三全学院人力资源管理系统需求.docx
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三全学院人力资源管理系统需求.docx
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三全学院人力资源管理系统需求
三全学院人力资源管理系统需求
总体需求:
总体上要求全院员工能基于统一的平台实现全员人力资源管理,学院领导可在线查阅人力资源相关报表及数据、处理人力资源所涉及的审批流程;人力资源部员工可处理人力资源管理相关业务(员工基本信息管理、绩效考核、薪资管理、考勤管理、合同管理等);全体员工可通过网络查阅跟个人相关的所有信息(绩效成绩、工资、福利、社会保险、考勤状况等),办理从员工入职到离职整个周期所涉及到的所有业务(入职、离职、合同签订、请假、加班、调休、转正等),员工上级领导可根据流程及权限处理下属员工的申请单据。
系统应内置常用的人力资源报表供院领导、人力资源部工作人员及员工使用,并提供强大的报表自定义工具用于报表设计。
系统应具有强大的可扩展性(提供相应的工具或其他方式),便于在我院人力资源业务发生变化时进行业务的调整(可在现有平台及相应工具支持下由人力资源部自行调整,并由学院技术人员进行全面指导)。
整体上分以下几大模块
1、组织机构管理
2、员工信息管理
3、招聘管理
4、人事变动管理
5、薪酬管理
6、考勤管理
7、绩效管理
8、报表功能/统计分析
9、员工门户/员工自助功能
1.组织机构管理
1)可方便的管理组织机构信息,系统能生成组织机构图,并可显示各部门名称、人员编制等情况,能实现组织机构及其下人员的拆分、合并、划转。
2)可以实现部门新增、更名、合并、转移和撤销等业务,进行该操作时人员可自动随所在部门转移。
3)系统可自动记录部门变更历史,并能出具个时期学院组织机构图。
4)可调整组织架构图的大小、颜色、字体、显示层级。
5)适应不同阶段的管理需要,实现多种组织机构设计模式,实现显示权限内的各单位信息及部门信息,并自动生成组织机构图,生成单位各层级常设性及临时性组织机构树形图。
6)可便捷查询各组织机构属性,包括编制数(超编显示)、人员数、部门职责说明书等,可穿透查询部门人员基本情况。
7)实现部门新增、更名、合并、转移和撤销等业务。
8)记录单位、部门的变更情况,满足对组织机构变更过程的管理需要。
9)灵活定义单位、部门的各项基本信息与辅助信息。
10)可实现学院层面进行统一组织架构设置与监控,同时也可以满足所属单位日常管理的需要。
11)实现学院级标准岗位的设置,满足统一建立岗位体系的需要。
12)灵活定义职务、岗位的基本信息、辅助信息、工作职责及任职资格要求等,可生成岗位说明书,奠定以岗位体系为核心的人力资源管理的基础;可进行岗位信息导入、导出。
13)对岗位进行分档、分级管理,随着员工入职、调动,自动根据所在岗位定级、定档,为宽带薪酬、档级工资制打下基础。
14)按部门生成该部门中的岗位树形图,可便捷查询各岗位的属性,包括岗位数、岗位说明书(上岗条件、责权利等)、岗位级别等,可穿透查询目前该岗位在岗人员信息。
15)灵活实现岗位新增、合并、撤消与反撤消等业务。
16)记录岗位的变更情况,满足对组织机构变更过程的管理需要。
17)对一人兼多职位情况,提供兼职、交流任职、挂职、借调等多种工作关系属性。
18)实现组织内部各层次及各职位任职情况分析;实现对历史任职信息的浏览;
19)清晰反映劳动管理配合进行员工数量统计分析及各类人事业务处理。
20)管理学院的组织架构信息,按照部门分类管理岗位信息,可以详细记录岗位的要求和岗位的职责信息。
2.员工信息管理
1)能灵活高效的管理我院各类员工信息,可根据学院业务要求自行设计人员基本信息字段,提供通用标准信息字段设置并可根据我院实际需要调整。
