增强公司员工凝聚力,营造公司自己独有的企业文化。
2、对办公室人员的纪律要加强监管。
我经常看见的有:
上班时间大声说笑、闲聊、串岗、接听客户咨询电话不够热情等?
?
。
(树立行政部执法威信)
五、商业沟通办事指引(AOI法则)
许多企业都遇到到这样的情况,不乏办事之人,但真正将事情“好、快、省”办好的却是凤毛麟角。
所以,在办事方式方法上,我向公司建议:
在员工中,提倡“不做多余的事情”“少走弯路就是成功”的理念,目的提高工作办事效率。
AOI商业沟通办事指引:
1、A——Audience分析决策人背景
首先清楚认识本件工作、本次要办事情的目标任务是什么,锁定谁是决策人;调查决策人背景;了解决策人身边其它听众背景。
2、0——Objective精确沟通目的
如何跟决策人进行有效的沟通(建立关系、投诉、上诉、汇报、报告、销售、申请、答复、请求?
?
)
3、I——Impression刻造印象
为了完成工作任务,刻造自己的形象角色,务求将事情按设想规划中的去实现(对上级或下级、对本单位或外单位)。
六、部门沟通协作机制
为了工作的执行落实,同时也基于“分权管理”中存在的漏洞,所以订立“部门沟通协作机制”。
工作过程中,各部门之间会涉及到人员的互相协作。
例如,A部门需要B部门的协助或者A部门需要B部门XX人员的协助。
这时候,A部门主管不能直接命令B部门XX人员去协助。
正确操作方法:
A部门主管征询B部门主管的意见,让B部门安排适合的人员协助。
总之,部门之间的人员调配、重要信息的沟通以及输出,必须是部门主管与部门主管之间的沟通,各部门、人员不能私自调动人员。
倘若有矛盾、碰撞的情况发生的,行政部或董事长从中调解和谐。
当然,大部分工作任务已在月度工作例会上说明。
(分权管理、沟通协调)
七、调动员工工作积极性
1、要在他们面前树立一个说到做到的形象
公司制定那么多规章制度,首先要求公司最高领导者、中层管理者(部门经理、部长)以身作则、起表率作用,我行政部一定依法办事、执法必严。
2、赢得最高领导者的支持,自己一定要自信
老员工们大多都是公司创业的功臣,在董事长面前说话机会必然会多,所以千万不要被其误导、催眠,一定要保持一个清醒的头脑,要广纳各方之
言。
3、要树立典型,奖罚分明
在月度例会上、要第一时间将做事正确、突出、先进的部门、个人去鼓励和表彰他;带头出风头的话,一定要给予批评严惩;并且开展一个为期一年的,向“优秀员工“学习的活动(一个季度树立一个老员工榜样)。
将一些成就突出,能力强贡献大的老员工树立为企业的优秀员工榜样,以供大家学习。
这样做一来,既可以发挥榜样作用带动和激发其他员工的积极性,同时也对“榜样”本人也是一种激励。
因为成绩得到企业和众人的认可和尊重,增加了成就感;还因为成了榜样也就成了焦点,别人都看着,岂能马虎吗?
当然,他们为公司创业所付出的贡献,我们应该从内心的去尊重他们,而不是表面尊重他们,内心却在抱怨他们。
(分化其阵营,获取更多拥戴)
4、要加强引导和培训
(1)行政部根据各部门职能、业务技能情况,不定期邀请相关专业人士回来培训,让他们去开阔视野,了解自己理论或业务技巧上的存在不足。
(2)各部门根据自己部门存在的不足,向行政部提交需要的相关培训课程。
(3)对老员工参加相关培训,提升与自身工作岗位相关业务技能的,公司给予学费上的报销。
(如,公司财务会计人员考取从业资格证等)
5、适当奖励,恩威并施
公司大部分老员工都是因为工作关系,家庭从英德或外市调入南海,工作都是为了养家糊口,他们所追求的是安稳的工作、长期性的福利待遇,所以由我行政部先行了解其需要,给予他们适当的奖励。
例如,统一安排其子女入学、家庭医疗报销等。
“滴水之恩,涌泉相报”,希望可以感化他们。
不适合目前岗位的,采取调岗、换岗,确实不行就强行解聘(非迫不得已,不杀鸡儆猴)。
6、打破僵局,引入竞争
公司今后岗位人员的招聘要市场化操作,建立一个“因贤用人”“因事定岗”“因岗定人”的用人机制,同时也提拔一些能干的新人,形成公司源源不断的造血系统,让他们觉得不要以为没他们就不行,公司就不能运作,时刻让他们产生危机感。
(生于忧患,死于安乐)
对员工的态度是公司尽力帮助他们适应新形势下,公司发展对他们自身要求,鼓励他们改善提升业务技能。
同时,也要让他们感受到危机感。
只有实行“鲶鱼效应”才真正让他们体会到公司会在市场竞争中优胜劣汰,个人也必然如是。
我行政部也会不定期,在公司的公告信息栏发布相关的真实的“优胜劣汰”案例。
我相信,老员工们都是力战沙场的老将,只要他们都能摆正心态,其丰富经验能够使他们很快改善提升自己不足,焕然一新,迎接新的挑战!
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