采购合同归口管理制度.docx
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采购合同归口管理制度
采购合同归口管理制度
篇一:
采购合同管理办法
采购合同管理办法
第一章总则
第一条为规范华东电力试验研究院采购合同的管理,依据《中
华人民共和国合同法》、《国家电力公司合同管理办法》及相关规章制度,结合本院的实际情况,特制定本办法。
第二条本办法所称采购合同是指本院经华东电有限公司授
权与国内外其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条根据合同管理制度规定,管理责任部门是采购合同管理
的归口管理部门,项目申请部门是采购活动的执行部门。
第四条本院的采购合同分为物资采购合同和服务采购合同二
大类。
物资采购包括设备和材料的采购,服务采购指项目中的外包。
第五条采购合同技术协议部分由项目申请部门负责确认、商务
部分采用审核会签办法。
第六条符合我院招标条件的,应严格按上级公司和我院有关招
标的规定执行。
其他采购采用招标、货比三家、直接采购的方式。
对于列入效能监察的项目,按《院行政监察办法》执行。
50万元以上采购项目,审计与法务专职列席商务谈判。
第七条本院各专业部门和管理部门不得以部门的名义对外签
订采购合同。
第二章采购申请
第八条采购申请应已列入项目计划和费用预算。
计划外项目按
相应的责职权限审批后,方可提出采购申请。
第九条采购合同原则上不允许超过已批准的预算,如遇超过预
算采购合同的情况,需按原审批程序办理追加预算的审批手续。
第十条采购申请在院MIS上办理。
第十一条计划内5万元以上及特种设备的采购,申请部门应进
行调研,提交“询价/货比三家”报告(见内部站——办事指南——工作表格)。
计划外采购申请或涉及科技项目的采购申请,必须提交“设备采购申请报告”(见内部站——办事指南——工作表格)涉及劳动保护用品采购申请的,按《劳动保护管理办法》的规定执行。
第十二条采购应在“合格供货方目录”中选择,对未列入“合
格供货方目录”的,计划部应根据《采购控制程序》要求组织对供方进行评价。
第十三条对供方的评价方式可采取以下三种:
(一)书面调查:
采购申请部门向供方发送供方调查表;
(二)现场调查:
管理责任部门会同或指派有关人员到供方处进行现场调查;
(三)第二方审核:
管理责任部门可以委托其他权威部门对供方进行审核。
第十四条对生产试验设备的供方评价
(一)对生产试验设备中间商评价应包括:
经年检合格的营业执照、与实际相符的经营范围、签约代表的有
效法定代表身份证明或授权委托书、代销生产试验设备的授权证明等。
(二)对生产试验设备制造商评价应包括:
质量管理体系的状况、满足合同要求的产品质量标准、质量信誉、资信、市场状况、对国产计量器具的供方一般应取得国家有关部门授权或CMC证书、通过类似产品的历史比较和对其他使用者的调查了解。
第十五条对外包服务供方的评价,一般应包括下列内容:
质量管理体系的状况、服务能力及相应资质、仪器设备及人员情
况、完成同类项目的情况。
第十六条管理责任部门负责保管5万元人民币及以上采购合
同供方的评价档案。
采购申请部门负责保管5万元人民币以下设备采购合同供方评价的档案。
第十七条服务供方评价档案由管理责任部门负责保管。
第三章采购合同准备
第十八条由管理责任部门组织对采购申请进行评审,根据权限
由分管领导确认。
第十九条管理责任部门将评审意见通知采购申请部门,并根据
需要,提出签订相关协议的要求(包括技术协议)。