2)可保存、查询、浏览人员的多媒体信息,如照片、录像、声音、考核材料、证书复印件等,实现人员信息的立体化管理。
3)提供强大的查询和统计分析功能,为人力资源优化配置提供依据。
4)可利用报警功能实现员工转正、培训、退休、反聘、合同到期等自动提醒,人员信息采集“转入人员档案”时根据编制数进行超编提醒。
5)可管理我院的教职员工、外聘教师、兼职教师、工勤人员及实习生信息。
6)可自定义系统使用的职称体系(国家职称体系或单位自有的职称体系,为保留单位自设职称特征和方便统计,可定义二级标准岗位或者包括所有级别可供选择的国家职称门类,可自定义查阅)。
7)可对员工入职、离职、转正、调配、兼职、借调、离退休进行管理,并可进行灵活的流程化处理。
8)系统应提供常用的各类人事统计报表,并可根据我院实际需求灵活的新增、修改各类报表,可自定义报表模板。
9)设置参数控制,实现人员编码产生方式的不同形式:
自动编码或手工输入。
10)可实现外部数据的导入(OFFICE等文档及其他系统数据),充分考虑业务数据的整合。
11)实现人员信息子集的复制增加和非业务子集信息批量录入。
12)实现人员信息子集的唯一性校验。
13)数据采集后保存数据时,自动校验黑名单以及系统已经存在的人员工号。
14)数据采集保存时,如果校验该人员是离退休人员或解聘人员,会提示是否返聘或再聘。
15)采集在职员工信息时,支持在编不在岗要求,允许员工没有岗位或职务。
16)支持从采集到的人员中单个选择或批量选择,作为入职申请人员,选择后也可单个删除或批量删除人员,支持增加、修改、删除、复制、提交、收回、查询、审批意见查看、刷新、打印等功能。
17)支持审批人才招聘审批表、入职申请单,审批时可选择部分审批通过或全部审批通过,并支持查看单据审批状态、审批意见等。
18)打印人才招聘审批表、入职申请单时,支持打印全部人员或只打印审批通过的人员。
19)人才招聘审批表、入职申请单的单据号支持自动生成。
20)入职审批时,系统自动进行人员超编提示,若严格控制单位编制的情况下,则超编后不允许入职审批通过。
21)在入职审批中支持自动或手动“发送通知”给相关人员,入职通知支持两种方式:
邮件和系统消息。
22)提供对员工及权限内下属成员单位人员信息的浏览。
23)提供对所有员工的信息管理,包括正式员工、解聘员工、离退员工等各种可以自定义人员分类的管理;提供领导、员工、所属企业领导班子成员、后备干部、专业技术人才、离退休人员等不同序列人员的不同管理模式。
24)通过人员信息汇总表、人员信息卡等多种形式展现个人信息,可定制或自行设计特定表格显示目标人员群体的个人信息。
25)对员工个人信息中的关键信息项与岗位任职条件进行比照分析,作为员工调整岗位、晋升或接受进一步培训的依据。
26)灵活自定义各级员工信息的信息集和信息项,完整记录员工从进入单位、发生变动到离职的全过程的历史信息,包括任职情况、奖惩情况、工作经历、培训信息、考核信息、合同信息、薪资变动信息等;实现记录文字信息、照片;实现将人员相关文档作为附件进行上传、浏览;同时提供扩展功能,用户可灵活实现子集信息的扩充;实现员工信息的批量维护。
27)实现设置人员信息采集/维护节点中主界面列表显示的字段及字段的显示顺序。
28)实现对员工自助用户的批量增加,可自定义密码生成方式及规则并自动生成密码。
29)实现根据不同单位需要,灵活定义不同的人员分类方式。
30)可根据行业人员、机构编码规范和单位实际情况,对各人员信息项目和字段进行编码、规范、校对及维护等。
31)实现单位级黑名单人员的管理和维护。
32)可将本单位内的解聘人员、离退人员或外单位人员记入黑名单,并据此,对应聘人员、人员信息采集中的人员进行检测,如为黑名单中人员,则给出警告提示。
33)可定制及自行设计各类汇总表,用于人事业务日常统计工作,报表可穿透查询各项内容中的具体人员。
