软件开发技术.docx
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软件开发技术
病案无纸化管理系统
目录:
一、系统简介
二、组织框架
三、物流与功能流程
一、系统简介
二、组织框架
1.机构
、层次
共分三级:
公司级、分店部门级和班组织。
如图1-1
公司
公司职能部门
分店
配送中心
班组
图1-1
行政关系
业务联系
、现有机构组成
公司级:
总经理室;
部门级:
分布在具体地区的连锁店(加盟店、特许店),公司各职能部门(人事行政部,财务部、信息管理部、市场营销采购部、企划管理部等)、配送中心
班组级:
分店和配送中心的管理班组;
、职能与权限
下面我只对与系统开发有关的机构职能进行阐述(按层次说明):
公司级:
、总经理室
、制定公司整体发展策略;
、批准销售计划;协调公司内各部门的工作;
、管理监督和指导下属各分店(部门)的工作;
、决定公司高层人事的变动;
、分析公司的销售、库存、采购、付款等情况;
、批准各分店和配送中心的盘点、损益报告及价格政策
公司部门级:
、人事行政部
、负责人员的工资考勤、招聘、培训、建档、考核、晋级、定级、奖惩和解聘;
、管理全公司的固定资产以及办公用品
、财务部
、处理公司日常财务事宜;
、根据销售数据和总经理室或市场营销采购部的要求支付货款,并记录货款流水;
、根据合同(协议)制定出财务付款计划;对进出发票进行管理;
、根据分店和配送中心提供的销售、进货、配送、退货、退厂、调价、优惠、损益、报残、盘点数据,对公司进、销、存按进价和售价进行核算;
、财务部市场营销采购部
、实施商品的引进、退货、更新、定位和淘汰;
、制定价格政策(调价和优惠)和促销计划(方案)并付诸实施;
、为总经理室和其他部门提供相关报表和数据;
、制定付款计划报总经理批准后交财务部实施;
、处理大宗销售合同(批发销售)
、统一制定商品的基本信息;
、制定配送和退库指令。
、配送中心
、负责商品的进、退、换、配、运输;
、负责验收和保管商品;
、制定商品配送计划;
、接受分店要货数据,并及时向市场营销采购部通报缺货信息和数据。
、信息管理中心
、负责公司软、硬件和网络的日常维护与管理。
确保公司信息系统的安全,保证其能正常运转;
、管理系统维护和资料录入人员,依据各分店(部门)的管理职能和权限制订权限方案。
、企划管理部
、审批和核对分店(配送中心)的盘点、损益、报残及价格政策;
、分店(加盟店、特许店)
、管理本店的日常事务;
、执行公司指令和政策,及时反馈市场行情和走势(指令是指配送、退货、调价等;政策是指商品的促销、优惠、让利等);
、建议商品的价格、在权限范围内设定本店商品的价格;
、管理本店商品的进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等;
、确定商品的摆放位置。
、班组
、管理所属班组的人和事;
、管理班组的进、退、损、溢、残,以及商品的保管和放置工作。
、职务
、层次
总经理、副总经理、经理、经理助理、主任、配货员、仓库保管员、验收员、押运员、营业员、收银员、业务员。
、职权范围
同级别职务存在的共性职权,也存在个性的职权。
、职权共性:
下面我分四个级别分别说明。
副总经理级:
对总经理负责,管理总经理委托管理的事务,代总经理听取部门的工作汇报和计划,批复相关报告(如;批准盘点、损益报告等)。
经理(经理助理)级:
他是本部门的首长,对上向总经理负责,对下管理日常工作,组织和管理所属部门的员工,建议对部门员工的奖惩、任免和调动。
制定本部门的工作计划。
主任(组长)级:
他对部门经理负责,管理经理委托处理的事务。
其他级别:
对主任或组长负责,在干好本职工作的同时,完成主任或组长交与的任务。
、总经理
、查询、统计、和分析核心进、销、存报表;
、批准货款以及大额商品的损益和残损;
、确定公司中长期营销方针和销售计划。
、决定公司重要植物的任免和调动;
、批准必备商品目录和商品配置单;
、批准价格政策。
市场营销采购部
、经理或经理助理
、制定本部门的营销方案和销售计划;
.2、根据市场情况,会同企划管理部经理适时调整价格政策;
、审批商品引进和淘汰,确定商品价格政策;
.4、初审必备商品目录和商品配置单。
、业务员
引进厂家,拟订销售合同,引进新商品,初定商品价格;
