万树区域市场招商实施方案.docx
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万树区域市场招商实施方案
万树湖南市场招商实施方案
一、筹备阶段(2月10日~2月15日)
第一步、成立联合工作小组
总指挥:
×××
职责:
(1)招商工作的组织与决策;
(2)会务总协调;
(3)重要客户接待。
副总指挥:
××、××
职责:
(1)招商工作的执行总指挥;
(2)负责所有细节的安排和处理;
(3)同时注重会议议程、科目和时间安排,市场业务处理。
专责小组:
1.策划设计组
组长:
×××
成员:
×××、×××
职责:
(1)负责招商方案的起草、修改与解释;
(2)负责招商广告、宣传资料的创意、文案与设计;
(3)提供媒体新闻通稿;
(4)其他与会议有关的文案与设计任务。
2.媒介宣传组
组长:
×××
成员:
×××、×××
职责:
(1)负责联系媒体,落实新闻报道、广告发布、报纸派发等事项;
(2)负责监控报纸派发情况,评估广告效果;
(3)负责媒体记者接待与沟通;
(4)负责评估是否调整媒体策略和投放力度。
3.人员推广组
组长:
×××
成员:
×××等(10人,2个小分队)
职责:
(1)走访全省14个地市、80多个县市的所有建材市场门店两遍;
(2)进行两轮招商资料派发,全部建材市场门店无一遗漏;
(3)预约、登记意向客户,建立客户档案;
(4)会前三天最终落实与会客户名单。
4.会务组
组长:
×××
成员:
×××、×××
职责:
(1)与会人员的往返接送;
(2)会议接待、登记、会议资料的发放;
(3)各个住宿房间的安排;
(4)与会客户的分组;
(5)突发事件的处理和协调;
(6)用餐协调;
(7)文艺活动的安排与组织(含田汉剧院歌票准备);
(8)与酒店的事务性安排等。
5.会场组
组长:
×××
成员:
×××、×××
职责:
(1)接待酒店与会场的选定;
(2)会场的布置;
(3)会议器材的移交、试验与维护;
(4)会务资料的整理与摆放;
(5)会场气氛营造与会场秩序的调节;
(6)摄影、摄像;
(7)会议间隙对会场的清洁与整理;
(8)抽奖活动的组织与控制;
(9)会场费用的结算;
(10)其他会场现场的业务处理。
6.商务洽谈组
组长:
×××
组员:
×××、×××、×××
职责:
(1)负责与经销商一对一的沟通促进;
(2)合同、资料的讲解;
(3)参会人员的名单、资料整理;
(4)意向合同的签署。
7.培训讲演组
组长:
×××
成员:
×××、×××、×××
职责:
(1)准备欢迎词、发言稿及培训课程;
(2)全面准确地介绍企业、产品、政策等客户关心的主要内容;
(3)控制好会议现场气氛与节奏;
(4)巧妙引导意向客户。
8.礼品物料组
组长:
×××
成员:
×××、×××
(1)抽奖礼品的联系、购买:
面包车、摩托车或手机、公文包、钱包;
(2)纪念品的准备:
集团新年台历;
(3)招商单张的印刷;
(4)接站牌的准备;
(5)来宾资料的准备:
会议资料、公司画册、产品画册、来宾代表证、笔、笔记本;
(6)会务资料的准备:
来宾联系录、来宾登记表、来宾返程订票登记表、工作人员通讯录(人手一份);
(7)商务洽谈资料的准备:
公司营运手册、经销商合同、产品样品;
(8)会议发言稿等的打印:
欢迎词、主持人讲稿、工作总结及计划等;
(9)会场布置用品的制作与准备:
会场横幅、海报、导引牌、警示语、欢迎条幅、礼仪小姐绶带等;
(10)其他物料准备。
第二步、确定会期及议程
1、会期:
2天,3月5~6日上午
2、报到时间:
3月4日下午,返程:
3月6日下午
3、会议议程:
3月5日上午
(1)主持人宣布会议开始;
(2)总经销卢总致欢迎词;
(3)万树木业总经理介绍万树集团概况(企业介绍模块);
(4)播放万树集团宣传片;
(5)万树产品介绍模块;
(6)营销现状介绍模块;
(7)行业现状与发展趋势分析模块
(8)万树2006营销整体规划模块;
(9)招商及经销商政策模块;
(10)市场支持体系模块;
(11)区域市场推广计划模块;
3月5日下午
(12)分销商投资赢利分析模块;
(13)参观万树地板样板店;
(14)专家讲座:
专卖店建设模块;
(15)专家讲座:
专卖店营销模块;
(16)专家讲座:
小区推广及工程业务运作模块;
3月6日上午
(17)合作流程与细则模块;
(18)经销意向合同书说明;
(19)抽奖活动细则说明;
(20)草签经销商意向合同并收取定金;
