金蝶K3采购员操作指导手册.docx
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金蝶K3采购员操作指导手册.docx
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金蝶K3采购员操作指导手册
贵州博宏水泥分公司
采购员操作指导手册
版本
(金蝶软件)六盘水泉辰科技版权所有
文档信息
作者:
简士煜
创建日期(yyyy-mm-dd):
2014-12-15
审核者:
审核日期(yyyy-mm-dd):
最后修订者:
最后修订日期(yyyy-mm-dd):
文档类型:
操作手册
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修订内容
2014-12-15
简士煜
创建文档
采购员操作指导手册
第一节登岸界面介绍
登岸界面
登岸:
登岸之前必然要选择正确的组织机构和正确的当前帐套,帐套和帐套之间是彼此独立的,若是一旦选择错误帐套,一是会阻碍用户登岸错误帐套的数据,二是用户的正常工作的数据并无进入系统,降低工作效率。
另外,水泥公司金蝶K3系统的用户验证方式为“命名用户身份登岸”,选择其他登岸方式不能登岸成功。
修改密码:
若是用户初始没有密码,在用户名栏内输入用户名后(水泥公司金蝶K3的用户名为员工的中文姓名),单击右上角“修改密码”,那么能够设置用户密码;若是用户有密码,那么需要把用户名和密码都填写正确后,单击右上角的修改密码,那么进入修改密码的界面。
注意:
每次登岸前必然要认真检查帐套是不是正确,以避免给工作带来没必要要的麻烦。
第二节系统界面介绍
K3主控台界面
登岸成功后,会进入如上图所示界面,金蝶K3主界面要紧分“菜单栏”,“主控台”,“帐套信息栏”等三个要紧部份。
菜单栏功能介绍:
我的K3:
能够保留用户经常使用的功能按钮
改换操作员:
能够返回到登岸界面
K3流程图:
K3流程图和K3主界面切换
信息中心:
会提示其他人发来的信息和启动审批流后系统发来的提示信息
添加到我的K3:
用户能够选中经常使用的明细功能后,选择“添加到我的K3”,也能够在重用的明细功能上右击鼠标,选择“添加到我的K3”。
注意:
1.只有效户手动选择“添加到我的K3”,才能够在“我的K3”里看到
主控台功能介绍:
主控台从左到右依次分为四级,第一级要紧包括“我的K3”,“财务会计”,“供给链”,“打算治理”,“生产治理”和“系统设置”等模块。
其中财务部门的大部份功能都在“财务模块”中,“供给链”模块包括“采购治理”、“销售治理”、“仓库治理”等和公司业务相关的子模块。
第二级和第三级是为了方便定位。
第四级为明细功能。
第三节系统操作介绍
基础资料操作
用户登录K/3主界面后,点击【系统设置】—【基础资料】—【公共资料】,依此途径进入,能够在明细功能下看到基础资料列表,双击进入对应的基础资料。
基础资料包括:
科目、币别、汇率体系、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目治理、客户、部门、职员、物料、仓库、供给商、本钱对象等内容。
基础资料操作包括:
打印、预览、过滤、刷新、引入、引出、治理、新增、属性、禁用、反禁用、删除、批改、审核、反审核、检测等操作。
注:
以上操作需要系统治理员授权,下面操作类推再也不加注。
单据操作
水泥公司采购经常使用的单据包括:
需求打算单、采购申请单、采购定单、询价单、报价单、外购入库单等单据。
单据操作包括:
查看、新增、保护、打印、审核、反审核、下推、利用、反利用、投放、关闭、作废、反作废、变更、过滤、查找、驳回、删除、修改、上查、下查等操作,不同单据可能会有不同,但要紧功能是一致的。
查看:
在序时簿界面选中某张单据,单击查看即能够进入该单据。
新增:
单击新增会进入单据新增界面。
保护:
单击保护会进入单据修改界面。
打印:
打印需要从序时簿界面进入到单据界面,单击打印会进入套签单据。
通常水泥公司需要套打的单据有采购定单、外购入库单、外购入库单、生产投料单和生产领料单。
水泥公司所有单据都是在审核状态下才生效。
反若是在审核状态下的单据需要修改,必需先反审核该单据才许诺修改,原那么上水泥公司不许诺修改已审核状态下的单据。
下推:
依照水泥公司业务流程,把已审核状态下的单据下推到下一业务流程。
利用、投放:
某些单据在审核后,需要利用、投放才生效。
具体单据在下文中详细介绍。
删除:
把未审核的单据进行删除。
上查、下查:
依照水泥公司业务流程,查询该单据上或下一业务流程的单据。
