OA系统解决方案.docx
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OA系统解决方案.docx
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OA系统解决方案
OA系统解决方案
系统概述
一.1治理思想
一.1.1战略力和执行力之间的桥梁
从本质上说,企业成功=战略能力×执行能力,战略能力依靠于最高治理者的聪慧和魄力,执行能力那么依靠于整个团队沟通与协作的效率。
执行能力=职员能力+职员态度+职员治理,这三个方面相辅相成,缺一不可,假如能够让这三个方面互相促进,发挥出最大的综合效应,企业就能够将执行力最大化,这也是企业的核心竞争力。
治理信息系统的作用确实是在战略能力和执行能力之间搭建一个桥梁,协助治理者开释职员潜在的工作能力,培养职员积极的工作态度,优化职员高效的协作方式,从而打造学习创新、结果导向、团队协同、执行有力的杰出团队,实现企业成功。
一.1.2从艺术到科学——治理的进化
治理是艺术,但更是科学。
它依靠于个人的能力,但更依靠于因科学的方法和工具而建成的一整套完善的体系。
事实上,运营和治理更大、更复杂的企业,你需要新的工具,而通过改进的技术和统计、操纵工具已催生出新的治理方法,能够让你在治理大型机构的时候不在力不从心。
在全世界范畴内,依靠〝本能直觉〞来治理的生活差不多一去不复返。
现在的企业领导者正运用算法决策工具和高精尖的软件来治理他们的机构。
科学治理正从一项制造竞争优势的技能,转变为企业参与竞争的先决条件。
华天动力OA的理想确实是为企业的决策者、治理者、执行者提供一种切实可行的工具,完成从艺术到科学的转变。
一.1.3如何让治理变得简单而有效
〔1〕简单致胜:
越是复杂的格局,越要简单致胜,大企业如此,小企业更是如此。
简单才能灵敏,简单才够清晰,简单才好考量,简单才利执行,高超的治理者善于在乱象中找到要紧问题,及处理这些问题的差不多原那么,最好的方法一定是最简单的方法。
华天动力的观点确实是:
将复杂的情况简单化,用最简单的方式解决最全然的问题。
〔2〕中层致胜:
中层是桥梁,是纽带,是执行力。
作为企业的中间力量,中层治理队伍是否与企业高层有相同的思维方式与知识基础,决定了他们能否领会企业高层的战略意图,能否从全局利益动身来摸索日常治理问题,从而积极配合高层制定并贯彻执行相关决策。
华天动力的观点确实是:
协助中层把握治理思维与技巧,提升中层上传下达的沟通能力与领导基层落实执行的能力。
一.2研发目的
为利用先进的运算机信息技术,服务于企事业组织的蓬勃进展,实现组织治理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变,实现整个组织的协同办公,华天动力协同OA系统应运而生。
本系统将最大限度地提高办公效率和办公质量,降低治理和办公成本,改善办公环境和条件,提高办公治理和决策的自动化和科学化水平。
本系统充分结合实际和进展需要,着重实现组织信息的流通、收集、处理、分析以及科学决策。
它全面贯穿组织内部经脉,通过对各办公要素的网络整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合治理与应用。
本系统旨在加速组织信息化进程,充分利用运算机和现代通讯手段面向组织服务,建立组织内部信息交流的快速通道,以共享信息资源,强化部门业务治理,加强各业务部门之间的交流,实现组织信息的快速上传下达,促进协同办公,提高办公效率,为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。
通过使用本系统,将建立整个组织内高效的群体运行机制,在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率,使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢,保持连续的效率和活力。
迅速成长为一个国内领先,国际知名的现代化企业,一个具有相当竞争力的优秀企业,一个备受信任与尊敬的杰出企业。