34)各级单位可以动态查询、分析权限内下级单位的人员信息数据。
35)预置多种常用的员工信息卡片、各类人员花名册、常用登记表、履历表、人员查询统计模板与报表模版等,用户也可根据需要自定义各种查询、统计、分析方案。
36)实现按时间、部门等条件进行查询统计,并可输出个人资料单项、综合列表,为人力资源优化配置提供依据。
37)灵活定义多种员工信息卡片和员工花名册样式,实现输出形式的个性化和多样化。
38)提供常用条件查询、定位查询、模糊查询、条件组合查询等多种查询方式,可以方便快捷地从数据库中查出某个或某类人员信息。
3.招聘管理
1)实现所有简历导入导出。
所有应聘人员通过注册,给予应聘者一个账户名,此账户名实现应聘-面试-入职通知的全过程。
2)以招聘岗位为单位,全面记录和管理每个招聘岗位的所有细节,为每个招聘岗位项目组成员提供一个互动的招聘流程管理平台,学院管理层实时、动态了解每个岗位的最新招聘进展情况。
针对每个招聘岗位项目都可以记录下岗位招聘计划、招聘方式、招聘渠道、备选人列表、面试日程安排等相关信息。
例如在具体招聘岗位工作中,可直接从人才库中筛选出初步符合基本条件的备选人信息,并在招聘岗位项目中详细记录与各备选人才的联系过程、面试情况、录用情况及相关背景调查信息。
学院领导能按照不同的时间段(比如最近1周、最近2周、最近1月等)查看单位所有招聘岗位的备选人及其面试记录、推荐记录、录用记录等。
可填写面试考官的面试评语和面试结论,使招聘职位更快捷,高效,达到无纸化办公。
3)日常管理
可以对每个表、字段的权限进行分配和回收。
可对简历的查看和拷贝权限进行有效的控制。
整体来说,人才库所需功能需要涵盖收取邮箱简历、简历批量入库、精确查询、模糊查询、简历分类、简历批注存储移植、简历转发、批量更新等功能。
4.人事变动管理
1)提供对员工调配、晋升、考核、奖惩、培训、辞职、辞退等业务处理。
2)提供方便灵活的业务流程的模板及自定义功能。
3)定义的流程节点能方便的进行调整,流程执行顺序也能灵活调整。
4)能方便查看自己申请的业务进展情况,还能够查询待审业务、已批业务等信息。
5)提供业务流程监控功能,可以提前终止业务,也可以重新指派。
6)对不同的业务能灵活授权。
7)实现直批与自定义审批流两种审批模式,可灵活设置人员转正流程;实现自定义设置转正时需要查看的相关信息项。
8)详细记录人员转正信息;可由员工自己也可由直接上级代为填写转正申请。
9)提供对转正到期执行的提前预警提示。
10)可灵活定义人员调配类型,实现兼职、借调、交流、外派等多种任职模式。
实现自定义设置调配时需要变动的相关信息项。
11)实现采用审批流或者直接记录人员变动信息两种业务处理方式,满足用户不同需要。
12)详细记录人员调配信息、调配原因并进行统计分析。
13)实现调配业务操作的人员履历同步更新。
14)实现对不同人员类别进行调配管理。
15)实现人员调进、调配、异动、离退休等业务流程,业务流程驱动系统信息自动变化,定制相关审批表格,表格中的信息能够自动从系统中抓取。
16)实现在职人员社保、公积金调整管理。
17)可灵活定义人员离职类型,实现辞职、退休、下岗、开除等多种离职模式;实现自定义设置离职时需要变动的相关信息项。
18)实现采用审批流或者直接记录人事变动信息两种业务处理方式,可灵活设置人员离职流程。
19)详细记录人员离职信息、离职原因并进行统计分析,为学院管理提供改进的诊断依据。
20)实现记录人员的多次离职信息。
员工离职时任职结束日期回写,离职信息回写到离职子集,统计时基于离职子集进行统计分析。
21)实现对离职人员的返聘、再聘业务处理。
22)手动设置新进人员试用期期限,试用期每期自助提醒人力资源部和新进人员填写试用期考核表,能完成相应的审批流程,考评结果反馈人力资源部,与薪酬模块关联;