根据补货数据及时制定采购计划,并草拟付款计划;
及时发布滞销、待销、淘汰等商品目录;
负责与厂家协调商品的退和换;
拟定必备商品的目录和商品配置单;
配送中心
、经理或经理助理
制定物流配送计划,管理配送车辆;
监督检查实际配送情况;
审核商品的损益、盘点报告;
建议人员的岗位和奖金设置。
、仓库主任
动态掌握商品库存情况,及时发布货源补货;
根据定货单和合同,检查验收商品入库,确保商品保质保量的配送到分店;
按要求分装商品并及时调整商品资料;
、仓库保管员
负责商品入库和出库,对商品进行日常保管;
为仓库主任提供商品库存的情况;
在商品入库时负责实物与送货单的核对,按提货单内容出库
、配货员
根据提货单内容到仓库保管员处提货,并保证商品出库是完好;
根据配送计划,按时把商品提到指定地点。
、押运员
根据送货单查点实物,与该单位进行交接
、验收员
根据定单内容验收商品入库
企划管理部
经理或经理助理
制定销售计划报总经理批准,及时向人事行政部提供计划完成情况的报告;
审批分店(配送中心)的盘点、损益和残损报告;
、与市场营销采购部经理共同制定价格政策
人事行政部
、经理或经理助理
、1掌握公司的人事档案,制定公司的各项规章制度;
、初核重大的人事变动,批准对各类人员奖励和处罚决定;
、初核公司考勤、工资、奖金的方案;
、管理人员
、处理公司员工的资料;
、拟订公司的考勤、工资、奖金的方案;
信息管理部
、经理或经理助理
制定与信息系统相关的规章制度,并负责监督和实施;
处理做出对信息系统构成威胁的人,并根据规定提出处罚意见视情况报总经理批准。
制定核规划不同时期的信息系统解决方案,依据各部门的管理只能与权限制定系统访问权限方案。
、维护人员
维护系统软硬件核网络,保证系统正常运转。
培训新员工,根据公司需要编写一些小系统。
财务部
、经理或经理助理
制定付款计划,审批货款
、管理人员
记录付款流水,管理进出发票
分店
、经理(店长)
、负责商品进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等的管理;
、建议员工的调动核任免
、班组长
负责商品的日常管理包括:
商品价格的调整、商品的放置位置、
商品的盘点、商品的销售、商品的损益等等。
内容组成
机构层次编码、编码、名称、负责人、电话、地址、邮政编码、开户银行、银行帐号、税务登记号、房租费、建筑面积、营业面积、开业时间、部门性质、销售计划、IP地址;
人员人员编号、姓名、性别、照片、人员类型、职务、角色、人员注册名、家庭住址、住宅电话、手机号、寻呼机号、聘用日期、合同副本、简历、职位等、社会关系、照片、所属部门。
1.6编码原则
级别编码位溢位
机构编码由两个部分组成,前三位部门编号,后二位班组号。
人员编码由五位流水号组成
2.商品
层次
我们根据现有商品架构可归纳成三层即商品大类、小类和分类;
内容组成
编码、名称、税率、特征、货位;
编码原则
类别编码原则上为六位,大类二位,小类二位和分类二位
三、物流与功能流程
1、引进新商品与定价
涉及部门和职位
部门:
公司、市场营销采购部、配送中心
职位:
市场营销采购部经理(A)、市场营销部业务员(B)、配送中心仓库保管员(C)
1.2流程图
物流(见图2-1)
公司
B引进新商品并拟定零售价和批发价
A审批同意进场并决定零售价和批发价
配送中心
1.接受分店的商品资料
2.接收配送中心对商品资料的补充和修改
3.向配送中心通报商品资料
配送中心
1.接受公司的新商品资料
2.上报对商品信息的补充
3.通知分店商品信息
C以商品资料位蓝本核对实物,更新商品
分店
接受配送中心资料
图2-
功能流程图
公司
B填写商品引进单
提请申请
A批准
1.系统自动编码,增加商品信息单数据,生成新商品单
2.增加商品条码单数据
3.更新商品信息单数据
4.增加商品信息单
通讯
服务
器
1.发送新商品至配送中心
2.接受配送中心对商品信息的
修改以及品条码单
配送中心
通讯
服务
器
1.接受公司的新商品信息单
2.发送商品信息单和商品条码单到公司、分店
1.增加新商品信息单数据
2.更新与增加商品信息单和商品条码单数据
C核对新商品信息单,并输入商品条码信息
分店
修改与增加商品信息单和商品条码单数据
通讯
服务
器
图2-2