一、产品作用与价值
一.3产品的作用
依照我们对企业治理与竞争力的梳理,得出华天动力协同OA系统的作用包括以下三个方面:
1、共享资源
♦实现知识治理,使组织内的先进体会、技巧和知识得到最充分、最快速的共享利用;
♦共享、标准化各种生产、销售、财务、制度等文档和表单,实现无纸化办公;
♦及时得到通知、公告、新闻、情报等各种资讯,实现信息的畅通直达;
♦在资源网络中,任何人都能够直截了当检索自己需要的各种资源资料;
♦各种资源能够设置访问权限,实现有级别的公布,爱护核心资料安全。
2、规范流程
♦使办公流程清晰、规范、可控,能够保留流程,有据可查;
♦排除不必要的流程和环节,幸免重复劳动,提高工作效率;
♦实现办公流程的自动化,代替大量手工操作,解放人的制造性;
♦杜绝推诿和扯皮现象,使每个人责任清晰,约束其迅速执行;
♦不同的流程和表单能够同步、共享、交叉、分流、合流,实现协同办公。
3、推动执行
♦清晰每个人的责任和打算、目标、任务,工作透亮化,自我促进完成;
♦方便的监督、指导和沟通、反馈机制,及时发觉问题、解决问题;
♦随时得到最好的资源、知识、体会,利于协同合作,制造工作的最优化环境;
♦幸免低端和重复性工作,解放束缚,将人的制造性发挥最大价值;
♦提升自信,开释活力,以先进的办公方式促进人员素养的提升。
一.4产品的价值
企业竞争力是财务业绩、市场地位和无形资产的综合反应,往往最被忽略也最为重要的指标正是无形资产,如杰出的品牌优势、高效的组织机制等。
国内的许多企业关于竞争力的追求过多着眼于可见的财务收益和市场份额上,而即便对经营业绩的提高改善,也更多注重短期目标的实现,从而忽略了长期的、可连续进展的经营能力的培养和建设。
企业的竞争优势已不仅仅是杰出的业务战略设计,更是在战略执行上比竞争对手更快、更好。
麦肯锡对国内外众多业绩优秀企业的调研分析认为,竞争力强的企业在内部组织设置和治理杠杆运用方面都具有杰出的特色。
提升企业的组织运营能力,正是华天动力协同OA系统所致力于解决的问题。
华天动力协同OA系统将先进的治理理念和办公方式,通过软件技术和网络技术进行了工具化,以事务和项目为中心,关心组织建立通畅的信息交流体系,有效的协作执行体系,精准的决策支撑体系,来提高组织内部的治理和办公能力,建立和谐统一、反应灵敏的高水平执行团队。
通过这些工作,华天动力协同OA系统将逐步起培养组织内核的竞争力,充分挖掘和开释团队的潜力,这正是一个企业最核心、最专门的竞争力,使整个企业变成一台高速运转的竞争机器,取得持久性的竞争优势。
二、
产品主张与结构
二.1产品主张——有用、易用、好用的最正确治理工具
1、开放:
华天动力的生命
华天动力以业内最先进的开放平台、工作流引擎和智能表单三大技术,构成一个灵动的〝魔方架构〞,让业务治理真正实现了随需应变。
用户能够轻松自定义业务流程和表单,与其他系统进行数据整合,并进行汇总统计,完全实现流程同步,数据共享。
因此,这是一个可生长的、灵动的治理平台。
2、易用:
华天动力的力量
再好的功能、再好的技术,假如不能够让用户方便的使用,一切差不多上空谈。
易用性是被绝大多数软件公司所忽略,但被华天动力高度重视的性能指标,为此我们完全按照一般用户的使用适应来设计功能的结构、名称、排列、使用方式,实现了常用功能无需培训即可直截了当上手使用的成效,大大减少了系统实施的障碍和成本,提升了实施成功率。
3、技术:
华天动力的基石
技术是软件大厦的基石,没有好的技术为支撑,再好的功能和理念差不多上空谈。
华天动力在业内素以技术领先而著称,协同OA系统平台完全按照大型高端软件设计,远远超越于传统OA系统,这种越级性的设计会让你发觉:
即使是中小企业,也能够享受到业界最领先的软件技术。
4、产品化:
华天动力的核心
华天动力以产品化为核心,采纳标准产品+深度应用的模式,以产品带动项目的快速实施,以项目促进产品的成熟与进展,为不同需求的用户提供有针对性的解决方案,既保证系统的稳固性,又满足需求的个性化,实现投入产出比最大化。
5、成功率:
华天动力的原那么
成功率,是衡量软件优劣的唯独标准。