(21)正式抽奖、颁奖;
(22)联谊活动:
卡拉OK及舞会;
3月6日下午:
返程。
第三步、制定招商活动预算
1、会场费用:
2000元
2、住宿费用:
7200元
(预计60人,30个标间×120元×2晚)
3、招待费用:
4800元
(6桌×4餐×200元,2次早餐由酒店免费提供)
4、资料准备费用:
4500元
(招商单张2万份计3000元,来宾、会务及商务洽谈资料计1500元)
5、礼品费用:
37000元
(纪念奖15名计1500元;三等奖3名计900名;二等奖1名3000元;一等奖1名30000元,万树新年台历80本计1600元)
6、业务拓展费用:
12000元
(10人,每人平均2个地区12个县)
7、广告费用:
20000元
(《××都市报》2期通栏广告计10000元,《××都市报》两次定向发行费用计5000元,《建材商讯》1期计1000元,记者红包、机动费用等计4000元。
)
合计总费用:
87500元
二、推广准备阶段(2月16日~19日)
1、设计、印刷招商宣传单页;
2、创意设计招商平面广告(含《××都市报》通栏及《湖南建材商讯》整版);
3、撰写新闻通稿;
4、联系《××都市报》,签订广告发布及报纸派发合同;
5、推广人员培训:
学习招商活动方案、吃透细节、提出疑难并及时解决;
6、确定推广人员分组、分工、行动路线图及时间安排;
7、推广人员行动准备:
招商单页、《意向客户登记表》、纸笔等。
三、推广实施阶段(2月20日~3月1日)
1、广告发布与报纸派发
《××都市报》:
2月20日1期,2月25日1期;
《湖南建材商讯》:
1期(月刊);
报纸派发:
2月20日、25日,每次数量5000份,对象为各县市建材市场所有门店,要求无一遗漏。
2、新闻发布
《××都市报》2月23日周四建材装饰版1则,字数200字左右;
3、人员推广
(1)分两次进行,每次每人跑1个地区(长沙湘潭视为1个地区;岳阳常德视为1个地区;娄底益阳视为1个地区;湘西张家界视为1个地区;共10个地区),时间3~4天;
(2)第一次行动时间:
2月20日~23日;第二次行动时间:
2月25日~28日;
(3)第二次推广重新分配区域进行,不得派遣原推广人员进入原地区;
(4)注意:
推广人员只对活动作出解释,对企业、产品、政策等不作说明,以发放资料和收集意向客户名单为主要工作内容。
附:
湖南省县级以上行政区划一览(例)
长沙市:
芙蓉区 天心区 岳麓区 开福区 雨花区 浏阳市 长沙县 望城县 宁乡县
湘潭市:
雨湖区 岳塘区 湘乡市 韶山市 湘潭县
株洲市:
荷塘区 芦淞区 石峰区 天元区 醴陵市 株洲县 攸 县 茶陵县 炎陵县
衡阳市:
珠晖区 雁峰区 石鼓区 蒸湘区 南岳区 耒阳市 常宁市 衡阳县 衡南县 衡山县 衡东县 祁东县
邵阳市:
双清区 大祥区 北塔区 武冈市 邵东县 新邵县 邵阳县 隆回县 洞口县 绥宁县 新宁县 城步自治县
岳阳市:
岳阳楼 云溪区 君山区 汨罗市 临湘市 岳阳县 华容县 湘阴县 平江县
常德市:
武陵区 鼎城区 津市市 安乡县 汉寿县 澧 县 临澧县 桃源县 石门县
益阳市:
资阳区 赫山区 沅江市 南 县 桃江县 安化县
娄底市:
娄星区 冷水江 涟源市 双峰县 新化县
郴州市:
北湖区 苏仙区 资兴市 桂阳县 宜章县 永兴县 嘉禾县 临武县 汝城县 桂东县 安仁县
永州市:
零陵区 冷水滩 祁阳县 东安县 双牌县 道 县 江永县 宁远县 蓝山县 新田县 江华自治县
怀化市:
鹤城区 洪江市 沅陵县 辰溪县 溆浦县 中方县 会同县 麻阳自治县 新晃自治县 芷江自治县 靖州自治县 通道自治县
张家界市:
永定区 武陵源 慈利县 桑植县
湘西州:
吉首市 泸溪县 凤凰县 花垣县 保靖县 古丈县 永顺县 龙山县
四、会务准备阶段(2月28日~3月4日)
1、会场落实
(1)会场选定的原则:
一般应具备以下条件:
1、交通便利,2、市内三星级以上酒店;3、具备60人同时开会、住宿、就餐的要求。
会议室——要求整体环境舒适,光线充足,温度适宜,无噪音,能满足预期人员的座席,音响效果良好,卫生间不能离会场太远。
住宿——以双人标间为主,无噪音,会务组安排在楼层首间或电梯门口,有商务套间。
就餐——就餐环境清洁卫生,能满足参会人员同时用餐的需求。
(2)会场费用的结算:
包括住宿费、就餐费、会议室租金等,实行由专人负责和一人签字负责制,一定要和酒店方面事先协商好。
2、与会客户名单汇总、确定与会人数;
3月1日对所登记的意向与会客户再进行一次电话沟通,最终确定是否与会?