技术协议见(见内部站——办事指南——工作表格)。
第二十条采购除即时结清外,一律采用书面合同形式。
凡国家
或行业有示范文本的,应当优先选用,但可对涉及权利义务关系的条款加以适应性修改。
采购合同语言应严谨、简练、准确。
采购合同中的术语、特有词
汇、重要概念应设专款解释。
采购合同中涉及的数字、日期,需明确是否包含本数。
第二十一条采购合同条款应包括以下内容:
(一)采购合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式;
(二)签约目的和依据;
(三)标的;
(四)数量和质量,包括检验标准和方式;
(五)价款或酬金及结算、支付方式;
(六)履行的地点、期限和方式;
(七)争议解决的方式;
(八)违约责任;
(九)变更或解除的条件;
(十)根据法律或采购合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款;
(十一)采购合同生效的时间和条件。
(十二)签约的地点、日期;
(十三)签约各方开户银行及账号;
(十四)签约各方公章或采购合同专用章;
(十五)签约各法定代表人或委托代理人签章。
第二十二条当事人协商一致的修改、补充采购合同的文书、信
件、数据电文、图表等是采购合同的组成部分。
第四章合同的审核
第二十三条采购合同审核时,应填写“经济合同签证审计单”。
若有采购申请报告、报价清单、询价/货比三家报告、概预算清单的,应一并提供。
第二十四条管理责任部门对采购合同审核的内容包括:
(一)技术性:
1、技术依据的真实、可靠;
2、技术措施完备、先进;
3、技术标准和技术参数科学、真实。
(二)可行性:
1、属于本院生产、经营和建设需要;
2、预期的经济效益或社会效益分析具有真实性;
3、项目预算范围内,项目实施计划具有可操作性。
(三)计划性:
1、符合已批准列项的项目范围与条件;
2、在已批准的项目预算范围内。
(四)安全性:
安全生产、工程施工措施的落实情况。
(五)本院管理部门认为必须审核的其他内容。
第二十五条财务部对采购合同审核的内容包括:
符合预算安排、计算方式正确、财务附件真实和齐备、需审核
的其他内容。
第二十六条院长工作部对20万元以上采购合同条款法律符合
性和法律风险进行审核。
第二十七条采购合同审计内容按审计制度执行。
第二十八条审核部门认为必要时,可要求申请部门提供与合同
有关的补充证明材料。
第二十九条审核部门在审核时,如发现合同条款有遗漏和不妥
之处,应在审核意见中提出修改意见。
需要退回的,应连同全部合同文本退回合同经办人。
合同经办人修改之后应重新提交有关部门重新审核。
第三十条合同审核部门对合同进行审核后应在合同审核单上提
出书面审核意见,并由审核人和审核部门负责人签字。
第五章采购合同的签订
第三十一条院长或委托代理人根据管理责任部门的审核意见,决定是否签约。
决定签约时,应在全部文本上以同一形式签字;决定不予签约时,应以书面形式明示意见。
第三十二条院长授权委托代理人签订采购合同时,须签署授权
委托书。
第三十三条代理人应在授权委托的范围内签订采购合同,并不
得转委托。
第三十四条采购合同审批权限:
(一)5万元以下(含5万元),由管理责任部门负责人审批;
(二)5万元以上,20万元以下(含20万元),由分管领导审批;(三)20万元以上,由院长审批。
第三十五条采购合同签订后,己方至少保留采购合同正本2
份,副本1份以上。
正本交财务部门作付款依据;1份正本及相关报
篇二:
采购合同管理流程
企业是大家的,报酬是顾客给的,工作是为自己而做!