23)申请提前转正人员通过本人申请,单位主管审批流转到人力资源部和主管院领导审批;
24)试用期月考核合格、试用期到期后发起转正申请流程,结果与员工信息管理、薪酬模块关联。
25)入职后设置合同时间段,合同到期提前两个月提醒;合同到期人员根据续签规则附是否续签建议分部门流转到各单位主管审批续签意见(能够提醒部门主管),审批意见反馈人力资源部;人力资源部收到反馈意见提交本部门主管和院领导审批是否续签合同及续签时间;
26)可以自主设置第一、第二、第三合同期,如有必要可以增加合同期。
5.薪酬管理
1)可建立符合本单位需要的工资结构体系,可以灵活定义工资类别、计算公式和工资标准等。
2)当员工入职、转正、转岗、升职时,系统可自动或人工调整完成工资调整业务,并自动记录员工的历次工资变动情况,提供工资补发补扣自动或人工处理机制,变动情况可以归档备查。
希望自主处理时审批的级别层次有明确区分,权限明晰。
3)可方便的导入不同考勤机数据、奖金及其他必要的工资数据等,也可将工资数据输出为EXCEL、DBF、HTML等常见格式。
能和现行的财务系统对接,不是简单的数据接数据。
4)提供强大的工资分析功能,可按部门、岗位、级别、时期、考核档次等分析各类工资项目的计数、总额、平均值、最高值、最低值等;提供历史工资分析功能,能以多种形式进行工资增幅的比较分析。
5)提供工资变动和工资发放审批机制。
6)实现全院不同部门间多种薪酬体系设计,满足学院管理的灵活性要求。
7)部门或个人年度工资总额要等于部门或个人本年度下各期间的工资总额之和。
8)实现对薪资发放表、薪资统计报表按部门进行分页打印。
9)支持薪资分类管理,实现为某薪资类别指定其所包含的薪资发放项目。
10)提供对各薪资类别当前最新期间的查询;可安年月时间段进行查询并能保存为Excel。
11)可灵活设置不同类型员工的各类薪资项目及其计算方式。
12)可自定义薪资计算参数,分别计算各薪资期间薪资类别的每个项目。
13)实现薪资调整批处理或指定个别员工调整薪资。
14)系统进行期末处理,自动将本月数据结转到下月。
15)可对计算有误的薪资计算进行重算,薪资发放有误的可进行重设置并执行相应处理;需要有校验数据功能。
16)提供完善的薪资统计分析功能,系统预制多种薪资查询、统计、分析工具,为制定薪资制度与调整薪资结构提供依据。
17)提供常用的各类工资报表并可生成不同格式的薪资明细报表和各类统计报表。
18)薪资发放表中提供对各薪资项目是否显示的设置,不发放的期间可设置该项目不显示。
19)查询的时间范围:
开始日期缺省为当前期间的起始日期,截止时间为期间结束日期,用户可以对时间范围进行调整。
20)人员变化提示中能够查询出的人员有:
未加入薪资档案(或福利档案)中的新进人员、已经加入薪资档案的离职人员、未加入到薪资档案(或福利档案)中并开始兼职的人员(含兼职、借用、交流人员)、已加入到薪资档案(或福利档案)中并结束兼职的人员(含兼职、借用、交流人员)。
21)用户可在“新进人员”和“兼职开始”页签的人员列表中选中需要添加到薪资档案的人员,批量将人员添加到薪资档案。
22)用户可在“离职人员”和“兼职结束”页签的人员列表中选中需要从薪资档案中删除的人员,批量将人员从薪资档案中删除。
23)如有短信或微信接口可将工资信息以手机短信方式发送给员工。
24)根据员工考勤情况调整员工薪资。
25)根据员工考核情况调整员工薪资或计发奖金。
26)实现员工网上查询个人当月薪资及薪资历史情况。
27)可统一调整全院工资,也可进行部分调整;或者可统一及部分应用某个薪资方案,定薪、调薪后可直接应用到薪资核算。
28)支持同一月内多次发放工资,并可以分别计税,也可以合并计税;个人所得税既可以选择与工资计算同时进行,也可以选择单独计算。
29)考核奖励能够在工资口录入,分组汇总后,同步到薪资系统发放到个人。