到达时间?
是否安排接站?
并强调会场地址及乘车路线。
需接站的来宾应要求其提供能漫游的手机号码,以备急用。
3、资料、礼品准备
(1)资料准备:
包括来宾资料、会务资料、商务洽谈资料、主持人稿等;
A、来宾资料:
会议资料、公司画册、产品画册、来宾代表证、笔、笔记本;
B、会务资料:
来宾联系录、来宾登记表、来宾返程订票登记表、工作人员通讯录(人手一份),
C、会场物料:
会场横幅、导引牌、警示语、欢迎条幅、礼仪小姐绶带等;
D、商务洽谈资料:
公司营运手册、经销商合同、产品样品;
E、会议发言稿:
欢迎词、主持人讲稿、工作总结及计划;
(2)礼品准备:
包括面包车、摩托车或手机、公文包、钱包、集团新年台历等。
4、确定布置方案,布置会场
(1)在会前一个下午预约宾馆进行各种条幅和导引牌的悬挂摆放,并布置好会场,制造公司开会的浓厚氛围,给成功创造隐形的基础保障;
(2)为了增加会场内的气氛,条幅、海报、招帖是必不可少的;
A)酒店大堂设置主题导引牌;
B)如门前空旷而且条件允许可挂上一条欢迎主题的条幅;
C)在其他相应位置设置会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间导引牌等;
D)同时,应在会场明显处贴上“禁止吸烟”、“请将手机关闭或调至无声”、“会场内请勿打电话和走动”等警示语;
E)各条幅、导引牌、警示标语等应事先设计制作好,并考虑悬挂或粘贴方式,提前布置完成;
(3)要提前调试音响和投影。
5、会前总动员及演练
(1)会前总动员要让每个与会员工了解整个会议的重要性,并把大家的心态调整到期最佳;
(2)会前的演练十分重要,通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理,以便及时调整。
6、提前进驻会场,并维护好会场
(1)所有工作人员应在第一天上午应提前1小时到达会场,熟悉环境,了解各自工作岗位,发现问题及时解决,并维护好会场布置;
(2)会务组设置好来宾登记台,办公室进行相应的整理。
五、招商大会阶段(3月5日~6日)
3月5日上午
(1)会议签到,发放大会资料袋;
(2)主持人宣布会议开始;
(3)主持人宣读会议议程与规则;
(4)主持人宣读与会客户名单,并介绍万树木业与会人员;
(5)总经销卢总致欢迎词;
(6)万树木业总经理介绍万树集团概况(企业介绍模块);
(7)播放万树集团宣传片;
(8)万树产品介绍模块;
(9)营销现状介绍模块;
(10)行业现状与发展趋势分析模块
(11)万树2006营销整体规划模块;
(12)招商及经销商政策模块;
(13)市场支持体系模块;
(14)区域市场推广计划模块;
3月5日下午
(15)分销商投资赢利分析模块;
(16)参观万树地板样板店;
(17)专家讲座:
专卖店建设模块;
(18)专家讲座:
专卖店营销模块;
(19)专家讲座:
小区推广及工程业务运作模块;
3月6日上午
(20)合作流程与细则模块;
(21)经销意向合同书说明;
(22)抽奖活动细则说明;
(23)草签经销商意向合同并收取定金;
(24)正式抽奖、颁奖;
(25)联谊活动:
卡拉OK;
3月6日下午:
返程。
六、会后总结跟进阶段(3月7日~3月15日)
1、各组组长提交工作总结报告;
2、划分区域,分别指定专人进行签约客户跟踪服务;
3、对未签约客户进一步沟通跟进。
附:
相关工作细则
1、会务组工作细则
(1)接站工作细则:
●接站人员应详细了解所接对象,并有其移动联系方式;
●出发前应仔细检查接站所需的物品,如接站牌等;
●如果来宾晚点应耐心等候,在无接站任务时注意自行安排休息,但要保证随叫随到;
●接站司机应随时待命,并合理安排行车路线,严禁出现饮酒和脱岗现象;
●接到来宾应热情主动协助其提行李,并引导上车,如需等其他来宾,则应向其解释说明;
●如遇塞车,应及时向来宾沟通解释,请其等候或自己打车赶往会场;
●如休息或办理其他事情应将车钥匙统一放在会务组办公室内;