接受配中心的商品信息单和商品条码单
注意事项
新品的定义:
满足以下三个条件中的一个即可以称为新品。
第一、商品信息单中不存在的商品;第二、重要属性和存在属性不同的;第三、原有商品的升级,又不能修改或删除原有商品资料。
在第一次购进时,仓库主任可根据商品的实际情况,可修补除价格以外商品信息。
商品信息的编码按一定规律由公司统一制定,商品的条码由配送中心录入并发布。
允许用户定义附属商品,即商品属于另外一个商品。
在定义时必须声明是否直送商品。
商品信息中的零售价和含税进价只是作为参考之用,它
随着不同进货批次而发生变化。
编码原则:
商品编号:
由两个部分组成,六位编码+四位包装率;
进场申请单号:
由三个部分组成,申请单位+四位年份+五位流水号。
关键字段
、商品进场申请单
申请单号、申请日期、批准日期、申请人、物价员、批准人、引进原因、新商品编码、商品名称、规格、单位、拟订进价、拟订零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属;
商品信息单和新商品信息单
商品编码、商品名称、规格、单位、现在进价、零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属;库存数量;
商品条码单
商品编码、条码号、引进日期。
2.厂商定义
涉及部门和职位
部门:
公司、市场营销采购部、市场营销采购部;
职位:
市场营销采购部经理(A)、市场营销业务员(B)
物流(见图2-3)
公司
B拟订厂商进场申请单
A批准
通知配送中心和分店
配送中心和分店
接受上级的厂商信息
图2-3
功能流程
公司
B填写厂商进场申请单
通讯
服务
器
发送厂商信息单到公司,配送中心
增加或更新厂商信息单
A审核和批准
配送中心、分店
接受上级的新厂商信息单
通讯
服务
器
图2-4
增加或更新厂商信息单
、可以根据同一厂商不同的付款方式来定义多个厂商信息,具体情况由客户自行处理。
编码原则
进场申请单号:
由三个部分组成,申请单位+四位年份+五位流
水号;
厂商编码:
由三个部分组成,税务登记号前两位+五位流水号
关键字段
、厂商进场申请单
申请单号、申请日期、批准人、批准日期、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货时效、联系人、法定代表人、进场费用、付款方式
、厂商信息单
编码、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货方式、联系人、法定代表人、进场日期、出场日期、进场费用、付款方式
3、进货
、涉及部门和职位
部门:
市场营销采购部、配送中心、分店;
职位:
市场营销采购部业务员(A)、配送中心仓库主任(B)、分店经理(C)、配送中心仓库保管员(D)。
、特别说明
根据分店权限和商品属性,商品可以由厂商直接供货到分店,故下面分两种方式来讨论。
、物流
第一种:
统一进货(见图2-7)
图2-7
D入库上架
新商品进货
A电话、传真、网上定货
配送中心依据订货单内容验收入库
B签字确认收货
补货信息
市场行情进货
第二种:
直接进货(见图2-8)
C电话、传真定货
厂家按照合同定期发货
1.按定单验收入库上柜
2.签收
图2-8
功能流程
第一种:
统一进货(见图2-9)
公司
填写订货单增加订货单数据,更新
1.新商品引进审核订货申请单订货申请单数据
2.市场行情
3.根据配送中心补货
单生成订货申请单1.发送订货单到配送中心
4.根据商品配置单生成2.接受配送中心的补货单1.增加补货单数据
订货申请单3.接受配送中心的进货单2.增加订单回执单数据
和定单回执单3.增加进货单数据
通讯服
务器
配送中心
1.接受公司的增加订货单数据根据定单填写更新订
订货单进货单,并确认货单,增
通讯2.发送进货单和定货架号加进货
服务单回执单产生补货单数据单数据,
器3.发送补货单到公司1.根据商品产生订单
配置单回执单
2.填写商品
补货单
图2-9
第二种:
直接进货(见图2-10)
分店
D输入商品以订货单位依据,输入增加进货单数据
订货单实收数量,形成进货单
通讯
服务
器发送进货单至公司
图2-10
、注意事项
、在进货时必须先订货,无特殊情况下,送货应在规定时间(订货单中声明)内完成,每批商品的进价,以订货单填写的数据为准;