篇三:
归口管理采购指导
归口管理采购指导
一、食堂商店物资采供工作程序
1、在络物流系统未搭建情况下,采供部内部两个中心先行实现有机整合,设置专业采购与专项采购相结合、公司采购与片区采购相结合的分工模式,即:
以饮食、商业两项专业分工人员,以炊具组低耗燃料自采等专项工作分工人员。
以现有四个公司的报帐沟通分工相关人员,以集团所划片区对口配合分工人员。
2、食堂经理是食堂商店的总负责人,饮食和商业的物资计划权和验收权属于经济总管,经济总管有权负责催收、汇总、发出计划请购单,有权负责牵头验收饮食商业物资,并完成计划验收报帐手续。
3、物资供应模式仍为供应商直供方式,部分低耗、零星物资等实行采供部自采或食堂代为自采,饮食物资除蔬菜、豆制品、米面制品、热鲜肉由食堂直报外其它物资须向采供部申报,由采供部向供应商下达计划,然后由供应直供到食堂;商业物资由店长/主管/饮料班班长报给经济总管,再由经济总管直接向供应商下达计划,供应商按计划送货到食堂。
4、总管依据采供部所定物资报接规定负责收集饮食、商业相应品类物资的计划,须确保计划物资到位的当天库中有存货可用。
(总厨、总管、组长计划,经理把关)
5、总厨负责制定饮食鲜货物资(蔬菜、米面制品、豆制品、鲜肉等)计划及时报给经济总管,经济总管根据库存情况定期制定仓库物资(粮油、冻荤、禽蛋、南货、咸菜、低耗、燃料等)补货计划,店长/主管/饮料班班长制定商业物资计划及时报给经济总管,经济总管对以上计划进行汇总,制定出当日饮食和商业物资计划。
6、在采供部规定时间段(暂定上午11:
00前申报商业物资,下午5:
00前申报饮食物资),经济总管将饮食仓库物资计划和商业低耗物资计划于每周三报到采供部(周六周日进行配送)将饮食鲜货物资和商业其他物资计划直接报到相应的供应商。
7、采供部于规定时间(上午11:
00和下午5:
00)负责接收物资计划,进行汇总后,完成计划的分解下达工作,将计划下达给相应的供应商,督促该计划的落实,并跟踪物资到位情况,做好应急供应准备工作,并对申报的物资计划信
息进行核对备份。
8、供应商接到经济总管和采供部所下达的计划后,按采供部相关规定进行备货,在规定的时间(饮食物资在接到订货单始鲜货15小时补库24小时内、低耗3天内、商业物资在接到订货单始48小时内)配送到各食堂。
9、各食堂由经济总管牵头,经理监督,经济总管参与验收饮食物资,店长/主管/饮料班班长参与验收商业物资,并以集团统一的单验收单进行现场签收。
(如与计划有差别,需在购进单上注明,以购进单数据为准)。
10、饮食和商业物资由经理、总管、总厨(只管饮食物资)、店长/主管/饮料班班长(只管商业物资)、供应商在()购进单上签字确认(购进单上有规定的4人签字有效)。
经理主要负责监督程序是否到位,经济总管侧重负责数量、称重、记帐,总厨、店长/主管/饮料班班长侧重负责物资品质、品牌、包装等,双人以上验收形成互控。
11、购进单分别传递(Ⅰ联供应商、Ⅱ联财务部、Ⅲ联食堂)。
经济总管留存第Ⅲ联做日报表,月底上报帐务部,将第Ⅱ联转财务信息室入机做应付帐以备对帐。
供应商留存第Ⅰ联自用,由信息室将第Ⅱ联转采供部做报帐手续(资产类由资产部以专用单据建帐签字再转采供部)。
12、报帐单(含报帐单、购进单、汇总单、发票等)经采供部采购员做帐单,审计部审单签字、采供部负责人审核签字、采购员汇总登记备案后返财务部做帐(资产、费用类报总经理签字)。
13、财务部经单据汇总核对无误,按相关规定(如结算规定、合同条款、领导批件等)建帐并编制付款计划,并征求采供部意见。
14、财务部将付款计划转采供部,由采供部通知供应商相关结算信息。
15、供应商按通知要求到财务结算中心凭业务委托书、个人身份证和笔迹对样确认身份后,进行结算签字。
自采物资和新进供应商或按合同付款的,须由采供部带往财务部进行身份确认,并由采供部在结算手续上签字担保。