●若客人要求外出游玩必须先请示,得到同意后方可出行。
(2)登记接待细则:
●登记处环境整洁,便于来宾登记,禁止摆放无关物品;
●与酒店前台及客房部保持密切联系,及时了解入住信息,确保客人的入住安排;
●提前向前台领取客房房卡,为来宾省去复杂的登记过程;
●来宾到达时应热情接待,详细询问并认真填写登记表,字迹工整,便于确认;
●填写完登记表后,发放会务资料及房卡,并向来宾说明里面装的内容,嘱其仔细查看,同时应告之会务组办公室所在房间;
●专人将来宾送入客房,主动帮其提行李,如客房内已有客人要主动做介绍;
●提醒来宾妥善保管贵重物品等注意事项;
●客房安排应一次到位,避免出现调房现象,如遇特殊情况需调房,应向双方作好解释工作。
(3)后勤工作细则:
●做好各项开支的费用预算,把能够想到的都想到,准备充足,不该省的坚决不能省;
●确立会场后,会务组人员应熟悉会场环境及会场各部门主管,如客房部、餐饮部、工程部、会议室等,并将联系电话做成小卡片,人手一份,以备急时需要;
●了解会场所能提供的服务,并与服务部门详细说明如何配合,如接送车辆何时何地如何接送客人,叫醒服务的时间及方式等;
●提前与订票公司联系,了解始发车次及航班次,并与来宾及时沟通,了解他们的返程时间及要求,以便为来宾提供经济快捷的返程服务;
●会务组办公室内要做到卫生整洁,杜绝工作人员聊天、吸烟、吃零食等,除了轮休人员外,其他人员不得在床上休息;
●会议用餐前一个小时与餐厅负责人联系,确定用餐量,告知其做好准备;用餐前五分钟安排人员到餐厅门口恭候来宾,并引导就位;如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排;
●待来宾入座后员工填补到每桌的间隙,尽量不要出现员工扎堆用餐;会务组工作人员用餐实行轮换制,要确保个岗位始终有人。
2、会场组工作细则
●与会场服务员充分沟通,做到双方紧密合作;
●在酒店大堂位置设置本次会议的主题导引牌,并要求酒店方面协助负责大堂的接待。
在其他相应位置设置会务组导引牌、会场导引牌等。
引导牌的制做及设置可要求酒店方面协助;
●在会议开始前一小时进入会场,检测会场设备:
麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、水性笔、灯光、音响、空调等;
●选择并预留摄像机位,尽量减少人员流动对摄像效果的影响;
●在会场入口处,提前安放好有关警示牌,上面书写有“请关闭手机或将手机调至无声”、“严禁吸烟”、“请务在会场内喧哗或走动”等警示语;
●由1~2人在会场主入口处迎接来宾,必要时提醒来宾注意有关事项;
●引导来宾从前向后坐,如来宾中有熟人,可将其穿插安排在每排中间,帮助我方调节会议气氛,如带头鼓掌等;
●来宾入席后由会场服务员提供茶水,但仅限于会前和中间休息时候,中间倒水一是影响主讲人的情绪,同时客户喝多了水难免要上洗手间,麻烦且扰乱会场秩序;
●为保证主讲人的思路不受干扰,会议期间会场除了摄影、摄像人员可以来回走动外,其他人员尽量减少走动。
3、商务洽谈工作细则
●会前将所有资料准备充足,包括公司资料、产品资料、VI手册、签约合同等;
●会前到登记处了解来宾的基本情况,及其住宿位置,并进行逐一拜访和交流;
●沟通是要把握“探其所虑,供其所求”的原则,先倾听,后判断,再行动;
●在会议中注意来宾的神态和听课的认真程度,据此判断其心理活动,做到“有的放矢”;
●对准备签约的来宾先重点突破,促使其形成带头作用;
●会后安排咨询时间,让来宾充分了解,最终促成签约。
4、主持人的工作细则
(1)主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等;
(2)会前先宣布会议程序和会议须知,并将注意事项进行公布;
(3)拟定每位授课人的经历与职务简介,当授课人上台前进行介绍;
(4)授课后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌;