华天动力会在用户的实际需求与软件之间找到最正确的契合点,让适当的软件在适当的用户发挥适当的作用,我们宁可做一个成功一个,不情愿做100个,成功50个。
6、性价比:
华天动力的优势
华天动力只为用户提供成本最低,性能最高的治理软件。
成本最低——指用户的总体拥有成本最低,包括购买成本、实施成本、爱护成本、升级成本、拓展成本等,涵盖了产品从购买到剔除整个生命周期内的支出。
性能最高——指软件的功能性和技术性能最高,功能性要紧指软件功能的全面性、适用性、有用性、易用性;技术性能要紧指软件技术的平台性、开放性、安全性、稳固性等。
同样价格比产品,同样产品比价格,我们有信心和任何同业产品进行比较。
二.2体系结构图
二.3具体功能列表
三、
系统功能描述
三.1信息公布
新闻:
有相关权限的用户能够发送各种业务、行政、人事等单位的相关新闻,被指定接收的用户能够随时查看,第一时刻了解单位动态。
支持新闻评论,能够直截了当在新闻及新闻评论中上传文件和图片,能够对重要的新闻进行置顶,有阅读者的回执以及查看每一个阅读者的阅读时刻,在公布新闻之前,能够设定审批流程,能够设定必须通过审批才能公布相关新闻。
公告:
有相关权限的用户能够选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通告、制度、会议等消息,并能够随时查看自己已发和已收的公告,能够在发送公告时设置自动回复以确认指定接收人员是否收到,即使一时没在网上也可不能错过任何信息,及时沟通,协同工作。
能够对重要的公告进行置顶。
有阅读者的回执以及查看每一个阅读者的阅读时刻。
在公布公告之前,能够设定审批流程,能够设定必须通过审批才能公布相关新闻。
通知:
有相关权限的用户能够对指定人员发送通知,并能够随时查阅自己已发和已收的通知,对需要留存的通知进行归档。
能够在发送通知时设置该通知同时以短信形式发送给指定人员,有效结合当前各种通讯资源,使信息的传递更为及时。
能够对重要的通知进行置顶。
有阅读者的回执以及查看每一个阅读者的阅读时刻。
在公布通知之前,能够设定审批流程,能够设定必须通过审批才能公布相关通知。
电子期刊:
能够在其中设置各种栏目,并上传相关文档。
能够指定人员对月刊进行爱护,包括设置栏目、访问权限,直截了当上传、删除、储存文档等,有权限访问者能够下载其中文件。
大事记:
能够记录单位进展历程中的重大事件,建立单位的历史档案。
能够在发表大事记时直截了当记录事件内容,也能够上传相关文档。
大事记在发表后所有人员都能够发表相关评论,有相关权限的用户能够对事件记录及评论进行爱护。
便于单位的宣传和新进职员的培训。
大事记中能够插入图片及附件。
三.2公共资源
知识治理:
那个地点是单位各种知识和资源的共享中心,单位能够将各种资料分门别类的存放到那个地点,便于日后方便的查阅,能够使成功案例、先进体会、技术方法、各种表单、文件资料等资源在那个地点共享,便于大伙儿共同学习、使用,快速提高。
可设置权限以爱护隐秘资料安全。
下载中心:
单位能够将平常积存的文摘、收集的信息、经常需要使用到的工具、文件、客户资料等各种资源有序的存放在那个地点进行统一治理,便于需要的时候及时查阅下载,而不必再东寻西找,白费时刻。
系统运行中需要下载的OA助手、控件等也在此下载。
规章制度:
政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、治理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅,能够方便的进行治理。
知识治理、下载中心、规模制度等模块中,均能够对文档进行按权限的全文检索。
包括Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF等格式。
能够对名目夹设定候修改和访问的权限,只有有权限的员才能够修改名目夹及相关文件,在设定权限时,能够按人来设定,也能够按部门来设定。
能够通过设定,对每个人的上传附件的大小进行限制。
通过突破性的技术,我们能够上传任意大小的文件,突破的IE文件上传大小限制的瓶颈。
有用工具:
火车时刻、飞机航班、、区号及国际时刻等,这些常用工具只需系统治理员设置相关链接后,所有在线用户均可随时查询。
三.3审批流转
•起草申请
•我的申请查询
•待我审批
•经我审批
•表单治理
•审批治理
在网上起草申请,并发送给相关负责人进行审批,实现无纸化办公。
审批人能够在网上直截了当对申请内容进行修改、审批,注明审批意见,并盖章或签名。
申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转,审批过程即能够在建立审批模板时设定,也能够由起草者设定。
能够在审批治理中依照单位要求设置模板的统一格式,能够设置每个模板的使用者、治理者和修改者。
具有使用权限的用户能够使用模板起草申请;具有治理权限的用户能够在表单治理中治理使用该模板起草的申请;具有修改权限的用户能够对模板进行爱护。
审批的流程即能够采纳固定流程,一个模板梆定一个流程的方式,也能够设定承诺在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程,流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。
在审批中,能够按照角色进行审批的流转,能够通过相对路径找到相应的岗位,如审批者的上级领导,当前审批者的上级领导。
流程中能够支持退文的功能,能够退到往常的任何一级,也能够退回到发起人.
在审批过程中,支持痕迹保留,电子印章,手写签名、全文批注。
能够实现催办,督办,统计。
三.4收发文治理
A、发文治理是拟稿人依照需要选择行文类别〔行文用笺,处理流程,正文模版〕起草公文,依照行文类别的流程设定,送交相关人员进行审核,复核,会签、签发、校对等工作,然后由办公室进行发文登记、编号、套头,盖章后进行文件的发放〔分发、下发、办结〕等工作,最后由公文治理员对办结公文进行归档过程。
提供督办、催办功能。
在发文的审批中,能够按照角色进行审批的流转,能够通过相对路径找到相应的岗位,如审批者的上级领导,当前审批者的上级领导。
发文的流程既能够采纳固定流程,一个模板梆定一个流程的方式,也能够设定承诺在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程,流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。
流程中能够支持退文的功能,能够退到往常的任何一级,也能够退回到发起人.
在审批过程中,支持痕迹保留,电子印章,手写签名、全文批注。
能够实现催办,督办,统计
B、收文治理是公文到达后,收文登记人选择公文类别,登记公文,送交相关人员进行拟办,依照公文类别的设定流程,送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作,也能够自定义下一步相关处理人员。
同时在流转过程中,只有待办人员才有权打开批办,其他人都不能打开。
最后由公文治理员对公文进行归档。
归档时,可采纳自动归档和手工归档。
由于我们在收发文治理中采纳了MSOffice插件的技术,系统能够提供:
扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直截了当转入多种录入方式。
三.5任务治理
任务治理的作用是实现团队高效率协同办公,团队成员通过任务组实现沟通项目信息、共享项目文档。
项目治理者能够在线查看项目进度图示,进行任务绩效统计,对任务内容进行调整,并对团队成员进行督办,提升职员的执行力。
具体功能包括:
任务桌面、批量任务、任务查询、我的任务、绩效统计、任务督办、任务治理设置。
三.6人力资源
实现对单位全体人员从入职到离职的全方位治理,包括以下独立模块:
♦人事治理;
♦考勤治理;
♦聘请治理;
♦绩效治理;
♦培训治理;
♦在线考试;
三.7网上交流
论坛:
为方便用户的使用,论坛的操作与目前网上流行的论坛的操作差不多相同。
有相关权限者能够设置论坛的版块,并设置各版块的版主。
版主能够爱护版块的全部内容。
所有用户都能够在论坛中发新贴或跟贴,并能够上传图片、附件。