、如果到货商品与订单不符或在指定日期内没有到货,有业务员决定如何处理此次订单,负订单数量表示冲减原有订单数量;
、分店的进货数据必须及时输入系统并上传公司;
、分店、配送中心和公司的成本按批次进价核算;
、编码原则
进货单号:
由三部分组成:
进货单位+四位年份+四位流水号;
订货申请单号:
由三部分组成:
申请单位+四位年份+四位流水号;
订货单号:
由三部分组成:
订货单位+四位年份+四位流水号;
补货单号:
由三部分组成:
补货单位+四位年份+四位流水号;
回执单单号:
和进货单号一致。
、关键字段
、订货申请单:
申请单号、申请单位、申请人、申请日期、商品编码、规格、单位、进价、数量、原因;
、订货单:
订货单号、订货日期、到货日期、订货人、厂商编码、商品编码、商品名称、规格、单位、进价、数量;
、进货单:
进货单号、订货单号、送货单号、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、规格、单位、价格(含税)、价格(不含税)、数量;
、回执单:
订货单号、进货单号、送货单号、订货日期、订货
人、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、
规格、单位、订单数、进货数、原因。
4、商品退厂
、涉及部门和职位
部门:
公司、市场营销采购部、配送中心、分店;
职位:
市场营销采购部经理(A)、市场营销采购部业务员(B)、分
店经理(C)、配送中心经理(D)、配送中心仓库主任(E)、配送中心仓库保
管员(F)、配送中心押运员(G)。
、物流
第一种:
统一退厂(见图2-11)
公司
1.根据厂商要求1.通知配送中心退厂
2.公司情况2.通知分店退厂进入配送中心退厂流程
B制定退厂计划和B通知厂商退货的
内容A批准时间和数量
配送中心
D根据通知制定G按计划到分店GF与E
运输计划进行交接
1.接受公司的退厂通知
2.通知分店退厂运输计划E与厂商交接
3.上报公司退厂运输计划“红字”退单
.和退厂情况收集仓库中商品,等待退厂交财务做帐
分店
D根据退厂指令内容D与G交接
1.接受公司退厂公司和时间收集相关商品红字”退单
2.接受配送中心退厂等待退厂交财务做帐
运输计划
D与厂商交接
红字”退单
交财务做帐
图2-11
第二种:
分店退厂(见图2-12)
C根据商品特性分店人员与厂商上报公司退厂情况
通知厂商退货进行交接
图2-12
4.3功能流程
公司
B填写退厂指A审批更新退厂指令申请单,1.增加或更新配送退
令申请单指令申请单,增加退厂厂单、配送待退厂单
指令通知单数据配送指令回执单数据
2.增加退厂运输计划
通讯1.发送公司退厂指令通知单至配送中心和分店单数据
服务2.接受配送中心的配送退厂单、分店退厂单、3.增加分店退厂单和分店
器配送退厂指令回执单、配送待退厂单待退厂单数据
3.接受配送中心退厂运输计划单
4.接受分店的分店待退厂单□
填写商品待退厂单
配送中心
1.增加配送待退厂单数据确认配送待
1.接受分店的待退厂单2.增加分店待退厂单数据退厂单
2.接受公司的公司退厂3.减少配送待退厂单数据
通讯通知单增加配送退厂单数据,
服务3.发送退厂运输计划单到公司生成退厂指令回执单
器和分店4.增加退厂指令单数据
4.发送分店退厂单到分店和公司5.减少分店待退厂单数据确认分店待
5.发送配送待退厂单到公司增加分店退厂单数据并退厂单
6.发送配送退厂单、指令回增加配送待退厂单数据
执单到公司6.增加退厂计划运输单数据制定运输
计划单
分店
1.接受公司退厂指令通知单1.增加退厂指令通知单
2.接受配送中心的退厂运输计划单2.增加退厂运输计划单数据
3.接受配送中心的分店退厂单
通讯4.向公司和地区性配送中心发送分减少待退厂数据单,并增加
服务店待退单分店出库单数据
器
输入商品待退厂单数据
图2-13
、注意事项
、流程说明
、时序:
遵循信息在先,操作在后的原则。
、待退厂库存:
尚无退回厂家商品的集合库
、待退厂库存的组成
分店:
分店待退厂单
配送中心:
配送待退厂单
公司:
分店待退厂库存+配送待退厂库存
、配送中心和分店割据退厂通知收集商品,并把数据输入待退厂
单,使待退厂商品从正常库存中剥离出去,从而保证信息数据在实物退回厂家之前与实际库存一致。