过滤:
在进入所有的单据序时簿前都会弹出过滤条件,用户依照自己的需求填写相应的内容,即可取得相应的单据。
过滤界面
第四节采购员操作指导
由需求打算单下推生成采购申请单
用户登录K/3主界面后,点击【供给链】—【采购治理】—【采购申请】—【需求打算单-保护】,依此途径进入需求打算单界面。
进入需求打算单序时簿:
在需求打算单序时簿能够查询到需求打算单。
选中(可多项选择)需要下推的单据,点下推-生成采购申请单。
注意:
1.水泥公司需求打算单由部门领导审核。
2.只有审核状态下的需求打算单才能下推生成采购申请单。
3.多项选择时,相同的物料在下推后将进行归并。
(下推后数量=多条相同物料打算需求数量之和)
下推生成的采购申请单
下推后的采购申请,依照库存数量与治理要求填入要采购的数量到“数量”、建议采购日期、到货日期,选择采购方式“采购”、“询价”、“不采购”等信息。
由采购申请单下推生成采购定单
用户登录K/3主界面后,点击【供给链】—【采购治理】—【采购申请】—【采购申请单-保护】,依此途径进入采购申请单界面。
采购申请序时簿
在采购申请序时簿能够查询到需求打算单下推的采购申请单。
选中需要下推的单据,点下推-生成采购定单。
注意:
1.水泥公司采购申请由采购员、分管领导审核。
2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成采购定单。
3.只有需要采购,但不需要询价的采购申请单才能直接下推采购定单。
下推生成的采购定单
在采购定单-新增界面,填写必填项包括供给商、物料代码、数量、交货日期。
填写好以上项目后,单击保留,待采购部领导审核以后,该采购定单便生效。
注意:
1.一张采购定单所包涵的采购物品必需来自同一家供给商。
2.鼠标选中某一物料代码,在单据最下面便会显示该物料的即时库存。
采购定单保护
用户登录K/3主界面后,点击【供给链】—【采购治理】—【采购定单】—【采购定单-保护】,依此途径进入采购定单保护界面。
采购定单序时簿
在采购定单序时簿界面,能够看到之前保留的所有采购定单,并能够对采购定单做相关的操作,如修改、删除、审核、反审核、关闭等等。
若是需要查看某张定单的详细信息,只需要选中该定单,双击进入即可。
注意:
1.关闭标志为“Y”,能够是该采购定单已外购入库并已经生产采购发票,也能够是手动关闭,可是水泥公司不许诺手动关闭未完成的采购定单。
2.行业务关闭标志为“Y”,表示某定单中的一条记录已外购入库并已经生成采购发票
采购定单打印
在采购定单序时簿双击需要打印的单据,进入采购定单界面,即可打印采购定单。
如需要PDF格式采购定单,需要在文件-套打设置中,把“打印到PDF选中”,并设置相应的途径,那么打印后,系统会自动生成PDF格式的采购定单,方便采购员给厂家以邮件的形式下采购定单。
水泥公司采购定单是横向A4纸,假设打印格式显现错误,那么需在文件-打印设置中,把纸张和方向做相应的调整。
打印到PDF
水泥公司采购定单是横向A4纸,假设打印格式显现错误,那么需在文件-打印设置中,把纸张和方向做相应的调整。
打印设置
采购定单下推外购入库单
在采购定单序时簿界面,选中已审核并已到货的记录,选择下推-外购入库单。
生成的外购入库单
外购入库保护
用户登录K/3主界面后,点击【供给链】—【采购治理】—【外购入库】—【外购入库-保护】,依此途径进入外购入库保护界面。
外购入库单序时簿
审核后,该物料确认入库。
注意:
1.水泥公司采购定单目前是由采购员自己审核,审核完以后再打印。
2.下推外购入库单必需等到物料到了以后再下推,严禁采购定单审核完直接下推。
3.在外购入库序时簿界面,能够看到所有已保留的外购入库,并能够对外购入库进行修改、删除、审核、打印等操作。
外购入库打印
在外购入库序时簿界面内双击需要套打的单据,进入外购入库单界面内。
单击打印即可套打外购入库单。
如不需依照单据打印外购入库,能够把假设干张外购入库归并打印。
选中需要打印的单据,再选择文件-归并套打所选单据,即可打印所选单据。
采购申请下推询价单
用户登录K/3主界面后,点击【供给链】—【采购治理】—【采购申请】—【采购申请单-保护】,依此途径进入采购申请单界面。
在采购申请序时簿能够查询到需求打算单下推的采购申请单。
选中需要下推的单据,点下推-生成询价单。
注意:
1.水泥公司采购申请由采购员、分管领导审核。
2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成询价单。
3.只有需要询价的采购申请单才能下推采购定单。