二、商业组收货工作流程
1、食堂指派经济总管、商业组专人收货,收货凭订单,无订单的商品须与食堂经理或采购人员联系后方能收货。
2、商业组收货时需对照送货单进行开箱检查,对无生产日期、无生产厂家、无具体地址、不保质期、商品不符合国家有关规定法规的商品拒收,对保质期超过三分之一的商品拒收。
3、经济总管及商业组收货人员在送货单上需注明实收数据后方由商业组信息员打入仓库单,最后将合格的商品存入仓库中。
4、商业组收货前需对商品质量进行严格检查,商品抽样率要达到15%以上,对质量不合格的商品拒收。
5、有赠品的商品在验收时要检查赠品数量,商品数量对应此捆绑赠品方式的商品是否符合要求,是否会影响到扫码及串码,商品日期是否还有销售的时间。
三、商业组退货工作流程
1、各商业组退货由商业组负责人每月20日向采供部提出申请,同时采供部在此期间电话询问超市,确定后,采供部派相关负责人到商业组联系供应商退货,商业组负责人协助。
2、商业组负责人须提前对店内须退换给供应商的商品进行清理、检查、点数,按供应商分类,商品集中存放在退货区,并准备好相关的退货单据,然后向采供部电话申请退货。
3、采供部及时联系相关供应商,约定时间办理退货手续,采购员与供应商一起到店内后,采购员要认真检查核实退货的品种、数量、规格,确认后签字认可,经济总管现场监督。
供应商不到场或逾期不提退货的,采供部向供应商下退货通知单,逾期不来办理的视作默认或作弃货处理。
4、退厂单在采购员的监督下,由信息员打出退厂单,退厂单必须由信息员、商业组负责人(或验货员)、采购员、供应商共同签字,此单方为有效退货凭证。
退货单一式四联分别交财务、供应商、商业组、采供保管。
5、日常退换货:
在规定的退换货范围内,由商业组在进货验收时予以及时退换。
此项活动由商业组、经济总管共同参与。
6、采购员完成此项退货工作后作好工作记载,存采供部备查。
四、商业组订货计划申报时间工作表
备注:
1、以上订单计划申报必须当天上午9:
00~11:
30(此时间段学生在上课)间申报完毕。
2、货品在三天内送达(含订货当天),三天内未到货请及时通知采供部。
3、周六只接受三大卖场(文华、外事、工交)订货计划。
低耗品周六、周日送达商业组。
4、此时间表为实验性实施,各店在计划申报时除按照以上分类进行外还应以供应商汇总商品明细为申报单元,各店可根据具体情况向采供部申请调整。
5、外国语超市因校方原因只能每周六下午、周日进行收货,因此在计划申报时注意商品计划的控制。
五、新品引进流程
采购部是新品引进的唯一部门,其他单位和部门对新商品的引进可提出建议。
为使新品的引进更好的服务于丰富商品品种,增加销售和营业外收入,在遵循相关规定的基础上而制定此流程:
1、采购对市场进行调查,寻找适合超市销售的新商品或供应商申报适合超市销售的新商品。
2、采购对新商品的价格和费用进行初步洽谈。
3、采购根据洽谈结果制作新品会表格,并提供样品。
4、召开新品会进行论证。
5、对会议通过的商品填写新品申报单,商业采供中心经理签字审核。
6、供应商到财务交纳相应费用。
7、信息室建立商品信息,并下发到各个超市。
8、供应商根据商品信息凭手工送货单对超市进行送货。
六、商品特殊陈列引进流程
采供部是特殊陈列引进的唯一部门,其他单位和部门对特殊陈列可提出建议,同时为使特殊陈列的引进既能增加采供部通道费用的收取又能增加超市的销售,在遵循相关管理规定基础上制定此流程
1、营运部根据超市现有的陈列向采供部提供超市特殊陈列布局图。
2、采供部根据超市特殊陈列布局及商品销售情况和供应商就特殊陈列进行洽谈。
3、采供部和供应商签订特殊陈列协议(一式三份,采供部、营运部、供应商各一份)并填写超市特殊陈列通知单(一式三份,采供部、营运部、执行超市各一份),报采供部领导签字审核。
4、有采供部领导签字的特殊陈列通知单递交营运部经理签字。
5、特殊陈列通知单下发到执行超市执行特殊陈列。