30)可分别处理试用期和转正工资的业务,提供薪酬变动分析,每月变动情况、变动原因、薪酬预算(预计支出)、薪酬发放进度查询。
31)可设置代扣费用(五险一金、职业年金等),合计代扣合计,并与财务系统对接。
32)可灵活设置产假应付工资金额,能够调整员工产假期间岗位不变,工资调整机制。
33)明确课程名称和具体任课教师,每个教师能够显示本学期、历史学期承担的课程名称、课程性质、课程周数和课时量;
34)能够自主设置课程核算规则,核算教师课时量;
35)教师课时量与设置任课标准比较,与绩效模块关联;
36)能自主设定规则统计自然年度科研工作量和社会服务工作量。
6.考勤管理
1)可设置规则判断不同缺勤记录类型,考勤统计结果直接与工资模块关联。
2)可与薪资模块及绩效模块实现无缝连接,能实现员工网络化办理加班、调休、请假等日常考勤工作,领导可以在线审批及处理这些业务,可与考勤机有效连接,设定打卡规则,记录员工考勤信息。
3)员工考勤流程审核支持按角色、部门、人员制定审核人员,并能自动找到员工上级。
4)可自定义假期类型,能够实现假期、考勤各类业务请假、销假,同时保留各种假期历史信息供统计。
5)可以为不同类别的人员设定不同的年假规则,系统依据规则自动计算相应人员的年假,并记录和管理剩余额度、支出等详细的年假状况。
6)考勤数据可按固定格式导出系统,确认后的考勤数据可以实现每一笔都定位关联到某薪资期间某薪酬方案,数据在审核确认后,可参与该期间的薪资结算。
7)灵活定义考勤开始和结束时间、考勤记录规则、休假规则、考勤日历,可灵活设置节假日加班类型,自定义各种请假种类和假期计量单位。
8)可单独或批量设置每个部门或每类员工的考勤方案;统计每位员工的月出勤结果,与薪资系统链接进行计算;提供特定时间内个人/部门/单位的出勤数据统计图表。
9)提供多种考勤日报、月报、年报以及员工休假报表,可按员工或部门统计出勤、迟到、早退、请假、休假、加班等数据。
10)对考勤异常情况提供考勤警报。
11)可按我院考勤相关制度或规定制定相应的考勤规则,并能自定义公式计算各种假期、加班、调休、产假、病假等,并与薪资系统相关联,自动反应在月工资及绩效奖金中。
12)提供加班申请和审批管理,记录员工加班情况,并可将加班时间折算成工作日;可将经批准的加班申请自动转入加班天数,也可直接记录加班情况,批量为全院某类或全部员工增加加班。
13)提供加班后的补休管理与加班工资计算,可根据加班时点状态自动判断加班工资计算倍数,结果可提供给薪酬管理使用,而不需要导出数据,人加工,造薪酬。
14)在申请调休时,系统优先使用年休假,其次是加班,无剩余天数,则无法调休。
7.绩效管理
1)能满足学校绩效考核方案的需求,可进行问题选答(多选、单选均可)。
2)绩效考核应首先了解清楚我校组织架构及各部门人员、岗位设置的差异,从而使角色定义(考核关系)清楚,避免考核人角色错乱导致评分工作反复或评分成绩缺失。
3)绩效打分过程中,应能对于即时发现的错误进行调整,具备打分结果规则的校验和提醒,提高评分的有效性。
4)绩效关系的变动能够同步调整绩效考核关系,无需与变动人相关的打分者重新打分;绩效考核结果可按学院、部门、人员、岗位等进行强制分布和联动分布。
5)可根据员工的考核指标的类别,灵活定义复杂多样的打分群体,灵活设定指标权重,并有效汇总。
6)支持部门绩效与个人绩效关联。
7)支持360度、KPI、平衡计分卡等常规绩效考核方式及多种考核方式混合;能实现我院人力资源要求的绩效考核方式。
8)支持不同部门、岗位、人员可执行多套考核方案。
9)可自定义绩效期间、考核等级、评分规则,建立绩效考核业务中的公共考核指标。
10)支持多级指标类型和多级指标体系,可构建学院公共/通用指标库。
11)可进行绩效计划管理并实现跟踪与监控,并可对整个绩效考核过程进行监控。