(5)事先准备好活跃课间的话题、活动;
(6)主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。
5、授课人的工作细则
(1)会前五天沟通确定好授课内容;
(2)提前三天将授课内容做成课件,交于会场组课件播放人员;
(3)有条件的情况下提前三天做演练,确保授课无误;
(4)授课前充分休息,调整状态,保证最佳授课状态。
6、联谊酒会用餐时注意事项
(1)餐前一小时与餐厅负责人联系,确定用餐量,并做好预备;
(2)用餐前五分钟安排员工到餐厅门口等候来宾,引导来宾就坐;
(3)如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排;
(4)酒水以啤酒、红酒、低度酒为主,高度酒容易喝醉;
(5)待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙,尽量不要出现员工扎堆用餐;
(6)全体工作人员用餐执行轮换制,并准备牛奶或点心充饥,确保工作人员充沛体力。
7、员工的合理休息
在满负荷工作的前提下确保各组员工的合理休息,每组根据自身情况制定合理的休息安排,如:
会务组的工作主要集中在来宾登记、用餐、休息、返程的时间,其它时间则不是很忙,所以可安排适当的轮换休息;
会场组的工作主要集中在会议及授课期间,剩余时间应协助其它组工作或轮换休息;
商务洽谈组的主要工作时间是在恳谈会及来宾休息时与来宾沟通,所以在授课时可安排与其它组配合或轮换休息。
8、突发事件及客户投诉的处理
(1)遇来宾酒后失态,来宾贵重物品丢失等突发事件,应及时寻找有关部门配合解决,尽量低调处理,不引起其它来宾的注意;
(2)如在工作中遇到来宾投诉,无论对错,先赔礼道歉,然后弥补,会后再追究过失问题。
公司内部的问题内部解决,尽量安排在会议结束以后;
(3)来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决,即使不是自己的业务范围,也应帮其联系解决;如遇不能解决的问题,及时向上级汇报,不能隐瞒或越权处理;
(4)公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台,对公司影响不好。
9、会务注意事项
(1)所有工作人员进入会场后应统一着装,佩戴好公司徽标;在会议期间尽量不吸烟、不喝酒,行为举止文雅,注意公司整体形象,给来宾及会场留下好的印象;
(2)所有工作人员应提前到达会场熟悉环境,了解各人的工作岗位,发现问题及时解决;
(3)会务组办公室应尽量安排在电梯出口处,并要作好标识,同时要注意另开1~2套套间用于商务会谈;
(4)人员的分工与协调次序明白,首先分工,完成自己份内的事,其次是协作,做到人人有事做,事事有人做;
10、会议结束来宾的撤离与返程安排;
(1)按来宾要求将其预定的车(机)票提前送到其手中,有需要时安排送站;
(2)来宾离开时,安排工作人员主动帮其搬运行李;
(3)涉及到钱财的事项一定要交接清楚;
(4)对待签约的经销商和没有签约的经销商要一视同仁,千万不可有差异。
11、会务组撤离酒店注意事项
(1)巡视检查各个客人的房间或者和前台进行问寻,以免有客人忘了东西;
(2)把一些资料能带则带,不能带则撕毁,不要随意遗留在宾馆;
(3)会务组负责人和公司财务人员一起,与酒店结清相关费用;
(4)有的客人到时候不退房,而是自己留下来办些事情,一定要给前台说清楚按照我们开会时候的标准结算,给客人留一个长久的好印象。
12、会后总结
(1)会后总结,一是总结经验,找出不足,为以后再召开类似会议积累经验;
(2)同时,也应该就会议期间所收集到的信息进行分析整理,尤其是经销商方面的信息,以了解市场,及时为经销商提供相关支持。
万树营销策划小组
2006年2月12日
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- 区域 市场 招商 实施方案