七、商品进价调整流程
为促进销售,增加毛利,在遵循相关规定的基础上而制定此流程一、商品促销价格的调整流程
篇四:
采购管理制度
徐州精艺成食品有限公司
采购管理制度
为了规范公司物资采购流程,提高物资采购效率,控制物资采购成本,确保采购的各种物料及外协工程及时有序开展,特制定本制度。
本制度适用于徐州精艺成食品有限公司,涉及采购部业务范围内的物资采购、外协维修、物资报废处理、外协施工队伍、外部租赁等,不包含商品鸭的采购但包含鸭苗的采购。
本制度所称货物或物资,是指各种形态和种类的物品,包括生产用物料、工程用材料、电信类商品、工器具等,货物或物资的具体分类见《常规物资规划表》。
本制度所称工程,是指各类外包工程,如建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等,机电设备类的安装、维修、技改等,络施工工程,通信施工工程等电子信息化软硬件工程。
本制度所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象,包括运输、广告宣传、咨询等。
本制度所称供应商指材料供应商、设备供应商、服务提供商、工程施工方等与公司发生业务往来的单位或自然人;
一、采购计划管理
采购计划按照实施周期分为月采购计划和半月采购计划,除此之外,为管理特殊情况下物资需求,增加了临时请购和紧急请购。
常用物资,对生产经营活动影响不大,应按月制定采购计划,主要包括:
办公用品、清洁用品、机电物料、基建物料等。
对于生产经营有较大影响的物资应按半月指定采购计划,主要包括:
原辅材料、包装材料等;
1、月采购采购的实施
对于常规按月采购的物资,由每月25日物资需求管理单元填写《月需求计划表》按照需求物资类别分别提交到相应物资归口管理部门,物资归口管理部门核对库存情况后,制定出《月采购计划申请单》和当期采购预算,于每月28日前经过归口管理单元负责人审核、分管高管审核,总经理审批后交采购部采购。
2、半月采购计划的实施
对于常规按半月采购的物资,由每月11日物资需求管理单元填写《半月需求计划表》按照需求物资类别分别提交到相应物资归口管理部门,物资归口管理部门核对库存情况后,制定出《半月采购计划申请单》和当期采购预算,于每月
13日前经过归口管理单元负责人审核、分管高管审核,总经理审批后交采购部采购。
逾期未报的采购项目安排至下一个采购周期采购或按临时请购流程请购。
由于请购计划性不强导致物资到位不及时影响工作正常开展的,责任由需求管理单元承担。
各类物资计划请购流程见《物资请购计划操作细则》。
4、临时采购
对于公司的急需物品和紧急的采购项目,按公司的临时采购流程执行,以下出现的情况可视为需要临时采购:
(1)公司出现的突发、紧急事件
(2)需求量超过原申报使用量且急需;
(3)总经理或董事长的直接指示。
临时物资采购的请购审批由部门负责人、分管高管、归口管理部门负责人,归口管理部门分管高管审核,最后由总经理审批。
5、紧急电话申请采购。
特别紧急的物资采购可以通过电话申请,电话申请采购时的审核审批使用电话办理;电话申请采购发生后24小时内需求管理单元要补齐采购手续,如因采购手续不齐全或不及时导致的一切后果由需求管理单元申请人负责;每个部门每月紧急电话申请采购的次数≤3次,否则部门经理承担责任。
6、物资采购计划执行
采购部在接到《月采购计划申请单》《半月月采购计划申请单》后,必须分析物资的类别、品种、规格,以及是否为初次采购,按流程要求执行,同时考虑临时采购是否可以纳入;采购组织的优先顺序为招标采购、合同采购、比价采购、询价现购。
对工程服务类的采购定价亦须制定月度计划,报采购部门知悉,以便于工作调度。
二、物资采购管理