论坛为单位职员提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,实现开放、平等、自由的谈论和发言,进行咨询、解答和收集意见等。
投票:
通过投票,治理层能够直截了当看到职员对某一问题的倾向性和态度,在人事任免、业务规划、组织调整、文化建设等问题上得到第一手准确信息,从而做出正确选择,幸免决策失误。
发起投票者能够自由设置投票主题,设置投票时限,设置是否为匿名投票。
实时谈天:
在谈天室,用户能够更加轻松、直截了当的与同事交流情感,互通信息,不受任何限制,建立融洽的团队关系。
实时谈天与客户端相通,实现WEB端在线用户与WEB端在线用户、WEB端在线用户与客户端在线用户、客户端在线用户与客户端在线用户互聊,从而达到即时通讯。
视频会议:
当组织需要与异地职员或分支机构开会时,无需将职员召回而费时费劲,能够通过视频会议来实现远程即时沟通,提供工作效率,我们集成了第三方的专业视频会议系统,除标准提供的版本外,需要另行支付费用。
三.8综合行政
考勤治理:
•工作时刻设定
•补签登记
•请假登记
•外出登记
•出差登记
•考勤查看
•请假查询
•外出查询
•出差查询
考勤签到依照需要能够设置为每日1次考勤记录或每日2次考勤记录。
依照选定的考勤方式能够设置具体的工作时刻。
补签登记能够关心不记得考勤登记的人员补签考勤。
外出登记可记录外出及返回的时刻,并记录外出原由。
请假登记和出差登记能够将请假和出差的日期、内容登记备案。
所有登记均可在对应查询中查到,在考勤查看中能够查到全部考勤记录及登记记录。
会议治理:
包括会议申请、会议自动通知、会议室申请、会议查询、会议治理〔会议审批、会议总结、会议纪要、纪要归档、会议爱护、会议室设置〕等。
建立现代化的会议制度,确保会议的必要性和功效性。
车辆治理:
包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆治理〔使用审批、信息治理、使用爱护、爱护治理、类型设置〕等,关心单位合理的登记、使用、治理自己的车辆,杜绝公车私用现象的发生。
办公用品:
对单位使用到的各种物资进行有效治理,包括购买登记、领用登记、在库查询、领用查询等各个环节的使用情形进行记录和治理。
图书治理:
对单位内部书籍进行治理,包括新书登记、图书查询、借阅登记、返还登记等,在图书查询中能够及时查询到图书的具体情形,方便职员借阅。
固定资产:
对单位的固定资产进行有效治理,包括资产登记、资产查询、资产折旧等,能够随时查询单位现有资产,按照设置进行资产折旧,查询现有资产的实际价值。
三.9个人办公
短消息:
用户能够向指定人员或部门发送消息,发送消息时可附带文件同时发送。
文件传送:
与短消息类似,能够向指定人员或部门发送文件,做到文件的快速传递。
个人文件柜:
作为网上的文件柜,用户能够将自己的文档上传到此处并分类储存。
在阅读各类新闻、通知、公告、消息及文件时,也能够将附件储存直截了当储存到此处。
电子邮件:
建立自己的邮件中心,方便的给同事或客户发送电子邮件,排除传统信函效率低,成本高的弊端。
支持群发。
手机短信:
能够方便的给同事、朋友、客户等发短信,即使职员不在单位也能够保持时时沟通,并建立更加紧密的客户关系。
支持群发。
工作日程:
能够按天、周、月打算自己的工作内容,清晰的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时刻,便于用户统筹安排工作,调整进度,及时跟进,完全执行,确保各项工作的顺利完成。
工作日记:
能够每天在网上记录下当天工作的内容和心得,便于日后查阅和总结。
能够设置不同的权限查看同事或者下属的日记,以在线监督指导。
能够将自己的日记导出系统作为工作档案永久储存下来。
工作打算:
做出本周、本月、本季度或本年等的工作打算,任务目标等,在目标的指导下开展工作。
个人考勤:
包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、个人考勤查询等内容。
上下班登记相当于网上签到,既方便又防止作假。