、待退厂库存之间的转换:
配送中心减少的依据是:
与厂家交接
后产生配送退厂单;分店减少的依据是:
受到配送中心的分店退厂单;配送中心增加的依据是:
分店待退厂单和输入待退厂单;分店增加的依据是:
输入待退厂单。
、各个数据单的归属
分店:
分店待退厂单、分店退厂单、退厂指令通知单、退厂运输计划单;
配送中心:
配送退厂单、配送中心运输计划单、退厂指令通知单、配送待
退厂单、配送退厂指令回执单;
公司:
公司退厂指令通知单。
、只对分店和配送中心待退厂单的单号进行确认,不复核其具体内
容。
在退厂运输中产生的损耗由配送中心承担,配送中心可以通过配送中心损益(退厂)单来减少退厂库存,注意在确认分店待退厂单前输入损益单。
、退厂单价以退厂通知中声明的价格为准,其乘积结果超出系统库
存部分归入退厂金额。
、编码原则:
退厂指令通知申请号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;
退厂指令通知单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;
退厂运输计划单:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;
待退厂单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;
退厂单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;
退厂交接单号:
它与退厂单号一致;
、关键字段
、退厂指令通知申请单:
申请单号、完成日期、执行时间、拟定人、商品编码、商品名称、规格、进价、数量、金额、现有库存数量、批号、备注;
、退厂指令通知单:
指令单号、申请单号、批准时间、完成日期、
执行时间、拟定人、批准人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注;
、待退厂单:
待退厂单号、指令单号、执行日期、完成日期、待退
日期、录入人、验收人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注;
、退厂单:
退厂单号、指令单号、厂单号、待退厂单号、执行日期、
待退厂日期、退厂日期、退货厂家、部门、验收人、录入人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注;
、退厂交接单:
退厂单号、退货日期、退货厂家、仓库交接人、厂
家交接人、厂商退货单号、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注商品配送;
、退厂运输计划单:
计划单号、指令单号、运输日期、车辆型号、
车辆数量、单位、备注。
5、商品配送
、涉及部门和职位
部门:
公司市场营销采购部、配送中心、分店
职位:
公司市场营销采购部经理(A)、公司市场营销采购部业务员(B)、
配送中心经理(C)、配送中心仓库主任(D)、配送中心仓库保管员(E)、配送中心提货员(F)、配送中心押运员(G)、分店经理(H)、分店营业员(I)
、物流图(见图2-14)
公司
1.根据商品配置表A批准通知配送中心进入配送中心配送流程
根据市场行情
填写配送申请单
3.分店要货申请单
4.根据指令回执单进入公司进货流程
生成补货信息
配送中心
E根据提货单的F把商品放置到以商品送货单位
根据配送指令和要货信内容发货,并指定位置,由D基础,C与D进行
息需作以下工作:
与F进行货物负责并汇总并制交接
根据配送指令制定配交接定出商品送货单
送运输计划和补货单补货单上报公司
2.系统打印出提货单,交
F到E处提货G拿签过字的送进入分店G押运货物到
货单到D处销帐配送流程各地配送中心
分
1.以商品送货单位依据,I领取各自商品上架销售
I与G进行货物交换
2.以商品配置单位依据H把多余商品存入小库房
自动生成要货申请单
3.H填写要货申请单上报配送中心或公司
功能流程(见图2-15)
公司
1.进入进货流程
2.填写商品配送指令申请单A批准
3.依据商品库存配置单自
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