为了提高采购及时性,降低采购价格,提高采购效率,有必要对采购形式进行梳理,按照采购集中性,可以分为打包采购和分散采购,打包采购是指同类物资或者同种物资不同型号打包在一起采购,以增加采购量获得采购优势,除了打包采购外的即为分散采购,具体见《常规物资规划表》。
按照采购形式可以分为
询价现购,比价采购,合同采购和招标采购。
1、询价现购
询价现购是指单价小于100元,批次总价价值≤万元,采购员需进行口头的货比三家,采购员报销时附上《询价现购比价表》的采购形式,禁止不进行货比三家直接采购物资,导致采购价格不合理,除固定资产类的物资原则上不需要签订采购合同,固定资产类或有售后服务期的采购原则上需签订采购合同。
2、比价采购
当单价万≤单价<万元,或万<总价≤2万时要进行比价采购。
比价采购是指找到至少三家供应商,对供应商的商品的价格、规格、性能、配送能力、材质、质量等因素进行对比,选择最适合我公司要求的供应商作为我公司合作供应商的采购形式。
报销时应附上《采购价格审批表》,固定资产类的采购原则上需签订采购合同,其余物资是否需要签订采购合同,由分管高管认定。
货比三家时要注意以下几点:
(1)货比三家要尽量选用能够提供同品牌同型号的三家供应商进行比价;
(2)当无法满足同品牌同型号进行比价时,要尽量选择质量和使用性能相当的物资进行比较,并在价格申报表中注明主要参数和使用性能;
(3)货比三家不仅仅要比较物资的价格,供应商的供货能力、结算方式、开票种类、运输方式和能力等都应作为比价时综合考虑的因素;
(4)《采购价格审批表》由采购员填写,经采购部经理、分管高管审核后由财务电话询价,最后由总经理审批。
3、合同采购
当单价万≤单价,或2万<总价≤50万时要进行比价采购。
合同采购除了要进行货比三家外,还必须与合作商签订合同,约定双方责任和义务,通过对比价格初步确定供应商后,必须及时与供应商签订合同。
合同尽量选用公司批复的标准合同,并按照部分负责人、分管高管、归口管理部门负责人、分管高管、财务部负责人和总经理的顺序进行报批。
严禁达到签订合同标准的采购项目不签订合同。
合同审核、审批、盖章时及付款、验收、决算时必须附上货比三家的《采购价格审批表》;
合同采购特殊规定:
基建、机电施工和基建维修合同不论金额大小,必须签订合同.服务类合同金额>5000元时必须签订合同。
4、招标采购(按打包采购,50万<价值)
当单价50万<总价时要进行招标采购。
招标采购是通过招标的方式确定合作商的采购形式。
招标由采购部分管高管主导,财务部、物资归口管理部门参与,组成招标小组,按照一事一议的原则具体展开招标工作。
招标分为公开招标和邀请招标两种方式。
招标的立项、公告发布、标书发放、收取、开标、评标、考察、定标等各个主要环节都应形成书面材料由招标小组签后报总经理审批。
招标定标后,应签订采购合同,采购合同审批时应附上定标报告。
三、物资验收入库(固定资产、低值易耗品的验收由财务部拟定《固定资产管理制度》进行规定)
物资的验收入库一般由仓储部门、采购部门、物资管理归口管理单元一同进行,验收结果分为以下三种:
1、接收入库:
物资规格型号、质量、数量均符合要求,办理入库手续;
2、让步接收:
物资规格型号、质量与合同或订单要求有出入,但其能暂时满足我公司使用要求,不影响正常使用的,由物资归口管理单元及使用管理单元决定可以让步接收,但需要供应商给予让价等优惠条件,具体条件由采购部与供应商协商并按物资价格申报流程逐级报批完毕后方可办理让步接收入库手续;
3、拒绝接收:
物资规格型号、质量与合同或订单不符,且不能让步接收的物资要拒绝接收。
对于规格型号、质量符合要求但多于订单数量的物资原则上拒绝接收,但确实存在货已到公司回运条件代价大时,可让步接收。
不得多于订单数量,少于订单数量的原则上亦须接收,但只有在补齐数量后才允许报销。
四、费用结算
1、费用报销
计划采购费用的报销:
由
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