在个人办公中的〝今日外出人员〞能够方便用户查询当日职员外出情形。
通讯录:
包括单位通讯录、个人通讯录和公共通讯录。
用户能够创建属于自己的名片信息,对同事、朋友、客户、关联单位、政府机关等处的联系人资料分类记录、查询、治理。
也便于单位记录业务人员的客户资料,在其离职时幸免客户流失。
三.10报表中心
能够通过报表设计器定义报表模板来制作各类报表,报表模板定义时,如Excel一样,能够定义各种样式,通过自定义SQL或向导生成SQL,生成数据源模板。
通过报表设计器,能够生成各类复杂的报表。
在报表设计器中设计完成后的报表模板,上传到OA系统中,访问者就能够查看相关的报表的内容,报表的内容会依照定义好的SQL条件进行实时猎取数据。
能够依照要求,自动生成日报表,周报表,月报表,自动发送到相关人员的OA文档中,达到报表自动到桌面的理想的应用境域。
报表中心能够设定相应的权限,权限能够设定到部门,指定人员,人员组。
三.11系统治理部分
组织机构:
即单位的部门设置。
部门采纳树式结构,能够在任意部门下定义子部门,能够设置某个部门的具体用户,指定部门经理。
用户帐号:
能够为新职员建立帐号;能够为遗失密码的用户初使化密码;能够修改用户所在的权限组及部门;能够设置职员的个人信息。
岗位设定
能够按照单位的实际岗位,建立层状的岗位结构,在公文收发文、审批流转等处能够采纳岗位的方式来进行设定流程的设定,如此幸免了岗位人员的变动而造成的流程停滞的情形显现。
在华天动力的软件系统中,实现了相对岗位的概念,如申请者的直属领导,当前审批者的直属领导。
权限组:
能够将每个用户设置到不同的权限组中以保证不同用户具有与其身份相对应的权限。
能够自由设置每个权限组的权限,本系统的权限设置不仅能够设置用户的菜单项,包括每个画面每个功能差不多上能够设置的。
不具备权限的功能用户是不能看到不能使用的。
华天动力在权限组方面的优势是:
能够设定权限到每个菜单,界面上的每个按钮。
系统日志:
能够查看系统使用情形。
能够查看系统中每个人,什么时候登陆,什么时候退出,每个登录都操作了哪个功能。
同时对使用者的IP地址和地区都做了详细的记录。
治理员设置:
•单位名称设置
•单位格言设置
•通知审批设置
•公告审批设置
•新闻审批设置
•内部IP地址段设定
•上下班时刻设置
•有用工具网址链接
•治理员对通知、新闻、公告、消息等的删除和强行编辑、置顶。
•设定每个用户的服务器硬盘的使用容量以及每次上传文件最大文件的尺寸限制。
能够设置通知、公告、新闻审批人员,假如审批开关被打开,用户在相应功能中发送信息时,被发送的信息将先被发送到审批者处,只有审批者通过审批,信息才能够公布,达到治理的规范化,关于治理要求不是专门严格的客户,那么能够设定关闭审批功能〔系统默认为关闭状态〕,以便于快速公布信息。
四、
系统优势
华天动力协同OA系统是一个技术先进、功能强大的网络化协同办公平台。
它集成了目前主流的运算机与通信技术科学、治理与行为科学、系统工程与人机工程学、数据库技术、多媒体技术以及图文处理技术,能够综合处理各种格式的语音、数据、文字、图像等文件。
同时,本系统结合客户的实际需要,进行了一系列改进和创新,使之不管在技术架构、系统结构、治理思想、使用性能上都达到了国内先进水平,并具有一些特色鲜亮的优势:
▪国内唯独同时支持中、英、日、韩、繁五种语言;
▪支持全文检索,能够在WORD/EXCEL/PPT/PDF/TXT/HTML/XML中检索文本。
同时符合OA中的权限操纵。
▪内嵌基于角色的工作流引擎,并支持相对角色。
▪国内唯独采纳横向功能菜单,符合人的视觉流程;
▪国内唯独无需任何编程即可随意切换数据库;
▪国内唯独真正的模板化设计,易用性空前提高;
▪JAVA-J2EE-SOA-MVC架构,全面支持WebService,跨平台、扩展无极限;
▪多种界面风格,可随时换肤,选择自己喜爱的风格;
▪依照不同级别设置权限治理,权限设置到每画面每功能按钮,确保信息安全;
▪一分钟傻瓜式安装,包括数据库、WEB数据库全程自动安装
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