生成的询价单
注:
1.询报价治理提供询价、报价、采购比价分析功能。
采购方有采购意向后,向多个供给商发出询价单让其报价,然后在报价的基础上进行比较并确信最优供给商。
询价单以列表形式,详细说明求购的商品名称、规格、数量及其他备注事项,不公布供货方的名称与联系方式。
供货方通过利用自己的用户名和密码登岸账套,直接在网上给求购方报价。
采购方依照挑选确信最终的供货单位。
单据信息及录入方式
询价单的单据头包括的默许信息介绍如表10-1:
数据项
说明
必填项(是/否)
编号
本张单据的号码,由系统根据【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】→【单据设置】中设置的询价单的编码自动生成。
如果用户将【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】→【单据设置】中的“允许手工录入”选项选中,则用户可手工修改系统顺序编号,否则用户不能修改该编号。
是
询价日期
新增单据时系统自动显示当前系统日期,用户可对日期进行修改。
是
部门
是指该笔业务所处理的部门。
是
采购员
是指该笔业务所处理的业务员。
是
报价截止日期
指本次询价的最后报价日期,超过该日期即不允许再生成报价单。
是
生效日期
指本次询价物料价钱的生效日期。
是
失效日期
指本次询价物料价钱的失效日期。
是
付款条件
支持直接手工输入付款条件代码;利用F7查询并返回。
否
结算币别
支持直接手工输入币别代码;利用F7查询并返回。
是
制单人
即当前单据的录入操作员,该字段用户不能设置,在单据保留后,由系统依照当前操作员自动生成,并再也不随修改而改变。
系统自动生成
审核人
即业务审核的操作员,用户不能设置,在业务审批人审核后,由系统依照当前操作员自动生成。
系统自动生成
审核日期
即业务审核的日期,用户不能设置,在业务审批人审核后,由系统依照当前系统日期自动生成。
系统自动生成
业务类型
关联生成时携带源单据业务类型,不许诺修改,新增时默许外购入库,能够修改
是
启用价钱保密
勾选项,由用户选择是不是勾选。
否
表11‑1
ü询价单的单据体包括物料明细、供给商两个页签。
物料明细页签默许信息介绍如表10-2:
数据项
说明
必填项(是/否)
物料代码
指询价单上货物的物料代码。
是
物料名称、规格型号
是所选物料的名称、规格型号信息,是从物料基础资料中自动取得,用户不能修改。
系统自动生成
辅助属性
指物料或商品的附加属性。
否
单位
指物料的经常使用计量单位。
新增时默以为采购计量单位,可修改。
是
需求数量
即当前物料按当前所选单位计量的数量。
是
交货日期
指物料的交货日期。
是
包装方式
指物料的包装方式。
否
运输方式
指物料采纳何种方式进行运输。
F7挪用“辅助资料—运输方式”。
否
交货地址
指物料在何处进行交货。
F7挪用“辅助资料—交货地址”。
否
表11‑2
供给商页签默许信息介绍如表10-3:
数据项
说明
必填项(是/否)
供给商朝码
F7挪用供给商档案,可选择潜在供给商和交易供给商。
是
供给商名称
供给商朝码对应的名称。
系统自动生成
已报价
一、关联的报价单审核时,反写该字段;二、字段内容包括:
Y\空。
否
业务类型
关联生成时携带源单据业务类型,不许诺修改,新增时默许外购入库,能够修改
是
表11‑3
ü录入方式
在业务处置中,询价单能够实现新增、审核打印等多项功能。
ü手工新增
询价单支持新增或复制、关联单据生成。
各字段录入详见单据头信息、单据体信息。
ü关联生成
通过采购申请单下推询价单或询价单项选择单采购申请单生成。
选单条件:
已审核未关闭的采购申请单。
关联携带字段说明:
询价单字段
说明
结算币别
默以为本位币。
部门
空
采购员
空
供给商
携带采购申请单的供给商。
相同供给商只显示一行分录。
物料代码
携带采购申请单的物料代码。
相同物料只显示一行分录。
物料名称
携带采购申请单的物料名称。
规格型号
携带采购申请单的规格型号。
辅助属性
携带采购申请单的辅助属性。
相同物料携带第一条分录的辅助属性。
单位
取物料的采购计量单位。
需求数量
一、归并采购申请单的数量;
二、多行关联时,如采购申请单上单位不一致,那么统一换算为采购计量单位数量。
交货日期
一、携带采购申请单的到货日期。
二、多行关联时,如存在多个到货日期,那么取最先到货日期。
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- 金蝶 K3 采购员 操作 指导 手册