12)支持对考核结果的修正,可针对某个人、某个部门或某一类人员进行单个或批量调整。
13)考核时可对基本定义信息、公共控制信息、考核对象、考核量表/考核目标值、考核人/审核人及其流程设置、考核指标分配等信息进行设置。
14)定义完具体某个考核方案后,可设置该方案适用的考核对象(人员/部门)及其审核人/审核流程、考核量表及其指标设置、本方案的考核人类别有哪些,然后针对考核对象进行具体的考核设置,包括:
为每个考核对象分配对应的考核量表、设置考核对象的考核指标的考核目标值、考核对象的考核人/考核顺序/分别考核那些指标/考核权重等详细信息。
15)考核设置中设置考核关系时,可以根据前面的考核人类别设置,自动显示具体的考核人,且可以再添加/删除考核人。
16)可对考核方案进行冻结,冻结后相关人员可按权限浏览考核方案的具体内容。
17)系统应具备启动考核、绩效数据采集、考核评估打分、考核进展监控、考核结果生成或录入、考核结果审核、考核结果调整、考核结果冻结/发布、考核结果浏览、冻结整个考核等一系列的业务功能。
18)打分开始之后,可以根据情况调整考核对象和考核人,并且调整之后其它人员已经打的分数不受影响(考核对象可以直接删除,考核人删除后只取消该考核人的考核结果)。
19)支持指标的多种打分方式,支持多级考核流程,可退回前面的考核人重新考评。
20)支持对外部绩效数据进行采集和应用,可导入规定格式的文本文件内容及Excel表格。
21)对没有设置量表的考核对象,可直接录入其综合考评结果。
22)计算生成考核结果时,不强制所有的考核人都必须打分。
对于未打分人员,系统将其考核权重按比例分摊到其他同类考核人的考核权重中,再计算考核结果。
23)考核结果生成/录入后,可对考核结果进行审核和调整,支持多级审核流程。
24)支持多种等级产生方式,支持考核等级的强制分布。
25)考核结果生成/录入/审核/调整后,若已确定下来,可选择这些考核对象对其考核结果进行冻结;冻结结果后需要的话,可发布考核结果;考核结果发布后,即可查询浏览权限范围内的员工/部门的考核结果。
26)支持对多个考核方案的考核结果进行汇总。
27)对于实际考核过程中,定性考核的话采用上级、平级、下级对其进行考评,并可以进行指标的权限管理,对于不同的考核主体可设置不同的权重,当考评人员进入系统后,对于个人有权限进行评价的,在主界面上会显示出来需要进行的考核任务。
28)支持KPI指标的分权限录入及查看,可控制什么部门能考核哪个部门的什么指标,需要录入哪几个数据,后台进行运算后得出分值。
当然不同的指标软件后台计算的关系也不一样。
29)部门考核结果可影响部门正职及副职绩效考核成绩,并能定义影响程度;员工(全院员工)除上级分配的考核指标外也可自定义部分考核指标,经上级领导审核后作为该员工总体指标,指标审核后下级员工不能修改。
30)可按部门考核结果对该部门员工考核成绩进行强制分布,比如该部门考核成绩为优,则允许该部门可以有更大比例的员工绩效成绩为优良,具体比例可自定义。
绩效考核结果出来之后,按绩效管理制度,设置公式,直接对薪酬进行影响,人员审核,即可生成新的绩效工资。
31)具有完善的日志记录功能,能记录管理员、业务人员及其他用户登录时间、IP及进行的操作。
32)用户登录以后,如不修改个人密码则无法进行考核评分。
8、报表功能/统计分析
1)需提供强大的报表制作工具,方便管理人员自定义报表。
2)能制作表格样式及图形样式的报表。
3)提供人事业务各功能模块相关的各类报表,比如:
薪资相关报表、员工职称结构、年龄结构、绩效考核相关报表、各类考勤报表等。
9、员工门户/员工自助功能
1)经过授权员工可修改查询个人基本信息。
2)可进行绩效考核满意度测评,并查询绩效考核结果。
3)可进行请假、加班、调休、公出
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